Hướng dẫn chỉ ra cách hợp nhất các hàng trong Excel một cách an toàn theo 4 cách khác nhau: hợp nhất nhiều hàng mà không làm mất dữ liệu, kết hợp các hàng trùng lặp, hợp nhất nhiều lần các khối hàng và sao chép các hàng phù hợp từ một bảng khác dựa trên một hoặc nhiều các cột phổ biến.

Hợp nhất các hàng trong Excel là một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất mà tất cả chúng ta thỉnh thoảng cần thực hiện. Vấn đề là Microsoft Excel không cung cấp một công cụ đáng tin cậy để thực hiện việc này. Ví dụ: nếu bạn cố gắng kết hợp hai hoặc nhiều hàng bằng cách sử dụng công cụ Hợp nhất & tích hợp sẵn. Center , bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau:

"Lựa chọn chứa nhiều giá trị dữ liệu. Hợp nhất vào một ô sẽ chỉ giữ hầu hết dữ liệu ở phía trên bên trái."

Nhấp vào OK sẽ hợp nhất các ô nhưng chỉ giữ lại giá trị của ô đầu tiên, tất cả dữ liệu khác sẽ biến mất. Vì vậy, rõ ràng chúng ta cần một giải pháp tốt hơn. Bài viết này mô tả một số phương pháp cho phép bạn hợp nhất nhiều hàng trong Excel mà không làm mất bất kỳ dữ liệu nào.

Cách hợp nhất các hàng trong Excel mà không làm mất dữ liệu

Các nhiệm vụ: bạn có một cơ sở dữ liệu trong đó mỗi hàng chứa một số chi tiết nhất định như tên sản phẩm, khóa sản phẩm, tên khách hàng, v.v. Điều chúng tôi muốn là kết hợp tất cả các hàng liên quan đến một đơn hàng cụ thể như hình dưới đây:

Có hai cách để đạt được kết quả mong muốn:

Hợp nhất các hàng thành một trong Excel

Tham giahàng theo cột

Nhanh chóng hợp nhất các ô mà không cần bất kỳ công thức nào!

Và giữ an toàn cho tất cả dữ liệu của bạn trong Excel

Hợp nhất nhiều hàng sử dụng công thức

Để nối các giá trị từ nhiều ô thành một, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE hoặc toán tử nối (&). Trong Excel 2016 trở lên, bạn cũng có thể sử dụng hàm CONCAT. Dù sao đi nữa, bạn cung cấp các ô làm tham chiếu và nhập các dấu phân cách mong muốn ở giữa.

Hợp nhất các hàng và phân tách các giá trị bằng dấu phẩy và dấu cách :

=CONCATENATE(A1,", ",A2,", ",A3)

=A1&", "&A2&", "&A3

Hợp nhất các hàng có dấu cách giữa các dữ liệu:

=CONCATENATE(A1," ",A2," ",A3)

=A1&" "&A2&" "&A3

Kết hợp các hàng và phân tách các giá trị bằng dấu phẩy không có dấu cách :

=CONCATENATE(A1,A2,A3)

=A1&","&A2&","&A3

Trong thực tế, bạn có thể thường xuyên cần để nối nhiều ô hơn, do đó, công thức thực tế của bạn có thể dài hơn một chút:

=CONCATENATE(A1,", ",A2,", ",A3,", ",A4,", ",A5,", ",A6,", ",A7,", ",A8)

Bây giờ, bạn đã hợp nhất một số hàng dữ liệu vào một hàng. Nhưng các hàng kết hợp của bạn là công thức. Để chuyển đổi chúng thành giá trị, hãy sử dụng tính năng Dán đặc biệt như được mô tả trong Cách thay thế công thức bằng giá trị của chúng trong Excel.

Kết hợp các hàng trong Excel với phần bổ trợ Hợp nhất ô

Phần bổ trợ Hợp nhất ô là một công cụ đa mục đích để nối các ô trong Excel, có thể hợp nhất các ô riêng lẻ cũng như toàn bộ hàng hoặc cột. Và quan trọng nhất, công cụ này giữ tất cả dữ liệu ngay cả khi vùng chọn chứanhiều giá trị.

Để hợp nhất hai hoặc nhiều hàng thành một, bạn cần làm như sau:

1. Chọn phạm vi ô mà bạn muốn hợp nhất các hàng.
2. Chuyển đến nhóm Dữ liệu Ablebits > Hợp nhất , nhấp vào mũi tên Hợp nhất các ô , sau đó nhấp vào Hợp nhất các hàng thành một .

