Tìm hiểu cách thay đổi nhanh màu của toàn bộ hàng dựa trên giá trị của một ô trong trang tính Excel của bạn. Mẹo và ví dụ về công thức cho giá trị số và văn bản.

Tuần trước, chúng ta đã thảo luận về cách thay đổi màu nền của ô dựa trên giá trị của ô. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách đánh dấu toàn bộ hàng trong Excel dựa trên giá trị của một ô, đồng thời tìm thấy một số mẹo và ví dụ về công thức sẽ hoạt động với các giá trị ô văn bản và số.

Cách thay đổi màu hàng dựa trên một số trong một ô duy nhất

Giả sử bạn có một bảng đơn đặt hàng của công ty mình như sau:

Bạn có thể muốn tô màu các hàng theo các cách khác nhau màu dựa trên giá trị ô trong cột Số lượng. để xem nhanh các đơn đặt hàng quan trọng nhất. Điều này có thể dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện của Excel.

1. Bắt đầu bằng việc chọn các ô có màu nền mà bạn muốn thay đổi.
2. Tạo quy tắc định dạng mới bằng cách nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới… trên tab Trang chủ .
3. Trong cửa sổ hộp thoại " Quy tắc định dạng mới " mở ra, hãy chọn tùy chọn " Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng " và nhập công thức sau trong trường " Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng " để đánh dấu các đơn đặt hàng có Số lượng. lớn hơn 4:

   =$C2>4

   Và đương nhiên, bạn có thể sử dụng các toán tử nhỏ hơn (<) và bằng (=) đểtìm và đánh dấu các hàng có Qty. nhỏ hơn 4 hoặc bằng 4:

   Xem thêm: Trộn thư trong Outlook: gửi email hàng loạt riêng lẻ

   =$C2<4

   =$C2=4

   Ngoài ra, hãy chú ý đến ký hiệu đô la $ trước địa chỉ của ô - đó là cần thiết để giữ nguyên ký tự cột khi công thức được sao chép qua hàng. Trên thực tế, đó là thủ thuật áp dụng định dạng cho toàn bộ hàng dựa trên một giá trị trong một ô nhất định.

4. Nhấp vào nút " Định dạng… " và chuyển sang tab Fill để chọn màu nền. Nếu màu mặc định không đủ, hãy nhấp vào nút " Nhiều màu hơn… " để chọn màu theo ý thích của bạn, sau đó nhấp vào OK hai lần.

   Bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ tùy chọn định dạng nào khác, chẳng hạn như màu phông chữ hoặc đường viền ô trên các tab khác của hộp thoại Định dạng ô .

5. Bản xem trước quy tắc định dạng của bạn sẽ trông giống như sau:
6. Nếu đây là cách bạn muốn và bạn hài lòng với màu sắc, hãy nhấp vào OK để xem định dạng mới của bạn có hiệu lực.

   Bây giờ, nếu giá trị trong cột Số lượng. lớn hơn 4, thì toàn bộ hàng trong bảng Excel của bạn sẽ chuyển sang màu xanh dương.

   Xem thêm: Viết hoa chữ cái đầu tiên trong ô Excel

Như bạn có thể thấy, việc thay đổi màu của hàng dựa trên một số trong một ô khá dễ dàng trong Excel. Tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy nhiều ví dụ về công thức hơn và một số mẹo cho các tình huống phức tạp hơn.

Cách áp dụng một số quy tắc với mức độ ưu tiên mà bạn cần

Trong ví dụ trước, bạncó thể muốn đánh dấu các hàng có giá trị khác nhau trong cột Số lượng. bằng các màu khác nhau. Ví dụ: bạn có thể thêm quy tắc để tô bóng các hàng có số lượng từ 10 trở lên. Trong trường hợp này, hãy sử dụng công thức sau:

=$C2>9

Sau khi quy tắc định dạng thứ hai của bạn được tạo, hãy đặt mức độ ưu tiên của quy tắc để cả hai quy tắc của bạn đều hoạt động.

1. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc… .
2. Chọn " Bảng tính này " trong trường " Hiển thị quy tắc định dạng cho ". Nếu bạn muốn quản lý các quy tắc chỉ áp dụng cho lựa chọn hiện tại của mình, hãy chọn " Lựa chọn hiện tại ".
3. Chọn quy tắc định dạng bạn muốn áp dụng trước và di chuyển nó lên đầu danh sách bằng cách sử dụng các mũi tên. Kết quả sẽ giống như sau:

   Nhấp vào nút OK và các hàng tương ứng sẽ ngay lập tức thay đổi màu nền dựa trên các giá trị ô mà bạn đã chỉ định trong cả hai công thức.

Cách thay đổi màu hàng dựa trên giá trị văn bản trong ô

Trong bảng mẫu của chúng tôi, để theo dõi đơn hàng dễ dàng hơn, bạn có thể tô màu các hàng dựa trên các giá trị trong cột Giao hàng , sao cho:

• Nếu một đơn đặt hàng là "Hết hạn sau X ngày", màu nền của các hàng đó sẽ chuyển sang màu màu cam;
• Nếu một mặt hàng là "Đã giao", toàn bộ hàng sẽ có màu xanh lục;
• Nếu một đơn hàng là "Quá hạn", hàngsẽ chuyển sang màu đỏ.

