Bạn có muốn đảm bảo rằng mọi người nhận được email của mình không? Biên nhận gửi và đọc Outlook sẽ thông báo cho bạn khi thư của bạn được gửi và mở. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách theo dõi thư đã gửi và tắt yêu cầu xác nhận đã đọc trong Outlook 2019, 2016 và 2013.

Tôi đã gửi nhưng họ có nhận được không? Tôi cho rằng, câu hỏi hóc búa này thỉnh thoảng vẫn đánh đố tất cả chúng ta. May mắn thay, Microsoft Outlook có hai tùy chọn tuyệt vời giúp người dùng tìm hiểu điều gì đã xảy ra với email của họ sau khi họ nhấn nút Gửi. Đây là Biên nhận đã đọc và gửi của Outlook.

Khi gửi một thư quan trọng, bạn có thể yêu cầu một trong số chúng hoặc cả hai cùng một lúc. Hoặc bạn có thể thêm xác nhận đã đọc vào tất cả các email của mình. Thậm chí có thể tạo quy tắc xác nhận đã đọc đặc biệt hoặc vô hiệu hóa các yêu cầu xác nhận đã đọc nếu chúng trở nên khó chịu. Bạn có muốn biết làm thế nào để làm điều đó? Hãy tiếp tục và đọc bài viết này!

Yêu cầu gửi và xác nhận đã đọc

Đầu tiên, hãy xác định sự khác biệt giữa gửi và xác nhận đã đọc. Biên nhận chuyển phát thông báo cho bạn biết rằng thư email của bạn đã hoặc chưa được gửi đến hộp thư của người nhận. biên nhận đã đọc cho biết thư đã được mở.

Khi bạn gửi email, thư sẽ chuyển đến máy chủ email của người nhận, máy chủ này sẽ gửi thư đến hộp thư đến của họ. Vì vậy, khi bạn nhận được biên lai giao hàng, nó cho thấy rằng thông báo đã đến được máy chủ email dự định thành công.Nó không đảm bảo rằng email nằm trong hộp thư đến của người nhận. Nó có thể vô tình bị xóa vào thư mục e-mail rác.

Biên nhận đã đọc được gửi bởi người mở thư. Nếu bạn nhận được xác nhận rằng email của bạn đã được người nhận đọc, thì rõ ràng là email đó cũng đã được gửi. Nhưng không phải ngược lại.

Bây giờ tôi muốn chỉ cho bạn cách yêu cầu gửi và đọc biên nhận cho một tin nhắn và cho tất cả các email bạn gửi. Bạn cũng sẽ thấy cách đặt quy tắc dựa trên việc nhận biên nhận đã gửi và đã đọc trong Outlook 2013.

Theo dõi một thư

Nếu bạn đang gửi một thư thực sự quan trọng và muốn chắc chắn rằng người nhận sẽ nhận và mở nó, bạn có thể dễ dàng thêm các yêu cầu gửi và đọc vào thư này:

• Tạo email mới.
• Nhấp vào TÙY CHỌN tab trong cửa sổ Email mới .
• Đánh dấu vào 'Yêu cầu biên lai gửi' và 'Yêu cầu biên nhận đã đọc' trong nhóm Theo dõi .
• Nhấn Gửi .

Ngay sau khi thư được gửi và người nhận mở thư, bạn sẽ nhận được thông báo đã đọc email như bên dưới.

Bạn thấy rằng một thông báo email phổ biến thường chứa tên và địa chỉ email của người nhận, chủ đề, ngày và giờ gửi email cũng như thời điểm người nhận mở nó.

Nhân tiện, nếu sau khi gửi một tin nhắn bạn đã tìm thấyNếu bạn quên đính kèm tệp hoặc chỉ định điều gì đó thực sự quan trọng, bạn có thể nhớ lại thư đã gửi đó.

Theo dõi tất cả các email đã gửi

Hãy tưởng tượng một tình huống khác. Giả sử, tất cả các email bạn gửi đều quan trọng và bạn muốn kiểm tra kỹ xem từng lá thư có đến được người nhận không. Sau đó, tốt hơn hết bạn nên yêu cầu gửi và đọc biên nhận cho tất cả thư gửi đi:

• Nhấp vào tab TỆP .
• Chọn biểu mẫu Tùy chọn menu FILE .
• Nhấp vào Mail trong cửa sổ hộp thoại Tùy chọn Outlook .
• Cuộn xuống Khu vực theo dõi .
• Kiểm tra 'Biên nhận đã gửi xác nhận thư đã được gửi tới máy chủ email của người nhận' và 'Biên nhận đã đọc xác nhận người nhận đã xem thư ' hộp.
• Nhấp vào OK .