   

3. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Hợp nhất các ô với các cài đặt được chọn trước hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp. Trong ví dụ này, chúng tôi chỉ thay đổi dấu phân cách từ khoảng trắng mặc định thành ngắt dòng , như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

   

4. Nhấp vào Hợp nhất và quan sát các hàng dữ liệu được hợp nhất hoàn hảo được phân tách bằng dấu ngắt dòng:

   

Cách kết hợp các hàng trùng lặp thành một (chỉ giữ các giá trị duy nhất)

Nhiệm vụ: bạn có một số cơ sở dữ liệu Excel với vài nghìn mục nhập. Các giá trị trong một cột về cơ bản giống nhau trong khi dữ liệu trong các cột khác thì khác. Mục tiêu của bạn là kết hợp dữ liệu từ các hàng trùng lặp dựa trên một cột nhất định, tạo danh sách được phân tách bằng dấu phẩy. Ngoài ra, bạn có thể chỉ muốn hợp nhất các giá trị duy nhất, loại bỏ các giá trị trùng lặp và bỏ qua các ô trống.

Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy những gì chúng tôi đang cố gắng đạt được.

Khả năng tìm và hợp nhất các hàng trùng lặp theo cách thủ công chắc chắn là điều bạn muốn tránh. Làm quen với phần bổ trợ Hợp nhất trùng lặp biến điều này trở nên tốn thời gian và cồng kềnhchuyển thành quy trình 4 bước nhanh chóng.

1. Chọn các hàng trùng lặp mà bạn muốn hợp nhất và chạy trình hướng dẫn Hợp nhất các bản sao bằng cách nhấp vào nút của nó trên ruy-băng.

   

2. Đảm bảo bảng của bạn được chọn chính xác và nhấp vào Tiếp theo . Bạn nên chọn tùy chọn Tạo bản sao dự phòng , đặc biệt nếu bạn đang sử dụng bổ trợ lần đầu tiên.

   

3. Chọn cột khóa để kiểm tra trùng lặp. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn cột Khách hàng vì chúng tôi muốn kết hợp các hàng dựa trên tên khách hàng.

   Nếu bạn muốn bỏ qua các ô trống , hãy nhớ chọn tùy chọn này và nhấp vào Tiếp theo .

   

4. Chọn các cột để hợp nhất . Trong bước này, bạn chọn các cột có dữ liệu mà bạn muốn kết hợp dữ liệu và chỉ định dấu phân cách: dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách, ngắt dòng, v.v.

   Hai tùy chọn bổ sung ở phần trên của cửa sổ cho phép bạn:

   • Xóa các giá trị trùng lặp trong khi kết hợp các hàng
   • Bỏ qua các ô trống

   Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Hoàn tất .

   

Trong giây lát, tất cả dữ liệu từ các hàng trùng lặp được hợp nhất thành một hàng:

Cách lặp lại hợp nhất các khối hàng thành một hàng

Nhiệm vụ: bạn có một tệp Excel chứa thông tin về các đơn đặt hàng gần đây và mỗi đơn đặt hàng có 3 dòng: tên sản phẩm, tên khách hàng và ngày mua hàng. Bạn muốn hợp nhấtcứ ba hàng thành một, tức là liên tục hợp nhất các khối gồm ba hàng.

Hình ảnh sau đây cho thấy những gì chúng tôi đang tìm kiếm:

Nếu chỉ có một số mục được kết hợp, bạn có thể chọn từng 3 hàng và hợp nhất từng khối riêng lẻ bằng cách sử dụng bổ trợ Hợp nhất Ô. Nhưng nếu trang tính của bạn chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn bản ghi, bạn sẽ cần một cách nhanh hơn:

1. Thêm cột trợ giúp vào trang tính của bạn, cột C trong ví dụ của chúng tôi. Hãy đặt tên cho nó là BlockID hoặc bất kỳ tên nào bạn thích.
2. Chèn công thức sau vào C2 rồi sao chép xuống cột bằng cách kéo núm điều khiển điền:

   =INT((ROW(C2)-2)/3)

   Trong đó:

   • C2 là ô trên cùng mà bạn nhập công thức
   • 2 là hàng nơi dữ liệu bắt đầu
   • 3 là số hàng được kết hợp trong mỗi khối

   Công thức này thêm một số duy nhất cho mỗi khối hàng, như minh họa trong ảnh chụp màn hình:

   

   Cách thức hoạt động của công thức này: Hàm ROW trích xuất số hàng của ô công thức, từ đó bạn trừ đi số hàng nơi dữ liệu của bạn bắt đầu, để công thức bắt đầu đếm từ 0. Ví dụ: dữ liệu của chúng tôi bắt đầu ở hàng thứ 2, vì vậy chúng tôi trừ 2. Nếu dữ liệu của bạn bắt đầu ở hàng 5, thì bạn sẽ có ROW(C5)-5. Sau đó, bạn chia phương trình trên cho số hàng cần gộp và sử dụng hàm INT để làm tròn kết quả xuống số nguyên gần nhất.

