Apakah Anda ingin memastikan bahwa orang-orang mendapatkan email Anda? Pengiriman Outlook dan tanda terima baca akan memberi tahu Anda saat pesan Anda terkirim dan dibuka. Pada artikel ini Anda akan mempelajari cara melacak pesan terkirim dan menonaktifkan permintaan tanda terima baca di Outlook 2019, 2016, dan 2013.

Saya sudah mengirimnya, tetapi apakah mereka menerimanya? Saya kira, pertanyaan yang membara ini membingungkan kita semua setiap saat. Untungnya, Microsoft Outlook memiliki dua opsi hebat yang membantu pengguna mengetahui apa yang terjadi pada email mereka setelah mereka menekan tombol Kirim. Ini adalah Outlook Read dan Delivery Receipts.

Ketika Anda mengirim pesan penting, Anda dapat meminta salah satu atau keduanya sekaligus. Atau Anda dapat menambahkan tanda terima baca ke semua email Anda. Bahkan dimungkinkan untuk membuat aturan tanda terima baca khusus atau menonaktifkan permintaan tanda terima baca jika mereka menjadi mengganggu. Apakah Anda ingin tahu bagaimana melakukannya? Silakan dan baca artikel ini!

Meminta pengiriman dan membaca tanda terima

Pertama-tama, mari kita definisikan perbedaan antara tanda terima pengiriman dan tanda terima baca. A tanda terima pengiriman menginformasikan bahwa pesan email Anda telah atau tidak terkirim ke kotak surat penerima. baca tanda terima menunjukkan bahwa pesan telah dibuka.

Ketika Anda mengirim email, email akan masuk ke server email penerima, yang mengirimkannya ke kotak masuk mereka. Jadi, ketika Anda mendapatkan tanda terima pengiriman, itu menunjukkan bahwa pesan berhasil mencapai server email yang dituju. Itu tidak menjamin bahwa email tersebut ada di kotak masuk penerima. Itu bisa saja secara tidak sengaja dihapus ke folder email sampah.

Tanda terima baca dikirim oleh orang yang membuka pesan. Jika Anda mendapat konfirmasi bahwa email Anda telah dibaca oleh penerima, jelas bahwa email tersebut juga terkirim. Tetapi tidak sebaliknya.

Sekarang saya ingin menunjukkan kepada Anda cara meminta tanda terima pengiriman dan baca untuk satu pesan dan untuk semua email yang Anda kirim. Anda juga akan melihat cara menetapkan aturan berdasarkan mendapatkan tanda terima pengiriman dan baca di Outlook 2013.

Melacak satu pesan

Jika Anda mengirim pesan yang sangat penting dan ingin memastikan bahwa penerima akan mendapatkannya dan membukanya, Anda dapat dengan mudah menambahkan permintaan pengiriman dan baca ke pesan tunggal ini:

• Buat email baru.
• Klik pada PILIHAN tab di Email Baru jendela.
• Centang 'Minta Resi Pengiriman' dan 'Meminta Tanda Terima Baca' kotak di dalam Pelacakan kelompok.
• Tekan Kirim .

Segera setelah pesan terkirim dan penerima membukanya, Anda akan mendapatkan notifikasi email sudah dibaca seperti di bawah ini.

Anda melihat bahwa notifikasi email yang umum biasanya berisi nama dan alamat email penerima, subjek, tanggal dan waktu pengiriman email, dan kapan penerima membukanya.

Ngomong-ngomong, jika setelah mengirim pesan, ternyata Anda lupa melampirkan file atau menentukan sesuatu yang sangat penting, Anda bisa menarik kembali pesan yang terkirim itu.

Mengawasi semua email yang terkirim

Misalkan, semua email yang Anda kirim sangat penting dan Anda ingin memeriksa ulang bahwa setiap surat mencapai penerimanya. Maka lebih baik meminta tanda terima pengiriman dan baca untuk semua pesan keluar:

• Klik pada FILE tab.
• Pilih Opsi membentuk FILE menu.
• Klik pada Surat di Opsi Outlook jendela dialog.
• Gulir ke bawah ke Pelacakan area.
• Periksa 'Tanda terima pengiriman yang mengkonfirmasikan bahwa pesan telah terkirim ke server email penerima' dan 'Baca tanda terima yang mengonfirmasi bahwa penerima melihat pesan' kotak.
• Klik OK .

