Chcete mať istotu, že ľudia dostanú vaše e-maily? Doručenie a potvrdenie o prečítaní v programe Outlook vás upozorní na doručenie a otvorenie vašej správy. V tomto článku sa dozviete, ako sledovať odoslané správy a vypnúť žiadosti o potvrdenie o prečítaní v programoch Outlook 2019, 2016 a 2013.

Odoslal som ho, ale dostali ho? Predpokladám, že táto pálčivá otázka nás všetkých občas trápi. Našťastie má aplikácia Microsoft Outlook dve skvelé možnosti, ktoré používateľom pomáhajú zistiť, čo sa stalo s ich e-mailmi po stlačení tlačidla Odoslať. Sú to Outlook Čítanie a Potvrdenie o doručení.

Pri odosielaní dôležitej správy môžete požiadať o jednu z nich alebo o obe naraz. Alebo môžete pridať potvrdenia o prečítaní do všetkých e-mailov. Dokonca je možné vytvoriť špeciálne pravidlo pre potvrdenia o prečítaní alebo vypnúť žiadosti o potvrdenia o prečítaní, ak sa stanú otravnými. Chcete vedieť, ako na to? Pokračujte a prečítajte si tento článok!

Žiadosť o doručenie a čítanie potvrdení

Najprv si definujme rozdiel medzi potvrdeniami o doručení a potvrdeniami o prečítaní. A potvrdenie o doručení vás informuje o tom, že vaša e-mailová správa bola alebo nebola doručená do schránky príjemcu. prečítať potvrdenie ukazuje, že správa bola otvorená.

Keď odošlete e-mail, odošle sa na e-mailový server príjemcu, ktorý ho doručí do jeho schránky. Keď teda dostanete potvrdenie o doručení, je v ňom uvedené, že správa úspešne dorazila na určený e-mailový server. Nezaručuje to, že e-mail je v schránke príjemcu. Môže byť náhodne odstránený do priečinka s nevyžiadanou poštou.

Potvrdenie o prečítaní odosiela osoba, ktorá správu otvorí. Ak ste dostali potvrdenie, že váš e-mail bol adresátom prečítaný, je zrejmé, že e-mail bol aj doručený. Nie však naopak.

Teraz by som vám chcel ukázať, ako si vyžiadať potvrdenia o doručení a prečítaní pre jednu správu a pre všetky odoslané e-maily. Uvidíte tiež, ako nastaviť pravidlo založené na získavaní potvrdení o doručení a prečítaní v programe Outlook 2013.

Sledovanie jednej správy

Ak posielate naozaj dôležitú správu a chcete mať istotu, že ju príjemca dostane a otvorí, môžete k tejto jednej správe jednoducho pridať žiadosti o doručenie a prečítanie:

• Vytvorte nový e-mail.
• Kliknite na MOŽNOSTI na karte Nový e-mail okno.
• Začiarknite políčko "Vyžiadať potvrdenie o doručení a "Vyžiadať potvrdenie o prijatí políčok v Sledovanie skupina.
• Tlač Odoslať .

Hneď po doručení správy a jej otvorení príjemcom sa zobrazí oznámenie o prečítaní e-mailu, ako je uvedené nižšie.

Vidíte, že bežné e-mailové oznámenie zvyčajne obsahuje meno a e-mailovú adresu príjemcu, predmet, dátum a čas odoslania e-mailu a kedy ho príjemca otvoril.

Mimochodom, ak po odoslaní správy zistíte, že ste zabudli pripojiť súbor alebo uviesť niečo naozaj dôležité, môžete odoslanú správu odvolať.

Sledovanie všetkých odoslaných e-mailov

Predstavme si inú situáciu. Predpokladajme, že všetky e-maily, ktoré posielate, sú kľúčové a chcete dvakrát skontrolovať, či sa každý jeden list dostane k príjemcovi. Potom je lepšie vyžiadať si potvrdenia o doručení a prečítaní pre všetky odchádzajúce správy:

• Kliknite na SÚBOR tab.
• Vyberte si Možnosti tvoria SÚBOR menu.
• Kliknite na Mail v Možnosti programu Outlook dialógové okno.
• Prejdite nadol na Sledovanie oblasť.
• Skontrolujte "Potvrdenie o doručení potvrdzujúce, že správa bola doručená na e-mailový server príjemcu a "Potvrdenie o prečítaní potvrdzujúce, že príjemca si správu pozrel škatule.
• Kliknite na . OK .

