Вы хотите быть уверены, что люди получают ваши письма? Доставка и квитанции о прочтении в Outlook уведомят вас, когда ваше сообщение доставлено и открыто. В этой статье вы узнаете, как отслеживать отправленные сообщения и отключать запросы о получении чтения в Outlook 2019, 2016 и 2013.

Я отправил письмо, но получили ли они его? Полагаю, этот животрепещущий вопрос время от времени мучает всех нас. К счастью, в Microsoft Outlook есть две замечательные опции, которые помогают пользователям узнать, что случилось с их письмами после нажатия кнопки "Отправить". Это Outlook Read и Delivery Receipts.

Когда вы отправляете важное сообщение, вы можете запросить один из них или оба сразу. Или вы можете добавить квитанции о прочтении ко всем вашим письмам. Можно даже создать специальное правило для квитанций о прочтении или отключить запросы о прочтении, если они становятся надоедливыми. Хотите узнать, как это сделать? Вперед, читайте эту статью!

Запрашивать доставку и читать квитанции

Сначала определим разницу между квитанциями о доставке и квитанциями о прочтении. A квитанция о доставке информирует вас о том, что ваше сообщение электронной почты было или не было доставлено в почтовый ящик получателя. A расписка о прочтении показывает, что сообщение было открыто.

Когда вы отправляете электронное письмо, оно попадает на почтовый сервер получателя, который доставляет его в его почтовый ящик. Поэтому, когда вы получаете квитанцию о доставке, она показывает, что сообщение успешно достигло целевого почтового сервера. Это не гарантирует, что письмо находится в почтовом ящике получателя. Оно может быть случайно удалено в папку нежелательной почты.

Квитанция о прочтении отправляется тем, кто открывает сообщение. Если вы получили подтверждение, что ваше письмо было прочитано адресатом, очевидно, что письмо также было доставлено. Но не наоборот.

Теперь я хочу показать вам, как запрашивать доставку и квитанции о прочтении для отдельного сообщения и для всех отправляемых вами писем. Вы также увидите, как установить правило, основанное на получении квитанций о доставке и прочтении в Outlook 2013.

Отслеживание одного сообщения

Если вы отправляете действительно важное сообщение и хотите быть уверены, что получатель получит и откроет его, вы можете легко добавить запросы на доставку и прочтение к этому единственному сообщению:

• Создайте новое электронное письмо.
• Нажмите на ВАРИАНТЫ вкладка в Новая электронная почта окно.
• Отметьте 'Запрос квитанции о доставке' и 'Запрос квитанции о прочтении' ящики в Отслеживание группа.
• Нажмите Отправить .

Как только сообщение будет доставлено и получатель откроет его, вы получите уведомление о прочтении письма, как показано ниже.

Вы видите, что обычное уведомление по электронной почте обычно содержит имя и адрес электронной почты получателя, тему, дату и время отправки письма и время, когда получатель открыл его.

Кстати, если после отправки сообщения вы обнаружили, что забыли прикрепить файл или указать что-то действительно важное, вы можете отозвать отправленное сообщение.

Следите за всеми отправленными электронными письмами

Предположим, что все электронные письма, которые вы отправляете, очень важны, и вы хотите дважды убедиться, что каждое письмо дошло до адресата. Тогда лучше запросить доставку и квитанции о прочтении для всех исходящих сообщений:

• Нажмите на ФАЙЛ вкладка.
• Выберите Опции формировать ФАЙЛ меню.
• Нажмите на Почта в Опции Outlook диалоговое окно.
• Прокрутите вниз до Отслеживание область.
• Проверьте 'Квитанция о доставке, подтверждающая, что сообщение было доставлено на сервер электронной почты получателя' и 'Квитанция о прочтении, подтверждающая, что получатель просмотрел сообщение' коробки.
• Нажмите OK .

Теперь вы знаете, как отслеживать одно сообщение и все исходящие письма. А если вы хотите получать квитанции о прочтении только для писем с вложениями или для писем с определенными словами в теме или теле? Узнайте решение в следующей части статьи.

Создайте правило получения чтения

Outlook 2010 и 2013 позволяют установить специальное правило для получения квитанций о доставке и прочтении. Это означает, что вы будете получать уведомления при выполнении определенных условий. Выполните следующие шаги, чтобы установить правило в соответствии с вашими потребностями:

• Запустите Outlook.
• Перейти к сайт ДОМ вкладка -> Переместить группа.
• Нажмите на Правила .
• Выберите Управление правилами и предупреждениями опция из Правила выпадающий список.
• Нажмите на Правила электронной почты вкладку в окне, которое отображается на экране.
• Нажмите кнопку Новое правило чтобы запустить Мастер правил .
• Выберите 'Применить правило к сообщениям, которые я получаю' или 'Применить правило к сообщениям, которые я отправляю' в Начните с пустого правила секция.
• Нажмите Следующий .
• Отметьте условие(я) из предложенного списка.

Например, я выбираю условие 'с конкретными словами в адресе получателя' Это означает, что я запрашиваю получение чтения только у тех получателей, у которых в адресе электронной почты есть определенные слова. Что такое определенные слова, вы можете узнать ниже.

• В поле под списком условий нажмите на кнопку ссылка (подчеркнутое значение) для редактирования описания правила.

В моем случае подчеркнутое значение 'конкретные слова' .

• Введите слово или фразу для поиска в адресе получателя.
• Нажмите Добавить и слова появятся в списке поиска.
• Нажмите OK чтобы сохранить изменения.