Sekarang Anda tahu cara melacak satu pesan dan semua email keluar. Bagaimana jika Anda ingin mendapatkan tanda terima baca hanya untuk email yang memiliki lampiran atau untuk email yang memiliki kata-kata tertentu dalam subjek atau isi? Cari tahu solusinya di bagian selanjutnya dari artikel ini.

Membuat aturan tanda terima baca

Outlook 2010 dan 2013 memungkinkan untuk menetapkan aturan khusus untuk mendapatkan tanda terima pengiriman dan tanda terima baca. Artinya, Anda akan mendapatkan notifikasi jika kondisi tertentu terpenuhi. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyetel aturan sesuai dengan kebutuhan Anda:

• Meluncurkan Outlook.
• Pergi ke yang RUMAH tab -> Pindah kelompok.
• Klik pada Aturan .
• Pilih Kelola Aturan &; Peringatan opsi dari Aturan daftar drop-down.
• Klik pada Aturan Email tab di jendela yang ditampilkan pada layar Anda.
• Tekan tombol Aturan Baru untuk memulai Penyihir Aturan .
• Pilih 'Terapkan aturan pada pesan yang saya terima' atau 'Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim' di Mulai dari aturan kosong bagian.
• Klik Berikutnya .
• Centang kondisi dari daftar yang disarankan.

Contohnya, saya memilih kondisi 'dengan kata-kata tertentu dalam alamat penerima' Artinya, saya meminta tanda terima baca hanya dari penerima yang memiliki kata-kata tertentu di alamat email mereka. Apa kata-kata tertentu itu? Silakan temukan di bawah ini.

• Di bidang di bawah daftar kondisi, klik pada tombol link (nilai yang digarisbawahi) untuk mengedit deskripsi aturan.

Dalam kasus saya, nilai yang digarisbawahi adalah 'kata-kata tertentu' .

• Ketik kata atau frasa yang akan dicari di alamat penerima.
• Klik Tambahkan dan kata-kata tersebut akan muncul dalam daftar pencarian.
• Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Kita kembali ke Penyihir Aturan dan di bidang di bawah daftar kondisi, saya dapat melihat bahwa deskripsi aturan hampir lengkap.

• Klik Berikutnya untuk beralih ke daftar tindakan.
• Dalam kasus saya, saya ingin diberitahu ketika pesan dibaca, jadi saya memilih tombol 'beritahu saya ketika sudah dibaca' pilihan.
• Klik Berikutnya .
• Pilih pengecualian apa pun pada aturan Anda, jika menurut Anda itu perlu.

Saya tidak memerlukannya untuk milik saya.

• Klik Selanjutnya.
• Periksa apakah semuanya sudah benar dalam deskripsi aturan Anda. Anda juga bisa menentukan nama untuk aturan atau menyiapkan opsi aturan.
• Klik Selesai .
• Dalam Aturan dan Peringatan jendela klik pertama Terapkan dan kemudian BAIKLAH.

Sekarang aturan untuk meminta tanda terima baca sudah diatur! Jadi, saya akan mendapatkan tanda terima baca hanya untuk email yang saya kirim ke alamat dengan kata-kata tertentu.

Lacak respons penerimaan

Daripada menggulir ratusan tanda terima baca di kotak masuk Anda, gunakan trik berikut untuk melihat semua penerima yang membaca email Anda.

• Pergi ke Item yang Dikirim folder.
• Buka pesan yang Anda kirimkan dengan permintaan. Biasanya ditandai dengan tanda khusus seperti pada gambar di bawah ini.
• Klik Pelacakan di Tunjukkan kelompok pada PESAN tab.

Sekarang Anda dapat melihat berapa banyak penerima yang membaca pesan Anda dan kapan mereka melakukannya.

Catatan: The Pelacakan Setelah Anda mendapatkan tanda terima pertama di Inbox Anda, mungkin diperlukan beberapa menit sebelum tombol tersedia.

Nonaktifkan permintaan tanda terima baca

Sekarang mari kita lihat permintaan read receipt dari sudut pandang penerima.

