Chcete mít jistotu, že lidé dostanou vaše e-maily? Doručenky a potvrzení o přečtení v aplikaci Outlook vás upozorní na doručení a otevření zprávy. V tomto článku se dozvíte, jak sledovat odeslané zprávy a zakázat žádosti o potvrzení o přečtení v aplikacích Outlook 2019, 2016 a 2013.

Odeslal jsem to, ale dostali to? Předpokládám, že tato palčivá otázka nás čas od času trápí všechny. Naštěstí má aplikace Microsoft Outlook dvě skvělé možnosti, které uživatelům pomáhají zjistit, co se stalo s jejich e-maily poté, co stiskli tlačítko Odeslat. Jsou to funkce Outlook Read a Delivery Receipts.

Když odešlete důležitou zprávu, můžete si vyžádat jednu z nich nebo obě najednou. Nebo můžete přidat potvrzení o přečtení ke všem e-mailům. Dokonce je možné vytvořit speciální pravidlo pro potvrzení o přečtení nebo zakázat žádosti o potvrzení o přečtení, pokud začnou být otravné. Chcete vědět, jak na to? Neváhejte a přečtěte si tento článek!

Žádost o doručení a přečtení potvrzení

Nejprve si definujme rozdíl mezi doručenkami a potvrzeními o přečtení. A potvrzení o dodání vás informuje o tom, že vaše e-mailová zpráva byla nebo nebyla doručena do schránky příjemce. A přečíst stvrzenku ukazuje, že zpráva byla otevřena.

Když odešlete e-mail, odešle se na e-mailový server příjemce, který jej doručí do jeho schránky. Když tedy dostanete potvrzení o doručení, ukazuje, že zpráva úspěšně dorazila na určený e-mailový server. Nezaručuje to, že e-mail je ve schránce příjemce. Může být omylem odstraněn do složky nevyžádané pošty.

Potvrzení o přečtení odesílá ten, kdo zprávu otevře. Pokud jste dostali potvrzení, že váš e-mail byl adresátem přečten, je zřejmé, že e-mail byl také doručen. Ne však naopak.

Nyní bych vám rád ukázal, jak si vyžádat potvrzení o doručení a přečtení pro jednu zprávu a pro všechny odeslané e-maily. Uvidíte také, jak nastavit pravidlo založené na získávání potvrzení o doručení a přečtení v aplikaci Outlook 2013.

Sledování jedné zprávy

Pokud posíláte opravdu důležitou zprávu a chcete mít jistotu, že ji příjemce dostane a otevře, můžete k této jediné zprávě snadno přidat žádosti o doručení a přečtení:

• Vytvoření nového e-mailu.
• Klikněte na MOŽNOSTI na kartě Nový e-mail okno.
• Zaškrtněte políčko "Vyžádat si potvrzení o doručení a "Vyžádat si potvrzení o přečtení políčka v Sledování skupina.
• Tisk Odeslat .

Jakmile je zpráva doručena a příjemce ji otevře, zobrazí se oznámení o přečtení e-mailu, jako je uvedeno níže.

Vidíte, že běžné e-mailové oznámení obvykle obsahuje jméno a e-mailovou adresu příjemce, předmět, datum a čas odeslání e-mailu a kdy jej příjemce otevřel.

Mimochodem, pokud po odeslání zprávy zjistíte, že jste zapomněli připojit soubor nebo zadat něco opravdu důležitého, můžete odeslanou zprávu odvolat.

Sledujte všechny odeslané e-maily

Představme si jinou situaci. Předpokládejme, že všechny e-maily, které posíláte, jsou zásadní a chcete dvakrát zkontrolovat, zda každý jednotlivý dopis dorazí k příjemci. Pak je lepší vyžádat si potvrzení o doručení a přečtení všech odchozích zpráv:

• Klikněte na SOUBOR tab.
• Vyberte si Možnosti tvoří SOUBOR menu.
• Klikněte na Mail v Možnosti aplikace Outlook dialogové okno.
• Přejděte dolů na Sledování oblast.
• Zkontrolujte "Potvrzení o doručení potvrzující, že zpráva byla doručena na e-mailový server příjemce a "Potvrzení o přečtení potvrzující, že příjemce zprávu zobrazil krabice.
• Klikněte na OK .

