Mục lục
Bài đăng trên blog hôm nay giới thiệu tất cả các cách hợp nhất 2 Google Trang tính. Bạn sẽ sử dụng tiện ích bổ sung VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY và Hợp nhất Trang tính để cập nhật các ô trong một trang tính từ các bản ghi từ một trang tính khác dựa trên kết quả trùng khớp trong các cột chung.
Hợp nhất Google trang tính sử dụng hàm VLOOKUP
Điều đầu tiên bạn có thể chuyển sang khi cần khớp và hợp nhất hai trang tính Google là hàm VLOOKUP.
Cú pháp & cách sử dụng
Hàm này tìm kiếm một cột mà bạn chỉ định cho một giá trị khóa nhất định và kéo một trong các bản ghi có liên quan từ cùng một hàng vào một bảng hoặc trang tính khác.
Mặc dù VLOOKUP của Google Trang tính thường được coi là một trong những chức năng khó, thực ra nó khá đơn giản và thậm chí dễ dàng khi bạn làm quen với nó.
Hãy xem nhanh các thành phần của nó:
=VLOOKUP(khóa_tìm_kiếm, phạm vi, chỉ mục, [được_sắp_xếp] )- search_key là giá trị khóa mà bạn đang tìm kiếm. Nó có thể là bất kỳ chuỗi văn bản, số hoặc tham chiếu ô nào.
- phạm vi là nhóm ô (hoặc bảng) mà bạn sẽ tìm search_key và bạn sẽ lấy các bản ghi liên quan từ đâu.
Lưu ý. VLOOKUP trong Google Trang tính luôn quét cột đầu tiên của dải ô để tìm search_key .
- chỉ mục là số cột trong phạm vi mà bạn muốn lấy dữ liệu từ đó.
Ví dụ: nếu phạm vi tìm kiếm của bạn là A2:E20 và đó là cột Ebạn cần lấy dữ liệu từ đó, hãy nhập 5. Nhưng nếu phạm vi của bạn là D2:E20, bạn sẽ cần nhập 2 để lấy bản ghi từ cột E.
- [is_sorted] là đối số duy nhất mà bạn có thể bỏ qua. Nó được sử dụng để cho biết liệu cột có giá trị chính có được sắp xếp (TRUE) hay không (FALSE). Nếu TRUE, chức năng sẽ hoạt động với kết quả khớp gần nhất, nếu FALSE - với kết quả hoàn chỉnh. Khi bị bỏ qua, TRUE được sử dụng theo mặc định.
Mẹo. Chúng tôi có một hướng dẫn chi tiết dành cho VLOOKUP trong Google Trang tính. Vui lòng kiểm tra nó để tìm hiểu thêm về chức năng, đặc thù của nó & giới hạn và lấy thêm các ví dụ về công thức.
Với những lập luận này, hãy sử dụng VLOOKUP để hợp nhất hai trang tính Google.
Giả sử tôi có một bảng nhỏ với các loại quả mọng và ID của chúng trong Trang tính 2. Mặc dù không biết tình trạng còn hàng trong kho:
Hãy gọi bảng này là bảng chính vì mục tiêu của tôi là điền vào.
Ngoài ra còn có một bảng khác trong Sheet1 với tất cả dữ liệu tại chỗ, bao gồm cả tình trạng còn hàng:
Tôi sẽ gọi nó là bảng tra cứu vì tôi sẽ xem xét nó để lấy dữ liệu.
Tôi sẽ dùng chức năng VLOOKUP của Google Sheets để gộp 2 sheet này lại. Hàm này sẽ so khớp các loại quả mọng trong cả hai bảng và lấy thông tin "còn hàng" tương ứng từ phần tra cứu vào bảng chính.
=VLOOKUP(B2,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE)
Dưới đây là cách thực hiện công thức hợp nhất chính xác hai trang tính Google:
- Công thức này tìm kiếm giá trị từ B2 (trang tính chính) trong cột B trênSheet1 (bảng tra cứu).