Мы вернулись к Мастер правил и в поле под списком условий я вижу, что описание правила почти завершено.

• Нажмите Следующий для перехода к списку действий.
• Отметьте необходимое действие. В моем случае я хочу получать уведомления о прочтении сообщения, поэтому я выбираю опцию 'уведомлять меня, когда оно будет прочитано' вариант.
• Нажмите Следующий .
• Выберите любые исключения из вашего правила, если считаете это необходимым.

Мне не нужно ничего для моего.

• Нажмите Следующий.
• Проверьте, все ли правильно в описании правила. Вы также можете задать имя для правила или настроить параметры правила.
• Нажмите Отделка .
• В Правила и предупреждения первый щелчок в окне Применить , а затем OK.

Теперь настроено правило для запроса квитанции о прочтении! Таким образом, я буду получать квитанции о прочтении только для писем, которые я отправляю на адреса с определенными словами.

Отслеживание ответов на квитанции

Вместо того чтобы пролистывать сотни квитанций о прочтении в папке входящих сообщений, воспользуйтесь следующим приемом, чтобы увидеть всех получателей, прочитавших ваше письмо.

• Перейти к Отправленные предметы папка.
• Откройте сообщение, которое вы отправили с запросом. Обычно оно помечено специальным знаком, как на скриншоте ниже.
• Нажмите Отслеживание в Показать группа на СООБЩЕНИЕ вкладка.

Теперь вы можете видеть, сколько получателей прочитали ваше сообщение и когда они это сделали.

Примечание. Отслеживание Кнопка не появится, пока вы не получите хотя бы одну квитанцию. После того, как вы получите первую квитанцию в папке "Входящие", может пройти несколько минут, прежде чем кнопка станет доступной.

Отключить запросы на получение чтения

Теперь давайте рассмотрим запрос на получение чтения с точки зрения получателя.

Если вы получаете его раз в год, вы, скорее всего, подтвердите, что получили сообщение. Но если вам постоянно предлагают отправить квитанцию о прочтении каждого полученного сообщения, однажды это может вывести вас из себя. Что вы можете сделать?

Метод 1.

Запрос на прочтение квитанции в Outlook 2013 выглядит так, как показано на следующем снимке экрана.

Примечание: Сообщение запроса отображается только в том случае, если вы дважды щелкните по письму, чтобы открыть его. Если вы читаете письмо в панели предварительного просмотра, окно запроса не появится. В этом случае вам нужно переключиться на другое письмо, чтобы появился запрос о получении чтения.

Если вы не хотите, чтобы отправитель знал, что вы открыли и прочитали это конкретное письмо, просто выберите Нет Все равно вы, скорее всего, получите запрос снова. Если вы не хотите, чтобы это происходило, выберите опцию 'Не спрашивайте меня больше об отправке квитанций'. флажок.

В следующий раз, когда вы получите сообщение, содержащее запрос на получение чтения, Outlook не покажет никакого уведомления.

Метод 2

Существует и другой способ блокировки запросов на получение чтения.

• Перейти к FILE -> Опции .
• Выберите Почта из Опции Outlook меню и перейдите к Отслеживание область.
• Выберите 'Никогда не отправляйте квитанцию о прочтении' радиокнопка.
• Нажмите OK .

Если вы выберете 'Всегда отправляйте квитанцию о прочтении' опция, Outlook автоматически вернет квитанции отправителям. Сообщение с запросом больше не будет беспокоить вас. Похоже, это еще один хороший выход. :)

Совет: Обращайте внимание на ссылки, которые вы нажимаете в полученных письмах. Все URL-сократители (например, bit.ly) могут отслеживать ваши клики. Письмо также может содержать отслеживающее изображение, поэтому при загрузке изображения оно может активировать код отслеживания, и станет ясно, что письмо открыто.

Услуги по отслеживанию электронной почты

Если и отправитель, и получатель используют Microsoft Outlook с Exchange Server, то не составит труда запросить квитанции о доставке и получить уведомление о том, что письмо открыто получателем. Но не все почтовые клиенты поддерживают эту функцию подтверждения почты. Что же делать в таком случае?

Существует множество сервисов для отслеживания ваших писем. Самые известные из них - getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Все они используют в своей работе один и тот же принцип. Когда вы готовы отправить свое сообщение, вы просто добавляете адрес сервиса отслеживания к адресу электронной почты получателя, и ваше сообщение оказывается автоматически и незаметно отслеженным. Как только получательоткроет письмо, вы получите уведомление от службы, а ваш адресат об этом не узнает. Информация, которую вы получите, варьируется от службы к службе. Большинство из них сообщает вам, когда ваше сообщение было открыто, сколько времени понадобилось получателю, чтобы прочитать его, и где находился адресат, когда получил сообщение.

Примечание: сервисы отслеживания электронной почты не могут дать вам 100% гарантии того, что ваше письмо было прочитано. Они могут отслеживать только HTML-сообщения (не обычный текст). HTML-сообщения обычно содержат изображения, которые часто отключаются по умолчанию или блокируются. Сервисы полагаются на вставку скриптов в содержимое письма для доставки получателю, но большинство современных почтовых программ включают предупреждения о небезопасном содержимом.включение в сообщение. Поэтому работа многих служб отслеживания подошла к концу.

Ни доставка/квитанции о прочтении в Outlook, ни службы отслеживания электронной почты не могут гарантировать, что получатель прочитал и понял сообщение. Но все же доставка и квитанции о прочтении - одни из самых полезных инструментов, которые предоставляет вам Outlook 2016, 2013 и 2010.