Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu PivotTable là gì, tìm một số ví dụ cho biết cách tạo và sử dụng Pivot Table trong tất cả các phiên bản Excel 365 đến Excel 2007.

Nếu bạn đang làm việc với các tập dữ liệu lớn trong Excel, Pivot Table thực sự tiện dụng như một cách nhanh chóng để tạo một bản tóm tắt tương tác từ nhiều bản ghi. Trong số những thứ khác, nó có thể tự động sắp xếp và lọc các tập hợp con khác nhau của dữ liệu, đếm tổng số, tính trung bình cũng như tạo các bảng chéo.

Một lợi ích khác của việc sử dụng Bảng tổng hợp là bạn có thể thiết lập và thay đổi cấu trúc của Pivot Table. bảng tóm tắt của bạn đơn giản bằng cách kéo và thả các cột của bảng nguồn. Thao tác xoay hoặc xoay này đã đặt tên cho tính năng này.

Mục lục

Bảng Pivot trong Excel là gì?

Bảng Pivot trong Excel là gì một công cụ để khám phá và tóm tắt lượng lớn dữ liệu, phân tích các tổng số có liên quan và trình bày báo cáo tóm tắt được thiết kế để:

• Trình bày lượng lớn dữ liệu theo cách thân thiện với người dùng.
• Tóm tắt dữ liệu theo danh mục và danh mục con.
• Lọc, nhóm, sắp xếp và định dạng có điều kiện các nhóm dữ liệu con khác nhau để bạn có thể tập trung vào thông tin phù hợp nhất.
• Xoay hàng thành cột hoặc cột thành hàng (mà được gọi là "xoay vòng") để xem các bản tóm tắt khác nhau của dữ liệu nguồn.
• Tổng phụ và tổng dữ liệu số trong bảng tính.
• Mở rộng hoặc thu gọnCác tab Phân tích và Thiết kế của Công cụ PivotTable trong Excel 2013 trở lên, (các tab Tùy chọn và Thiết kế trong Excel 2010 và 2007) để khám phá các nhóm và tùy chọn được cung cấp ở đó. Các tab này sẽ khả dụng ngay sau khi bạn nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng của mình.

  

  Bạn cũng có thể truy cập các tùy chọn và tính năng khả dụng cho một thành phần cụ thể bằng cách nhấp chuột phải vào thành phần đó.

  Cách thiết kế và cải thiện Bảng tổng hợp

  Khi bạn đã tạo Bảng tổng hợp dựa trên dữ liệu nguồn của mình, bạn có thể muốn tinh chỉnh thêm bảng này để thực hiện phân tích dữ liệu mạnh mẽ.

  Để cải thiện thiết kế của bảng, hãy chuyển đến tab Thiết kế nơi bạn sẽ tìm thấy nhiều kiểu được xác định trước. Để tạo kiểu của riêng bạn, hãy nhấp vào nút Thêm trong thư viện Kiểu PivotTable rồi nhấp vào " Kiểu PivotTable mới....".

  Để tùy chỉnh bố cục của một trường nhất định, hãy nhấp vào trường đó, sau đó nhấp vào nút Cài đặt trường trên tab Phân tích trong Excel 2013 trở lên ( Tùy chọn trong Excel 2010 và 2007). Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào trường và chọn Cài đặt trường từ menu ngữ cảnh.

  Xem thêm: Cách hiện đường lưới trong Excel; ẩn (xóa) dòng

  Ảnh chụp màn hình bên dưới thể hiện thiết kế và bố cục mới cho Bảng Pivot của chúng tôi trong Excel 2013.

  

  Cách loại bỏ tiêu đề "Nhãn hàng" và "Nhãn cột"

  Khi bạn đang tạo Bảng tổng hợp, Excel sẽ áp dụngBố cục Compact theo mặc định. Bố cục này hiển thị " Nhãn hàng " và " Nhãn cột " làm tiêu đề bảng. Đồng ý, đây không phải là những tiêu đề có ý nghĩa lắm, đặc biệt là đối với người mới.

  Xem thêm: Hợp nhất và kết hợp các ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu

  Một cách dễ dàng để loại bỏ những tiêu đề lố bịch này là chuyển từ bố cục Thu gọn sang Dàn bài hoặc Dạng bảng. Để thực hiện điều này, hãy chuyển đến tab dải băng Thiết kế , nhấp vào trình đơn thả xuống Bố cục Báo cáo và chọn Hiển thị ở Biểu mẫu Đại cương hoặc Hiển thị ở Biểu mẫu Dạng bảng .

  

  Điều này sẽ hiển thị tên trường thực tế, như bạn thấy trong bảng bên phải, điều này có ý nghĩa hơn nhiều.

