Czy chcesz mieć pewność, że ludzie otrzymują twoje wiadomości e-mail? Dostawy i kwity odczytu w programie Outlook powiadomią cię, gdy twoja wiadomość zostanie dostarczona i otwarta. W tym artykule dowiesz się, jak śledzić wysłane wiadomości i wyłączyć żądania odczytu w programie Outlook 2019, 2016 i 2013.

Wysłałem, ale czy oni to dostali? Przypuszczam, że to palące pytanie zastanawia nas wszystkich od czasu do czasu. Na szczęście Microsoft Outlook ma dwie świetne opcje, które pomagają użytkownikom dowiedzieć się, co stało się z ich e-mailami po naciśnięciu przycisku Wyślij. Są to Outlook Read i Delivery Receipts.

Kiedy wysyłasz ważną wiadomość, możesz zażądać jednego z nich lub obu naraz. Możesz też dodać potwierdzenie odczytu do wszystkich swoich wiadomości e-mail. Można nawet stworzyć specjalną regułę dotyczącą potwierdzenia odczytu lub wyłączyć żądanie potwierdzenia odczytu, jeśli stanie się ono irytujące. Chcesz wiedzieć, jak to zrobić? Śmiało przeczytaj ten artykuł!

Żądanie dostarczenia i odczytania potwierdzenia odbioru

Na początku zdefiniujmy różnicę między dostawą a odczytem potwierdzenia odbioru. A dowód dostawy informuje Cię, że Twoja wiadomość e-mail została lub nie została dostarczona do skrzynki odbiorcy. A czytany rachunek pokazuje, że wiadomość została otwarta.

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, trafia ona do serwera pocztowego odbiorcy, który dostarcza ją do jego skrzynki odbiorczej. Kiedy więc otrzymujesz potwierdzenie dostarczenia, pokazuje ono, że wiadomość pomyślnie dotarła do zamierzonego serwera pocztowego. Nie gwarantuje to, że wiadomość znajduje się w skrzynce odbiorcy. Może ona zostać przypadkowo usunięta do folderu wiadomości-śmieci.

Potwierdzenie przeczytania jest wysyłane przez osobę, która otwiera wiadomość. Jeśli dostałeś potwierdzenie, że twój e-mail został przeczytany przez adresata, to oczywiste jest, że e-mail został również dostarczony. Ale nie w drugą stronę.

Teraz chciałbym pokazać, jak zażądać potwierdzenia dostarczenia i odczytu dla pojedynczej wiadomości oraz dla wszystkich wysyłanych e-maili. Zobaczysz również, jak ustawić regułę opartą na otrzymywaniu potwierdzenia dostarczenia i odczytu w programie Outlook 2013.

Śledzenie pojedynczego komunikatu

Jeśli wysyłasz naprawdę ważną wiadomość i chcesz mieć pewność, że odbiorca ją otrzyma i otworzy, możesz łatwo dodać żądania dostarczenia i przeczytania do tej jednej wiadomości:

• Utwórz nową wiadomość e-mail.
• Kliknij na OPCJE zakładka w Nowa poczta elektroniczna okno.
• Zaznacz 'Request a Delivery Receipt' oraz 'Zażądaj potwierdzenia odczytu' skrzynki w Śledzenie grupa.
• Naciśnij Wyślij .

Jak tylko wiadomość zostanie dostarczona i odbiorca ją otworzy, otrzymasz powiadomienie o przeczytaniu maila, jak to poniżej.

Widzisz, że zwykłe powiadomienie e-mailowe zawiera zwykle nazwę i adres e-mail odbiorcy, temat, datę i godzinę wysłania e-maila oraz kiedy odbiorca go otworzył.

Przy okazji, jeśli po wysłaniu wiadomości okaże się, że zapomniałeś załączyć plik lub określić coś naprawdę ważnego, możesz przywołać tę wysłaną wiadomość.

Kontroluj wszystkie wysłane wiadomości e-mail

Wyobraźmy sobie inną sytuację. Załóżmy, że wszystkie wysyłane przez Ciebie wiadomości e-mail są kluczowe i chcesz mieć pewność, że każdy list dotrze do odbiorcy. W takim przypadku lepiej jest zażądać potwierdzenia dostarczenia i odczytu dla wszystkich wychodzących wiadomości:

• Kliknij na FILE tab.
• Wybierz Opcje formować się FILE menu.
• Kliknij na Mail w Opcje Outlook okno dialogowe.
• Przewiń w dół do Śledzenie obszar.
• Sprawdź. 'Potwierdzenie doręczenia potwierdzające, że wiadomość została dostarczona na serwer poczty elektronicznej odbiorcy' oraz 'Read receipt potwierdzający, że odbiorca obejrzał wiadomość' skrzynie.
• Kliknij OK .