Đương nhiên, màu của hàng sẽ thay đổi nếu trạng thái đơn hàng được cập nhật.

Mặc dù công thức từ ví dụ đầu tiên của chúng tôi có thể áp dụng cho "Đã giao hàng" và "Quá hạn "( =$E2="Delivered" và =$E2="Past Due" ), nhiệm vụ nghe có vẻ phức tạp hơn một chút đối với các lệnh "Đến hạn...". Như bạn thấy, các đơn đặt hàng khác nhau sẽ đến hạn sau 1, 3, 5 ngày trở lên và công thức trên sẽ không hoạt động vì nó được dùng để khớp chính xác.

Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng công cụ TÌM KIẾM cũng hoạt động đối với khớp một phần:

=SEARCH("Due in", $E2)>0

Trong công thức, E2 là địa chỉ của ô mà bạn muốn định dạng dựa trên đó, ký hiệu đô la ($) được sử dụng để khóa tọa độ cột và >0 có nghĩa là định dạng sẽ được áp dụng nếu văn bản đã chỉ định (" Đến hạn " trong trường hợp của chúng tôi) là được tìm thấy ở bất kỳ vị trí nào trong ô.

Tạo ba quy tắc như vậy theo các bước từ ví dụ đầu tiên và kết quả là bạn sẽ có bảng bên dưới:

Đánh dấu hàng nếu ô bắt đầu bằng văn bản cụ thể

Sử dụng >0 trong công thức trên có nghĩa là hàng sẽ được tô màu bất kể văn bản được chỉ định nằm ở đâu trong ô khóa. Ví dụ: cột Giao hàng (F) có thể chứa văn bản " Khẩn cấp, Đến hạn sau 6 giờ " và hàng này cũng sẽ được tô màu.

Để thay đổi màu của hàng khi ô khóa bắt đầu bằng một giá trị cụ thể, hãy sử dụng =1 trong công thức, ví dụ:

=SEARCH("Due in", $E2)=1

trong ô nàytrong trường hợp đó, hàng sẽ chỉ được đánh dấu nếu tìm thấy văn bản đã chỉ định ở vị trí đầu tiên trong ô.

Để quy tắc định dạng có điều kiện này hoạt động chính xác, hãy đảm bảo không có khoảng trắng ở đầu trong cột chính, nếu không bạn có thể vắt óc tìm hiểu lý do tại sao công thức không hoạt động :) Bạn có thể sử dụng công cụ miễn phí này để tìm và xóa khoảng trắng ở đầu và cuối trong trang tính của mình - phần bổ trợ Trim Spaces cho Excel.

Cách thực hiện để thay đổi màu của ô dựa trên giá trị của ô khác

Thực tế, đây chỉ là một biến thể của việc thay đổi màu nền của trường hợp hàng. Nhưng thay vì toàn bộ bảng, bạn chọn một cột hoặc một dải ô mà bạn muốn thay đổi màu ô và sử dụng các công thức được mô tả ở trên.

Ví dụ: chúng ta có thể tạo ba quy tắc như vậy để chỉ tô bóng các ô trong cột " Số đơn hàng " dựa trên giá trị ô khác (giá trị trong cột Giao hàng ).

Cách thay đổi màu của hàng dựa trên một số điều kiện

Nếu bạn muốn tô bóng các hàng bằng cùng một màu dựa trên một số giá trị , thì thay vì tạo một số quy tắc định dạng bạn có thể sử dụng các hàm OR hoặc AND để đặt một số điều kiện.

Ví dụ: chúng ta có thể tô màu các đơn hàng đến hạn trong 1 và 3 ngày bằng màu đỏ và những đơn hàng đến hạn sau 5 và 7 ngày bằng màu đỏ. màu vàng. Các công thức như sau:

=OR($F2="Due in 1 Days", $F2="Due in 3 Days")

=OR($F2="Due in 5 Days", $F2="Due in 7 Days")

Và bạn có thể sử dụng ANDchẳng hạn như chức năng thay đổi màu nền của các hàng có Số lượng. bằng hoặc lớn hơn 5 và bằng hoặc nhỏ hơn 10:

=AND($D2>=5, $D2<=10)

Đương nhiên, bạn không bị giới hạn chỉ sử dụng 2 điều kiện trong các công thức như vậy, bạn có thể tự do sử dụng bao nhiêu tùy ý. Ví dụ:

=OR($F2="Due in 1 Days", $F2="Due in 3 Days", $F2="Due in 5 Days")

Mẹo: Bây giờ bạn đã biết cách tô màu các ô để phân biệt giữa các loại giá trị khác nhau, bạn có thể muốn biết có bao nhiêu ô được đánh dấu bằng một màu nhất định và tính toán tổng các giá trị trong các ô đó. Tin vui là bạn cũng có thể tự động hóa việc này và bạn sẽ tìm thấy giải pháp trong bài viết này: Cách đếm, tính tổng và lọc các ô theo màu trong Excel.

Đây chỉ là một vài trong số rất nhiều cách có thể áp dụng kẻ sọc trang tính Excel của bạn dựa trên giá trị của một ô sẽ đáp ứng với thay đổi dữ liệu trong ô đó. Nếu bạn cần điều gì đó khác biệt cho tập dữ liệu của mình, hãy gửi nhận xét cho chúng tôi và chúng tôi sẽ cố gắng tìm ra điều này.