  

  Một giải pháp khác là chuyển đến tab Phân tích ( Tùy chọn ), nhấp vào nút Tùy chọn , chuyển sang Hiển thị và bỏ chọn hộp " Hiển thị chú thích trường và danh sách thả xuống bộ lọc ". Tuy nhiên, thao tác này sẽ xóa tất cả chú thích trường cũng như danh sách thả xuống của bộ lọc trong bảng của bạn.

  Cách làm mới Bảng tổng hợp trong Excel

  Mặc dù báo cáo Bảng tổng hợp được kết nối với dữ liệu nguồn của bạn, nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng Excel không tự động làm mới nó. Bạn có thể nhận bất kỳ cập nhật dữ liệu nào bằng cách thực hiện thao tác làm mới theo cách thủ công hoặc để thao tác làm mới tự động làm mới khi bạn mở sổ làm việc.

  Làm mới dữ liệu Bảng Pivot theo cách thủ công

  1. Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng của bạn .
  2. Trên tab Phân tích (tab Tùy chọn trong các phiên bản cũ hơn), trong Dữ liệu nhóm, nhấp vào nút Làm mới hoặc nhấn ALT+F5 .

     Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào bảng và chọn Làm mới từ menu ngữ cảnh.

     

  Để làm mới tất cả các Bảng Pivot trong sổ làm việc của bạn, nhấp vào mũi tên nút Làm mới rồi nhấp vào Làm mới tất cả.

  Lưu ý. Nếu định dạng của Bảng tổng hợp của bạn bị thay đổi sau khi làm mới, hãy đảm bảo các tùy chọn " Tự động điều chỉnh độ rộng cột khi cập nhật" và " Giữ nguyên định dạng ô khi cập nhật" được chọn. Để kiểm tra điều này, hãy nhấp vào nút Phân tích ( Tùy chọn ) tab > PivotTable nhóm > Tùy chọn . Trong hộp thoại Tùy chọn PivotTable , hãy chuyển sang phần Bố cục & Format và bạn sẽ tìm thấy các hộp kiểm này ở đó.

  Sau khi bắt đầu làm mới, bạn có thể xem lại trạng thái hoặc hủy nếu bạn đã thay đổi tâm trí của bạn. Chỉ cần nhấp vào mũi tên của nút Làm mới , sau đó nhấp vào Trạng thái làm mới hoặc Hủy làm mới .

  Tự động làm mới Bảng tổng hợp khi mở sổ làm việc

  1. Trên tab Phân tích / Tùy chọn , trong nhóm PivotTable , nhấp vào Tùy chọn > Tùy chọn .
  2. Trong hộp thoại Tùy chọn PivotTable , chuyển đến tab Dữ liệu và chọn tùy chọn Làm mới dữ liệu khi mở tệp hộp kiểm.

     

  Cách di chuyển Bảng tổng hợp đến vị trí mới

  Nếu bạn muốn di chuyển bảng của mình đếnmột sổ làm việc mới, trang tính là một số khu vực khác trong trang tính hiện tại, hãy chuyển đến tab Phân tích (tab Tùy chọn trong Excel 2010 trở về trước) và nhấp vào nút Di chuyển PivotTable trong nhóm Tác vụ . Chọn đích đến mới và nhấp vào OK .

  

  Cách xóa Bảng tổng hợp Excel

  Nếu bạn không còn cần một bản tóm tắt nhất định báo cáo, bạn có thể xóa nó theo một số cách.

  • Nếu bảng của bạn nằm trong trang tính riêng biệt , chỉ cần xóa trang tính đó.
  • Nếu bảng của bạn được đặt cùng với một số dữ liệu khác trên một trang tính, hãy chọn toàn bộ Bảng Pivot bằng cách sử dụng chuột và nhấn phím Delete .
  • Nhấp vào bất kỳ đâu trong Bảng Pivot mà bạn muốn xóa, hãy truy cập đến tab Analyze (tab Options trong Excel 2010 trở về trước) > Actions nhóm, nhấp vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Select , chọn Toàn bộ PivotTable rồi nhấn Xóa.

  

  Lưu ý. Nếu bất kỳ biểu đồ PivotTable nào được liên kết với bảng của bạn, việc xóa Bảng Pivot sẽ biến nó thành một biểu đồ chuẩn không thể xoay hoặc cập nhật được nữa.

  Ví dụ về Bảng Pivot

  Ảnh chụp màn hình bên dưới minh họa một số các bố cục Bảng Pivot có thể có cho cùng một dữ liệu nguồn có thể giúp bạn bắt đầu đi đúng hướng. Vui lòng tải chúng xuống để có trải nghiệm thực tế.

