Mục lục
Mọi thứ bạn cần biết về ký tự đại diện trên một trang: chúng là gì, cách sử dụng chúng tốt nhất trong Excel và tại sao ký tự đại diện không hoạt động với các số.
Khi bạn đang tìm kiếm một cái gì đó nhưng không chắc chắn chính xác những gì, ký tự đại diện là một giải pháp hoàn hảo. Bạn có thể coi ký tự đại diện như một trò đùa có thể nhận bất kỳ giá trị nào. Chỉ có 3 ký tự đại diện trong Excel (dấu hoa thị, dấu chấm hỏi và dấu ngã), nhưng chúng có thể làm được rất nhiều điều hữu ích!
Ký tự đại diện Excel
Trong Microsoft Trong Excel, ký tự đại diện là một loại ký tự đặc biệt có thể thay thế bất kỳ ký tự nào khác. Nói cách khác, khi bạn không biết chính xác một ký tự, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện ở vị trí đó.
Hai ký tự đại diện phổ biến mà Excel nhận ra là dấu hoa thị (*) và dấu chấm hỏi (?). Dấu ngã (~) buộc Excel phải coi các luận điểm là ký tự thông thường, không phải ký tự đại diện.
Ký tự đại diện hữu ích trong mọi tình huống khi bạn cần đối sánh một phần. Bạn có thể sử dụng chúng làm tiêu chí so sánh để lọc dữ liệu, để tìm các mục nhập có một số phần chung hoặc để thực hiện khớp mờ trong công thức.
Dấu hoa thị dưới dạng ký tự đại diện
Dấu hoa thị (*) là ký tự đại diện chung nhất có thể đại diện cho bất kỳ số lượng ký tự nào . Ví dụ:
- ch* - khớp với bất kỳ từ nào bắt đầu bằng "ch", chẳng hạn như Charles , check , cờ vua , v.v.
- *ch -công thức tương tự trong trang tính của bạn, trong mọi trường hợp, bạn không nên đưa "$" hoặc bất kỳ ký hiệu tiền tệ nào khác vào hàm TÌM KIẾM. Hãy nhớ rằng đây chỉ là định dạng tiền tệ "trực quan" được áp dụng cho các ô, các giá trị cơ bản chỉ là số.
Ví dụ 2. Công thức ký tự đại diện cho ngày tháng
Công thức TỔNG KẾT được thảo luận ở trên hoạt động rất tốt đối với các số nhưng sẽ không thành công đối với ngày tháng. Tại sao? Bởi vì nội bộ Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số sê-ri và công thức sẽ xử lý các số đó chứ không phải ngày tháng được hiển thị trong các ô.
Để khắc phục trở ngại này, hãy sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi ngày tháng thành chuỗi văn bản, sau đó nạp chuỗi vào hàm TÌM KIẾM.
Tùy thuộc vào chính xác những gì bạn muốn đếm, các định dạng văn bản có thể khác nhau.
Để đếm tất cả các ngày trong C2:C12 có "4" trong ngày , tháng hoặc năm, hãy sử dụng " mmddyyyy" :
=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4",TEXT(C2:C12, "mmddyyyy")))))
Để chỉ tính ngày mà chứa "4" bỏ qua tháng và năm, hãy sử dụng định dạng văn bản " dd" :
=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4",TEXT(C2:C12, "dd")))))
Đó là cách sử dụng ký tự đại diện trong Excel. Tôi hy vọng thông tin này sẽ chứng minh hữu ích trong công việc của bạn. Dù sao, tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
Sổ bài tập thực hành để tải xuống
Ký tự đại diện trong công thức Excel (tệp .xlsx)
thay thế bất kỳ chuỗi văn bản nào kết thúc bằng "ch", chẳng hạn như March , inch , fetch , v.v. - *ch* - đại diện cho bất kỳ từ nào có chứa "ch" ở bất kỳ vị trí nào, chẳng hạn như Chad , headache , arch , v.v.
Dấu chấm hỏi là ký tự đại diện
Dấu chấm hỏi (?) đại diện cho bất kỳ ký tự đơn nào . Nó có thể giúp bạn cụ thể hơn khi tìm kiếm kết quả khớp từng phần. Ví dụ:
- ? - khớp với bất kỳ mục nhập nào chứa một ký tự, ví dụ: "a", "1", "-", v.v.
- ?? - thay thế hai ký tự bất kỳ, ví dụ: "ab", "11", "a*", v.v.
- ???-??? - đại diện cho bất kỳ chuỗi nào chứa 2 nhóm gồm 3 ký tự được phân tách bằng dấu gạch ngang, chẳng hạn như ABC-DEF , ABC-123 , 111-222 , v.v.
