Хочете переконатися, що люди отримують ваші електронні листи? Функції доставки та квитанції про прочитання в Outlook повідомлять вас, коли ваше повідомлення буде доставлено та відкрито. У цій статті ви дізнаєтеся, як відстежувати надіслані повідомлення та відключати запити на отримання квитанцій про прочитання в Outlook 2019, 2016 та 2013.

Я відправив листа, але чи отримали його? Мабуть, це питання час від часу спантеличує кожного з нас. На щастя, Microsoft Outlook має дві чудові функції, які допомагають користувачам дізнатися, що сталося з їхніми електронними листами після того, як вони натиснули кнопку "Відправити". Це - Outlook Read та Delivery Receiptions.

Коли ви надсилаєте важливе повідомлення, ви можете запросити один з них або обидва одразу. Або ж ви можете додавати квитанції про прочитання до всіх ваших листів. Ви навіть можете створити спеціальне правило для квитанцій про прочитання або вимкнути запити про прочитання, якщо вони вам набридають. Хочете дізнатися, як це зробити? Тоді читайте цю статтю!

Замовити доставку та ознайомитися з квитанціями

Спочатку давайте визначимо різницю між доставкою та прочитанням квитанцій. квитанція про доставку інформує вас про те, що ваше електронне повідомлення було або не було доставлено до поштової скриньки одержувача. прочитати квитанцію показує, що повідомлення було відкрито.

Коли ви надсилаєте електронний лист, він потрапляє на поштовий сервер одержувача, який доставляє його до його поштової скриньки. Таким чином, коли ви отримуєте квитанцію про доставку, вона показує, що повідомлення успішно досягло цільового поштового сервера. Це не гарантує, що електронний лист потрапив до поштової скриньки одержувача. Він може бути випадково видалений до папки небажаної пошти.

Підтвердження про прочитання надсилає той, хто відкриває повідомлення. Якщо ви отримали підтвердження, що ваш лист був прочитаний адресатом, очевидно, що лист також був доставлений. Але не навпаки.

Зараз я хотів би показати вам, як запитувати доставку і прочитання квитанцій для одного повідомлення і для всіх електронних листів, які ви відправляєте. Ви також побачите, як встановити правило, засноване на отриманні квитанцій про доставку і прочитання, в Outlook 2013.

Відстежити одне повідомлення

Якщо ви надсилаєте дійсно важливе повідомлення і хочете бути впевненими, що одержувач його отримає і відкриє, ви можете легко додати запити на доставку і прочитання до цього одного повідомлення:

• Створіть новий email.
• Натисніть на кнопку ВАРІАНТИ у вкладці Нова електронна пошта вікно.
• Поставте галочку "Запросити квитанцію про доставку і "Запросити квитанцію про прочитання ящики в Відстеження група.
• Преса Надіслати .

Як тільки повідомлення буде доставлено і одержувач відкриє його, ви отримаєте сповіщення про прочитання листа, як показано нижче.

Ви бачите, що звичайне повідомлення електронною поштою зазвичай містить ім'я та адресу електронної пошти одержувача, тему, дату та час відправлення електронного листа, а також час, коли одержувач його відкрив.

До речі, якщо після відправлення повідомлення ви виявили, що забули прикріпити файл або вказати щось дійсно важливе, ви можете відкликати відправлене повідомлення.

Слідкуйте за всіма відправленими листами

Уявімо іншу ситуацію: припустимо, що всі листи, які ви відправляєте, є критично важливими, і ви хочете ще раз перевірити, що кожен лист дійшов до адресата. Тоді краще замовити доставку і прочитати квитанції для всіх вихідних повідомлень:

• Натисніть на кнопку ФАЙЛ рахунок.
• Обирайте Опції формують ФАЙЛ меню.
• Натисніть на Пошта в Параметри Outlook діалогове вікно.
• Прокрутіть вниз до розділу Відстеження в цьому районі.
• Перевірте "Квитанція про доставку, що підтверджує доставку повідомлення на поштовий сервер одержувача і "Прочитати квитанцію, яка підтверджує, що одержувач переглянув повідомлення коробки.
• Натисніть ГАРАЗД. .

