Doriți să vă asigurați că oamenii primesc e-mailurile dvs.? Livrarea și confirmările de primire a citirii din Outlook vă vor notifica atunci când mesajul dvs. este livrat și deschis. În acest articol veți învăța cum să urmăriți mesajele trimise și să dezactivați cererile de confirmare a citirii în Outlook 2019, 2016 și 2013.

Am trimis-o, dar au primit-o? Presupun că această întrebare arzătoare ne pune pe toți în încurcătură din când în când. Din fericire, Microsoft Outlook are două opțiuni excelente care îi ajută pe utilizatori să afle ce s-a întâmplat cu e-mailurile lor după ce au apăsat butonul Trimitere. Acestea sunt Outlook Read și Delivery Receipts.

Atunci când trimiteți un mesaj important, puteți solicita una dintre ele sau ambele deodată. Sau puteți adăuga confirmări de primire a citirii la toate e-mailurile dvs. Este chiar posibil să creați o regulă specială de primire a citirii sau să dezactivați solicitările de primire a citirii dacă acestea devin enervante. Doriți să știți cum să faceți acest lucru? Citiți acest articol!

Solicitarea de livrare și citirea chitanțelor

Pentru început, să definim diferența dintre chitanțele de livrare și cele de citire. A chitanță de livrare vă informează că mesajul dvs. de e-mail a fost sau nu a fost livrat în căsuța poștală a destinatarului. A chitanță de citire arată că mesajul a fost deschis.

Atunci când trimiteți un e-mail, acesta ajunge la serverul de e-mail al destinatarului, care îl livrează în căsuța de primire a acestuia. Astfel, atunci când primiți confirmarea de primire, aceasta arată că mesajul a ajuns cu succes la serverul de e-mail vizat. Aceasta nu garantează că e-mailul se află în căsuța de primire a destinatarului. Acesta poate fi eliminat din greșeală în dosarul de e-mailuri nedorite.

Confirmarea de citire este trimisă de persoana care deschide mesajul. Dacă ați primit o confirmare că e-mailul dvs. a fost citit de către destinatar, este evident că e-mailul a fost și livrat. Dar nu și invers.

Acum aș dori să vă arăt cum să solicitați confirmări de primire și de citire pentru un singur mesaj și pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți. De asemenea, veți vedea cum să setați o regulă bazată pe obținerea de confirmări de primire și de citire în Outlook 2013.

Urmăriți un singur mesaj

Dacă trimiteți un mesaj foarte important și doriți să fiți sigur că destinatarul îl va primi și îl va deschide, puteți adăuga cu ușurință cereri de livrare și de citire la acest mesaj unic:

• Creați un nou e-mail.
• Faceți clic pe butonul OPȚIUNI în fila Email nou fereastră.
• Bifați caseta "Solicitați o chitanță de livrare și "Solicitați o chitanță de citire casetele din Urmărire grup.
• Apăsați Trimiteți .

De îndată ce mesajul este livrat și destinatarul îl deschide, veți primi o notificare de citire a e-mailului, ca cea de mai jos.

Vedeți că o notificare obișnuită de e-mail conține în mod normal numele și adresa de e-mail a destinatarului, subiectul, data și ora trimiterii e-mailului și momentul în care destinatarul l-a deschis.

Apropo, dacă după ce ați trimis un mesaj ați descoperit că ați uitat să atașați un fișier sau să specificați ceva foarte important, puteți reaminti acel mesaj trimis.

Urmăriți toate e-mailurile trimise

Să ne imaginăm o altă situație. Să presupunem că toate e-mailurile pe care le trimiteți sunt cruciale și doriți să verificați de două ori dacă fiecare scrisoare ajunge la destinatar. Atunci este mai bine să solicitați primirea și citirea chitanțelor pentru toate mesajele trimise:

• Faceți clic pe butonul FILE tab.
• Alegeți Opțiuni formează FILE meniu.
• Faceți clic pe Mail în Opțiuni Outlook fereastra de dialog.
• Derulați în jos până la Urmărire zonă.
• Verificați "Confirmare de primire a mesajului care confirmă că mesajul a fost livrat pe serverul de e-mail al destinatarului și 'Confirmare de citire care confirmă că destinatarul a vizualizat mesajul' cutii.
• Faceți clic pe OK .

