Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι λαμβάνουν τα μηνύματά σας; Οι αποδείξεις παράδοσης και ανάγνωσης του Outlook θα σας ειδοποιούν όταν το μήνυμά σας παραδίδεται και ανοίγει. Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε πώς να παρακολουθείτε τα απεσταλμένα μηνύματα και να απενεργοποιείτε τα αιτήματα παραλαβής ανάγνωσης στο Outlook 2019, 2016 και 2013.

Το έστειλα, αλλά το έλαβαν; Υποθέτω, αυτό το καυτό ερώτημα μας προβληματίζει όλους κάθε τόσο. Ευτυχώς, το Microsoft Outlook διαθέτει δύο εξαιρετικές επιλογές που βοηθούν τους χρήστες να μάθουν τι συνέβη στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους αφού πατήσουν το κουμπί Αποστολή. Πρόκειται για τις Αποδείξεις ανάγνωσης και παράδοσης του Outlook.

Όταν στέλνετε ένα σημαντικό μήνυμα, μπορείτε να ζητήσετε ένα από αυτά ή και τα δύο ταυτόχρονα. Ή μπορείτε να προσθέσετε αποδείξεις ανάγνωσης σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Είναι ακόμη δυνατό να δημιουργήσετε έναν ειδικό κανόνα αποδείξεων ανάγνωσης ή να απενεργοποιήσετε τις αιτήσεις αποδείξεων ανάγνωσης, αν γίνουν ενοχλητικές. Θα θέλατε να μάθετε πώς να το κάνετε; Προχωρήστε και διαβάστε αυτό το άρθρο!

Αίτηση παράδοσης και ανάγνωση αποδείξεων

Αρχικά ας ορίσουμε τη διαφορά μεταξύ των αποδείξεων παράδοσης και ανάγνωσης. A απόδειξη παραλαβής σας ενημερώνει ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας παραδόθηκε ή δεν παραδόθηκε στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. A ανάγνωση απόδειξης δείχνει ότι το μήνυμα ανοίχτηκε.

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό πηγαίνει στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, ο οποίος το παραδίδει στα εισερχόμενά του. Έτσι, όταν λαμβάνετε την απόδειξη παράδοσης δείχνει ότι το μήνυμα έφτασε επιτυχώς στον προοριζόμενο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν εγγυάται ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκεται στα εισερχόμενα του παραλήπτη. Μπορεί να αφαιρεθεί κατά λάθος στο φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η απόδειξη ανάγνωσης αποστέλλεται από το άτομο που ανοίγει το μήνυμα. Εάν έχετε λάβει μια επιβεβαίωση ότι το email σας διαβάστηκε από τον παραλήπτη, είναι προφανές ότι το email παραδόθηκε επίσης. Αλλά όχι το αντίστροφο.

Τώρα θα ήθελα να σας δείξω πώς να ζητάτε αποδείξεις παράδοσης και ανάγνωσης για ένα μόνο μήνυμα και για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Θα δείτε επίσης πώς να ορίσετε έναν κανόνα με βάση τη λήψη αποδείξεων παράδοσης και ανάγνωσης στο Outlook 2013.

Παρακολούθηση ενός μεμονωμένου μηνύματος

Αν στέλνετε ένα πολύ σημαντικό μήνυμα και θέλετε να είστε σίγουροι ότι ο παραλήπτης θα το λάβει και θα το ανοίξει, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε αιτήσεις παράδοσης και ανάγνωσης σε αυτό το μοναδικό μήνυμα:

• Δημιουργήστε ένα νέο email.
• Κάντε κλικ στο ΕΠΙΛΟΓΕΣ στην καρτέλα Νέο email παράθυρο.
• Σημειώστε το 'Αίτηση απόδειξης παράδοσης' και 'Αίτηση για απόδειξη ανάγνωσης' κουτιά στο Παρακολούθηση ομάδα.
• Τύπος Στείλτε .

Μόλις το μήνυμα παραδοθεί και ο παραλήπτης το ανοίξει, θα λάβετε την ειδοποίηση ανάγνωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως η παρακάτω.

Βλέπετε ότι μια κοινή ειδοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει συνήθως το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, το θέμα, την ημερομηνία και την ώρα αποστολής του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πότε το άνοιξε ο παραλήπτης.