Lưu ý. Hãy nhớ rằng, VLOOKUP quét cột đầu tiên của phạm vi đã chỉ định — Sheet1!$B$2:$C$10 .
Lưu ý. Tôi sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho dải ô vì tôi sao chép công thức xuống cột và do đó tôi cần dải ô này giữ nguyên ở mọi hàng để kết quả không bị hỏng.
- SAI ở cuối cho biết dữ liệu trong cột B (trong bảng tra cứu) không được sắp xếp nên chỉ các kết quả khớp chính xác mới được xem xét.
- Sau khi có kết quả khớp, Google Trang tính VLOOKUP lấy bản ghi có liên quan từ cột thứ 2 của dải ô đó (cột C).
Ẩn các lỗi do VLOOKUP trả về trong Google Trang tính — IFERROR
Nhưng còn những lỗi #N thì sao /A error?
Bạn thấy chúng ở những hàng mà các quả mọng không có kết quả phù hợp trong một trang tính khác và không có gì để trả lại. May mắn thay, có một cách để giữ cho các ô như vậy trống thay thế.
Chỉ cần bọc VLOOKUP Google Trang tính của bạn trong IFERROR:
=IFERROR(VLOOKUP(B2,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE),"")
Mẹo . Bẫy và sửa các lỗi khác mà VLOOKUP trên Google Trang tính của bạn có thể xuất hiện trở lại bằng cách sử dụng các giải pháp trong hướng dẫn này.
Kết hợp & cập nhật bản ghi cho toàn bộ cột cùng một lúc — ArrayFormula
Một điều nữa tôi muốn đề cập là cách khớp và hợp nhất dữ liệu Google Trang tính cho toàn bộ cột cùng một lúc.
Không có gì lạ mắt ở đây , chỉ một chức năng nữa — ArrayFormula.
Chỉ cần thay thế bản ghi khóa một ô của bạn trong Google Trang tính VLOOKUP bằng toàn bộ cột và đặt toàn bộ công thức nàybên trong ArrayFormula:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP(B2:B10,Sheet1!$B$2:$C$10,2,FALSE),""))
Bằng cách này, bạn sẽ không cần sao chép công thức xuống dưới cột. ArrayFormula sẽ trả về kết quả chính xác cho từng ô ngay lập tức.
Mặc dù VLOOKUP trong Google Trang tính hoàn hảo cho những tác vụ đơn giản như vậy nhưng nó vẫn có một số giới hạn. Đây là một trong những nhược điểm: nó không thể nhìn sang trái. Dù bạn chỉ định phạm vi nào, nó luôn quét cột đầu tiên của nó.
Vì vậy, nếu bạn cần hợp nhất 2 trang tính Google và lấy ID (dữ liệu cột thứ nhất) dựa trên quả mọng (cột thứ 2), VLOOKUP sẽ không giúp được gì . Bạn sẽ không thể xây dựng một công thức chính xác.
Trong những trường hợp như thế này, INDEX MATCH cho Google Trang tính sẽ tham gia trò chơi.
Trận đấu & hợp nhất Google trang tính bằng bộ đôi INDEX MATCH
INDEX MATCH, hay đúng hơn là INDEX & MATCH, thực chất là hai chức năng khác nhau của Google Trang tính. Nhưng khi chúng được sử dụng cùng nhau, nó giống như một VLOOKUP cấp độ tiếp theo.
Có, chúng cũng hợp nhất Google trang tính: cập nhật các ô trong một bảng với các bản ghi từ một bảng khác dựa trên các bản ghi khóa chung.
Nhưng họ làm điều đó tốt hơn nhiều vì họ bỏ qua tất cả những hạn chế mà VLOOKUP có.
Hôm nay tôi sẽ không đề cập đến tất cả những điều cơ bản vì tôi đã làm điều đó trong bài đăng trên blog này. Nhưng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số ví dụ về công thức INDEX MATCH để bạn có thể thấy cách chúng hoạt động trực tiếp trong bảng tính Google. Tôi sẽ sử dụng các bảng mẫu tương tự ở trên.