Nyní víte, jak sledovat jednu zprávu a všechny odchozí e-maily. Co když chcete získat potvrzení o přečtení pouze pro e-maily s přílohami nebo pro e-maily s určitými slovy v předmětu nebo těle? Řešení najdete v další části článku.

Vytvoření pravidla pro příjem čtení

Aplikace Outlook 2010 a 2013 umožňují nastavit speciální pravidlo pro získávání doručenek a potvrzení o přečtení. To znamená, že budete dostávat oznámení, pokud budou splněny určité podmínky. Podle níže uvedených kroků nastavte pravidlo podle svých potřeb:

• Vyhlídky na spuštění.
• Přejít na na HOME tab -> Přesun skupina.
• Klikněte na Pravidla .
• Vyberte si Správa pravidel a upozornění možnost z Pravidla rozevírací seznam.
• Klikněte na Pravidla e-mailu v okně, které se zobrazí na obrazovce.
• Stiskněte tlačítko Nové pravidlo tlačítko pro spuštění Průvodce pravidly .
• Vyberte "Použít pravidlo na přijaté zprávy nebo "Použít pravidlo na zprávy, které jsem odeslal v Začněte od prázdného pravidla sekce.
• Klikněte na Další .
• Zaškrtněte podmínku (podmínky) z navrhovaného seznamu.

Vyberu například podmínku "s konkrétními slovy v adrese příjemce . To znamená, že požaduji potvrzení o přečtení pouze od příjemců, kteří mají ve svých e-mailových adresách specifická slova. Jaká specifická slova to jsou? Neváhejte a zjistěte níže.

• V poli pod seznamem podmínek klikněte na tlačítko odkaz (podtržená hodnota) upravit popis pravidla.

V mém případě je podtržená hodnota "konkrétní slova .

• Zadejte slovo nebo frázi, kterou chcete vyhledat v adrese příjemce.
• Klikněte na Přidat a slova se zobrazí v seznamu pro vyhledávání.
• Klikněte na OK uložit změny.

Vracíme se k Průvodce pravidly a v poli pod seznamem podmínek vidím, že popis pravidla je téměř kompletní.

• Klikněte na Další pro přepnutí do seznamu akcí.
• Zaškrtněte potřebnou akci. V mém případě chci být upozorněn, když je zpráva přečtena, takže zvolím možnost "upozornit mě, až bude přečtena možnost.
• Klikněte na Další .
• Pokud si myslíte, že je to nutné, zvolte výjimky z pravidla.

Pro svůj nepotřebuji žádné.

• Klikněte na Další.
• Zkontrolujte, zda je v popisu pravidla vše správně. Můžete také zadat název pravidla nebo nastavit možnosti pravidla.
• Klikněte na Dokončení .
• V Pravidla a upozornění okno první kliknutí Použít , a pak DOBŘE.

Nyní je nastaveno pravidlo pro vyžádání potvrzení o přečtení! Takže budu dostávat potvrzení o přečtení pouze pro e-maily, které odešlu na adresy s konkrétními slovy.

Sledování odpovědí na přijetí

Místo procházení stovek potvrzení o přečtení ve schránce použijte následující trik a zobrazte si všechny příjemce, kteří četli váš e-mail.

• Přejděte na Odeslané položky složka.
• Otevřete zprávu, kterou jste odeslali s žádostí. Obvykle je označena speciálním znakem jako na obrázku níže.
• Klikněte na Sledování v Zobrazit skupinu na ZPRÁVA tab.

Nyní můžete zjistit, kolik příjemců si vaši zprávu přečetlo a kdy tak učinili.

Poznámka: Sledování Tlačítko se nezobrazí, dokud neobdržíte alespoň jednu účtenku. Po obdržení první účtenky do schránky může trvat několik minut, než se tlačítko zpřístupní.

Zakázat požadavky na příjem čtení

Nyní se podívejme na žádost o potvrzení o přečtení z pohledu příjemce.

