Volete essere sicuri che le persone ricevano i vostri messaggi di posta elettronica? Le ricevute di consegna e di lettura di Outlook vi avvisano quando il vostro messaggio viene consegnato e aperto. In questo articolo scoprirete come tracciare i messaggi inviati e disabilitare le richieste di ricezione in Outlook 2019, 2016 e 2013.

L'ho inviata, ma l'hanno ricevuta? Immagino che questa domanda scottante ci lasci tutti perplessi di tanto in tanto. Fortunatamente, Microsoft Outlook offre due ottime opzioni che aiutano gli utenti a scoprire cosa è successo ai loro messaggi di posta elettronica dopo aver premuto il pulsante Invia. Si tratta di Outlook Read e Delivery Receipts.

Quando si invia un messaggio importante, è possibile richiederne una o entrambe in una sola volta. Oppure è possibile aggiungere le ricevute di lettura a tutte le e-mail. È anche possibile creare una regola speciale per le ricevute di lettura o disattivare le richieste di ricevute di lettura se diventano fastidiose. Volete sapere come fare? Continuate a leggere questo articolo!

Richiesta di consegna e lettura delle ricevute

Per prima cosa definiamo la differenza tra ricevute di consegna e di lettura. A ricevuta di consegna informa che il messaggio e-mail è stato o non è stato consegnato alla casella di posta del destinatario. A leggere la ricevuta indica che il messaggio è stato aperto.

Quando si invia un'e-mail, questa viene inviata al server di posta elettronica del destinatario, che la recapita nella sua casella di posta elettronica. Quando si riceve la ricevuta di consegna, si dimostra che il messaggio ha raggiunto con successo il server di posta elettronica previsto. Non garantisce che l'e-mail sia nella casella di posta elettronica del destinatario, che può essere accidentalmente rimosso nella cartella della posta indesiderata.

La ricevuta di lettura viene inviata dalla persona che apre il messaggio. Se si riceve una conferma che l'e-mail è stata letta dal destinatario, è ovvio che l'e-mail è stata consegnata, ma non il contrario.

Ora vorrei mostrarvi come richiedere le ricevute di consegna e di lettura per un singolo messaggio e per tutti i messaggi di posta elettronica inviati. Vedrete anche come impostare una regola basata sulla ricezione delle ricevute di consegna e di lettura in Outlook 2013.

Tracciamento di un singolo messaggio

Se state inviando un messaggio molto importante e volete essere sicuri che il destinatario lo riceva e lo apra, potete facilmente aggiungere richieste di consegna e lettura a questo singolo messaggio:

• Creare una nuova e-mail.
• Fare clic sul pulsante OPZIONI nella scheda Nuova e-mail finestra.
• Spuntare il Richiedi una ricevuta di consegna e Richiesta di una ricevuta di lettura nelle caselle di Tracciamento gruppo.
• Stampa Inviare .

Non appena il messaggio viene consegnato e il destinatario lo apre, si ottiene una notifica di lettura dell'e-mail come quella riportata di seguito.

Una comune notifica e-mail contiene normalmente il nome e l'indirizzo e-mail del destinatario, l'oggetto, la data e l'ora di invio dell'e-mail e il momento in cui il destinatario l'ha aperta.

Inoltre, se dopo aver inviato un messaggio scoprite di aver dimenticato di allegare un file o di specificare qualcosa di veramente importante, potete richiamare il messaggio inviato.

Tenere sotto controllo tutte le e-mail inviate

Immaginiamo un'altra situazione: supponiamo che tutte le e-mail inviate siano cruciali e che si voglia verificare che ogni singola lettera raggiunga il destinatario. Allora è meglio richiedere la consegna e le ricevute di lettura per tutti i messaggi in uscita:

• Fare clic sul pulsante FILE scheda.
• Scegliere Opzioni formare il FILE menu.
• Fare clic su Posta nel Opzioni di Outlook finestra di dialogo.
• Scorrere fino alla voce Tracciamento area.
• Controllare il Ricevuta di consegna che conferma che il messaggio è stato consegnato al server di posta elettronica del destinatario". e 'Ricevuta di lettura che conferma che il destinatario ha visualizzato il messaggio'. scatole.
• Cliccare OK .