INDEX MATCH đang hoạt động trong Google Trang tính
Trước tiên, hãy hợp nhất các bảng đóGoogle trang tính và cập nhật tình trạng còn hàng cho tất cả các loại quả mọng phù hợp:
=INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0))
Làm cách nào để INDEX & MATCH có hoạt động khi được sử dụng cùng nhau như vậy không?
- MATCH xem xét B2 và tìm kiếm chính xác cùng một bản ghi trong cột B trên Trang tính 1. Sau khi tìm thấy, nó trả về số của hàng chứa giá trị đó — trong trường hợp của tôi là 10.
- INDEX cũng đi đến hàng thứ 10 đó trên Trang tính 1, chỉ có điều nó lấy giá trị từ một cột khác — C.
Bây giờ, hãy thử và kiểm tra INDEX MATCH dựa trên những gì mà VLOOKUP của Google Trang tính không thể thực hiện — hợp nhất các trang tính và cập nhật cột ngoài cùng bên trái với các ID bắt buộc:
=INDEX(Sheet1!$A$2:$A$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$2:$B$10,0))
Dễ dàng :)
Xử lý các lỗi do INDEX MATCH trả về trong Google Trang tính
Hãy tiến xa hơn và loại bỏ các lỗi đó trong các ô không có kết quả khớp. IFERROR sẽ giúp một lần nữa. Chỉ cần đặt INDEX MATCH trong Google Trang tính của bạn làm đối số đầu tiên.
Ví dụ 1.
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")
Ví dụ 2.
=IFERROR(INDEX(Sheet1!$A$2:$A$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$2:$B$10,0)),"")
Bây giờ, làm cách nào để hợp nhất các trang tính Google đó bằng INDEX MATCH và cập nhật tất cả các ô trong toàn bộ cột cùng một lúc?
Chà… Bạn đừng. Có một vấn đề nhỏ: ArrayFormula không hoạt động với hai công thức này.
Bạn sẽ cần sao chép công thức INDEX MATCH xuống dưới cột hoặc sử dụng chức năng QUERY của Google Trang tính thay thế.
Hợp nhất Google trang tính & cập nhật ô bằng QUERY
Google Trang tính QUERY là chức năng mạnh mẽ nhất trong bảng tính.Với suy nghĩ này, không có gì ngạc nhiên khi nó cung cấp một cách để hợp nhất các bảng — so khớp & hợp nhất các giá trị từ các trang tính khác nhau.
=QUERY(dữ liệu, truy vấn, [tiêu đề])Mẹo. Nếu trước đây bạn chưa từng sử dụng Google Trang tính QUERY, thì hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu về ngôn ngữ đặc biệt của nó.
Công thức QUERY sẽ như thế nào để cập nhật cột Hàng tồn kho với dữ liệu thực tế?
=QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&Sheet4!$B2:$B$10&""")
- Google Trang tính QUERY xem trang tính tra cứu của tôi (Trang tính 1 có các bản ghi tôi cần kéo về bảng chính của mình)
- và trả về tất cả các ô đó từ cột C trong đó cột B khớp với các loại quả mọng trong bảng chính của tôi
Hãy để tôi loại bỏ những lỗi đó đối với các ô không khớp:
=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")
Chà, điều đó tốt hơn :)
Hợp nhất các bảng từ các bảng tính Google khác nhau — chức năng QUAN TRỌNG
Tôi muốn đề cập đến một chức năng nữa. Điều quan trọng là vì nó cho phép bạn hợp nhất các trang tính nằm trong các bảng tính Google (tệp) khác nhau.
Hàm này có tên là IMPORTRANGE:
=IMPORTRANGE("spreadsheet_url","range_string")- cái trước đi đến liên kết đến bảng tính mà bạn lấy dữ liệu từ đó
- cái sau đi đến trang tính & phạm vi mà bạn muốn lấy từ bảng tính đó
Lưu ý. Tôi thực sự khuyên bạn nên xem qua các tài liệu của Google về chức năng này để bạn không bỏ lỡ bất kỳ sắc thái quan trọng nào trong công việc của nó.