Тепер ви знаєте, як відстежувати одне повідомлення і всі вихідні листи. А що робити, якщо ви хочете отримувати квитанції про прочитання тільки для листів з вкладеннями або для листів з певними словами в темі або тілі? Дізнайтеся рішення в наступній частині статті.

Створіть правило зчитування квитанції

В Outlook 2010 та 2013 є можливість встановити спеціальне правило для отримання доставки та читання квитанцій. Це означає, що ви будете отримувати сповіщення при виконанні певних умов. Виконайте наведені нижче дії, щоб налаштувати правило відповідно до ваших потреб:

• Запустити Outlook.
• Перейдіть до в "Урядовому кур'єрі". ГОЛОВНА вкладка ->; Перемістити група.
• Натисніть на Правила .
• Обирайте Керування правилами та оповіщеннями опція від Правила випадаючий список.
• Натисніть на кнопку Правила користування електронною поштою у вікні, що з'явиться на вашому екрані.
• Натисніть кнопку Нове правило кнопку, щоб запустити Майстер правил .
• Виберіть "Застосувати правило до повідомлень, які я отримую або "Застосувати правило до повідомлень, які я надсилаю в Почніть з чистого аркуша розділ.
• Натисніть Далі .
• Відмітьте умову(и) із запропонованого переліку.

Наприклад, я вибираю умову "з конкретними словами на адресу одержувача Це означає, що я вимагаю квитанцію про прочитання лише від адресатів, які мають у своїй електронній адресі специфічні слова. Що це за специфічні слова - читайте нижче.

• У полі під переліком умов натисніть на кнопку посилання (підкреслене значення) для редагування опису правила.

У моєму випадку підкреслене значення становить "конкретні слова .

• Введіть слово або фразу для пошуку в адресі одержувача.
• Натисніть Додати і слова з'являться в списку пошуку.
• Натисніть ГАРАЗД. для збереження змін.

Ми повертаємося до теми Майстер правил і в полі під переліком умов я бачу, що опис правила майже завершено.

• Натисніть Далі перейти до переліку дій.
• У моєму випадку я хочу отримувати сповіщення про прочитання повідомлення, тому обираю опцію "Відмітити необхідну дію". "повідомити мене, коли він буде прочитаний варіант.
• Натисніть Далі .
• Виберіть будь-які винятки зі свого правила, якщо вважаєте за потрібне.

Мені для моєї нічого не потрібно.

• Натисніть Наступний.
• Перевірте, чи все правильно вказано в описі правила. Ви також можете вказати назву для правила або налаштувати параметри правила.
• Натисніть Фініш .
• В рамках проекту Правила та попередження перший клік у вікні Подати заявку а потім ГАРАЗД.

Тепер встановлено правило запиту квитанції про прочитання! Тепер я буду отримувати квитанції про прочитання лише за листи, які я надсилаю на адреси з конкретними словами.

Відстежуйте відповіді на квитанції

Замість того, щоб прокручувати сотні прочитаних квитанцій у вашій поштовій скриньці, скористайтеся наступним трюком, щоб побачити всіх одержувачів, які читали вашу електронну пошту.

• Перейдіть на сторінку Відправлені товари папка.
• Відкрийте повідомлення, яке ви надіслали із запитом. Зазвичай воно позначене спеціальним знаком, як на скріншоті нижче.
• Натисніть Відстеження в Показати група на ПОВІДОМЛЕННЯ рахунок.

Тепер ви можете бачити, скільки адресатів прочитали ваше повідомлення і коли вони це зробили.

Примітка: В рамках проекту Відстеження не з'явиться, поки ви не отримаєте хоча б одну квитанцію. Після отримання першої квитанції у папку "Вхідні" може пройти кілька хвилин, перш ніж кнопка стане доступною.

Відключити запити на зчитування квитанцій

Тепер подивимось на запит про ознайомлення з текстом з точки зору одержувача.