- pri?e - khớp với giá , niềm tự hào , giải thưởng , v.v.
Dấu ngã như một công cụ vô hiệu hóa ký tự đại diện
Dấu ngã (~) được đặt trước ký tự đại diện hủy tác dụng của ký tự đại diện và biến nó thành dấu hoa thị theo nghĩa đen (~*), một câu hỏi theo nghĩa đen dấu (~?), hoặc dấu ngã theo nghĩa đen (~~). Ví dụ:
- *~? - tìm bất kỳ mục nhập nào kết thúc bằng dấu chấm hỏi, ví dụ: Cái gì? , Có ai ở đó không? , v.v.
- ***** - tìm bất kỳ dữ liệu nào chứa dấu hoa thị, ví dụ: *1 , *11* , 1-Mar-2020* , v.v. Trong trường hợp này, dấu hoa thị thứ 1 và thứ 3 là ký tự đại diện, còn dấu hoa thị thứ hai biểu thị một ký tự dấu hoa thị theo nghĩa đen.
Tìm vàthay thế ký tự đại diện trong Excel
Việc sử dụng ký tự đại diện với tính năng Tìm và Thay thế của Excel khá linh hoạt. Các ví dụ sau đây sẽ thảo luận về một số tình huống phổ biến và cảnh báo bạn về một số lưu ý.
Cách tìm kiếm bằng ký tự đại diện
Theo mặc định, hộp thoại Tìm và Thay thế là được định cấu hình để tìm tiêu chí đã chỉ định ở bất kỳ đâu trong một ô, không khớp với toàn bộ nội dung ô. Ví dụ: nếu bạn sử dụng "AA" làm tiêu chí tìm kiếm của mình, Excel sẽ trả về tất cả các mục chứa nó, chẳng hạn như AA-01 , 01-AA , 01-AA -02 , v.v. Điều đó hoạt động tốt trong hầu hết các trường hợp, nhưng trong một số trường hợp nhất định có thể phức tạp.
Trong tập dữ liệu bên dưới, giả sử bạn muốn tìm ID bao gồm 4 ký tự được phân tách bằng dấu gạch nối. Vì vậy, bạn mở hộp thoại Tìm và thay thế (Ctrl + F), nhập ??-?? vào hộp Tìm gì và nhấn Tìm tất cả . Kết quả có vẻ hơi khó hiểu phải không?
Về mặt kỹ thuật, các chuỗi như AAB-01 hoặc BB-002 cũng phù hợp với các tiêu chí vì chúng có chứa một ??-?? chuỗi con. Để loại trừ những điều này khỏi kết quả, hãy nhấp vào nút Tùy chọn và chọn hộp Khớp toàn bộ nội dung ô . Bây giờ, Excel sẽ giới hạn kết quả chỉ là ??-?? chuỗi:
Cách thay thế bằng ký tự đại diện
Trong trường hợp dữ liệu của bạn chứa một số kết quả khớp mờ, ký tự đại diện có thể giúp bạnnhanh chóng định vị và thống nhất chúng.
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, bạn có thể thấy hai biến thể chính tả của cùng một thành phố Homel và Gomel . Chúng tôi muốn thay thế cả hai bằng một phiên bản khác - Homyel . (Và vâng, cả ba cách viết của thành phố quê hương tôi đều đúng và thường được chấp nhận :)
Để thay thế các kết quả khớp một phần, bạn cần làm như sau:
- Nhấn Ctrl + H để mở tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế .
- Trong hộp Tìm gì , nhập biểu thức ký tự đại diện: ?omel
- Trong hộp Thay thế bằng , hãy nhập văn bản thay thế: Homyel
- Nhấp vào Thay thế tất cả nút.
Và quan sát kết quả:
Cách tìm và thay thế các ký tự đại diện
Để tìm một ký tự mà Excel nhận dạng là ký tự đại diện, tức là dấu hoa thị hoặc dấu chấm hỏi, hãy bao gồm dấu ngã (~) trong tiêu chí tìm kiếm của bạn. Ví dụ: để tìm tất cả các mục có chứa dấu hoa thị, hãy nhập ~* vào hộp Tìm gì:
Nếu bạn muốn thay thế dấu hoa thị bằng thứ khác, hãy chuyển sang tab Thay thế và nhập ký tự quan tâm vào hộp Thay thế bằng . Để xóa tất cả các ký tự dấu hoa thị được tìm thấy, hãy để trống hộp Thay thế bằng và nhấp vào Thay thế tất cả .
Lọc dữ liệu bằng ký tự đại diện trong Excel
Ký tự đại diện Excel cũng rất hữu ích khi bạn có một cột lớndữ liệu và muốn lọc dữ liệu đó dựa trên điều kiện.