Pokud vám to přijde jednou za rok, pravděpodobně potvrdíte, že jste zprávu dostali. Pokud jste však neustále vyzýváni k odeslání potvrzení o přečtení každé přijaté zprávy, může vám to jednoho dne pocuchat nervy. Co můžete dělat?

Metoda 1.

Žádost o potvrzení o přečtení v aplikaci Outlook 2013 vypadá jako na následujícím obrázku.

Poznámka: Zpráva s požadavkem se zobrazí pouze tehdy, pokud na e-mail dvakrát kliknete a otevřete jej. Pokud zprávu čtete v podokně náhledu, okno s požadavkem se nezobrazí. V takovém případě musíte přepnout na jiný e-mail, aby se požadavek na přečtení potvrzení zobrazil.

Pokud nechcete, aby se odesílatel dozvěděl, že jste otevřeli a přečetli tento konkrétní e-mail, jednoduše zvolte. Ne . Přesto je pravděpodobné, že se vám požadavek znovu zobrazí. Pokud nechcete, aby se tak stalo, vyberte možnost "Už se mě neptejte na zasílání účtenek zaškrtávacího políčka.

Při příštím přijetí zprávy, která obsahuje požadavek na potvrzení o přečtení, Outlook nezobrazí žádné oznámení.

Metoda 2

Existuje i jiný způsob, jak blokovat požadavky na příjem čtení.

• Přejít na FILE -> Možnosti .
• Vyberte si Mail z Možnosti aplikace Outlook a přejděte do nabídky Sledování oblast.
• Vyberte "Nikdy neodesílat potvrzení o přečtení přepínač.
• Klikněte na OK .

Pokud zvolíte "Vždy odeslat potvrzení o přečtení možnost, Outlook automaticky vrátí odesílatelům potvrzení o přijetí. Zpráva s žádostí vás už nebude obtěžovat. Vypadá to jako další dobré východisko :).

Tip: Věnujte pozornost odkazům, na které klikáte v obdržených e-mailech. Všechny zkracovače adres URL (například bit.ly) mohou sledovat vaše kliknutí. Zpráva může obsahovat také sledovací obrázek, takže po jeho nahrání se může aktivovat sledovací kód a bude jasné, že e-mail byl otevřen.

Služby sledování e-mailů

Pokud odesílatel i příjemce používají aplikaci Microsoft Outlook s Exchange Serverem, není vůbec žádný problém vyžádat si potvrzení o doručení a nechat se informovat o otevření e-mailu příjemcem. Ne všichni e-mailoví klienti však tuto funkci potvrzování pošty podporují. Co byste tedy měli udělat?

Pro sledování e-mailů je k dispozici celá řada služeb. Mezi nejznámější patří getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Všechny využívají při své práci stejný princip. Když jste připraveni odeslat zprávu, stačí k e-mailové adrese příjemce přidat adresu sledovací služby a vaše zpráva se ukáže jako automaticky a neviditelně sledovaná.otevře e-mail, dostanete od služby oznámení a adresát se o tom nedozví. Informace, které dostanete, se u jednotlivých služeb liší. Většina z nich vám sdělí, kdy byla vaše zpráva otevřena, jak dlouho trvalo, než si ji adresát přečetl, a kde se adresát nacházel, když zprávu dostal.

Poznámka: Služby pro sledování e-mailů vám nemohou stoprocentně zaručit, že váš e-mail byl přečten. Mohou sledovat pouze zprávy HTML (nikoli textové). E-maily HTML obvykle obsahují obrázky, které jsou často ve výchozím nastavení vypnuté nebo blokované. Služby spoléhají na vkládání skriptů do obsahu e-mailu, který má být doručen příjemci, ale většina aktuálních e-mailových programů spouští upozornění na nebezpečný obsah.Proto skončila práce mnoha sledovacích služeb.

Ani doručenky / potvrzení o přečtení aplikace Outlook, ani služby sledování e-mailů nejsou schopny zaručit, že příjemce zprávu přečetl a porozuměl jí. Přesto však doručenky a potvrzení o přečtení patří mezi nejužitečnější nástroje, které vám aplikace Outlook 2016, 2013 a 2010 poskytuje.