Trong bài học nhanh này, bạn sẽ học cách lọc động trong Excel bằng công thức. Ví dụ để lọc các mục trùng lặp, các ô chứa văn bản nhất định, với nhiều tiêu chí, v.v.

Bạn thường lọc trong Excel như thế nào? Đối với hầu hết các phần, bằng cách sử dụng Bộ lọc tự động và trong các tình huống phức tạp hơn với Bộ lọc nâng cao. Nhanh chóng và mạnh mẽ, những phương pháp này có một nhược điểm đáng kể - chúng không tự động cập nhật khi dữ liệu của bạn thay đổi, nghĩa là bạn sẽ phải dọn dẹp và lọc lại. Sự ra đời của hàm FILTER trong Excel 365 trở thành một giải pháp thay thế được chờ đợi từ lâu cho các tính năng thông thường. Không giống như chúng, các công thức Excel tự động tính toán lại với mỗi thay đổi của trang tính, vì vậy, bạn chỉ cần thiết lập bộ lọc của mình một lần!

Hàm Excel FILTER

Hàm FILTER trong Excel được sử dụng để lọc một dải dữ liệu dựa trên tiêu chí mà bạn chỉ định.

Hàm này thuộc danh mục hàm Mảng động. Kết quả là một mảng các giá trị tự động tràn vào một dải ô, bắt đầu từ ô mà bạn nhập công thức.

Cú pháp của hàm FILTER như sau:

Ở đâu:

• Mảng (bắt buộc) - phạm vi hoặc mảng giá trị mà bạn muốn lọc.
• Bao gồm (bắt buộc) - tiêu chí được cung cấp dưới dạng mảng Boolean (giá trị TRUE và FALSE).

  Nóthậm chí hàng trăm cột, chắc chắn bạn có thể muốn giới hạn kết quả ở một số cột quan trọng nhất.

  Ví dụ 1. Lọc một số cột liền kề

  Trong trường hợp bạn muốn một số cột lân cận xuất hiện trong kết quả FILTER, chỉ bao gồm các cột đó trong mảng vì chính đối số này xác định cột nào sẽ trả về.

  Trong ví dụ cơ bản về công thức FILTER, giả sử bạn muốn trả về 2 cột đầu tiên ( Tên và Nhóm ). Vì vậy, bạn cung cấp A2:B13 cho đối số mảng :

  =FILTER(A2:B13, B2:B13=F1, "No results")

  Kết quả là chúng tôi nhận được danh sách những người tham gia của nhóm mục tiêu được xác định trong F1:

  

  Ví dụ 2. Lọc các cột không liền kề

  Để hàm FILTER trả về các cột không liền kề, hãy sử dụng thủ thuật thông minh này:

  1. Tạo công thức LỌC với (các) điều kiện mong muốn bằng cách sử dụng toàn bộ bảng cho mảng .
  2. Nối công thức trên bên trong một hàm LỌC khác. Để định cấu hình hàm "trình bao bọc", hãy sử dụng hằng số mảng gồm các giá trị TRUE và FALSE hoặc 1 và 0 cho đối số bao gồm , trong đó TRUE (1) đánh dấu các cột sẽ được giữ và FALSE (0) đánh dấu các cột các cột bị loại trừ.

  Ví dụ: để chỉ trả về Tên (cột thứ nhất) và Thắng lợi (cột thứ 3), chúng tôi đang sử dụng {1, 0,1} hoặc {TRUE,FALSE,TRUE} cho đối số bao gồm của hàm FILTER bên ngoài:

  =FILTER(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), {1,0,1})

  Hoặc

  =FILTER(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), {TRUE,FALSE,TRUE})

  

  Làm thế nào để hạn chếsố lượng hàng mà hàm FILTER trả về

  Nếu công thức FILTER của bạn tìm thấy khá nhiều kết quả, nhưng trang tính của bạn có không gian hạn chế và bạn không thể xóa dữ liệu bên dưới, thì bạn có thể giới hạn số lượng hàng mà hàm FILTER trả về .