Acum știi cum să urmărești un singur mesaj și toate mesajele de e-mail trimise. Dar dacă vrei să primești chitanțe de citire numai pentru mesajele de e-mail care au atașamente sau pentru cele care au anumite cuvinte în subiect sau în corp? Află soluția în următoarea parte a articolului.

Creați o regulă de primire a citirii

Outlook 2010 și 2013 oferă posibilitatea de a seta o regulă specială pentru a primi confirmări de primire și de citire. Aceasta înseamnă că veți primi notificările dacă sunt îndeplinite anumite condiții. Urmați pașii de mai jos pentru a seta o regulă în funcție de nevoile dvs:

• Lansarea Outlook.
• Mergeți la la HOME tab -> Mutarea grup.
• Faceți clic pe Reguli .
• Alegeți Gestionați regulile și alertele de la opțiunea Reguli lista derulantă.
• Faceți clic pe butonul Reguli de e-mail în fereastra care se afișează pe ecran.
• Apăsați butonul Regula nouă pentru a porni Expertul în reguli .
• Selectați 'Aplică regula la mesajele pe care le primesc' sau 'Aplică regula la mesajele pe care le trimit' în Începeți de la o regulă albă secțiune.
• Faceți clic pe Următorul .
• Bifați afecțiunea (afecțiunile) din lista propusă.

De exemplu, selectez condiția "cu cuvinte specifice în adresa destinatarului Înseamnă că solicit o confirmare de primire numai de la destinatarii care au anumite cuvinte în adresele lor de e-mail. Ce sunt cuvintele specifice? Nu ezitați să descoperiți mai jos.

• În câmpul de sub lista de condiții, faceți clic pe butonul link (valoarea subliniată) pentru a edita descrierea regulii.

În cazul meu, valoarea subliniată este "cuvinte specifice .

• Introduceți un cuvânt sau o frază pe care să o căutați în adresa destinatarului.
• Faceți clic pe Adăugați iar cuvintele vor apărea în lista de căutare.
• Faceți clic pe OK pentru a salva modificările.

Ne-am întors la Expertul în reguli iar în câmpul de sub lista de condiții pot vedea că descrierea regulii este aproape completă.

• Faceți clic pe Următorul pentru a trece la lista de acțiuni.
• Bifați acțiunea necesară. În cazul meu, vreau să fiu notificat când mesajul este citit, așa că aleg opțiunea "anunță-mă când este citit opțiune.
• Faceți clic pe Următorul .
• Alegeți orice excepție de la regulă, dacă considerați că este necesar.

Eu nu am nevoie de niciunul pentru a mea.

• Faceți clic pe Următorul.
• Verificați dacă totul este corect în descrierea regulii dvs. Puteți, de asemenea, să specificați un nume pentru regulă sau să configurați opțiunile regulii.
• Faceți clic pe Finisaj .
• În Reguli și alerte fereastră primul clic Aplicați , și apoi BINE.

Acum este stabilită regula de solicitare a unei confirmări de primire a citirii! Astfel, voi primi confirmări de primire a citirii numai pentru e-mailurile pe care le trimit la adresele cu anumite cuvinte.

Urmăriți răspunsurile de primire

În loc să răsfoiți sute de chitanțe de citire în căsuța de primire, utilizați următorul truc pentru a vedea toți destinatarii care v-au citit e-mailul.

• Mergeți la Articole trimise dosar.
• Deschideți mesajul pe care l-ați trimis cu o cerere. În mod normal, acesta este marcat cu un semn special, ca în imaginea de mai jos.
• Faceți clic pe Urmărire în Arată grupul de pe MESAJ tab.

Acum puteți vedea câți destinatari au citit mesajul dvs. și când au făcut-o.

Notă: În cazul în care Urmărire nu apare până când nu primiți cel puțin o chitanță. După ce primiți prima chitanță în căsuța poștală, este posibil să treacă câteva minute până când butonul devine disponibil.

Dezactivarea cererilor de primire a citirii

Acum să analizăm cererea de confirmare de primire a citirii din punctul de vedere al destinatarului.

