کیا آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ لوگ آپ کی ای میلز حاصل کریں؟ آؤٹ لک ڈیلیوری اور پڑھنے کی رسیدیں آپ کو مطلع کریں گی جب آپ کا پیغام ڈیلیور اور کھولا جائے گا۔ اس مضمون میں آپ یہ سیکھیں گے کہ بھیجے گئے پیغامات کو کیسے ٹریک کریں اور آؤٹ لک 2019، 2016 اور 2013 میں پڑھنے کی رسید کی درخواستوں کو غیر فعال کریں۔ مجھے لگتا ہے، یہ سلگتا ہوا سوال ہم سب کو ہر وقت الجھا دیتا ہے۔ خوش قسمتی سے، مائیکروسافٹ آؤٹ لک کے پاس دو بہترین اختیارات ہیں جو صارفین کو یہ جاننے میں مدد کرتے ہیں کہ بھیجیں بٹن کو دبانے کے بعد ان کی ای میلز کا کیا ہوا۔ یہ آؤٹ لک ریڈ اور ڈیلیوری رسیدیں ہیں۔

جب آپ کوئی اہم پیغام بھیجتے ہیں تو آپ ان میں سے ایک یا دونوں کی ایک ساتھ درخواست کر سکتے ہیں۔ یا آپ اپنی تمام ای میلز میں پڑھنے کی رسیدیں شامل کر سکتے ہیں۔ یہ بھی ممکن ہے کہ پڑھنے کی رسید کا ایک خاص قاعدہ بنائیں یا پڑھنے کی رسید کی درخواستوں کو اگر وہ پریشان کن ہو جائیں تو اسے غیر فعال کر دیں۔ کیا آپ جاننا چاہیں گے کہ اسے کیسے کرنا ہے؟ آگے بڑھیں اور اس مضمون کو پڑھیں!

ڈیلیوری کی درخواست کریں اور رسیدیں پڑھیں

سب سے پہلے ڈیلیوری اور پڑھنے کی رسیدوں کے درمیان فرق کی وضاحت کرتے ہیں۔ ایک ڈیلیوری کی رسید آپ کو مطلع کرتی ہے کہ آپ کا ای میل پیغام وصول کنندہ کے میل باکس میں پہنچایا گیا تھا یا نہیں۔ ایک پڑھنے کی رسید ظاہر کرتی ہے کہ پیغام کھولا گیا تھا۔

جب آپ ای میل بھیجتے ہیں، تو یہ وصول کنندہ کے ای میل سرور پر جاتا ہے، جو اسے ان کے ان باکس میں پہنچاتا ہے۔ لہذا جب آپ کو ترسیل کی رسید ملتی ہے تو یہ ظاہر کرتا ہے کہ پیغام کامیابی کے ساتھ مطلوبہ ای میل سرور تک پہنچ گیا ہے۔یہ اس بات کی ضمانت نہیں دیتا کہ ای میل وصول کنندہ کے ان باکس میں ہے۔ اسے غلطی سے ردی ای میل فولڈر میں ہٹایا جا سکتا ہے۔

پڑھنے کی رسید اس شخص کے ذریعہ بھیجی جاتی ہے جو پیغام کو کھولتا ہے۔ اگر آپ کو تصدیق ہو جاتی ہے کہ آپ کا ای میل ایڈریس کے ذریعہ پڑھا گیا ہے، تو یہ ظاہر ہے کہ ای میل بھی پہنچا دی گئی تھی۔ لیکن اس کے علاوہ نہیں۔

اب میں آپ کو دکھانا چاہوں گا کہ ایک پیغام اور آپ کے بھیجے گئے تمام ای میلز کے لیے ڈیلیوری کی درخواست اور رسیدیں کیسے پڑھیں۔ آپ یہ بھی دیکھیں گے کہ آؤٹ لک 2013 میں ڈیلیوری حاصل کرنے اور رسیدیں پڑھنے کی بنیاد پر ایک اصول ترتیب دینے کا طریقہ۔