Bây giờ bạn đã biết cách theo dõi một thư và tất cả các email gửi đi. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn nhận xác nhận đã đọc cho những email có tệp đính kèm hoặc cho những email có từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung? Hãy tìm giải pháp trong phần tiếp theo của bài viết.

Tạo quy tắc biên nhận đã đọc

Outlook 2010 và 2013 cho phép đặt quy tắc đặc biệt để nhận biên nhận đã gửi và đã đọc. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ nhận được thông báo nếu một số điều kiện nhất định được đáp ứng. Thực hiện theo các bước bên dưới để đặt quy tắc theo nhu cầu của bạn:

• Khởi chạy Outlook.
• Điđến tab HOME -> Di chuyển nhóm.
• Nhấp vào Quy tắc .
• Chọn Quản lý quy tắc & tùy chọn Cảnh báo từ danh sách thả xuống Quy tắc .
• Nhấp vào tab Quy tắc email trong cửa sổ hiển thị trên màn hình của bạn.
• Nhấn nút Quy tắc mới để bắt đầu Trình hướng dẫn quy tắc .
• Chọn 'Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận' hoặc 'Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi' trong phần Bắt đầu từ phần quy tắc trống.
• Nhấp vào Tiếp theo .
• Đánh dấu (các) điều kiện từ danh sách được đề xuất.

Ví dụ: tôi chọn điều kiện 'với các từ cụ thể trong địa chỉ của người nhận' . Điều đó có nghĩa là tôi chỉ yêu cầu biên nhận đã đọc từ những người nhận có các từ cụ thể trong địa chỉ email của họ. Những từ cụ thể là gì? Vui lòng khám phá bên dưới.

• Trong trường bên dưới danh sách các điều kiện, hãy nhấp vào liên kết (giá trị được gạch chân) để chỉnh sửa mô tả quy tắc.

Trong trường hợp của tôi, giá trị được gạch chân là 'các từ cụ thể' .

• Nhập một từ hoặc cụm từ để tìm kiếm trong địa chỉ của người nhận.
• Nhấp vào Thêm và các từ sẽ xuất hiện trong danh sách tìm kiếm.
• Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Chúng tôi đã quay lại vào Trình hướng dẫn quy tắc và trong trường bên dưới danh sách các điều kiện, tôi có thể thấy rằng mô tả quy tắc đã gần hoàn tất.

• Nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang danh sách hành động.
• Đánh dấu vào hành động cần thiết. Trong trường hợp của tôi, tôi muốn được thông báo khi tin nhắn được đọc, vì vậy tôi chọn tùy chọn 'thông báo cho tôi khi tin nhắn được đọc' .
• Nhấp vào Tiếp theo .
• Chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc của bạn, nếu bạn cho rằng điều đó là cần thiết.

Tôi không cần bất kỳ thứ gì cho tôi.

• Nhấp vào Tiếp theo.
• Kiểm tra xem mọi thứ có chính xác trong mô tả quy tắc của bạn không. Bạn cũng có thể chỉ định tên cho quy tắc hoặc thiết lập các tùy chọn quy tắc.
• Nhấp vào Hoàn tất .
• Trong cửa sổ Quy tắc và Cảnh báo , trước tiên hãy nhấp vào Áp dụng , rồi OK.

Bây giờ, quy tắc yêu cầu biên nhận đã đọc được thiết lập! Vì vậy, tôi sẽ chỉ nhận được biên nhận đã đọc cho những email tôi gửi đến các địa chỉ có từ cụ thể.

Theo dõi phản hồi biên nhận

Thay vì cuộn qua hàng trăm biên nhận đã đọc trong hộp thư đến của bạn, hãy sử dụng thủ thuật sau để xem tất cả những người nhận đã đọc e-mail của bạn.

• Chuyển đến thư mục Mục đã gửi .
• Mở thư bạn đã gửi kèm theo yêu cầu. Nó thường được đánh dấu bằng một dấu hiệu đặc biệt như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
• Nhấp vào Theo dõi trong nhóm Hiển thị trên tab TIN NHẮN .

Giờ đây, bạn có thể xem có bao nhiêu người nhận đã đọc tin nhắn của mình và họ đã đọc khi nào.

Lưu ý: Nút Theo dõi không xuất hiện cho đến khi bạn nhận được ít nhất mộtbiên nhận. Sau khi bạn nhận được thư đầu tiên trong Hộp thư đến của mình, có thể mất vài phút trước khi nút này khả dụng.

Tắt yêu cầu xác nhận đã đọc

Bây giờ, hãy xem xét yêu cầu xác nhận đã đọc từ quan điểm của người nhận lượt xem.