  Hãy xem cách nó hoạt động trên một ví dụ về công thức đơn giản kéo người chơi khỏi nhóm mục tiêu trong F1:

  =FILTER(A2:C13, B2:B13=F1)

  Công thức trên cho ra tất cả các bản ghi mà nó tìm thấy, 4 hàng trong trường hợp của chúng tôi. Nhưng giả sử bạn chỉ có không gian cho hai người. Để chỉ xuất 2 hàng tìm thấy đầu tiên, bạn cần làm như sau:

  • Cắm công thức FILTER vào đối số mảng của hàm INDEX.
  • Đối với đối số row_num của INDEX, hãy sử dụng hằng số mảng dọc như {1;2}. Nó xác định có bao nhiêu hàng cần trả về (2 trong trường hợp của chúng tôi).
  • Đối với đối số column_num , hãy sử dụng hằng số mảng ngang như {1,2,3}. Nó chỉ định cột nào sẽ trả về (3 cột đầu tiên trong ví dụ này).
  • Để xử lý các lỗi có thể xảy ra khi không tìm thấy dữ liệu nào phù hợp với tiêu chí của bạn, bạn có thể bọc công thức của mình trong hàm IFERROR.

Công thức hoàn chỉnh có dạng này:

=IFERROR(INDEX(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), {1;2}, {1,2,3}), "No result")

Khi làm việc với các bảng lớn, việc viết hằng số mảng theo cách thủ công có thể khó khăn khá cồng kềnh. Không thành vấn đề, hàm SEQUENCE có thể tự động tạo các số thứ tự cho bạn:

=IFERROR(INDEX(FILTER(A2:C13, B2:B13=F1), SEQUENCE(2), SEQUENCE(1, COLUMNS(A2:C13))), "No result")

SEQUENCE đầu tiên tạo ra một mảng dọcchứa nhiều số thứ tự như được chỉ định trong đối số đầu tiên (và duy nhất). SEQUENCE thứ hai sử dụng hàm COLUMNS để đếm số cột trong tập dữ liệu và tạo ra một mảng ngang tương đương.

Mẹo. Để trả về dữ liệu từ cột cụ thể , không phải tất cả các cột, trong hằng số mảng ngang mà bạn sử dụng cho đối số column_num của INDEX, chỉ bao gồm những số cụ thể đó. Chẳng hạn, để trích xuất dữ liệu từ cột thứ nhất và thứ ba, hãy sử dụng {1,3}.

Hàm Excel FILTER không hoạt động

Trong trường hợp khi công thức Excel FILTER của bạn dẫn đến lỗi, rất có thể đó sẽ là một trong các lỗi sau:

#CALC! lỗi

Xảy ra nếu đối số if_empty tùy chọn bị bỏ qua và không tìm thấy kết quả nào đáp ứng tiêu chí. Lý do là hiện tại Excel không hỗ trợ mảng rỗng. Để ngăn những lỗi như vậy, hãy đảm bảo luôn xác định giá trị if_empty trong công thức của bạn.

Lỗi #VALUE

Xảy ra khi mảng và <Đối số 1>include có thứ nguyên không tương thích.

#N/A, #VALUE, v.v.

Có thể xảy ra các lỗi khác nhau nếu một số giá trị trong đối số include là lỗi hoặc không thể chuyển đổi thành giá trị Boolean.

Lỗi #NAME

Xảy ra khi cố gắng sử dụng FILTER trong phiên bản Excel cũ hơn. Hãy nhớ rằng đây là một chức năng mới, chỉ có trong Office 365 và Excel 2021.

TrongExcel mới, lỗi #NAME xảy ra nếu bạn vô tình viết sai tên của hàm.

Lỗi #SPILL

Thông thường, lỗi này xảy ra nếu một hoặc nhiều ô trong phạm vi tràn không hoàn toàn trống . Để khắc phục, chỉ cần xóa hoặc xóa các ô không trống. Để điều tra và giải quyết các trường hợp khác, vui lòng xem #SPILL! lỗi trong Excel: ý nghĩa và cách khắc phục.

#REF! lỗi

Xảy ra khi một công thức LỌC được sử dụng giữa các sổ làm việc khác nhau và sổ làm việc nguồn bị đóng.

Đó là cách sắp xếp dữ liệu động trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Tải xuống sách bài tập thực hành

Lọc trong Excel bằng công thức (tệp .xlsx)

Hàm FILTER chỉ khả dụng trong Excel dành cho Microsoft 365 và Excel 2021. Trong Excel 2019, Excel 2016 và các phiên bản cũ hơn, công thức này không được hỗ trợ.

Công thức Excel FILTER cơ bản

Để bắt đầu, chúng ta hãy thảo luận về một số trường hợp rất đơn giản chỉ để đạt được hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của một công thức Excel để lọc dữ liệu.

Từ tập dữ liệu bên dưới, giả sử bạn muốn trích xuất các bản ghi có giá trị cụ thể trong cột Nhóm , chẳng hạn như nhóm C. Để hoàn thành, chúng tôi cung cấp biểu thức B2:B13="C" cho đối số include , đối số này sẽ tạo ra một mảng Boolean bắt buộc, với TRUE tương ứng với các giá trị "C".