ایک پیغام کو ٹریک کریں

اگر آپ واقعی ایک اہم پیغام بھیج رہے ہیں اور یقین ہے کہ وصول کنندہ اسے حاصل کر لے گا اور اسے کھول دے گا، آپ آسانی سے اس ایک پیغام میں ڈیلیوری شامل کر سکتے ہیں اور درخواستیں پڑھ سکتے ہیں:

• ایک نیا ای میل بنائیں۔
• پر کلک کریں اختیارات نیا ای میل ونڈو میں ٹیب۔
• 'ڈیلیوری رسید کی درخواست کریں' اور 'پڑھنے کی رسید کی درخواست کریں' پر نشان لگائیں۔ ٹریکنگ گروپ میں باکسز۔
• دبائیں بھیجیں ۔

جیسے ہی پیغام پہنچایا جائے گا اور وصول کنندہ اسے کھولے گا، آپ کو نیچے کی طرح ای میل پڑھنے کی اطلاع ملے گی۔

آپ دیکھتے ہیں کہ ایک عام ای میل نوٹیفکیشن میں عام طور پر وصول کنندہ کا نام اور ای میل پتہ، موضوع، ای میل بھیجنے کی تاریخ اور وقت اور وصول کنندہ نے اسے کب کھولا تھا۔

ویسے، اگر بھیجنے کے بعد ایک پیغام جو آپ کو ملا ہے۔یہ کہ آپ فائل منسلک کرنا بھول گئے یا واقعی کوئی اہم چیز بتانا بھول گئے، آپ اس بھیجے گئے پیغام کو یاد کر سکتے ہیں۔

تمام بھیجی گئی ای میلز پر نظر رکھیں

آئیے ایک اور صورتحال کا تصور کریں۔ فرض کریں، آپ کے بھیجے گئے تمام ای میلز اہم ہیں اور آپ دو بار چیک کرنا چاہتے ہیں کہ ہر ایک خط وصول کنندہ تک پہنچتا ہے۔ پھر بہتر ہے کہ آپ ترسیل کی درخواست کریں اور باہر جانے والے تمام پیغامات کی رسیدیں پڑھیں:

• FILE ٹیب پر کلک کریں۔
• اختیارات فارم کا انتخاب کریں۔ فائل مینو۔
• آؤٹ لک آپشنز ڈائیلاگ ونڈو میں میل پر کلک کریں۔
• نیچے <12 تک سکرول کریں۔>ٹریکنگ علاقہ۔
• چیک کریں 'پیغام وصول کنندہ کے ای میل سرور پر پہنچانے کی تصدیق کرنے والی ترسیل کی رسید' اور 'وصول کنندہ کے پیغام کو دیکھنے کی تصدیق کرنے والی رسید پڑھیں ' باکسز۔
• ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

اب آپ جانتے ہیں کہ ایک پیغام اور تمام آؤٹ گوئنگ ای میلز کو کیسے ٹریک کرنا ہے۔ کیا ہوگا اگر آپ صرف ان ای میلز کے لیے پڑھنے کی رسیدیں حاصل کرنا چاہتے ہیں جن میں اٹیچمنٹ ہے یا ان لوگوں کے لیے جن کے مضمون یا باڈی میں مخصوص الفاظ ہیں؟ مضمون کے اگلے حصے میں اس کا حل تلاش کریں۔

پڑھنے کی رسید کا اصول بنائیں

Outlook 2010 اور 2013 اس بات کو ممکن بناتے ہیں کہ ترسیل حاصل کرنے اور پڑھنے کی رسیدیں حاصل کرنے کے لیے ایک خاص اصول ترتیب دیا جائے۔ اس کا مطلب ہے کہ کچھ شرائط پوری ہونے پر آپ کو اطلاعات ملیں گی۔ اپنی ضروریات کے مطابق اصول ترتیب دینے کے لیے نیچے دیے گئے مراحل پر عمل کریں:

• آؤٹ لک لانچ کریں۔
• جائے۔ HOME ٹیب -> منتقل کریں گروپ۔
• قواعد پر کلک کریں۔
• قواعد کا نظم کریں & انتباہات کا اختیار قواعد ڈراپ ڈاؤن فہرست سے۔
• آپ کی اسکرین پر ظاہر ہونے والی ونڈو میں ای میل کے قواعد ٹیب پر کلک کریں۔
• نیا اصول بٹن دبائیں قواعد وزرڈ شروع کریں۔
• میں 'میرے موصول ہونے والے پیغامات پر اصول لاگو کریں' یا 'میرے بھیجے گئے پیغامات پر اصول لاگو کریں' کو منتخب کریں 12>خالی اصول سیکشن سے شروع کریں۔
• اگلا پر کلک کریں۔
• مجوزہ فہرست سے شرط (حالات) پر نشان لگائیں۔

مثال کے طور پر، میں شرط منتخب کرتا ہوں 'وصول کنندہ کے پتے میں مخصوص الفاظ کے ساتھ' ۔ اس کا مطلب ہے کہ میں صرف ان وصول کنندگان سے پڑھنے کی رسید کی درخواست کرتا ہوں جن کے ای میل پتوں میں مخصوص الفاظ ہیں۔ مخصوص الفاظ کیا ہیں؟ ذیل میں بلا جھجھک دریافت کریں۔

• شرائط کی فہرست کے نیچے فیلڈ میں اصول کی تفصیل میں ترمیم کرنے کے لیے لنک (انڈر لائن کردہ قدر) پر کلک کریں۔

میرے معاملے میں انڈر لائن کردہ قدر 'مخصوص الفاظ' ہے۔

• وصول کنندہ کے پتے میں تلاش کرنے کے لیے کوئی لفظ یا فقرہ ٹائپ کریں۔
• شامل کریں پر کلک کریں اور الفاظ تلاش کی فہرست میں ظاہر ہوں گے۔
• تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

ہم واپس آگئے ہیں۔ قواعد وزرڈ میں اور شرائط کی فہرست کے نیچے والے خانے میں میں دیکھ سکتا ہوں کہ اصول کی تفصیل تقریباً مکمل ہے۔

• کارروائیوں کی فہرست پر جانے کے لیے اگلا پر کلک کریں۔
• ضروری کارروائی پر نشان لگائیں۔ میرے معاملے میں میں چاہتا ہوں کہ پیغام پڑھے جانے پر مطلع کیا جائے، اس لیے میں 'مجھے مطلع کریں جب یہ پڑھا جائے' آپشن کا انتخاب کرتا ہوں۔
• اگلا پر کلک کریں۔
• اگر آپ کو لگتا ہے کہ یہ ضروری ہے تو اپنے اصول میں کوئی استثناء منتخب کریں۔

میں نہیں کرتا میرے لیے کسی کی ضرورت ہے۔

• اگلا پر کلک کریں۔
• چیک کریں کہ آیا آپ کے اصول کی تفصیل میں سب کچھ درست ہے۔ آپ اصول کے لیے نام بھی بتا سکتے ہیں یا اصول کے اختیارات ترتیب دے سکتے ہیں۔
• ختم کریں پر کلک کریں۔
• قواعد اور انتباہات ونڈو میں پہلے کلک کریں۔ درخواست دیں ، اور پھر ٹھیک ہے۔

اب پڑھنے کی رسید کی درخواست کرنے کا اصول ترتیب دیا گیا ہے! اس لیے مجھے صرف ان ای میلز کے لیے پڑھنے کی رسیدیں ملیں گی جنہیں میں مخصوص الفاظ کے ساتھ ایڈریس پر بھیجتا ہوں۔

رسیدوں کے جوابات کو ٹریک کریں

اپنے ان باکس میں پڑھنے کی سینکڑوں رسیدوں کو اسکرول کرنے کے بجائے، درج ذیل چال کا استعمال کریں ان تمام وصول کنندگان کو دیکھیں جنہوں نے آپ کا ای میل پڑھا ہے۔

