Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách lưu biểu đồ Excel của mình dưới dạng hình ảnh (.png, .jpg, .bmp, v.v.) hoặc xuất nó sang một tệp khác như tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint.

Microsoft Excel là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để phân tích dữ liệu cung cấp nhiều tính năng và tùy chọn đặc biệt để trực quan hóa dữ liệu của bạn. Biểu đồ (hoặc đồ thị) là một trong những tùy chọn như vậy và việc tạo biểu đồ trong Excel dễ dàng như chọn dữ liệu của bạn và nhấp vào biểu tượng biểu đồ thích hợp.

Nhưng cái gì có điểm mạnh thì thường có điểm yếu. Điểm yếu của biểu đồ Excel là thiếu tùy chọn lưu chúng dưới dạng hình ảnh hoặc xuất sang tệp khác. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta có thể chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu đồ và xem nội dung như " Lưu dưới dạng hình ảnh " hoặc " Xuất sang ". Nhưng vì Microsoft không bận tâm tạo ra các tính năng như vậy cho chúng tôi, nên chúng tôi sẽ tự tìm ra thứ gì đó :)

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn 4 cách lưu biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh, để bạn có thể chèn nó vào các ứng dụng Office khác như Word và PowerPoint hoặc sử dụng để tạo một số đồ họa thông tin đẹp mắt:

Sao chép biểu đồ vào chương trình đồ họa và lưu dưới dạng ảnh

Một người bạn của tôi đã từng nói với tôi rằng cô ấy thường sao chép các biểu đồ Excel của mình sang Paint. Những gì cô ấy làm là tạo một biểu đồ và nhấp vào PrintScreen , sau đó mở Paint và dán hình ảnh của toàn bộ màn hình. Sau đó, cô ấy cắt phần thừavùng màn hình và lưu phần còn lại vào một tệp. Nếu bạn cũng làm theo cách này, hãy quên nó đi và đừng bao giờ sử dụng phương pháp trẻ con này nữa! Có một cách nhanh hơn và thông minh hơn :-)

Ví dụ: tôi đã tạo một biểu đồ Hình tròn 3D đẹp mắt trong Excel 2010 của mình để thể hiện trực quan nhân khẩu học của khách truy cập trang web của chúng tôi và bây giờ tôi muốn xuất biểu đồ này Biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh. Những gì chúng tôi làm như sau:

1. Nhấp chuột phải vào một nơi nào đó trên đường viền biểu đồ và nhấp vào Sao chép . Không đặt con trỏ trong biểu đồ; điều này có thể chọn các phần tử riêng lẻ thay vì toàn bộ biểu đồ và bạn sẽ không thấy lệnh Sao chép .

   

2. Mở Paint và dán biểu đồ bằng cách nhấp vào Dán biểu tượng trên tab Trang chủ hoặc nhấn Ctrl + V :

   

3. Bây giờ, tất cả những gì còn lại phải làm là lưu biểu đồ của bạn dưới dạng tệp hình ảnh. Nhấp vào nút " Lưu dưới dạng " và chọn từ các định dạng có sẵn (.png, .jpg, .bmp và .gif). Để có thêm tùy chọn, hãy nhấp vào nút " Các định dạng khác " ở cuối danh sách.

   

Thật đơn giản! Theo cách tương tự, bạn có thể lưu biểu đồ Excel của mình vào bất kỳ chương trình vẽ đồ họa nào khác.