=FILTER(A2:C13, B2:B13="C", "No results")

Trong thực tế, sẽ thuận tiện hơn nếu nhập tiêu chí vào một ô riêng biệt, ví dụ: F1 và sử dụng tham chiếu ô thay vì mã hóa cứng giá trị trực tiếp trong công thức:

=FILTER(A2:C13, B2:B13=F1, "No results")

Không giống như tính năng Bộ lọc của Excel, hàm này không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu gốc. Nó trích xuất các bản ghi đã lọc vào cái gọi là phạm vi tràn (E4:G7 trong ảnh chụp màn hình bên dưới), bắt đầu từ ô nơi công thức được nhập:

Nếu không có bản ghi nào phù hợp với tiêu chí đã chỉ định, công thức sẽ trả về giá trị bạn đặt trongĐối số if_empty , "Không có kết quả" trong ví dụ này:

Nếu bạn muốn không trả lại gì trong trường hợp này, thì cung cấp một chuỗi trống ("") cho đối số cuối cùng:

=FILTER(A2:C13, B2:B13=F1, "")

Trong trường hợp dữ liệu của bạn được sắp xếp theo chiều ngang từ trái sang phải như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chức năng LỌC cũng sẽ hoạt động tốt. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn xác định phạm vi phù hợp cho các đối số mảng và bao gồm để mảng nguồn và mảng Boolean có cùng chiều rộng:

=FILTER(B2:M4, B3:M3= B7, "No results")

Hàm FILTER trong Excel - lưu ý sử dụng

Để lọc hiệu quả trong Excel bằng công thức, đây là một số điểm quan trọng cần lưu ý:

• Chức năng FILTER tự động hiển thị kết quả theo chiều dọc hoặc chiều ngang trong trang tính, tùy thuộc vào cách tổ chức dữ liệu gốc của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có đủ các ô trống phía dưới và bên phải, nếu không, bạn sẽ gặp lỗi #SPILL.
• Kết quả của hàm FILTER trong Excel là động, nghĩa là chúng tự động cập nhật khi các giá trị trong tập dữ liệu ban đầu thay đổi. Tuy nhiên, phạm vi được cung cấp cho đối số mảng không được cập nhật khi các mục nhập mới được thêm vào dữ liệu nguồn. Nếu bạn muốn mảng tự động thay đổi kích thước, thì hãy chuyển đổi nó thành bảng Excel và xây dựng công thức với các tham chiếu có cấu trúc hoặc tạo một dải ô được đặt tên động.

Cách lọc trong Excel -ví dụ về công thức

Bây giờ bạn đã biết cách thức hoạt động của một công thức bộ lọc Excel cơ bản, đã đến lúc tìm hiểu một số thông tin chi tiết về cách có thể mở rộng công thức này để giải quyết các tác vụ phức tạp hơn.

Lọc với nhiều tiêu chí (VÀ logic)

Để lọc dữ liệu có nhiều tiêu chí, bạn cung cấp hai hoặc nhiều biểu thức logic cho đối số include :

Thao tác nhân xử lý các mảng với logic AND , đảm bảo rằng chỉ những bản ghi đáp ứng tất cả các tiêu chí mới được trả về. Về mặt kỹ thuật, nó hoạt động theo cách này:

Kết quả của mỗi biểu thức logic là một mảng các giá trị Boolean, trong đó TRUE bằng 1 và FALSE bằng 0. Sau đó, các phần tử của tất cả các mảng ở cùng vị trí được nhân lên . Vì nhân với 0 luôn cho kết quả bằng 0, nên chỉ những mục có tất cả các tiêu chí là TRUE mới được đưa vào mảng kết quả và do đó, chỉ những mục đó được trích xuất.

Các ví dụ bên dưới minh họa công thức chung này đang hoạt động.

Ví dụ 1. Lọc nhiều cột trong Excel

Mở rộng công thức FILTER cơ bản của Excel xa hơn một chút, hãy lọc dữ liệu theo hai cột: Nhóm (cột B) và Thắng lợi (cột C).

Đối với điều này, chúng tôi thiết lập các tiêu chí sau: nhập tên của nhóm mục tiêu trong F2 ( tiêu chí1 ) và số lượng yêu cầu tối thiểuchiến thắng trong F3 ( tiêu chí2 ).

