สารบัญ
คุณต้องการให้แน่ใจว่าผู้คนได้รับอีเมลของคุณหรือไม่ การส่งและใบรับการอ่านของ Outlook จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการส่งและเปิดข้อความของคุณ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีติดตามข้อความที่ส่งและปิดใช้งานคำขอใบตอบรับการอ่านใน Outlook 2019, 2016 และ 2013
ฉันส่งไป แต่พวกเขาได้รับหรือไม่ ฉันคิดว่าคำถามอันร้อนแรงนี้ทำให้เรางงทุกครั้ง โชคดีที่ Microsoft Outlook มีสองตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลหลังจากกดปุ่มส่ง เหล่านี้คือใบเสร็จการอ่านและการจัดส่งของ Outlook
เมื่อคุณส่งข้อความสำคัญ คุณสามารถขออย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างพร้อมกัน หรือคุณสามารถเพิ่มใบตอบรับการอ่านให้กับอีเมลทั้งหมดของคุณ เป็นไปได้ที่จะสร้างกฎใบตอบรับการอ่านแบบพิเศษหรือปิดใช้งานคำขอใบตอบรับการอ่านหากกลายเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ คุณต้องการที่จะรู้ว่าจะทำอย่างไร? อ่านบทความนี้เลย!
ขอใบส่งของและใบตอบรับการอ่าน
ก่อนอื่นเรามากำหนดความแตกต่างระหว่างใบส่งของและใบตอบรับการอ่าน ใบเสร็จรับเงินที่ส่ง แจ้งให้คุณทราบว่าข้อความอีเมลของคุณถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับหรือไม่ ใบรับการอ่าน แสดงว่าข้อความถูกเปิดแล้ว
เมื่อคุณส่งอีเมล ข้อความจะส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ ซึ่งจะส่งไปยังกล่องจดหมาย ดังนั้นเมื่อคุณได้รับใบเสร็จการจัดส่ง แสดงว่าข้อความส่งถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ต้องการเรียบร้อยแล้วไม่รับประกันว่าอีเมลจะอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ อาจถูกลบไปยังโฟลเดอร์อีเมลขยะโดยไม่ตั้งใจ
บุคคลที่เปิดข้อความจะได้รับใบตอบรับการอ่าน หากคุณได้รับการยืนยันว่าผู้รับอ่านอีเมลของคุณแล้ว เห็นได้ชัดว่าอีเมลนั้นถูกส่งไปด้วย แต่ไม่ใช่วิธีอื่น
ตอนนี้ ฉันต้องการแสดงวิธีขอการจัดส่งและใบตอบรับการอ่านสำหรับข้อความเดียวและสำหรับอีเมลทั้งหมดที่คุณส่ง นอกจากนี้ คุณจะเห็นวิธีตั้งกฎตามการรับและการอ่านใบเสร็จใน Outlook 2013
ติดตามข้อความเดียว
หากคุณกำลังส่งข้อความที่สำคัญจริงๆ และต้องการเป็น แน่ใจว่าผู้รับจะได้รับและเปิด คุณสามารถเพิ่มคำขอส่งและอ่านในข้อความเดียวนี้ได้อย่างง่ายดาย:
- สร้างอีเมลใหม่
- คลิกที่ OPTIONS แท็บในหน้าต่าง อีเมลใหม่
- ทำเครื่องหมายที่ 'ขอใบเสร็จรับเงิน' และ 'ขอใบเสร็จการอ่าน' กล่องในกลุ่ม การติดตาม
- กด ส่ง
ทันทีที่ข้อความถูกส่งและผู้รับเปิดอ่าน คุณจะได้รับการแจ้งเตือนการอ่านอีเมลเหมือนข้อความด้านล่าง 
คุณจะเห็นว่าการแจ้งเตือนทางอีเมลโดยทั่วไปประกอบด้วยชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับ หัวเรื่อง วันที่และเวลาที่ส่งอีเมล และเวลาที่ผู้รับเปิดอ่าน