Teraz już wiesz, jak śledzić pojedynczą wiadomość i wszystkie wychodzące maile. A co jeśli chcesz otrzymywać potwierdzenia odczytu tylko dla maili, które mają załączniki lub dla tych z określonymi słowami w temacie lub treści? Poznaj rozwiązanie w kolejnej części artykułu.

Utwórz regułę otrzymywania odczytów

Outlook 2010 i 2013 umożliwiają ustawienie specjalnej reguły, aby otrzymywać potwierdzenia doręczenia i odczytu. Oznacza to, że otrzymasz powiadomienia, jeśli spełnione zostaną określone warunki. Wykonaj poniższe kroki, aby ustawić regułę zgodnie ze swoimi potrzebami:

• Uruchomić Outlook.
• Idź do the HOME tab -> Przesuń grupa.
• Kliknij na Zasady .
• Wybierz Zarządzaj regułami i alarmami opcja z Zasady lista rozwijana.
• Kliknij na Zasady dotyczące poczty elektronicznej w oknie wyświetlanym na ekranie.
• Naciśnij przycisk Nowa zasada aby uruchomić Kreator zasad .
• Wybierz 'Zastosuj regułę na wiadomościach, które otrzymuję' lub 'Zastosuj regułę na wiadomościach, które wysyłam' w Zacznij od pustej reguły sekcja.
• Kliknij Następny .
• Zaznacz warunek (warunki) z proponowanej listy.

Na przykład, wybieram warunek 'z określonymi słowami w adresie odbiorcy' Oznacza to, że żądam otrzymania odczytu tylko od odbiorców, którzy mają określone słowa w swoich adresach e-mail. Co to są określone słowa, możesz odkryć poniżej.

• W polu pod listą warunków kliknij na link (wartość podkreślona), aby edytować opis reguły.

W moim przypadku podkreślona wartość to 'specyficzne słowa' .

• Wpisz słowo lub frazę do wyszukania w adresie odbiorcy.
• Kliknij Dodaj a słowa te pojawią się na liście wyszukiwania.
• Kliknij OK aby zapisać zmiany.

Wracamy do Kreator zasad i w polu poniżej listy warunków widzę, że opis reguły jest prawie kompletny.

• Kliknij Następny aby przejść do listy działań.
• W moim przypadku chcę być powiadomiony, gdy wiadomość zostanie przeczytana, więc wybieram opcję 'powiadom mnie, gdy zostanie przeczytany' opcja.
• Kliknij Następny .
• Wybierz wszelkie wyjątki od swojej reguły, jeśli uważasz, że jest to konieczne.

Nie potrzebuję żadnego do mojego.

• Kliknij Następny.
• Sprawdź, czy wszystko jest poprawne w opisie reguły. Możesz również określić nazwę reguły lub skonfigurować opcje reguły.
• Kliknij Wykończenie .
• W Zasady i ostrzeżenia okno pierwsze kliknięcie Zastosuj , a następnie OK.

Teraz ustawiona jest reguła żądania read receipt! Więc będę dostawał read receipts tylko dla maili, które wysyłam na adresy z określonymi słowami.

Śledzenie reakcji na odbiór

Zamiast przewijać setki przeczytanych kwitów w skrzynce odbiorczej, użyj następującej sztuczki, aby zobaczyć wszystkich odbiorców, którzy przeczytali twoją wiadomość e-mail.

• Idź do Pozycje wysłane folder.
• Otwórz wiadomość, którą wysłałeś z prośbą. Zwykle jest oznaczony specjalnym znakiem, jak na zrzucie ekranu poniżej.
• Kliknij Śledzenie w Pokaż grupa na MESSAGE tab.

Teraz możesz sprawdzić, ilu odbiorców przeczytało Twoją wiadomość i kiedy to zrobili.

Uwaga. Śledzenie Przycisk nie pojawi się, dopóki nie otrzymasz przynajmniej jednego paragonu. Po otrzymaniu pierwszego paragonu w skrzynce odbiorczej może upłynąć kilka minut, zanim przycisk będzie dostępny.

Wyłączenie żądań odbioru odczytu

Teraz spójrzmy na żądanie odbioru odczytu z punktu widzenia odbiorcy.