Trong tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, giả sử bạn muốn lọc ID bắt đầu bằng "B". Đối với điều này, hãy làm như sau:
- Thêm bộ lọc vào các ô tiêu đề. Cách nhanh nhất là nhấn phím tắt Ctrl + Shift + L.
- Trong cột mục tiêu, nhấp vào mũi tên thả xuống bộ lọc.
- Trong hộp Tìm kiếm , nhập tiêu chí của bạn, B* trong trường hợp của chúng tôi.
- Nhấp vào OK .
Thao tác này sẽ ngay lập tức lọc dữ liệu dựa trên ký tự đại diện của bạn các tiêu chí như hiển thị bên dưới:
Ký tự đại diện cũng có thể được sử dụng với Bộ lọc nâng cao, điều này có thể làm cho bộ lọc này trở thành một sự thay thế tuyệt vời cho các biểu thức thông thường (còn được gọi là biểu thức chính quy bởi chuyên gia công nghệ) mà Excel không hỗ trợ. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Bộ lọc nâng cao của Excel có ký tự đại diện.
Công thức Excel có ký tự đại diện
Trước hết, cần lưu ý rằng khá nhiều hàm Excel hỗ trợ ký tự đại diện. Dưới đây là danh sách các hàm phổ biến nhất thực hiện với các ví dụ về công thức:
AVERAGEIF với ký tự đại diện - tìm giá trị trung bình (trung bình cộng) của các ô đáp ứng điều kiện đã chỉ định.
AVERAGEIFS - trả về trung bình của các ô đáp ứng nhiều tiêu chí. Giống như AVERAGEIF trong ví dụ trên cho phép ký tự đại diện.
COUNTIF có ký tự đại diện - đếm số lượng ô dựa trên một tiêu chí.
COUNTIFS có ký tự đại diện - đếm số lượng ôcác ô dựa trên nhiều tiêu chí.
SUMIF với ký tự đại diện- tính tổng các ô có điều kiện.
SUMIFS - thêm các ô có nhiều tiêu chí. Giống như hàm SUMIF trong ví dụ trên chấp nhận các ký tự đại diện.
VLOOKUP với ký tự đại diện - thực hiện tra cứu theo chiều dọc với khớp một phần.
HLOOKUP với ký tự đại diện - thực hiện tra cứu theo chiều ngang với khớp một phần.
XLOOKUP với ký tự đại diện - thực hiện tra cứu khớp một phần cả trong cột và hàng.
Công thức MATCH với ký tự đại diện - tìm khớp một phần và trả về vị trí tương đối của nó.
XMATCH với ký tự đại diện - phiên bản kế thừa hiện đại của hàm MATCH cũng hỗ trợ khớp ký tự đại diện.
TÌM KIẾM bằng ký tự đại diện - không giống như hàm TÌM phân biệt chữ hoa chữ thường, TÌM KIẾM không phân biệt chữ hoa chữ thường hiểu các ký tự đại diện.
Nếu bạn cần khớp một phần với các hàm khác không hỗ trợ ký tự đại diện, bạn sẽ phải tìm ra giải pháp thay thế như công thức ký tự đại diện IF của Excel.
Các ví dụ sau minh họa một số cách tiếp cận chung để sử dụng ký tự đại diện trong công thức Excel.
Công thức ký tự đại diện COUNTIF trong Excel
Giả sử bạn muốn đếm số ô tiếp nhập văn bản "AA" trong phạm vi A2:A12. Có ba cách để thực hiện điều này.
Cách đơn giản nhất là bao gồm các ký tự đại diện trực tiếp trong đối số criteria :
=COUNTIF(A2:A12, "*AA*")
Trong thực tế, "mã hóa cứng" như vậy không phải là giải pháp tốt nhất. Nếutiêu chí thay đổi sau này, bạn sẽ phải chỉnh sửa công thức của mình mỗi lần.
Thay vì nhập tiêu chí vào công thức, bạn có thể nhập tiêu chí đó vào một số ô, chẳng hạn như E1 và nối tham chiếu ô với các ký tự đại diện. Công thức hoàn chỉnh của bạn sẽ là:
=COUNTIF(A2:A12,"*"&E1&"*")
Ngoài ra, bạn có thể nhập một chuỗi ký tự đại diện (*AA* trong ví dụ của chúng tôi) trong ô tiêu chí (E1 ) và chỉ bao gồm tham chiếu ô trong công thức:
=COUNTIF(A2:A12, E1)
Cả ba công thức sẽ tạo ra cùng một kết quả, vì vậy sử dụng công thức nào là vấn đề theo sở thích cá nhân của bạn.
Lưu ý. Tìm kiếm ký tự đại diện không phân biệt chữ hoa chữ thường , vì vậy công thức tính cả ký tự chữ hoa và chữ thường như AA-01 và aa-01 .