อย่างไรก็ตาม หากหลังจากส่งแล้ว ข้อความที่คุณพบหากคุณลืมแนบไฟล์หรือระบุสิ่งที่สำคัญจริงๆ คุณสามารถจำข้อความที่ส่งนั้นได้
คอยดูอีเมลที่ส่งทั้งหมด
ลองนึกภาพสถานการณ์อื่น สมมติว่า อีเมลทั้งหมดที่คุณส่งมีความสำคัญ และคุณต้องการตรวจสอบอีกครั้งว่าจดหมายทุกฉบับส่งถึงผู้รับหรือไม่ จากนั้นจะเป็นการดีกว่าหากขอให้ส่งและอ่านใบตอบรับสำหรับข้อความที่ส่งออกทั้งหมด:
- คลิกที่แท็บ ไฟล์
- เลือก ตัวเลือก แบบฟอร์ม เมนู ไฟล์
- คลิกที่ จดหมาย ในหน้าต่างโต้ตอบ ตัวเลือก Outlook
- เลื่อนลงไปที่ การติดตาม พื้นที่
- ทำเครื่องหมายที่ 'ใบเสร็จการจัดส่งที่ยืนยันว่าข้อความถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับแล้ว' และ 'อ่านใบเสร็จที่ยืนยันว่าผู้รับดูข้อความแล้ว ' กล่อง
- คลิก ตกลง
ตอนนี้คุณทราบวิธีติดตามข้อความเดียวและอีเมลขาออกทั้งหมดแล้ว จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการรับใบตอบรับการเปิดอ่านเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบหรือสำหรับอีเมลที่มีคำเฉพาะในหัวข้อหรือเนื้อหา ค้นหาวิธีแก้ปัญหาในส่วนถัดไปของบทความ
สร้างกฎใบรับการอ่าน
Outlook 2010 และ 2013 ทำให้สามารถตั้งกฎพิเศษเพื่อรับการจัดส่งและใบรับการอ่าน หมายความว่าคุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากตรงตามเงื่อนไขบางประการ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งกฎตามความต้องการของคุณ:
- เปิดใช้ Outlook
- ไปไปที่ แท็บ หน้าแรก -> ย้าย กลุ่ม
- คลิกที่ กฎ
- เลือก จัดการกฎ & ตัวเลือกการแจ้งเตือน จากรายการแบบเลื่อนลง กฎ
- คลิกที่แท็บ กฎอีเมล ในหน้าต่างที่แสดงบนหน้าจอของคุณ
- กดปุ่ม กฎใหม่ เพื่อ เริ่ม ตัวช่วยสร้างกฎ .
- เลือก 'ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ' หรือ 'ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง' ในช่อง เริ่มจากกฎว่าง ส่วน
- คลิก ถัดไป .
- ทำเครื่องหมายเงื่อนไขจากรายการที่แนะนำ
ตัวอย่างเช่น ฉันเลือกเงื่อนไข 'ด้วยคำเฉพาะในที่อยู่ของผู้รับ' หมายความว่าฉันขอใบตอบรับการอ่านจากผู้รับที่มีคำเฉพาะในที่อยู่อีเมลเท่านั้น คำเฉพาะคืออะไร? ค้นพบด้านล่างได้ตามสบาย
- ในฟิลด์ใต้รายการเงื่อนไข คลิกที่ ลิงก์ (ค่าที่ขีดเส้นใต้) เพื่อแก้ไขคำอธิบายกฎ
ในกรณีของฉัน ค่าที่ขีดเส้นใต้คือ 'คำเฉพาะ' .
- พิมพ์คำหรือวลีเพื่อค้นหาในที่อยู่ของผู้รับ
- คลิก เพิ่ม และคำจะปรากฏในรายการค้นหา
- คลิก ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
เรากลับมาแล้ว ไปที่ ตัวช่วยสร้างกฎ และในฟิลด์ด้านล่างรายการเงื่อนไข ฉันเห็นว่าคำอธิบายกฎใกล้จะเสร็จสมบูรณ์แล้ว 
- คลิก ถัดไป เพื่อสลับไปยังรายการการดำเนินการ
- ทำเครื่องหมายที่การดำเนินการที่จำเป็น ในกรณีของฉัน ฉันต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อข้อความถูกอ่าน ดังนั้นฉันจึงเลือกตัวเลือก 'แจ้งเตือนฉันเมื่อข้อความถูกอ่าน'
- คลิก ถัดไป .