Teraz už viete, ako sledovať jednu správu a všetky odchádzajúce e-maily. Čo ak chcete získať potvrdenia o prečítaní len pre e-maily, ktoré obsahujú prílohy, alebo pre e-maily s konkrétnymi slovami v predmete alebo tele? Riešenie nájdete v ďalšej časti článku.

Vytvorenie pravidla pre príjem čítania

Aplikácie Outlook 2010 a 2013 umožňujú nastaviť špeciálne pravidlo na získavanie potvrdení o doručení a prečítaní. To znamená, že oznámenia budete dostávať, ak sú splnené určité podmienky. Podľa nasledujúcich krokov nastavte pravidlo podľa svojich potrieb:

• Spustenie vyhliadok.
• Prejsť na . HOME tab -> Presun skupina.
• Kliknite na Pravidlá .
• Vyberte si Správa pravidiel a upozornení možnosť z Pravidlá rozbaľovací zoznam.
• Kliknite na Pravidlá elektronickej pošty v okne, ktoré sa zobrazí na obrazovke.
• Stlačte tlačidlo Nové pravidlo tlačidlo na spustenie Sprievodca pravidlami .
• Vyberte "Použiť pravidlo na prijaté správy alebo "Použiť pravidlo na správy, ktoré som odoslal v Začnite od prázdneho pravidla sekcia.
• Kliknite na . Ďalšie .
• Zaškrtnite podmienku (podmienky) z navrhovaného zoznamu.

Napríklad vyberiem podmienku "s konkrétnymi slovami v adrese príjemcu . To znamená, že požadujem potvrdenie o prevzatí len od príjemcov, ktorí majú vo svojich e-mailových adresách uvedené špecifické slová. Aké sú to špecifické slová? Neváhajte a objavte ich nižšie.

• V poli pod zoznamom podmienok kliknite na odkaz (podčiarknutá hodnota) upraviť popis pravidla.

V mojom prípade je podčiarknutá hodnota "špecifické slová .

• Zadajte slovo alebo frázu, ktorú chcete vyhľadať v adrese príjemcu.
• Kliknite na . Pridať a slová sa zobrazia v zozname vyhľadávania.
• Kliknite na . OK na uloženie zmien.

Vrátili sme sa k Sprievodca pravidlami a v poli pod zoznamom podmienok vidím, že popis pravidla je takmer kompletný.

• Kliknite na . Ďalšie na prepnutie do zoznamu akcií.
• V mojom prípade chcem byť upozornený, keď je správa prečítaná, takže vyberiem "upozorniť ma, keď bude prečítaná možnosť.
• Kliknite na . Ďalšie .
• Ak si myslíte, že je to potrebné, vyberte si výnimky zo svojho pravidla.

Ja pre svoju nepotrebujem žiadne.

• Kliknite na . Ďalšie.
• Skontrolujte, či je v popise pravidla všetko správne. Môžete tiež určiť názov pravidla alebo nastaviť možnosti pravidla.
• Kliknite na . Dokončenie .
• V Pravidlá a upozornenia okno prvé kliknutie Aplikovať a potom V PORIADKU.

Teraz je nastavené pravidlo pre vyžiadanie potvrdenia o prečítaní! Takže budem dostávať potvrdenia o prečítaní len pre e-maily, ktoré pošlem na adresy s konkrétnymi slovami.

Sledovanie odpovedí na prijatie

Namiesto prechádzania stoviek potvrdení o prečítaní v doručenej pošte použite nasledujúci trik, aby ste videli všetkých príjemcov, ktorí čítali váš e-mail.

• Prejdite na Odoslané položky priečinok.
• Otvorte správu, ktorú ste odoslali so žiadosťou. Zvyčajne je označená špeciálnym znakom ako na snímke obrazovky nižšie.
• Kliknite na . Sledovanie v Zobraziť skupinu na SPRÁVA tab.

Teraz môžete vidieť, koľko príjemcov si vašu správu prečítalo a kedy to urobili.

Poznámka: Sledovanie Tlačidlo sa nezobrazí, kým nedostanete aspoň jednu účtenku. Po prijatí prvej účtenky do doručenej pošty môže trvať niekoľko minút, kým sa tlačidlo sprístupní.

Zakázať prijímanie žiadostí o čítanie

Teraz sa pozrime na žiadosť o prijatie čítania z pohľadu príjemcu.