Jika Anda mendapatkannya setahun sekali, Anda mungkin akan mengkonfirmasi bahwa Anda menerima pesan tersebut. Tetapi jika Anda terus-menerus diminta untuk mengirim tanda terima baca untuk setiap pesan yang Anda terima, suatu hari hal itu dapat membuat Anda gelisah. Apa yang dapat Anda lakukan?

Metode 1.

Permintaan tanda terima baca di Outlook 2013 terlihat seperti pada tangkapan layar berikut.

Catatan: Pesan permintaan hanya ditampilkan jika Anda mengklik dua kali email untuk membukanya. Jika Anda membaca pesan di panel pratinjau, jendela permintaan tidak akan muncul. Dalam hal ini, Anda perlu beralih ke email lain agar permintaan tanda terima baca muncul.

Jika Anda tidak ingin pengirim mengetahui bahwa Anda membuka dan membaca email khusus ini, cukup pilih Tidak . tetap saja Anda kemungkinan akan mendapatkan permintaan itu lagi. Jika Anda tidak ingin hal itu terjadi, pilih tombol 'Jangan tanya saya tentang pengiriman tanda terima lagi' kotak centang.

Lain kali Anda mendapatkan pesan yang menyertakan permintaan tanda terima baca, Outlook tidak akan menampilkan pemberitahuan apa pun.

Metode 2

Ada cara lain untuk memblokir permintaan read receipt.

• Pergi ke FILE -> Opsi .
• Pilih Surat dari Opsi Outlook dan turun ke menu Pelacakan area.
• Pilih 'Jangan pernah mengirim tanda terima baca' tombol radio.
• Klik OK .

Jika Anda memilih 'Selalu mengirim tanda terima baca' Outlook akan secara otomatis mengembalikan tanda terima kepada pengirim. Pesan permintaan tidak akan mengganggu Anda lagi. Sepertinya jalan keluar lain yang bagus. :)

Tip: Perhatikan tautan yang Anda klik di email yang Anda terima. Semua penyingkat URL (misalnya, bit.ly) dapat melacak klik Anda. Pesan juga dapat berisi gambar pelacakan, jadi ketika Anda mengunggah gambar itu dapat mengaktifkan kode pelacakan dan akan menjadi jelas bahwa email dibuka.

Layanan Pelacakan Email

Jika pengirim dan penerima menggunakan Microsoft Outlook dengan Exchange Server, tidak masalah sama sekali untuk meminta tanda terima pengiriman dan mendapatkan notifikasi ketika email dibuka oleh penerima. Tetapi tidak semua klien email mendukung fitur konfirmasi email ini. Lalu apa yang harus Anda lakukan?

Ada berbagai layanan yang tersedia untuk melacak email Anda. Yang paling terkenal adalah getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Mereka semua menggunakan prinsip yang sama dalam pekerjaan mereka. Ketika Anda siap untuk mengirim pesan Anda, Anda hanya menambahkan alamat layanan pelacakan ke alamat email penerima, dan pesan Anda ternyata secara otomatis dan tidak terlihat terlacak.Informasi yang Anda dapatkan bervariasi dari satu layanan ke layanan lainnya. Sebagian besar dari mereka memberi tahu Anda kapan pesan Anda dibuka, berapa lama waktu yang dibutuhkan penerima untuk membacanya, dan di mana penerima berada ketika dia menerima pesan tersebut.

Catatan: Layanan pelacakan email tidak dapat memberikan jaminan 100% bahwa email Anda telah dibaca. Mereka hanya dapat melacak pesan HTML (bukan pesan teks biasa). Email HTML biasanya berisi gambar yang sering dimatikan secara default atau diblokir. Layanan ini mengandalkan penyisipan skrip dalam konten email yang akan dikirimkan ke penerima, tetapi sebagian besar program email terbaru memicu peringatan tentang konten yang tidak aman.Itulah sebabnya pekerjaan banyak layanan pelacakan berakhir.

Baik tanda terima pengiriman / baca Outlook maupun layanan pelacakan email tidak dapat menjamin bahwa penerima membaca dan memahami pesan tersebut. Namun demikian, tanda terima pengiriman dan baca adalah salah satu alat paling berguna yang disediakan Outlook 2016, 2013, dan 2010 untuk Anda.