Nếu bạn nhận được thông báo này mỗi năm một lần, thì bạn có khả năng xác nhận rằng mình đã nhận được thông báo. Nhưng nếu bạn liên tục được nhắc gửi biên nhận đã đọc cho mỗi tin nhắn bạn nhận được, một ngày nào đó nó có thể khiến bạn căng thẳng. Bạn có thể làm gì?

Phương pháp 1.

Yêu cầu xác nhận đã đọc trong Outlook 2013 giống như trên ảnh chụp màn hình sau.

Lưu ý: Thông báo yêu cầu chỉ hiển thị nếu bạn nhấp đúp vào email để mở. Nếu bạn đọc tin nhắn trong ngăn xem trước, cửa sổ yêu cầu sẽ không bật lên. Trong trường hợp này, bạn cần chuyển sang một email khác để yêu cầu biên nhận đã đọc xuất hiện.

Nếu bạn không muốn người gửi biết rằng bạn đã mở và đọc email cụ thể này, chỉ cần chọn Không . Tuy nhiên, bạn vẫn có khả năng nhận được yêu cầu một lần nữa. Nếu bạn không muốn điều đó xảy ra, hãy chọn hộp kiểm 'Đừng hỏi tôi về việc gửi lại biên lai' .

Lần tới khi bạn nhận được thư bao gồm yêu cầu xác nhận đã đọc, Outlook sẽ không hiển thị bất kỳ thông báo nào.

Phương pháp 2

Có một cách khác để chặn yêu cầu xác nhận đã đọc.

• Chuyển đến TỆP -> Tùy chọn .
• Chọn Thư từ menu Tùy chọn Outlook và tiếp tụcxuống khu vực Theo dõi .
• Chọn nút radio 'Không bao giờ gửi biên nhận đã đọc' .
• Nhấp vào OK .

Nếu bạn chọn tùy chọn 'Luôn gửi biên nhận đã đọc' , Outlook sẽ tự động trả lại biên nhận cho người gửi. Tin nhắn yêu cầu sẽ không làm phiền bạn nữa. Có vẻ như một lối thoát tốt khác. :)

Mẹo: Hãy chú ý đến các liên kết mà bạn nhấp vào trong email bạn nhận được. Tất cả các công cụ rút ngắn URL (ví dụ: bit.ly) đều có thể theo dõi các lần nhấp của bạn. Thư cũng có thể chứa hình ảnh theo dõi, vì vậy, khi bạn tải hình ảnh lên, hình ảnh đó có thể kích hoạt mã theo dõi và email được mở sẽ rõ ràng.

Dịch vụ theo dõi email

Nếu cả hai người gửi và người nhận sử dụng Microsoft Outlook với Exchange Server, hoàn toàn không có vấn đề gì khi yêu cầu biên lai gửi và nhận thông báo khi người nhận mở email. Nhưng không phải email client nào cũng hỗ trợ tính năng xác nhận mail này. Khi đó bạn nên làm gì?

Có rất nhiều dịch vụ để theo dõi email của bạn. Nổi tiếng nhất là getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Tất cả họ đều sử dụng cùng một nguyên tắc trong công việc của họ. Khi bạn đã sẵn sàng gửi tin nhắn của mình, bạn chỉ cần thêm địa chỉ dịch vụ theo dõi vào địa chỉ email của người nhận và tin nhắn của bạn sẽ được theo dõi tự động và vô hình. Ngay sau khi người nhận mở email, bạn sẽ nhận được mộtthông báo từ dịch vụ và người nhận của bạn sẽ không biết về nó. Thông tin bạn nhận được thay đổi từ dịch vụ này sang dịch vụ khác. Hầu hết chúng cho bạn biết khi nào thư của bạn được mở, người nhận mất bao lâu để đọc thư và người nhận đã ở đâu khi nhận được thư.

Lưu ý: Các dịch vụ theo dõi email không thể đảm bảo 100% cho bạn rằng email của bạn đã được đọc. Họ chỉ có thể theo dõi các tin nhắn HTML (không phải tin nhắn văn bản thuần túy). Email HTML thường chứa hình ảnh thường bị tắt theo mặc định hoặc bị chặn. Các dịch vụ này dựa vào việc chèn tập lệnh vào nội dung email để gửi tới người nhận, nhưng hầu hết các chương trình email cập nhật đều kích hoạt cảnh báo về nội dung không an toàn được đưa vào thư. Đó là lý do tại sao công việc của nhiều dịch vụ theo dõi đã kết thúc.

Cả biên nhận đã gửi/đã đọc của Outlook lẫn dịch vụ theo dõi email đều không thể đảm bảo rằng người nhận đã đọc và hiểu thư. Tuy nhiên, tất cả đều giống nhau, biên nhận gửi và đã đọc là một trong những công cụ hữu ích nhất mà Outlook 2016, 2013 và 2010 cung cấp cho bạn.