Παρεμπιπτόντως, αν μετά την αποστολή ενός μηνύματος διαπιστώσετε ότι ξεχάσατε να επισυνάψετε ένα αρχείο ή να προσδιορίσετε κάτι πολύ σημαντικό, μπορείτε να ανακαλέσετε το μήνυμα που στείλατε.

Παρακολουθήστε όλα τα απεσταλμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ας φανταστούμε μια άλλη κατάσταση. Ας υποθέσουμε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε είναι ζωτικής σημασίας και θέλετε να ελέγξετε διπλά ότι κάθε επιστολή φτάνει στον παραλήπτη της. Τότε είναι καλύτερο να ζητάτε αποδείξεις παράδοσης και ανάγνωσης για όλα τα εξερχόμενα μηνύματα:

• Κάντε κλικ στο ΑΡΧΕΙΟ καρτέλα.
• Επιλέξτε Επιλογές σχηματίζουν το ΑΡΧΕΙΟ μενού.
• Κάντε κλικ στο Ταχυδρομείο στο Επιλογές Outlook παράθυρο διαλόγου.
• Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Παρακολούθηση περιοχή.
• Ελέγξτε το 'Απόδειξη παράδοσης που επιβεβαιώνει ότι το μήνυμα παραδόθηκε στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη' και 'Απόδειξη ανάγνωσης που επιβεβαιώνει ότι ο παραλήπτης είδε το μήνυμα' κουτιά.
• Κάντε κλικ στο OK .

Τώρα ξέρετε πώς να παρακολουθείτε ένα μεμονωμένο μήνυμα και όλα τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι γίνεται αν θέλετε να λαμβάνετε αποδείξεις ανάγνωσης μόνο για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν συνημμένα αρχεία ή για εκείνα με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή στο σώμα; Μάθετε τη λύση στο επόμενο μέρος του άρθρου.

Δημιουργήστε έναν κανόνα παραλαβής ανάγνωσης

Τα Outlook 2010 και 2013 δίνουν τη δυνατότητα να ορίσετε έναν ειδικό κανόνα για να λαμβάνετε αποδείξεις παράδοσης και ανάγνωσης. Αυτό σημαίνει ότι θα λαμβάνετε τις ειδοποιήσεις εάν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ορίσετε έναν κανόνα σύμφωνα με τις ανάγκες σας:

• Εκκίνηση Outlook.
• Πηγαίνετε στο το HOME tab ->, Μετακίνηση ομάδα.
• Κάντε κλικ στο Κανόνες .
• Επιλέξτε το Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων από την επιλογή Κανόνες αναπτυσσόμενη λίστα.
• Κάντε κλικ στο Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παράθυρο που εμφανίζεται στην οθόνη σας.
• Πατήστε το Νέος κανόνας για να ξεκινήσετε το Οδηγός κανόνων .
• Επιλέξτε 'Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω' ή 'Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που στέλνω' στο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα τμήμα.
• Κάντε κλικ στο Επόμενο .
• Σημειώστε την κατάσταση (ή τις καταστάσεις) από τον προτεινόμενο κατάλογο.

Για παράδειγμα, επιλέγω τη συνθήκη "με συγκεκριμένες λέξεις στη διεύθυνση του παραλήπτη Αυτό σημαίνει ότι ζητάω παραλαβή ανάγνωσης μόνο από τους παραλήπτες που έχουν συγκεκριμένες λέξεις στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Τι είναι οι συγκεκριμένες λέξεις; Μη διστάσετε να τις ανακαλύψετε παρακάτω.

• Στο πεδίο κάτω από τη λίστα των συνθηκών κάντε κλικ στο κουμπί σύνδεσμος (η υπογραμμισμένη τιμή) για να επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα.

Στην περίπτωσή μου η υπογραμμισμένη τιμή είναι 'συγκεκριμένες λέξεις' .

• Πληκτρολογήστε μια λέξη ή φράση για αναζήτηση στη διεύθυνση του παραλήπτη.
• Κάντε κλικ στο Προσθέστε και οι λέξεις θα εμφανιστούν στη λίστα αναζήτησης.
• Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Επιστρέφουμε στο Οδηγός κανόνων και στο πεδίο κάτω από τη λίστα των συνθηκών βλέπω ότι η περιγραφή του κανόνα είναι σχεδόν πλήρης.