Xuất biểu đồ Excel sang Word và PowerPoint

Nếu bạn cần xuất biểu đồ Excel sang một số ứng dụng Office khác chẳng hạn như Word, PowerPoint hoặc thậm chí là Outlook, cách tốt nhất là dán trực tiếp từ bảng nhớ tạm:

1. Sao chép biểu đồ của bạn như được mô tả trong bước 1ở trên.
2. Nhấp vào tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint nơi bạn muốn dán biểu đồ và nhấn Ctrl + V . Thay vì Ctrl + V , bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong tệp và bạn sẽ thấy một số Tùy chọn dán bổ sung để chọn:

   

Ưu điểm chính của phương pháp này là nó cho phép bạn xuất biểu đồ Excel đầy đủ chức năng sang một tệp khác, thay vì chỉ là một hình ảnh. Biểu đồ sẽ giữ lại kết nối với trang tính Excel gốc và tự động làm mới bất cứ khi nào dữ liệu Excel của bạn được cập nhật. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải sao chép lại biểu đồ với mỗi lần thay đổi dữ liệu.

Lưu biểu đồ vào Word và PowerPoint dưới dạng hình ảnh

Trong các ứng dụng Office 2007, 2010 và 2013, bạn cũng có thể sao chép biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh. Trong trường hợp này, nó sẽ hoạt động như một hình ảnh bình thường và sẽ không cập nhật. Ví dụ: hãy xuất biểu đồ Excel sang tài liệu Word 2010.

1. Sao chép biểu đồ từ sổ làm việc Excel của bạn, chuyển sang tài liệu Word, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn biểu đồ rồi sau đó nhấp vào mũi tên nhỏ màu đen ở cuối nút Dán nằm trên tab Trang chủ :

   

2. Bạn sẽ thấy nút " Dán đặc biệt... " như trong ảnh chụp màn hình ở trên. Nhấp vào nó sẽ mở hộp thoại Đặc biệt Dán và bạn sẽ thấy một số định dạng hình ảnh có sẵn bao gồm Bitmap, GIF, PNG vàJPEG.

   

3. Chọn một trong các định dạng và nhấp vào OK .

Có thể là Dán Đặc biệt tùy chọn cũng có sẵn trong các phiên bản Office cũ hơn, nhưng tôi đã không sử dụng chúng trong một thời gian dài, đó là lý do tại sao không thể khẳng định chắc chắn :)

Lưu tất cả các biểu đồ trong sổ làm việc Excel dưới dạng hình ảnh

Các phương pháp chúng ta đã thảo luận cho đến nay hoạt động tốt nếu bạn có một hoặc một vài biểu đồ. Nhưng nếu bạn cần sao chép tất cả các biểu đồ trong toàn bộ sổ làm việc Excel thì sao? Sẽ mất khá nhiều thời gian để sao chép/dán chúng riêng lẻ. Tin tốt là bạn không cần phải làm điều đó! Đây là cách bạn có thể lưu tất cả các biểu đồ trong sổ làm việc cùng một lúc:

1. Khi tất cả các biểu đồ của bạn đã sẵn sàng, hãy chuyển sang tab Tệp và nhấp vào Lưu dưới dạng .
2. Hộp thoại Lưu dưới dạng sẽ mở ra và bạn chọn Trang web (*.htm;*html) trong " Lưu dưới dạng ". Ngoài ra, hãy đảm bảo chọn nút radio " Entire Workbook " bên cạnh Save , như minh họa trong ảnh chụp màn hình:

   

3. Chọn thư mục đích mà bạn muốn lưu các tệp của mình và nhấp vào nút Lưu .

Hình ảnh .png của tất cả các biểu đồ sẽ được sao chép vào thư mục đó cùng với các tệp html. Ảnh chụp màn hình tiếp theo hiển thị nội dung của thư mục mà tôi đã lưu sổ làm việc của mình. Cuốn sách bao gồm 3 trang tính với một biểu đồ trong mỗi trang và như bạn có thể thấy, cả ba hình ảnh .png đều ở đúng vị trí!

Như bạn đã biết, PNG là mộttrong số các định dạng nén hình ảnh tốt nhất mà không làm giảm chất lượng hình ảnh. Nếu bạn thích một số định dạng khác cho ảnh của mình, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi chúng thành .jpg, .gif, .bmp, v.v.