Ak ju dostanete raz za rok, pravdepodobne potvrdíte, že ste správu dostali. Ak sa však neustále zobrazuje výzva na odoslanie potvrdenia o prečítaní každej prijatej správy, jedného dňa vám to môže vytočiť nervy. Čo môžete urobiť?

Metóda 1.

Žiadosť o potvrdenie o prijatí v programe Outlook 2013 vyzerá ako na nasledujúcej snímke obrazovky.

Poznámka: Správa s požiadavkou sa zobrazí len vtedy, ak dvakrát kliknete na e-mail a otvoríte ho. Ak si správu prečítate v podokne náhľadu, okno s požiadavkou sa nezobrazí. V takom prípade musíte prejsť na iný e-mail, aby sa zobrazila požiadavka na potvrdenie o prečítaní.

Ak nechcete, aby odosielateľ vedel, že ste otvorili a prečítali tento konkrétny e-mail, jednoducho vyberte Nie . Stále je pravdepodobné, že sa vám táto požiadavka bude opakovať. Ak nechcete, aby sa tak dialo, vyberte možnosť "Už sa ma nepýtajte na posielanie potvrdení začiarkavacie políčko.

Pri ďalšom prijatí správy, ktorá obsahuje žiadosť o potvrdenie o prevzatí, Outlook nezobrazí žiadne oznámenie.

Metóda 2

Existuje aj iný spôsob blokovania požiadaviek na prijatie čítania.

• Prejsť na FILE -> Možnosti .
• Vyberte si Mail z Možnosti programu Outlook a prejdite do ponuky Sledovanie oblasť.
• Vyberte "Nikdy neodosielať potvrdenie o prevzatí prepínač.
• Kliknite na . OK .

Ak si vyberiete "Vždy posielať potvrdenie o prečítaní možnosť, Outlook automaticky vráti potvrdenia odosielateľom. Správa so žiadosťou vás už nebude obťažovať. Vyzerá to ako ďalšie dobré východisko :)

Tip: Venujte pozornosť odkazom, na ktoré klikáte v prijatých e-mailoch. Všetky skracovače adries URL (napríklad bit.ly) môžu sledovať vaše kliknutia. Správa môže obsahovať aj sledovací obrázok, takže po jeho nahratí sa môže aktivovať sledovací kód a bude jasné, že e-mail bol otvorený.

Služby sledovania e-mailov

Ak odosielateľ aj príjemca používajú aplikáciu Microsoft Outlook so serverom Exchange Server, nie je vôbec problém vyžiadať si potvrdenie o doručení a dostať upozornenie, keď príjemca e-mail otvorí. Nie všetci e-mailoví klienti však túto funkciu potvrdenia pošty podporujú. Čo by ste teda mali urobiť?

Na sledovanie vašich e-mailov je k dispozícii množstvo služieb. Najznámejšie sú getnotify.com, didtheyreadit.com, whoreadme.com. Všetky využívajú pri svojej práci rovnaký princíp. Keď ste pripravení odoslať správu, stačí pridať adresu sledovacej služby k e-mailovej adrese príjemcu a vaša správa sa automaticky a neviditeľne sleduje.otvorí e-mail, dostanete od služby oznámenie a váš adresát sa o tom nedozvie. Informácie, ktoré dostanete, sa líšia od služby k službe. Väčšina z nich vám oznámi, kedy bola vaša správa otvorená, ako dlho trvalo, kým si ju adresát prečítal, a kde sa adresát nachádzal, keď správu dostal.

Poznámka: Služby na sledovanie e-mailov vám nemôžu poskytnúť 100 % záruku, že váš e-mail bol prečítaný. Môžu sledovať len správy HTML (nie textové). E-maily HTML zvyčajne obsahujú obrázky, ktoré sú často predvolene vypnuté alebo zablokované. Služby sa spoliehajú na vkladanie skriptov do obsahu e-mailu, ktorý má byť doručený príjemcovi, ale väčšina aktuálnych e-mailových programov spúšťa upozornenia na nebezpečný obsah.Preto sa práca mnohých sledovacích služieb skončila.

Ani doručenky / potvrdenia o prečítaní v programe Outlook, ani služby sledovania e-mailov nedokážu zaručiť, že príjemca správu prečítal a porozumel jej. Napriek tomu však doručenky a potvrdenia o prečítaní patria medzi najužitočnejšie nástroje, ktoré vám poskytuje program Outlook 2016, 2013 a 2010.