• بھیجے گئے آئٹمز فولڈر میں جائیں۔
• جو پیغام آپ نے درخواست کے ساتھ بھیجا ہے اسے کھولیں۔ اسے عام طور پر ایک خاص نشان کے ساتھ نشان زد کیا جاتا ہے جیسا کہ نیچے اسکرین شاٹ میں ہے۔
• پیغام ٹیب پر دکھائیں گروپ میں ٹریکنگ پر کلک کریں۔

اب آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کتنے وصول کنندگان نے آپ کا پیغام پڑھا اور انہوں نے یہ کب کیا۔

نوٹ: ٹریکنگ بٹن تب تک ظاہر نہیں ہوتا آپ کم از کم ایک وصول کرتے ہیں۔رسید. آپ کو اپنے ان باکس میں پہلا حاصل کرنے کے بعد، بٹن کے دستیاب ہونے میں کئی منٹ لگ سکتے ہیں۔

پڑھنے کی رسید کی درخواستوں کو غیر فعال کریں

اب آئیے وصول کنندہ کے نقطہ نظر سے پڑھنے کی رسید کی درخواست کو دیکھیں۔ دیکھیں. لیکن اگر آپ کو موصول ہونے والے ہر پیغام کے لیے پڑھنے کی رسید بھیجنے کے لیے مسلسل کہا جاتا ہے، تو ایک دن یہ آپ کے اعصاب کو کنارے لگا سکتا ہے۔ آپ کیا کر سکتے ہیں؟

طریقہ 1.

آؤٹ لک 2013 میں پڑھنے کی رسید کی درخواست درج ذیل اسکرین شاٹ کی طرح دکھائی دیتی ہے۔

نوٹ: درخواست کا پیغام صرف اس صورت میں ظاہر ہوتا ہے جب آپ اسے کھولنے کے لیے ای میل پر ڈبل کلک کرتے ہیں۔ اگر آپ پیش نظارہ پین میں پیغام پڑھتے ہیں، تو درخواست کی ونڈو پاپ اپ نہیں ہوگی۔ اس صورت میں آپ کو پڑھنے کی رسید کی درخواست کے ظاہر ہونے کے لیے کسی اور ای میل پر سوئچ کرنے کی ضرورت ہے۔

اگر آپ نہیں چاہتے ہیں کہ بھیجنے والے کو معلوم ہو کہ آپ نے یہ خاص ای میل کھولی اور پڑھی ہے، تو بس نہیں<کا انتخاب کریں۔ 13>۔ پھر بھی آپ کو دوبارہ درخواست ملنے کا امکان ہے۔ اگر آپ نہیں چاہتے کہ ایسا ہو، تو 'مجھ سے دوبارہ رسیدیں بھیجنے کے بارے میں مت پوچھیں' چیک باکس کو منتخب کریں۔

اگلی بار جب آپ کو پیغام موصول ہوگا جس میں پڑھنے کی رسید کی درخواست شامل ہے، آؤٹ لک کوئی اطلاع نہیں دکھائے گا۔

طریقہ 2

پڑھنے کی رسید کی درخواستوں کو روکنے کا ایک اور طریقہ ہے۔

• FILE -> پر جائیں اختیارات ۔
• منتخب کریں میل آؤٹ لک آپشنز مینو سے اور جائیںنیچے ٹریکنگ ایریا۔
• 'کبھی پڑھنے کی رسید نہ بھیجیں' ریڈیو بٹن کو منتخب کریں۔
• ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ .

اگر آپ 'ہمیشہ پڑھی ہوئی رسید بھیجیں' اختیار کا انتخاب کرتے ہیں تو آؤٹ لک خود بخود رسیدیں بھیجنے والوں کو واپس کردے گا۔ درخواست کا پیغام آپ کو مزید پریشان نہیں کرے گا۔ ایک اور اچھا راستہ لگتا ہے۔ :)

مشورہ: ان لنکس پر توجہ دیں جن پر آپ موصول ہونے والی ای میلز میں کلک کرتے ہیں۔ تمام URL مختصر کرنے والے (مثال کے طور پر، bit.ly) آپ کے کلکس کو ٹریک کر سکتے ہیں۔ پیغام میں ٹریکنگ امیج بھی ہو سکتی ہے، لہذا جب آپ تصویر اپ لوڈ کرتے ہیں تو یہ ٹریکنگ کوڈ کو چالو کر سکتا ہے اور یہ واضح ہو جائے گا کہ ای میل کھل گئی ہے۔

ای میل ٹریکنگ سروسز

اگر دونوں بھیجنے والا اور وصول کنندہ مائیکروسافٹ آؤٹ لک کو ایکسچینج سرور کے ساتھ استعمال کرتے ہیں، ڈیلیوری رسیدوں کی درخواست کرنا اور وصول کنندہ کی طرف سے ای میل کھولنے پر مطلع کرنا کوئی مسئلہ نہیں ہے۔ لیکن تمام ای میل کلائنٹس اس میل کی تصدیق کی خصوصیت کی حمایت نہیں کرتے ہیں۔ پھر آپ کو کیا کرنا چاہیے؟

آپ کی ای میلز کو ٹریک کرنے کے لیے مختلف قسم کی خدمات دستیاب ہیں۔ سب سے زیادہ معروف getnotify.com، didtheyreadit.com، whoreadme.com ہیں۔ وہ سب اپنے کام میں ایک ہی اصول کا استعمال کرتے ہیں۔ جب آپ اپنا پیغام بھیجنے کے لیے تیار ہوتے ہیں، تو آپ صرف ٹریکنگ سروس کا پتہ وصول کنندہ کے ای میل ایڈریس میں شامل کرتے ہیں، اور آپ کا پیغام خود بخود اور پوشیدہ طور پر ٹریک ہو جاتا ہے۔ جیسے ہی وصول کنندہ ای میل کھولے گا، آپ کو ایک ملے گا۔سروس کی طرف سے اطلاع اور آپ کے وصول کنندہ کو اس کے بارے میں معلوم نہیں ہوگا۔ آپ جو معلومات حاصل کرتے ہیں وہ خدمت سے مختلف ہوتی ہے۔ ان میں سے اکثر آپ کو بتاتے ہیں کہ آپ کا پیغام کب کھولا گیا، وصول کنندہ کو اسے پڑھنے میں کتنا وقت لگا اور جب اسے پیغام ملا تو وہ کہاں تھا۔

نوٹ: ای میل ٹریکنگ سروسز آپ کو 100% گارنٹی نہیں دے سکتیں۔ کہ آپ کا ای میل پڑھا گیا تھا۔ وہ صرف HTML پیغامات کو ٹریک کرسکتے ہیں (سادہ متن والے نہیں)۔ ایچ ٹی ایم ایل ای میلز میں عام طور پر ایسی تصاویر ہوتی ہیں جو اکثر بطور ڈیفالٹ بند یا بلاک ہوتی ہیں۔ خدمات وصول کنندہ تک پہنچانے کے لیے ای میل کے مواد میں اسکرپٹ داخل کرنے پر انحصار کرتی ہیں، لیکن زیادہ تر تازہ ترین ای میل پروگرام پیغام میں شامل کیے جانے والے غیر محفوظ مواد کے بارے میں انتباہات کو متحرک کرتے ہیں۔ اس لیے بہت ساری ٹریکنگ سروسز کا کام ختم ہو گیا۔

نہ تو آؤٹ لک ڈیلیوری/پڑھی رسیدیں اور نہ ہی ای میل ٹریکنگ سروسز اس بات کی ضمانت دے سکتی ہیں کہ وصول کنندہ نے پیغام پڑھا اور سمجھا۔ لیکن اسی طرح، ترسیل اور پڑھنے کی رسیدیں سب سے زیادہ مفید ٹولز میں سے ہیں جو آؤٹ لک 2016، 2013 اور 2010 آپ کو فراہم کرتے ہیں۔