Công thức VLOOKUP ký tự đại diện Excel
Khi bạn cần tìm một giá trị không khớp chính xác trong dữ liệu nguồn, bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện để tìm khớp một phần.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tra cứu các ID bắt đầu bằng các ký tự cụ thể và trả về giá của chúng từ cột B. Để hoàn thành việc này, hãy nhập phần duy nhất của ID mục tiêu vào các ô D2, D3 và D4 và sử dụng công thức này để nhận kết quả:
=VLOOKUP(D2&"*", $A$2:$B$12, 2, FALSE)
Công thức trên chuyển sang E1 và do sử dụng khéo léo các tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối nên nó sao chép chính xác vào các ô bên dưới .
Lưu ý. Vì hàm VLOOKUP của Excel trả vềtrận đấu đầu tiên được tìm thấy, bạn nên rất cẩn thận khi tìm kiếm bằng các ký tự đại diện. Nếu giá trị tra cứu của bạn khớp với nhiều giá trị trong phạm vi tra cứu, thì bạn có thể nhận được kết quả sai lệch.
Ký tự đại diện Excel cho số
Đôi khi người ta nói rằng ký tự đại diện trong Excel chỉ hoạt động đối với giá trị văn bản, không phải số. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn đúng. Với tính năng Tìm và Thay thế cũng như Bộ lọc , ký tự đại diện hoạt động tốt cho cả văn bản và số.
Tìm và Thay thế bằng ký tự đại diện số
Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi đang sử dụng *4* cho tiêu chí tìm kiếm để tìm kiếm các ô chứa chữ số 4 và Excel tìm thấy cả chuỗi văn bản và số:
Bộ lọc với số ký tự đại diện
Tương tự như vậy, bộ lọc tự động của Excel không gặp vấn đề gì khi lọc các số có chứa "4":
Tại sao ký tự đại diện của Excel không hoạt động với các số trong công thức
Ký tự đại diện với các số trong công thức lại là một câu chuyện khác. Việc sử dụng ký tự đại diện cùng với số (bất kể bạn bao quanh số đó bằng ký tự đại diện hay nối tham chiếu ô) sẽ chuyển đổi giá trị số thành chuỗi văn bản. Kết quả là Excel không nhận dạng được một chuỗi trong một dãy số.
Ví dụ: cả hai công thức dưới đây đều đếm số lượng chuỗi chứa "4" một cách hoàn hảo:
=COUNTIF(A2:A12, "*4*" )
=COUNTIF(A2:A12, "*"&E1&"*" )
Nhưng không xác định được chữ số 4 trong một số:
Cách làmký tự đại diện hoạt động với số
Giải pháp đơn giản nhất là chuyển đổi số thành văn bản (ví dụ: bằng cách sử dụng tính năng Văn bản thành Cột) rồi thực hiện VLOOKUP, COUNTIF, MATCH, v.v. thông thường.
Ví dụ: để lấy số ô mà bắt đầu bằng số trong E1, công thức là:
=COUNTIF(B2:B12, E1&"*" )
In tình huống khi cách tiếp cận này không được chấp nhận trên thực tế, bạn sẽ phải tìm ra công thức của riêng mình cho từng trường hợp cụ thể. Than ôi, giải pháp chung chung không tồn tại :( Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ.
Ví dụ 1. Công thức ký tự đại diện Excel cho các số
Ví dụ này cho biết cách đếm các số có chứa một chữ số cụ thể. Trong bảng mẫu bên dưới, giả sử bạn muốn tính xem có bao nhiêu số trong phạm vi B2:B12 chứa "4". Đây là công thức để sử dụng:
=SUMPRODUCT(--(ISNUMBER(SEARCH("4", B2:B12))))
Cách thức hoạt động của công thức này
Làm việc từ trong ra ngoài, đây là chức năng của công thức:
Hàm TÌM KIẾM tìm kiếm chữ số được chỉ định trong mỗi ô của dải ô và trả về vị trí của nó, lỗi #VALUE nếu không tìm thấy. Đầu ra của nó là mảng sau:
{#VALUE!;1;#VALUE!;#VALUE!;3;#VALUE!;#VALUE!;1;#VALUE!;#VALUE!;#VALUE!}
Hàm ISNUMBER lấy nó từ đó và thay đổi bất kỳ số nào thành TRUE và lỗi thành FALSE:
{FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;FALSE}
Toán tử một ngôi kép (--) buộc TRUE và FALSE lần lượt là 1 và 0:
{0;1;0;0;1;0;0;1;0;0;0}
Cuối cùng, hàm SUMPRODUCT cộng các số 1 và trả về số đếm.
Lưu ý. Khi sử dụng