• Κάντε κλικ στο Επόμενο για να μεταβείτε στη λίστα των ενεργειών.
• Επιλέξτε την απαραίτητη ενέργεια. Στην περίπτωσή μου θέλω να ειδοποιούμαι όταν το μήνυμα διαβάζεται, οπότε επιλέγω το 'ειδοποιήστε με όταν διαβαστεί' επιλογή.
• Κάντε κλικ στο Επόμενο .
• Επιλέξτε τυχόν εξαιρέσεις από τον κανόνα σας, αν το θεωρείτε απαραίτητο.

Δεν χρειάζομαι κανένα για το δικό μου.

• Κάντε κλικ στο Επόμενο.
• Ελέγξτε αν όλα είναι σωστά στην περιγραφή του κανόνα σας. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ένα όνομα για τον κανόνα ή να ρυθμίσετε τις επιλογές του κανόνα.
• Κάντε κλικ στο Τέλος .
• Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο πρώτο κλικ Εφαρμογή , και στη συνέχεια ΕΝΤΆΞΕΙ.

Τώρα ο κανόνας για την αίτηση απόδειξης ανάγνωσης έχει ρυθμιστεί! Έτσι θα λαμβάνω αποδείξεις ανάγνωσης μόνο για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνω στις διευθύνσεις με συγκεκριμένες λέξεις.

Παρακολούθηση απαντήσεων παραλαβής

Αντί να περιηγηθείτε σε εκατοντάδες αποδείξεις ανάγνωσης στα εισερχόμενά σας, χρησιμοποιήστε το παρακάτω τέχνασμα για να δείτε όλους τους παραλήπτες που διάβασαν το e-mail σας.

• Πηγαίνετε στο Απεσταλμένα αντικείμενα φάκελος.
• Ανοίξτε το μήνυμα που στείλατε με ένα αίτημα. Συνήθως επισημαίνεται με ένα ειδικό σύμβολο, όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
• Κάντε κλικ στο Παρακολούθηση στο Εμφάνιση ομάδα στο ΜΗΝΥΜΑ καρτέλα.

Τώρα μπορείτε να δείτε πόσοι παραλήπτες διάβασαν το μήνυμά σας και πότε το διάβασαν.

Σημείωση: Η Παρακολούθηση δεν εμφανίζεται μέχρι να λάβετε τουλάχιστον μία απόδειξη. Αφού λάβετε την πρώτη απόδειξη στα Εισερχόμενά σας, μπορεί να χρειαστούν αρκετά λεπτά μέχρι να γίνει διαθέσιμο το κουμπί.

Απενεργοποίηση αιτήσεων παραλαβής ανάγνωσης

Ας δούμε τώρα την αίτηση παραλαβής ανάγνωσης από τη σκοπιά του παραλήπτη.

Αν το λαμβάνετε μία φορά το χρόνο, είναι πιθανό να επιβεβαιώσετε ότι έχετε λάβει το μήνυμα. Αν όμως σας ζητείται συνεχώς να στέλνετε απόδειξη ανάγνωσης για κάθε μήνυμα που λαμβάνετε, μια μέρα μπορεί να σας σπάσει τα νεύρα. Τι μπορείτε να κάνετε;

Μέθοδος 1.

Το αίτημα παραλαβής ανάγνωσης στο Outlook 2013 μοιάζει με το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης.

Σημείωση: Το μήνυμα αίτησης εμφανίζεται μόνο εάν κάνετε διπλό κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το ανοίξετε. Εάν διαβάσετε το μήνυμα στο παράθυρο προεπισκόπησης, το παράθυρο αίτησης δεν θα εμφανιστεί. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να μεταβείτε σε άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εμφανιστεί η αίτηση παραλαβής ανάγνωσης.

Αν δεν θέλετε να γνωρίζει ο αποστολέας ότι ανοίξατε και διαβάσατε το συγκεκριμένο email, απλά επιλέξτε Όχι . ακόμα είναι πιθανό να λάβετε ξανά το αίτημα. Αν δεν θέλετε να συμβεί αυτό, επιλέξτε την επιλογή "Μη με ξαναρωτήσετε για την αποστολή αποδείξεων πλαίσιο ελέγχου.

Την επόμενη φορά που θα λάβετε το μήνυμα που περιλαμβάνει ένα αίτημα παραλαβής ανάγνωσης, το Outlook δεν θα εμφανίζει καμία ειδοποίηση.