Giả sử dữ liệu nguồn của chúng tôi nằm trong A2:C13 ( mảng ), các nhóm nằm trong B2:B13 ( dải1 ) và chiến thắng nằm trong ô C2:C13 ( phạm vi2 ), công thức có dạng sau:

=FILTER(A2:C13, (B2:B13=F2) * (C2:C13>=F3), "No results")

Kết quả là bạn nhận được danh sách người chơi trong nhóm A đã giành được 2 chiến thắng trở lên:

Ví dụ 2. Lọc dữ liệu giữa các ngày

Trước hết, cần lưu ý rằng điều đó là không thể để tạo một công thức chung để lọc theo ngày trong Excel. Trong các trường hợp khác nhau, bạn sẽ cần xây dựng các tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào việc bạn muốn lọc theo ngày cụ thể, theo tháng hay theo năm. Mục đích của ví dụ này là để minh họa cách tiếp cận chung.

Đối với dữ liệu mẫu của chúng tôi, chúng tôi thêm một cột nữa chứa ngày của chiến thắng cuối cùng (cột D). Và bây giờ, chúng tôi sẽ trích xuất các chiến thắng xảy ra trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như từ ngày 17 tháng 5 đến ngày 31 tháng 5.

Xin lưu ý rằng trong trường hợp này, cả hai tiêu chí đều áp dụng cho cùng một phạm vi:

=FILTER(A2:D13, (D2:D13>=G2) * (D2:D13<=G3), "No results")

Trong đó G2 và G3 là ngày để lọc giữa.

Lọc theo nhiều tiêu chí (logic OR)

Để trích xuất dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện OR, bạn cũng sử dụng các biểu thức logic như trong các ví dụ trước, nhưng thay vì nhân, bạn cộng chúng lại. Khi các mảng Boolean do các biểu thức trả về được tính tổng, mảng kết quả sẽ có 0 đối với các mục nhập không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào (nghĩa là tất cả cáctiêu chí là SAI), và các mục như vậy sẽ bị lọc ra. Các mục nhập có ít nhất một tiêu chí là TRUE sẽ được trích xuất.

Dưới đây là công thức chung để lọc các cột với logic OR:

Ví dụ: hãy trích xuất danh sách người chơi có điều này hoặc số lần thắng đó.

Giả sử dữ liệu nguồn nằm trong A2:C13, số lần thắng nằm trong C2:C13 và số lượng quan tâm thắng nằm trong F2 và F3, công thức sẽ như sau:

=FILTER(A2:C13, (C2:C13=F2) + (C2:C13=F3), "No results")

Kết quả là bạn biết người chơi nào đã thắng tất cả các trò chơi (4) và người chơi nào không thắng (0):

Lọc dựa trên nhiều tiêu chí AND cũng như OR

Trong trường hợp bạn cần áp dụng cả hai loại tiêu chí, hãy nhớ quy tắc đơn giản này: nối tiêu chí AND với dấu hoa thị (*) và tiêu chí OR với dấu cộng dấu (+).

Ví dụ: để trả về danh sách người chơi có số trận thắng nhất định (F2) VÀ thuộc về nhóm được đề cập trong E2 HOẶC E3, hãy xây dựng chuỗi logic sau biểu thức:

=FILTER(A2:C13, (C2:C13=F2) * ((B2:B13=E2) + (B2:B13=E3)), "No results")

Và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Cách lọc trùng lặp trong Excel

Khi làm việc với các trang tính lớn hoặc kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, thường có khả năng một số dữ liệu trùng lặp sẽ lẻn vào.

Nếu bạn đang muốn lọc ra các dữ liệu trùng lặp và trích xuấtcác mục duy nhất, thì hãy sử dụng hàm UNIQUE như được giải thích trong hướng dẫn được liên kết ở trên.

Nếu mục tiêu của bạn là lọc các mục trùng lặp , tức là trích xuất các mục xuất hiện nhiều lần, thì hãy sử dụng hàm FILTER cùng với COUNTIFS.

Ý tưởng là lấy số lần xuất hiện cho tất cả các bản ghi và trích xuất những số lớn hơn 1. Để lấy số lần đếm, bạn cung cấp cùng một phạm vi cho mỗi criteria_range / criteria cặp COUNTIFS như sau:

Ví dụ: để lọc các hàng trùng lặp khỏi dữ liệu trong A2:C20 dựa trên các giá trị trong cả 3 cột, đây là công thức để sử dụng:

=FILTER(A2:C20, COUNTIFS(A2:A20, A2:A20, B2:B20, B2:B20, C2:C20, C2:C20)>1, "No results")

Mẹo. Để lọc các mục trùng lặp dựa trên các giá trị trong cột khóa , chỉ bao gồm các cột cụ thể đó trong hàm COUNTIFS.

