Wilt u er zeker van zijn dat mensen uw e-mails ontvangen? Outlook-aflevering en leesbevestigingen brengen u op de hoogte wanneer uw bericht is afgeleverd en geopend. In dit artikel leert u hoe u verzonden berichten kunt bijhouden en leesbevestigingsverzoeken kunt uitschakelen in Outlook 2019, 2016 en 2013.

Ik heb het verzonden, maar hebben ze het ontvangen? Ik veronderstel dat deze brandende vraag ons allen zo nu en dan voor een raadsel stelt. Gelukkig heeft Microsoft Outlook twee geweldige opties die gebruikers helpen te achterhalen wat er met hun e-mails is gebeurd nadat ze op de verzendknop hebben gedrukt. Dit zijn Outlook Read en Delivery Receipts.

Wanneer je een belangrijk bericht verstuurt, kun je er één of allebei tegelijk aanvragen. Of je kunt leesbevestigingen toevoegen aan al je e-mails. Het is zelfs mogelijk om een speciale leesbevestigingsregel te maken of leesbevestigingsverzoeken uit te schakelen als ze vervelend worden. Wil je weten hoe je dat doet? Lees dan dit artikel!

Levering aanvragen en ontvangstbewijzen lezen

Laten we eerst het verschil definiëren tussen ontvangstbewijzen en leesbewijzen. A ontvangstbewijs informeert u dat uw e-mailbericht wel of niet is afgeleverd in de mailbox van de ontvanger. A lees ontvangst geeft aan dat het bericht werd geopend.

Wanneer u een e-mail verzendt, gaat hij naar de e-mailserver van de ontvanger, die hem in zijn inbox aflevert. Dus wanneer u het ontvangstbewijs krijgt, geeft dat aan dat het bericht met succes de bedoelde e-mailserver heeft bereikt. Het garandeert niet dat de e-mail in de inbox van de ontvanger staat. Hij kan per ongeluk worden verwijderd naar de map met ongewenste e-mail.

De leesbevestiging wordt verstuurd door degene die het bericht opent. Als je een bevestiging hebt gekregen dat je e-mail is gelezen door de geadresseerde, is het duidelijk dat de e-mail ook is afgeleverd. Maar niet andersom.

Nu wil ik u laten zien hoe u afleverings- en leesbevestigingen kunt aanvragen voor een enkel bericht en voor alle e-mails die u verstuurt. U zult ook zien hoe u een regel kunt instellen op basis van het verkrijgen van afleverings- en leesbevestigingen in Outlook 2013.

Een enkel bericht volgen

Als u een echt belangrijk bericht verstuurt en er zeker van wilt zijn dat de ontvanger het krijgt en opent, kunt u gemakkelijk aflever- en leesverzoeken toevoegen aan dit ene bericht:

• Maak een nieuwe e-mail.
• Klik op de OPTIES tabblad in de Nieuwe e-mail raam.
• Vink de "Vraag een leveringsbon aan en "Ontvangstbewijs aanvragen vakken in de Tracking groep.
• Druk op Stuur .

Zodra het bericht is afgeleverd en de ontvanger het opent, krijgt u de gelezen e-mailmelding zoals hieronder.

U ziet dat een gewone e-mailmelding normaal gesproken de naam en het e-mailadres van de ontvanger bevat, het onderwerp, de datum en het tijdstip van verzending van de e-mail en wanneer de ontvanger de e-mail heeft geopend.

Trouwens, als u er na het verzenden van een bericht achter bent gekomen dat u bent vergeten een bestand bij te voegen of iets heel belangrijks hebt opgegeven, kunt u dat verzonden bericht terugroepen.

Alle verzonden e-mails in de gaten houden

Laten we ons een andere situatie voorstellen. Stel, alle e-mails die u verstuurt zijn cruciaal en u wilt dubbel controleren of elke brief zijn ontvanger bereikt. Dan is het beter om afleverings- en leesbevestigingen aan te vragen voor alle uitgaande berichten:

• Klik op de BESTAND tab.
• Kies Opties vormen de BESTAND menu.
• Klik op Mail in de Outlook-opties dialoogvenster.
• Scroll naar beneden naar de Het volgen van gebied.
• Controleer de "Afleveringsbevestiging dat het bericht is afgeleverd op de e-mailserver van de ontvanger en "Leesbevestiging dat de ontvanger het bericht heeft bekeken dozen.
• Klik op OK .