Ora sapete come tracciare un singolo messaggio e tutte le e-mail in uscita. E se voleste ottenere le ricevute di lettura solo per le e-mail che contengono allegati o per quelle con parole specifiche nell'oggetto o nel corpo? Scoprite la soluzione nella prossima parte dell'articolo.

Creare una regola di ricezione in lettura

In Outlook 2010 e 2013 è possibile impostare una regola speciale per ottenere le ricevute di consegna e di lettura. Ciò significa che si riceveranno le notifiche se vengono soddisfatte determinate condizioni. Seguire i passaggi seguenti per impostare una regola in base alle proprie esigenze:

• Avviare le prospettive.
• Vai a il CASA scheda -> Muoversi gruppo.
• Fare clic su Regole .
• Scegliere il Gestione di regole e avvisi dall'opzione Regole elenco a discesa.
• Fare clic sul pulsante Regole per la posta elettronica nella finestra visualizzata sullo schermo.
• Premere il tasto Nuova regola per avviare il programma Regole guidate .
• Selezionare 'Applica la regola ai messaggi che ricevo' o 'Applica la regola ai messaggi che invio' nel Iniziare da una regola vuota sezione.
• Cliccare Avanti .
• Spuntare la condizione (o le condizioni) dall'elenco suggerito.

Ad esempio, seleziono la condizione con parole specifiche nell'indirizzo del destinatario". Significa che richiedo una ricevuta di lettura solo ai destinatari che hanno parole specifiche nei loro indirizzi e-mail. Cosa sono le parole specifiche? Scopritelo qui sotto.

• Nel campo sotto l'elenco delle condizioni, fare clic sul pulsante link (il valore sottolineato) per modificare la descrizione della regola.

Nel mio caso il valore sottolineato è 'parole specifiche' .

• Digitare una parola o una frase da cercare nell'indirizzo del destinatario.
• Cliccare Aggiungi e le parole appariranno nell'elenco di ricerca.
• Cliccare OK per salvare le modifiche.

Siamo tornati al Regole guidate e nel campo sotto l'elenco delle condizioni posso vedere che la descrizione della regola è quasi completa.

• Cliccare Avanti per passare all'elenco delle azioni.
• Spuntare l'azione necessaria. Nel mio caso voglio essere avvisato quando il messaggio viene letto, quindi scelgo l'opzione 'avvisami quando viene letto' opzione.
• Cliccare Avanti .
• Scegliete eventuali eccezioni alla regola, se lo ritenete necessario.

Non ne ho bisogno per il mio.

• Cliccare Il prossimo.
• È possibile anche specificare un nome per la regola o impostare le opzioni della regola.
• Cliccare Finitura .
• Nel Regole e avvisi finestra primo clic Applicare e poi OK.

Ora è stata impostata la regola per la richiesta di una ricevuta di lettura! Così otterrò le ricevute di lettura solo per le e-mail che invio agli indirizzi con parole specifiche.

Tracciamento delle risposte alla ricezione

Invece di scorrere centinaia di ricevute di lettura nella posta in arrivo, utilizzate il seguente trucco per vedere tutti i destinatari che hanno letto la vostra e-mail.

• Vai al sito Articoli inviati cartella.
• Aprite il messaggio inviato con la richiesta, che di solito è contrassegnato da un segno speciale come nella schermata seguente.
• Cliccare Tracciamento nel Mostra gruppo sul MESSAGGIO scheda.

Ora potete vedere quanti destinatari hanno letto il vostro messaggio e quando lo hanno fatto.

Nota: il Tracciamento Il pulsante non appare finché non si riceve almeno una ricevuta. Dopo aver ricevuto la prima ricevuta nella posta in arrivo, potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che il pulsante diventi disponibile.