Якщо ви отримуєте його раз на рік, ви, швидше за все, підтвердите, що отримали повідомлення. Але якщо вас постійно просять надіслати квитанцію про прочитання кожного отриманого повідомлення, одного разу це може діяти вам на нерви. Що ви можете зробити?

Спосіб 1.

Запит на отримання квитанції про прочитання в Outlook 2013 виглядає так, як показано на наступному скріншоті.

Примітка: Повідомлення із запитом відображається лише за умови подвійного клацання на електронному листі для його відкриття. Якщо ви читаєте лист у вікні попереднього перегляду, вікно запиту не з'являється. У цьому випадку вам необхідно переключитися на інший лист для того, щоб з'явився запит на отримання підтвердження прочитання.

Якщо ви не хочете, щоб відправник знав, що ви відкрили і прочитали саме цей лист, просто виберіть Ні Якщо ви не хочете, щоб це повторювалося, натисніть кнопку "Більше не питайте мене про надсилання квитанцій прапорець.

Наступного разу, коли ви отримаєте повідомлення, що містить запит на підтвердження прочитання, Outlook не відображатиме жодних сповіщень.

Спосіб 2

Існує ще один спосіб блокування запитів на читання квитанцій.

• Перейдіть до ФАЙЛ -> Опції .
• Обирайте Пошта від Параметри Outlook і перейдіть до меню Відстеження в цьому районі.
• Виберіть пункт "Ніколи не надсилайте прочитану квитанцію радіокнопка.
• Натисніть ГАРАЗД. .

Якщо ви обираєте "Завжди надсилайте прочитану квитанцію Outlook автоматично повертатиме квитанції відправникам. Повідомлення із запитом більше не турбуватимуть вас. Схоже, ще один хороший вихід :)

Порада: Звертайте увагу на посилання, за якими ви переходите в отриманих листах. Всі URL-скорочувачі (наприклад, bit.ly) можуть відстежувати ваші переходи. Повідомлення також може містити зображення для відстеження, тому при завантаженні зображення воно може активувати код відстеження і стане зрозуміло, що лист відкрито.

Послуги відстеження електронної пошти

Якщо і відправник, і одержувач використовують Microsoft Outlook з сервером Exchange Server, то запросити квитанцію про доставку та отримати повідомлення про відкриття листа одержувачем не складає жодних проблем. Але не всі поштові клієнти підтримують цю функцію підтвердження пошти. Що ж робити в такому випадку?

Існує безліч сервісів для відстеження ваших електронних листів. Найвідоміші з них - getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Всі вони використовують у своїй роботі один і той же принцип. Коли ви готові відправити своє повідомлення, ви просто додаєте адресу сервісу відстеження до адреси електронної пошти одержувача, і ваше повідомлення виявляється автоматично і непомітно відстежуваним. Як тільки одержувач отримаєвідкривши лист, ви отримаєте повідомлення від сервісу, а ваш одержувач про це не дізнається. Інформація, яку ви отримуєте, варіюється від сервісу до сервісу. Більшість з них повідомляє, коли ваше повідомлення було відкрито, скільки часу знадобилося одержувачу, щоб прочитати його, і де знаходився адресат, коли він отримав повідомлення.

Примітка: сервіси відстеження електронної пошти не дають 100% гарантії того, що ваш лист був прочитаний. Вони можуть відстежувати тільки HTML-повідомлення (а не звичайні текстові). HTML-листи зазвичай містять зображення, які часто вимкнені за замовчуванням або заблоковані. Сервіси покладаються на вставку скриптів у вміст листа, який буде доставлений одержувачу, але більшість сучасних поштових програм спрацьовують на небезпечний вміст.Через це робота багатьох сервісів відстеження припинилася.

Ані квитанції про доставку/прочитання Outlook, ані сервіси відстеження електронної пошти не можуть гарантувати, що одержувач прочитав і зрозумів повідомлення. Але, тим не менш, квитанції про доставку та прочитання є одними з найкорисніших інструментів, які надає Outlook 2016, 2013 та 2010 років.