- เลือกข้อยกเว้นสำหรับกฎของคุณ หากคุณคิดว่าจำเป็น
ฉันไม่ ต้องการอะไรสำหรับฉัน
- คลิก ถัดไป
- ตรวจสอบว่าทุกอย่างถูกต้องในคำอธิบายกฎของคุณหรือไม่ คุณยังสามารถระบุชื่อสำหรับกฎหรือตั้งค่าตัวเลือกกฎ
- คลิก เสร็จสิ้น
- ในหน้าต่าง กฎและการแจ้งเตือน ขั้นแรกให้คลิก นำไปใช้ จากนั้น ตกลง
ตอนนี้กฎสำหรับการขอใบตอบรับการอ่านถูกตั้งค่าแล้ว! ดังนั้นฉันจะได้รับใบตอบรับการอ่านเฉพาะอีเมลที่ฉันส่งไปยังที่อยู่ที่มีคำเฉพาะ
ติดตามการตอบรับการอ่าน
แทนที่จะเลื่อนดูใบรับการอ่านหลายร้อยฉบับในกล่องจดหมายของคุณ ให้ใช้เคล็ดลับต่อไปนี้เพื่อ ดูผู้รับทั้งหมดที่อ่านอีเมลของคุณ
- ไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ส่ง
- เปิดข้อความที่คุณส่งพร้อมกับคำขอ โดยปกติจะมีเครื่องหมายพิเศษกำกับไว้เหมือนในภาพหน้าจอด้านล่าง
- คลิก การติดตาม ในกลุ่ม แสดง บนแท็บ ข้อความ
ตอนนี้ คุณสามารถดูจำนวนผู้รับที่อ่านข้อความของคุณและเมื่อพวกเขาอ่านข้อความของคุณ
หมายเหตุ: ปุ่ม การติดตาม จะไม่ปรากฏจนกว่า คุณได้รับอย่างน้อยหนึ่งรายการใบเสร็จ. หลังจากที่คุณได้รับปุ่มแรกในกล่องจดหมายของคุณ อาจใช้เวลาหลายนาทีก่อนที่ปุ่มจะใช้งานได้
ปิดใช้งานคำขอใบตอบรับการอ่าน
ตอนนี้ มาดูคำขอใบตอบรับการอ่านจากจุดของผู้รับ ดู
หากคุณได้รับข้อความนี้ปีละครั้ง คุณมีแนวโน้มที่จะยืนยันว่าได้รับข้อความ แต่ถ้าคุณได้รับแจ้งให้ส่งใบตอบรับการอ่านสำหรับทุกข้อความที่คุณได้รับอย่างต่อเนื่อง วันหนึ่งอาจทำให้คุณรู้สึกประหม่าได้ คุณทำอะไรได้บ้าง
วิธีที่ 1.
คำขอใบตอบรับการอ่านใน Outlook 2013 มีลักษณะเหมือนในภาพหน้าจอต่อไปนี้ 
หมายเหตุ: ข้อความร้องขอจะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อคุณคลิกสองครั้งที่อีเมลเพื่อเปิด หากคุณอ่านข้อความในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง หน้าต่างคำขอจะไม่ปรากฏขึ้น ในกรณีนี้ คุณต้องเปลี่ยนไปใช้อีเมลอื่นเพื่อให้คำขอใบตอบรับการอ่านปรากฏขึ้น
หากคุณไม่ต้องการให้ผู้ส่งรู้ว่าคุณเปิดและอ่านอีเมลนี้โดยเฉพาะ ให้เลือก ไม่ . คุณยังคงมีแนวโน้มที่จะได้รับคำขออีกครั้ง หากคุณไม่ต้องการให้เกิดขึ้น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย 'ไม่ต้องถามฉันเกี่ยวกับการส่งใบเสร็จอีก' 
ครั้งต่อไปที่คุณได้รับข้อความที่มีคำขอใบตอบรับการอ่าน Outlook จะไม่แสดงการแจ้งเตือนใดๆ
วิธีที่ 2
มีวิธีอื่นในการบล็อกคำขอใบตอบรับการอ่าน
- ไปที่ ไฟล์ -> ตัวเลือก .