Μέθοδος 2

Υπάρχει και άλλος τρόπος για να μπλοκάρετε τις αιτήσεις παραλαβής ανάγνωσης.

• Πηγαίνετε στο FILE -> Επιλογές .
• Επιλέξτε Ταχυδρομείο από το Επιλογές Outlook και μεταβείτε στο μενού Παρακολούθηση περιοχή.
• Επιλέξτε το 'Ποτέ μην στέλνετε απόδειξη ανάγνωσης' κουμπί επιλογής.
• Κάντε κλικ στο OK .

Εάν επιλέξετε το 'Να στέλνετε πάντα μια απόδειξη ανάγνωσης' επιλογή, το Outlook θα επιστρέψει αυτόματα τις αποδείξεις στους αποστολείς. Το μήνυμα αίτησης δεν θα σας ενοχλεί πια. Φαίνεται σαν μια άλλη καλή διέξοδος :)

Συμβουλή: Δώστε προσοχή στους συνδέσμους που κάνετε κλικ στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε. Όλα τα URL-shorteners (π.χ. bit.ly) μπορούν να παρακολουθούν τα κλικ σας. Το μήνυμα μπορεί επίσης να περιέχει μια εικόνα παρακολούθησης, οπότε όταν ανεβάσετε την εικόνα μπορεί να ενεργοποιηθεί ένας κωδικός παρακολούθησης και να γίνει σαφές ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ανοιχτεί.

Υπηρεσίες παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Εάν τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης χρησιμοποιούν το Microsoft Outlook με τον Exchange Server, δεν είναι καθόλου δύσκολο να ζητήσετε αποδείξεις παράδοσης και να ειδοποιηθείτε όταν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίξει ο παραλήπτης. Αλλά δεν υποστηρίζουν όλοι οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτή τη δυνατότητα επιβεβαίωσης αλληλογραφίας. Τι πρέπει να κάνετε τότε;

Υπάρχει μια ποικιλία υπηρεσιών για την παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι πιο γνωστές είναι οι getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Όλες χρησιμοποιούν την ίδια αρχή στη δουλειά τους. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το μήνυμά σας, απλά προσθέτετε τη διεύθυνση της υπηρεσίας παρακολούθησης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη και το μήνυμά σας αποδεικνύεται ότι παρακολουθείται αυτόματα και αόρατα. Μόλις ο παραλήπτηςανοίγει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα λάβετε μια ειδοποίηση από την υπηρεσία και ο παραλήπτης σας δεν θα το γνωρίζει. Οι πληροφορίες που λαμβάνετε διαφέρουν από υπηρεσία σε υπηρεσία. Οι περισσότερες από αυτές σας λένε πότε ανοίχτηκε το μήνυμά σας, πόση ώρα χρειάστηκε ο παραλήπτης για να το διαβάσει και πού βρισκόταν ο παραλήπτης όταν έλαβε το μήνυμα.

Σημείωση: Οι υπηρεσίες παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορούν να σας εγγυηθούν 100% ότι το email σας διαβάστηκε. Μπορούν να παρακολουθούν μόνο τα μηνύματα HTML (όχι τα μηνύματα απλού κειμένου). Τα μηνύματα HTML περιέχουν συνήθως εικόνες που συχνά απενεργοποιούνται από προεπιλογή ή μπλοκάρονται. Οι υπηρεσίες βασίζονται στην εισαγωγή σεναρίων στο περιεχόμενο του email που θα παραδοθεί στον παραλήπτη, αλλά τα περισσότερα ενημερωμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενεργοποιούν ειδοποιήσεις για μη ασφαλές περιεχόμενο.Γι' αυτό το λόγο το έργο πολλών υπηρεσιών εντοπισμού τερματίστηκε.

Ούτε οι αποδείξεις παράδοσης / ανάγνωσης του Outlook ούτε οι υπηρεσίες παρακολούθησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σε θέση να εγγυηθούν ότι ο παραλήπτης διάβασε και κατανόησε το μήνυμα. Αλλά παρ' όλα αυτά, οι αποδείξεις παράδοσης και ανάγνωσης είναι από τα πιο χρήσιμα εργαλεία που σας παρέχει το Outlook 2016, 2013 και 2010.