Cách lọc các ô trống trong Excel

Công thức lọc các ô trống trên thực tế là một biến thể của công thức FILTER trong Excel với nhiều tiêu chí AND. Trong trường hợp này, chúng tôi kiểm tra xem tất cả (hoặc cột cụ thể) có bất kỳ dữ liệu nào trong đó hay không và loại trừ các hàng có ít nhất một ô trống. Để xác định các ô không trống, bạn sử dụng toán tử "không bằng" () cùng với một chuỗi rỗng ("") như sau:

Với dữ liệu nguồn ở A2:C12, để lọc ra các hàngchứa một hoặc nhiều ô trống, công thức sau được nhập vào E3:

Lọc các ô chứa văn bản cụ thể

Để trích xuất các ô chứa văn bản nhất định, bạn có thể sử dụng hàm FILTER cùng với ô If cổ điển chứa công thức:

Đây là cách nó hoạt động:

• Hàm TÌM KIẾM tìm kiếm một chuỗi văn bản được chỉ định trong một phạm vi nhất định và trả về một số (vị trí của ký tự đầu tiên) hoặc #VALUE! lỗi (không tìm thấy văn bản).
• Hàm ISNUMBER chuyển đổi tất cả các số thành TRUE và lỗi thành FALSE và chuyển mảng Boolean kết quả tới đối số bao gồm của hàm FILTER.

Đối với ví dụ này, chúng tôi đã thêm Họ của người chơi trong B2:B13, nhập phần tên mà chúng tôi muốn tìm trong G2, sau đó sử dụng công thức sau để lọc dữ liệu:

=FILTER(A2:D13, ISNUMBER(SEARCH(G2, B2:B13)), "No results")

Kết quả là công thức truy xuất hai họ có chứa "han":

Lọc và tính toán (Tổng, Trung bình, Tối thiểu, Tối đa, v.v.)

Một điều thú vị về hàm FILTER trong Excel là nó không chỉ có thể trích xuất các giá trị có điều kiện mà còn có thể tóm tắt dữ liệu đã lọc. Đối với điều này, hãy kết hợp FILTER với các hàm tổng hợp như SUM, AVERAGE, COUNT, MAX hoặc MIN.

Ví dụ: để tổng hợp dữ liệu cho một nhóm cụ thể trong F1, hãy sử dụng cách saucông thức:

Tổng số trận thắng:

=SUM(FILTER(C2:C13, B2:B13=F1, 0))

Số trận thắng trung bình:

=AVERAGE(FILTER(C2:C13, B2:B13=F1, 0))

Số trận thắng tối đa:

=MAX(FILTER(C2:C13, B2:B13=F1, 0))

Số lần thắng tối thiểu:

=MIN(FILTER(C2:C13, B2:B13=F1, 0))

Xin lưu ý rằng, trong tất cả các công thức, chúng tôi sử dụng số 0 cho đối số if_empty , vì vậy các công thức sẽ trả về 0 nếu không tìm thấy giá trị thỏa mãn tiêu chí. Việc cung cấp bất kỳ văn bản nào chẳng hạn như “Không có kết quả” sẽ dẫn đến lỗi #VALUE, đây rõ ràng là điều cuối cùng bạn muốn :)

Công thức LỌC phân biệt chữ hoa chữ thường

Công thức Excel FILTER tiêu chuẩn không phân biệt chữ hoa chữ thường, nghĩa là nó không phân biệt giữa ký tự chữ thường và chữ hoa. Để phân biệt kiểu chữ, hãy lồng hàm EXACT vào đối số include . Điều này sẽ buộc FILTER thực hiện kiểm tra logic theo cách phân biệt chữ hoa chữ thường:

Giả sử , bạn có cả hai nhóm A và a và muốn trích xuất các bản ghi trong đó nhóm là chữ thường "a". Để hoàn thành, hãy sử dụng công thức sau, trong đó A2:C13 là dữ liệu nguồn và B2:B13 là các nhóm cần lọc:

=FILTER(A2:C13, EXACT(B2:B13, "a"), "No results")

Như thường lệ, bạn có thể nhập nhóm mục tiêu trong một ô được xác định trước, chẳng hạn như F1 và sử dụng tham chiếu ô đó thay vì văn bản được mã hóa cứng:

=FILTER(A2:C13, EXACT(B2:B13, F1), "No results")

Cách LỌC dữ liệu và chỉ trả về các cột cụ thể

Phần lớn, lọc tất cả các cột bằng một công thức duy nhất là điều mà người dùng Excel muốn. Nhưng nếu bảng nguồn của bạn chứa hàng chục hoặc