Disabilita le richieste di ricezione in lettura

Esaminiamo ora la richiesta di ricevuta di lettura dal punto di vista del destinatario.

Se vi capita una volta all'anno, è probabile che confermiate di aver ricevuto il messaggio. Ma se vi viene richiesto costantemente di inviare una ricevuta di lettura per ogni messaggio che ricevete, un giorno potrebbe farvi saltare i nervi. Cosa potete fare?

Metodo 1.

La richiesta di ricevuta di lettura in Outlook 2013 si presenta come nella seguente schermata.

Nota: il messaggio di richiesta viene visualizzato solo se si fa doppio clic sull'e-mail per aprirla. Se si legge il messaggio nel riquadro di anteprima, la finestra di richiesta non viene visualizzata. In questo caso, è necessario passare a un'altra e-mail per visualizzare la richiesta di ricevuta di lettura.

Se non volete che il mittente sappia che avete aperto e letto questa particolare email, scegliete semplicemente No Se non si vuole che ciò accada, selezionare l'opzione Non chiedetemi più di inviare ricevute". casella di controllo.

La prossima volta che si riceve un messaggio che include una richiesta di ricevuta di lettura, Outlook non mostrerà alcuna notifica.

Metodo 2

Esiste un altro modo per bloccare le richieste di lettura.

• Vai a FILE -> Opzioni .
• Scegliere Posta dal Opzioni di Outlook e scendere alla voce Tracciamento area.
• Selezionare la voce Mai inviare una ricevuta di lettura pulsante di opzione.
• Cliccare OK .

Se si sceglie l'opzione Invia sempre una ricevuta di lettura Outlook restituirà automaticamente le ricevute ai mittenti. Il messaggio di richiesta non vi disturberà più. Sembra un'altra buona via d'uscita. :)

Suggerimento: prestate attenzione ai link che cliccate nelle e-mail che ricevete. Tutti gli accorciatori di URL (ad esempio, bit.ly) possono tracciare i vostri clic. Il messaggio può anche contenere un'immagine di tracciamento, in modo che, caricando l'immagine, si attivi un codice di tracciamento e risulti chiaro che l'e-mail è stata aperta.

Servizi di tracciamento delle e-mail

Se sia il mittente che il destinatario utilizzano Microsoft Outlook con Exchange Server, non è affatto un problema richiedere le ricevute di consegna e ricevere una notifica quando l'e-mail viene aperta dal destinatario. Ma non tutti i client di posta elettronica supportano questa funzione di conferma della posta. Cosa fare allora?

Esistono diversi servizi per il tracciamento delle e-mail. I più noti sono getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Tutti utilizzano lo stesso principio. Quando si è pronti a inviare il messaggio, è sufficiente aggiungere l'indirizzo del servizio di tracciamento all'indirizzo e-mail del destinatario e il messaggio risulta automaticamente e invisibilmente tracciato. Non appena il destinatarioLe informazioni che si ottengono variano da servizio a servizio. La maggior parte di essi indica quando il messaggio è stato aperto, quanto tempo ha impiegato il destinatario a leggerlo e dove si trovava il destinatario quando ha ricevuto il messaggio.

Nota: i servizi di tracciamento delle e-mail non possono garantire al 100% che la vostra e-mail sia stata letta. Possono tracciare solo i messaggi HTML (non quelli in testo semplice). Le e-mail HTML contengono normalmente immagini che spesso sono disattivate per impostazione predefinita o bloccate. I servizi si basano sull'inserimento di script nel contenuto dell'e-mail da consegnare al destinatario, ma la maggior parte dei programmi di posta elettronica aggiornati attivano avvisi su contenuti non sicuri.Ecco perché il lavoro di molti servizi di tracciamento è terminato.

Né le ricevute di consegna/lettura di Outlook né i servizi di tracciamento delle e-mail sono in grado di garantire che il destinatario abbia letto e compreso il messaggio. Tuttavia, le ricevute di consegna e di lettura sono tra gli strumenti più utili che Outlook 2016, 2013 e 2010 mettono a disposizione.