3. Chà, bạn đã hoàn thành phần chính của công việc. Bây giờ, bạn chỉ cần hợp nhất các hàng dựa trên BlockID Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng trình hướng dẫn Hợp nhất các bản sao quen thuộc mà chúng tôi đã sử dụng để kết hợp các hàng trùng lặp:
   • Ở bước 2, chọn BlockID làm cột chính.
   • Ở bước 3, chọn tất cả các cột bạn muốn hợp nhất và chọn ngắt dòng làm dấu phân cách.

   

   Trong giây lát, bạn sẽ có kết quả mong muốn:

   

4. Xóa ID khối cột vì bạn không cần nó nữa và bạn đã hoàn tất! Một điều thú vị là chúng ta cần thực hiện lại 4 bước, giống như trong hai ví dụ trước :)

Cách hợp nhất các hàng khớp từ 2 bảng Excel mà không cần sao chép/dán

Nhiệm vụ: bạn có hai bảng có (các) cột chung và bạn cần hợp nhất các hàng phù hợp từ hai bảng đó. Các bảng có thể nằm trong cùng một trang tính, trong hai bảng tính khác nhau hoặc trong hai sổ làm việc khác nhau.

Ví dụ: chúng tôi có báo cáo bán hàng cho tháng 1 và tháng 2 ở hai trang tính khác nhau và muốn kết hợp chúng thành một. Xin lưu ý rằng mỗi bảng có thể có số lượng hàng khác nhau và thứ tự sản phẩm khác nhau, do đó, thao tác sao chép/dán đơn giản sẽ không hiệu quả.

Trong trường hợp này, Hợp nhất hai Phần bổ trợ bảng sẽ hoạt động hiệu quả:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng chính của bạn và nhấp vào nút Hợp nhất hai bảng trêntab Dữ liệu Ablebits , trong nhóm Hợp nhất :

   

   Thao tác này sẽ chạy phần bổ trợ với bảng chính của bạn được chọn trước, vì vậy trong phần bước đầu tiên của trình hướng dẫn, bạn chỉ cần nhấp vào Tiếp theo .

2. Chọn bảng thứ hai, tức là bảng tra cứu chứa các hàng phù hợp.

   

3. Chọn một hoặc nhiều cột cột tồn tại trong cả hai bảng. Các cột chính chỉ được chứa các giá trị duy nhất, chẳng hạn như ID sản phẩm trong ví dụ của chúng tôi.

   

   Xem thêm: Câu lệnh IF OR trong Excel với các ví dụ về công thức
4. Bạn có thể chọn các cột để cập nhật trong bảng chính theo tùy chọn. Trong trường hợp của chúng tôi, không có các cột như vậy, vì vậy chúng tôi chỉ cần nhấp vào Tiếp theo .
5. Chọn các cột để thêm vào bảng chính, trong trường hợp của chúng tôi là Giảm giá tháng 2 .

   

6. Ở bước cuối cùng, bạn có thể chọn các tùy chọn bổ sung tùy thuộc vào cách chính xác bạn muốn hợp nhất dữ liệu và nhấp vào nút Hoàn tất . Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị cài đặt mặc định, phù hợp với chúng tôi:

   

Cho phép phần bổ trợ xử lý trong vài giây và xem xét kết quả:

Làm cách nào tôi có thể tải các công cụ hợp nhất này cho Excel?

Tất cả các phần bổ trợ được thảo luận trong hướng dẫn này, cùng với hơn 70 công cụ tiết kiệm thời gian khác, đều là bao gồm trong Ultimate Suite cho Excel của chúng tôi. Phần bổ trợ hoạt động với tất cả các phiên bản Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và Excel 2007.

Hy vọng rằng giờ đây bạn có thể hợp nhất các hàng trong trang tính Excel của mình theo cách bạn muốn. Nếu bạn chưa tìm thấymột giải pháp cho nhiệm vụ cụ thể của bạn, chỉ cần để lại nhận xét và chúng tôi sẽ cố gắng tìm ra cách cùng nhau. Cảm ơn bạn đã đọc!

Có sẵn các bản tải xuống

Ultimate Suite phiên bản đầy đủ chức năng trong 14 ngày (tệp .exe)