Dacă o primiți o dată pe an, este probabil să confirmați că ați primit mesajul, dar dacă vi se cere în mod constant să trimiteți o confirmare de primire pentru fiecare mesaj pe care îl primiți, s-ar putea ca într-o zi să vă enervați. Ce puteți face?

Metoda 1.

Cererea de confirmare de primire a citirii în Outlook 2013 arată ca în următoarea captură de ecran.

Notă: Mesajul de solicitare se afișează numai dacă faceți dublu clic pe e-mail pentru a-l deschide. Dacă citiți mesajul în panoul de previzualizare, fereastra de solicitare nu se va afișa. În acest caz, trebuie să treceți la un alt e-mail pentru ca cererea de confirmare de primire a citirii să apară.

Dacă nu doriți ca expeditorul să știe că ați deschis și ați citit acest e-mail, alegeți pur și simplu Nu . totuși, este posibil să primiți din nou solicitarea. Dacă nu doriți ca acest lucru să se întâmple, selectați opțiunea "Nu mă mai întrebați despre trimiterea chitanțelor caseta de selectare.

Data viitoare când veți primi mesajul care include o cerere de confirmare de primire a citirii, Outlook nu va afișa nicio notificare.

Metoda 2

Există o altă modalitate de a bloca cererile de primire a citirii.

• Mergeți la FILE -> Opțiuni .
• Alegeți Mail de la Opțiuni Outlook și coborâți la meniul Urmărire zonă.
• Selectați "Nu trimiteți niciodată o confirmare de primire a citirii buton radio.
• Faceți clic pe OK .

Dacă alegeți "Trimiteți întotdeauna o confirmare de primire a citirii opțiune, Outlook va returna automat chitanțele către expeditori. Mesajul de solicitare nu vă va mai deranja. Pare o altă soluție bună. :)

Sfat: Fiți atenți la linkurile pe care faceți clic în e-mailurile pe care le primiți. Toate URL-shorteners (de exemplu, bit.ly) pot urmări clicurile pe care le faceți. Mesajul poate conține și o imagine de urmărire, astfel încât atunci când încărcați imaginea poate activa un cod de urmărire și va deveni clar că e-mailul a fost deschis.

Servicii de urmărire a e-mailurilor

Dacă atât expeditorul, cât și destinatarul folosesc Microsoft Outlook cu Exchange Server, nu este deloc o problemă să solicitați confirmări de primire și să primiți o notificare atunci când e-mailul este deschis de către destinatar. Dar nu toți clienții de e-mail acceptă această funcție de confirmare a corespondenței. Ce ar trebui să faceți atunci?

Există o varietate de servicii disponibile pentru urmărirea e-mailurilor dvs. Cele mai cunoscute sunt getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Toate acestea folosesc același principiu în activitatea lor. Când sunteți gata să trimiteți mesajul dvs., trebuie doar să adăugați adresa serviciului de urmărire la adresa de e-mail a destinatarului, iar mesajul dvs. se dovedește a fi urmărit automat și invizibil. De îndată ce destinataruldeschide e-mailul, veți primi o notificare din partea serviciului, iar destinatarul nu va ști despre acest lucru. Informațiile pe care le obțineți variază de la un serviciu la altul. Majoritatea vă spun când a fost deschis mesajul, cât timp i-a luat destinatarului să îl citească și unde se afla destinatarul când a primit mesajul.

Notă: Serviciile de urmărire a e-mailurilor nu vă pot garanta 100% că e-mailul dvs. a fost citit. Acestea pot urmări doar mesajele HTML (nu și pe cele cu text simplu). E-mailurile HTML conțin în mod normal imagini care sunt deseori dezactivate în mod implicit sau blocate. Serviciile se bazează pe inserarea de scripturi în conținutul e-mailului care urmează să fie livrat destinatarului, dar majoritatea programelor de e-mail actualizate declanșează alerte privind conținutul nesigur.Din acest motiv, activitatea multor servicii de urmărire a ajuns la final.

Nici primirea de livrare / citire din Outlook, nici serviciile de urmărire a e-mailurilor nu sunt în măsură să garanteze că destinatarul a citit și a înțeles mesajul. Dar, cu toate acestea, primirea de livrare și citire se numără printre cele mai utile instrumente pe care vi le oferă Outlook 2016, 2013 și 2010.