Nu weet u hoe u een enkel bericht en alle uitgaande e-mails kunt volgen. Wat als u alleen leesbevestigingen wilt krijgen voor e-mails met bijlagen of voor e-mails met specifieke woorden in het onderwerp of de hoofdtekst? Ontdek de oplossing in het volgende deel van het artikel.

Maak een leesontvangstregel

Outlook 2010 en 2013 maken het mogelijk om een speciale regel in te stellen om afleverings- en leesbevestigingen te krijgen. Dit betekent dat u de meldingen krijgt als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Volg de onderstaande stappen om een regel in te stellen volgens uw behoeften:

• Launch Outlook.
• Ga naar de HOME tab -> Verplaats groep.
• Klik op Regels .
• Kies de Regels en waarschuwingen beheren optie van de Regels drop-down lijst.
• Klik op de E-mail regels tabblad in het venster dat op uw scherm verschijnt.
• Druk op de Nieuwe regel knop om de Regels Wizard .
• Selecteer "Regel toepassen op berichten die ik ontvang of "Regel toepassen op berichten die ik verstuur in de Begin met een lege regel sectie.
• Klik op Volgende .
• Vink de aandoening(en) aan uit de voorgestelde lijst.

Bijvoorbeeld, ik selecteer de voorwaarde "met specifieke woorden in het adres van de ontvanger Het betekent dat ik een leesbevestiging vraag alleen van de ontvangers die specifieke woorden in hun e-mail adres hebben. Wat zijn specifieke woorden? Voel je vrij om hieronder te ontdekken.

• Klik in het veld onder de lijst van voorwaarden op de link (de onderstreepte waarde) om de regelbeschrijving te bewerken.

In mijn geval is de onderstreepte waarde "specifieke woorden .

• Typ een woord of zin om te zoeken in het adres van de ontvanger.
• Klik op Toevoegen en de woorden verschijnen in de zoeklijst.
• Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.

We zijn terug bij de Regels Wizard en in het veld onder de lijst van voorwaarden kan ik zien dat de regelbeschrijving bijna compleet is.

• Klik op Volgende om naar de lijst met acties te gaan.
• Vink de nodige actie aan. In mijn geval wil ik op de hoogte worden gebracht wanneer het bericht wordt gelezen, dus kies ik de "laat me weten wanneer het wordt gelezen optie.
• Klik op Volgende .
• Kies uitzonderingen op je regel, als je dat nodig vindt.

Ik heb er geen nodig voor de mijne.

• Klik op Volgende.
• Controleer of alles klopt in uw regelbeschrijving. U kunt ook een naam voor de regel opgeven of regelopties instellen.
• Klik op Afwerking .
• In de Regels en waarschuwingen venster eerst klikken Toepassen en dan OK.

Nu is de regel voor het aanvragen van een leesbevestiging ingesteld! Dus ik krijg alleen leesbevestigingen voor e-mails die ik stuur naar de adressen met specifieke woorden.

Ontvangstbevestigingen bijhouden

In plaats van door honderden leesbevestigingen in uw inbox te scrollen, kunt u de volgende truc gebruiken om alle ontvangers te zien die uw e-mail hebben gelezen.

• Ga naar de Verzonden items map.
• Open het bericht dat je met een verzoek hebt verstuurd. Het is normaal gesproken gemarkeerd met een speciaal teken zoals in de schermafbeelding hieronder.
• Klik op Het volgen van in de Toon groep op de BERICHT tab.

Nu kunt u zien hoeveel ontvangers uw bericht hebben gelezen en wanneer ze dat hebben gedaan.

Opmerking: De Tracking De knop verschijnt pas als u ten minste één ontvangstbewijs hebt ontvangen. Nadat u het eerste ontvangstbewijs in uw Postvak In hebt ontvangen, kan het enkele minuten duren voordat de knop beschikbaar is.

Leesontvangstverzoeken uitschakelen

Laten we nu eens kijken naar het leesbevestigingsverzoek vanuit het oogpunt van de ontvanger.