- เลือก จดหมาย จากเมนู ตัวเลือก Outlook และไปลงไปที่ส่วน การติดตาม
- เลือกปุ่มตัวเลือก 'ไม่ต้องส่งใบตอบรับการอ่าน'
- คลิก ตกลง .
ถ้าคุณเลือกตัวเลือก 'ส่งใบรับการอ่านทุกครั้ง' Outlook จะส่งคืนใบตอบรับไปยังผู้ส่งโดยอัตโนมัติ ข้อความร้องขอจะไม่รบกวนคุณอีกต่อไป ดูเป็นทางออกที่ดีอีกทางหนึ่ง :)
เคล็ดลับ: ให้ความสนใจกับลิงก์ที่คุณคลิกในอีเมลที่คุณได้รับ ตัวย่อ URL ทั้งหมด (เช่น bit.ly) สามารถติดตามการคลิกของคุณได้ ข้อความยังสามารถมีรูปภาพติดตาม ดังนั้นเมื่อคุณอัปโหลดรูปภาพ รูปภาพจะสามารถเปิดใช้งานรหัสติดตามได้ และจะเห็นได้ชัดว่าอีเมลนั้นเปิดอยู่
บริการติดตามอีเมล
หากทั้งสองอย่าง ผู้ส่งและผู้รับใช้ Microsoft Outlook กับ Exchange Server จึงไม่เป็นปัญหาแต่อย่างใดในการขอใบเสร็จการจัดส่งและรับการแจ้งเตือนเมื่อผู้รับเปิดอีเมล แต่ไม่ใช่ทุกไคลเอนต์อีเมลที่รองรับคุณสมบัติการยืนยันเมลนี้ คุณควรทำอย่างไร
มีบริการมากมายสำหรับติดตามอีเมลของคุณ ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด ได้แก่ getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com ต่างก็ใช้หลักการเดียวกันในการทำงาน เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งข้อความ คุณเพียงแค่เพิ่มที่อยู่บริการติดตามไปยังที่อยู่อีเมลของผู้รับ แล้วข้อความของคุณจะถูกติดตามโดยอัตโนมัติและมองไม่เห็น ทันทีที่ผู้รับเปิดอีเมล คุณจะได้รับการแจ้งเตือนจากบริการและผู้รับของคุณจะไม่ทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ ข้อมูลที่คุณได้รับแตกต่างกันไปในแต่ละบริการ ส่วนใหญ่จะบอกคุณเมื่อข้อความของคุณถูกเปิดขึ้น ผู้รับใช้เวลานานเท่าใดในการอ่าน และผู้รับอยู่ที่ไหนเมื่อได้รับข้อความ
หมายเหตุ: บริการติดตามอีเมลไม่สามารถรับประกันได้ 100% อีเมลของคุณถูกอ่าน สามารถติดตามได้เฉพาะข้อความ HTML เท่านั้น (ไม่ใช่ข้อความธรรมดา) อีเมล HTML ปกติจะมีภาพที่มักถูกปิดโดยค่าเริ่มต้นหรือถูกบล็อก บริการนี้ใช้การแทรกสคริปต์ในเนื้อหาอีเมลเพื่อส่งไปยังผู้รับ แต่โปรแกรมอีเมลล่าสุดส่วนใหญ่จะแจ้งเตือนเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่ปลอดภัยที่รวมอยู่ในข้อความ นั่นเป็นสาเหตุที่การทำงานของบริการติดตามจำนวนมากสิ้นสุดลง
ทั้งการส่ง/อ่านใบเสร็จของ Outlook หรือบริการติดตามอีเมลไม่สามารถรับประกันได้ว่าผู้รับจะอ่านและเข้าใจข้อความ แต่เช่นเดียวกัน การนำส่งและใบรับการอ่านเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากที่สุดที่ Outlook 2016, 2013 และ 2010 มอบให้คุณ