Hãy tưởng tượng rằng bảng tra cứu của bạn (vớidữ liệu tham chiếu) nằm trong Bảng tính 2 (còn gọi là bảng tính tra cứu). Trang tính chính của bạn nằm trong Bảng tính 1 (bảng tính chính).
Lưu ý. Để QUAN TRỌNG hoạt động, bạn phải kết nối cả hai tệp. Và mặc dù Google Trang tính đề xuất một nút cho điều đó ngay sau khi bạn nhập công thức của mình vào một ô và nhấn Enter , đối với các công thức bên dưới, bạn có thể cần phải thực hiện điều đó trước. Hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn.
Dưới đây là các ví dụ để hợp nhất Google trang tính từ các tệp khác nhau bằng cách sử dụng IMPORTRANGE với mỗi chức năng bạn đã học trước đó hôm nay.
Ví dụ 1. IMPORTRANGE + VLOOKUP
Sử dụng IMPORTRAGE làm dải ô trong VLOOKUP để hợp nhất 2 bảng tính Google riêng biệt:
=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP(B2:B10,IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq…j7o/edit","Sheet1!$B$2:$C$10"),2,FALSE),""))
Ví dụ 2. QUAN TRỌNG + MATCH CHỈ SỐ
Đối với MATCH CHỈ SỐ & QUAN TRỌNG, công thức trở nên cồng kềnh hơn vì bạn cần tham chiếu hai lần một bảng tính khác: dưới dạng phạm vi cho INDEX và dưới dạng phạm vi cho MATCH:
=IFERROR(INDEX(IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq…j7o/edit","Sheet1!$A$1:$A$10"),MATCH(B2,IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq…j7o/edit","Sheet1!$B$2:$B$10"),0)),"")
Ví dụ 3. QUAN TRỌNG + CÂU HỎI
Cá nhân tôi thích bộ công thức song song này. Chúng có thể xử lý hầu hết mọi thứ trong bảng tính khi được sử dụng cùng nhau. Việc hợp nhất Google trang tính từ các bảng tính riêng biệt cũng không phải là ngoại lệ.
=IFERROR(QUERY(IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/1Sq…j7o/edit","Sheet1!$A$2:$C$10"),"select Col3 where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")
Chà!
Đó là tất cả đối với chức năng & công thức.
Bạn có thể tự do chọn bất kỳ hàm & xây dựng công thức của riêng bạn bằng các ví dụ trên…
hoặc…
...hãy thử một công cụ đặc biệt hợp nhất Google trang tính cho bạn! ;)
Không có công thứccách khớp & hợp nhất dữ liệu — Tiện ích hợp nhất Trang tính dành cho Google Trang tính
Nếu bạn không có thời gian để xây dựng hoặc thậm chí tìm hiểu các công thức hoặc nếu bạn chỉ đang tìm cách dễ dàng nhất để kết hợp dữ liệu dựa trên các bản ghi phổ biến, Hợp nhất Trang tính sẽ trở nên hoàn hảo.
Tất cả những gì bạn cần làm là đánh dấu vào các hộp kiểm theo 5 bước thân thiện với người dùng:
- chọn trang tính chính của bạn
- chọn bảng tra cứu của bạn
- đánh dấu các cột chính (những cột chứa bản ghi phù hợp) bằng hộp kiểm
- chọn cột để cập nhật:
Thậm chí còn có khả năng lưu tất cả các tùy chọn đã chọn vào một kịch bản và sử dụng lại bất cứ khi nào bạn cần:
Xem video giới thiệu dài 3 phút này để biết cách thức hoạt động của nó:
Tôi khuyên bạn nên cài đặt Hợp nhất Trang tính từ cửa hàng Google Trang tính và làm theo các hướng dẫn sau để dùng thử và cập nhật bảng của riêng bạn với thông tin từ một trang tính khác.
Bảng tính với các ví dụ về công thức
Hợp nhất Google trang tính & cập nhật dữ liệu - ví dụ về công thức (tạo một bản sao của tệp)