Als u het één keer per jaar krijgt, zult u waarschijnlijk bevestigen dat u het bericht krijgt. Maar als u voortdurend wordt gevraagd een leesbevestiging te sturen voor elk bericht dat u ontvangt, kan dat op een dag uw zenuwen opspelen. Wat kunt u doen?

Methode 1.

De leesbevestiging in Outlook 2013 ziet eruit zoals op de volgende screenshot.

Opmerking: Het verzoekbericht verschijnt alleen als u dubbelklikt op de e-mail om deze te openen. Als u het bericht in het voorbeeldvenster leest, verschijnt het verzoekvenster niet. In dat geval moet u naar een andere e-mail overschakelen om het verzoek om leesbevestiging te laten verschijnen.

Als u niet wilt dat de afzender weet dat u deze specifieke e-mail hebt geopend en gelezen, kiest u gewoon Geen Toch zul je het verzoek waarschijnlijk weer krijgen. Als je niet wilt dat dit gebeurt, selecteer dan de 'Vraag me niet meer naar het sturen van bonnetjes' check box.

De volgende keer dat u het bericht krijgt dat een leesbevestiging bevat, zal Outlook geen melding tonen.

Methode 2

Er is een andere manier om leesontvangstverzoeken te blokkeren.

• Ga naar BESTAND -> Opties .
• Kies Mail van de Outlook-opties menu en ga naar de Het volgen van gebied.
• Selecteer de "Stuur nooit een ontvangstbewijs keuzerondje.
• Klik op OK .

Als u kiest voor de "Stuur altijd een leesbevestiging optie, zal Outlook automatisch ontvangstbewijzen terugsturen naar de afzenders. Het verzoekbericht zal je niet meer lastigvallen. Lijkt me nog een goede uitweg. :)

Tip: Let op de links waarop u klikt in de e-mails die u ontvangt. Alle URL-verkorters (bijvoorbeeld bit.ly) kunnen uw klikken volgen. Het bericht kan ook een trackingafbeelding bevatten, zodat wanneer u de afbeelding uploadt deze een trackingcode kan activeren en duidelijk wordt dat de e-mail is geopend.

Diensten voor het volgen van e-mail

Als zowel de verzender als de ontvanger Microsoft Outlook met Exchange Server gebruiken, is het geen enkel probleem om ontvangstbevestigingen aan te vragen en een melding te krijgen wanneer de e-mail door de ontvanger wordt geopend. Maar niet alle e-mailclients ondersteunen deze mailbevestigingsfunctie. Wat moet u dan doen?

Er is een verscheidenheid aan diensten beschikbaar voor het traceren van uw e-mails. De meest bekende zijn getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Ze gebruiken allemaal hetzelfde principe in hun werk. Wanneer u klaar bent om uw bericht te verzenden, voegt u gewoon het adres van de traceringsdienst toe aan het e-mailadres van de ontvanger, en uw bericht wordt automatisch en onzichtbaar getraceerd. Zodra de ontvangerde e-mail opent, krijgt u een melding van de dienst en uw ontvanger weet daar niets van. De informatie die u krijgt verschilt van dienst tot dienst. De meeste vertellen u wanneer uw bericht werd geopend, hoe lang de ontvanger erover deed om het te lezen en waar de geadresseerde was toen hij het bericht kreeg.

Opmerking: E-mailtrackingdiensten kunnen u niet 100% garanderen dat uw e-mail werd gelezen. Ze kunnen alleen HTML-berichten traceren (geen platte tekst). HTML-e-mails bevatten gewoonlijk afbeeldingen die vaak standaard zijn uitgeschakeld of geblokkeerd. De diensten vertrouwen op het invoegen van scripts in de e-mailinhoud die bij de ontvanger moet worden afgeleverd, maar de meeste actuele e-mailprogramma's geven waarschuwingen over onveilige inhoud.in het bericht worden opgenomen. Daarom kwam er een einde aan het werk van veel opsporingsdiensten.

Noch de aflevering/leesbevestiging van Outlook, noch de diensten voor het traceren van e-mail kunnen garanderen dat de ontvanger het bericht heeft gelezen en begrepen. Maar toch behoren aflevering en leesbevestiging tot de nuttigste hulpmiddelen die Outlook 2016, 2013 en 2010 u bieden.