Jeśli dostajesz to raz w roku, prawdopodobnie potwierdzisz, że dostałeś wiadomość. Ale jeśli stale jesteś monitowany o wysłanie potwierdzenia odbioru dla każdej otrzymanej wiadomości, pewnego dnia może to ustawić twoje nerwy na krawędzi.Co możesz zrobić?

Sposób 1.

Żądanie odczytu w programie Outlook 2013 wygląda jak na poniższym zrzucie ekranu.

Uwaga: Komunikat żądania jest wyświetlany tylko wtedy, gdy dwukrotnie klikniesz wiadomość e-mail, aby ją otworzyć. Jeśli przeczytasz wiadomość w okienku podglądu, okno żądania nie pojawi się. W takim przypadku musisz przełączyć się na inną wiadomość e-mail, aby pojawiło się żądanie odbioru.

Jeśli nie chcesz, aby nadawca wiedział, że otworzyłeś i przeczytałeś tego konkretnego maila, po prostu wybierz Nie Jeśli nie chcesz, aby tak się stało, wybierz opcję 'Nie pytaj mnie więcej o wysyłanie paragonów' pole wyboru.

Następnym razem, gdy otrzymasz wiadomość, która zawiera żądanie odbioru odczytu, Outlook nie pokaże żadnego powiadomienia.

Metoda 2

Istnieje inny sposób blokowania żądań odbioru odczytu.

• Idź do FILE -> Opcje .
• Wybierz Poczta od Opcje Outlook menu i zejść na dół do Śledzenie obszar.
• Wybierz 'Nigdy nie wysyłaj potwierdzenia odczytu' przycisk radiowy.
• Kliknij OK .

Jeśli wybierzesz 'Zawsze wysyłaj potwierdzenie odczytu' opcja, Outlook automatycznie zwróci nadawcom potwierdzenia odbioru. Wiadomość z prośbą nie będzie już przeszkadzać. Wygląda na kolejne dobre wyjście :)

Wskazówka: Zwróć uwagę na linki, które klikasz w otrzymanych e-mailach. Wszystkie skracacze adresów URL (na przykład bit.ly) mogą śledzić twoje kliknięcia. Wiadomość może również zawierać obrazek śledzący, więc kiedy załadujesz obrazek, może on aktywować kod śledzący i stanie się jasne, że e-mail został otwarty.

Usługi śledzenia poczty elektronicznej

Jeśli zarówno nadawca, jak i odbiorca korzystają z programu Microsoft Outlook z serwerem Exchange, nie jest żadnym problemem zażądanie potwierdzenia dostarczenia i otrzymanie powiadomienia o otwarciu wiadomości przez odbiorcę. Jednak nie wszystkie klienty poczty elektronicznej obsługują tę funkcję potwierdzania poczty. Co zatem należy zrobić?

Istnieje wiele usług dostępnych do śledzenia wiadomości e-mail.Najbardziej znane to getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com.Wszystkie one wykorzystują w swojej pracy tę samą zasadę.Kiedy jesteś gotowy do wysłania swojej wiadomości, wystarczy dodać adres usługi śledzenia do adresu e-mail odbiorcy, a Twoja wiadomość okazuje się być automatycznie i niewidocznie śledzona.Jak tylko odbiorcaotwiera e-mail, otrzymasz powiadomienie od serwisu, a Twój odbiorca nie będzie o tym wiedział. Informacje, które otrzymasz, różnią się w zależności od serwisu. Większość z nich informuje Cię, kiedy Twoja wiadomość została otwarta, ile czasu zajęło odbiorcy jej przeczytanie i gdzie znajdował się adresat, gdy otrzymał wiadomość.

Uwaga: Usługi śledzenia poczty elektronicznej nie dają 100% gwarancji, że wiadomość została przeczytana. Mogą one śledzić tylko wiadomości HTML (nie zwykły tekst). Wiadomości HTML zwykle zawierają obrazy, które często są domyślnie wyłączone lub zablokowane. Usługi polegają na wstawianiu skryptów do treści wiadomości, która ma być dostarczona do odbiorcy, ale większość nowoczesnych programów pocztowych uruchamia alerty o niebezpiecznej treści.Dlatego też praca wielu serwisów śledzących dobiegła końca.

Ani kwity doręczenia/odczytu Outlooka, ani usługi śledzenia wiadomości e-mail nie są w stanie zagwarantować, że odbiorca przeczytał i zrozumiał wiadomość. Ale mimo to kwity doręczenia i odczytu są jednymi z najbardziej użytecznych narzędzi, które zapewnia Outlook 2016, 2013 i 2010.