Lưu biểu đồ dưới dạng hình ảnh bằng cách sử dụng macro VBA

Nếu bạn cần để xuất biểu đồ Excel của bạn dưới dạng ảnh một cách thường xuyên, bạn có thể tự động hóa công việc này bằng cách sử dụng macro VBA. Phần tốt nhất là đã tồn tại nhiều loại macro như vậy, vì vậy không cần phải phát minh lại bánh xe :)

Ví dụ: bạn có thể sử dụng giải pháp thử và đúng do Jon Peltier xuất bản trên blog của anh ấy . Macro đơn giản như sau:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

Dòng mã này cho phép bạn xuất biểu đồ đã chọn dưới dạng hình ảnh .png sang thư mục đã chỉ định. Ngay cả khi bạn chưa từng viết một macro nào trước đây, bạn có thể tạo macro đầu tiên của mình ngay bây giờ bằng 4 bước đơn giản.

Trước khi sử dụng macro, hãy tạo một thư mục mà bạn muốn xuất biểu đồ. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là thư mục Biểu đồ của tôi trên đĩa D. Chà, tất cả các bước chuẩn bị đã hoàn tất, hãy bắt đầu sử dụng macro.

1. Trong sổ làm việc Excel của bạn, hãy chuyển sang Nhà phát triển và nhấp vào biểu tượng Marcos trong nhóm Mã .

   

   Lưu ý. Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo macro, rất có thể tab Nhà phát triển sẽ không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Trong trường hợp này, hãy chuyển sang tab Tệp , nhấp vào Tùy chọn > Tùy chỉnh Ruy-băng . Ở phần bên phải của cửa sổ, trong Maindanh sách tab, chọn Nhà phát triển , sau đó nhấp vào OK .

2. Đặt tên cho macro của bạn, chẳng hạn như SaveSelectedChartAsImage và chọn chỉ bật macro đó trong sổ làm việc hiện tại của bạn:

   

3. Nhấp vào Tạo và bạn sẽ mở Trình soạn thảo Visual Basic với các đường viền của một macro mới đã được viết sẵn cho bạn. Sao chép macro sau trong dòng thứ hai:

   ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.png"

   

4. Đóng Visual Basic Editor và nhấp vào nút Lưu dưới dạng trên Tệp . Chọn lưu sổ làm việc của bạn dưới dạng Sổ làm việc hỗ trợ macro Excel (*.xlsm). Và đó là tất cả, bạn đã làm được! :)

Bây giờ, hãy chạy macro mới tạo để xem nó hoạt động như thế nào. Chờ đã... còn một việc nữa để bạn làm. Bạn nên chọn biểu đồ Excel mà bạn muốn xuất vì như bạn nhớ, macro của chúng tôi chỉ sao chép biểu đồ đang hoạt động. Nhấp vào bất kỳ đâu trên đường viền của biểu đồ và nếu bạn thấy đường viền màu xám nhạt bao quanh đường viền đó, thì bạn đã thực hiện đúng và toàn bộ biểu đồ của bạn đã được chọn:

Chuyển sang lại tab Nhà phát triển và nhấp vào biểu tượng Macro . Thao tác này sẽ mở danh sách các macro trong sổ làm việc của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn SaveSelectedChartAsImage và nhấp vào nút Chạy :

Bây giờ hãy mở thư mục đích của bạn và kiểm tra xem hình ảnh .png của biểu đồ của bạn ở đó. Theo cách tương tự, bạn có thể lưu ảnh ở các định dạng khác. Trong vĩ mô của bạn,bạn chỉ cần thay thế .png bằng .jpg hoặc .gif như sau:

ActiveChart.Export "D:\My Charts\SpecialChart.jpg"

Mẹo. Nếu bạn muốn lưu trang tính Excel dưới dạng hình ảnh JPG, PNG hoặc GIF, hãy đọc hướng dẫn này.

Đó là tất cả cho ngày hôm nay, hy vọng bạn thấy thông tin hữu ích. Cảm ơn đã đọc!