  Ví dụ về Pivot Table 1: Hai chiềubảng

  • Không có bộ lọc
  • Hàng: Sản phẩm, Người bán lại
  • Cột: Tháng
  • Giá trị: Doanh số

  

  Ví dụ về Pivot Table 2: Bảng ba chiều

  • Bộ lọc: Tháng
  • Hàng: Người bán lại
  • Cột: Sản phẩm
  • Giá trị: Doanh số

  Bảng tổng hợp này cho phép bạn lọc báo cáo theo tháng.

  

  Ví dụ 3 về bảng tổng hợp: Một trường là được hiển thị hai lần - dưới dạng tổng số và % trên tổng số

  • Không có bộ lọc
  • Hàng: Sản phẩm, Người bán lại
  • Giá trị: TỔNG Doanh số bán hàng, % Doanh số bán hàng

  Báo cáo tóm tắt này hiển thị tổng doanh số bán hàng và doanh số bán hàng dưới dạng phần trăm của tổng số cùng một lúc.

  

  Hy vọng rằng hướng dẫn Bảng Pivot này là một điểm khởi đầu tốt cho bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu các tính năng và khả năng nâng cao của Bảng tổng hợp Excel, hãy xem các liên kết bên dưới. Và cảm ơn bạn đã đọc!

  Các bản tải xuống có sẵn:

  Ví dụ về Bảng tổng hợp

  mức độ dữ liệu và xem chi tiết để xem chi tiết đằng sau bất kỳ tổng số nào.
• Trình bày trực tuyến ngắn gọn và hấp dẫn dữ liệu hoặc báo cáo in của bạn.

Ví dụ: bạn có thể có hàng trăm mục nhập trong bảng tính của bạn với số liệu bán hàng của các đại lý địa phương:

Một cách khả thi để tính tổng danh sách dài các số này theo một hoặc một số điều kiện là sử dụng các công thức như được minh họa trong SUMIF và SUMIFS hướng dẫn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn so sánh một số dữ kiện về từng con số, thì sử dụng Bảng Pivot là cách hiệu quả hơn nhiều. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể nhận được một bảng tóm tắt linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh để tính tổng các số theo bất kỳ trường nào bạn muốn.

Các ảnh chụp màn hình ở trên chỉ minh họa một số nhiều bố cục có thể. Và các bước dưới đây cho thấy cách bạn có thể nhanh chóng tạo Bảng tổng hợp của riêng mình trong tất cả các phiên bản Excel.

Cách tạo Bảng tổng hợp trong Excel

Nhiều người cho rằng việc tạo Bảng tổng hợp là nặng nhọc và tốn thời gian. Nhưng điều này là không đúng sự thật! Microsoft đã cải tiến công nghệ này trong nhiều năm và trong các phiên bản Excel hiện đại, các báo cáo tóm tắt thân thiện với người dùng cực kỳ nhanh chóng. Trên thực tế, bạn có thể tạo bảng tóm tắt của riêng mình chỉ trong vài phút. Và đây là cách thực hiện:

1. Sắp xếp dữ liệu nguồn của bạn

Trước khi tạo báo cáo tóm tắt, hãy sắp xếp dữ liệu của bạn thành các hàng và cột, sau đó chuyển đổi phạm vi dữ liệu của bạn thànhmột Bảng Excel. Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả dữ liệu, chuyển đến tab Chèn và nhấp vào Bảng .

Sử dụng Bảng Excel cho dữ liệu nguồn sẽ mang lại cho bạn một bảng rất đẹp lợi ích - phạm vi dữ liệu của bạn trở nên "động". Trong ngữ cảnh này, phạm vi động có nghĩa là bảng của bạn sẽ tự động mở rộng và thu nhỏ khi bạn thêm hoặc xóa các mục nhập, do đó bạn không phải lo lắng rằng Bảng tổng hợp của mình thiếu dữ liệu mới nhất.

Mẹo hữu ích:

• Thêm các tiêu đề độc đáo, có ý nghĩa vào cột của bạn, chúng sẽ trở thành tên trường sau này.
• Đảm bảo bảng nguồn của bạn không chứa hàng hoặc cột trống và không có tổng phụ.
• Để dễ bảo trì bảng của bạn hơn, bạn có thể đặt tên cho bảng nguồn của mình bằng cách chuyển sang tab Thiết kế và nhập tên vào hộp Tên bảng ở góc trên bên phải trang tính của bạn.

2. Tạo Bảng Pivot

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu nguồn, rồi chuyển đến tab Chèn > Nhóm Bảng > PivotTable .

Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tạo PivotTable . Đảm bảo bảng hoặc phạm vi ô chính xác được tô sáng trong trường Bảng/Phạm vi . Sau đó, chọn vị trí đích cho Bảng tổng hợp Excel của bạn:

• Việc chọn Trang tính mới sẽ đặt một bảng trong trang tính mới bắt đầu từ ô A1.
• Chọn Bảng tính hiện có sẽ đặt bảng của bạn ở vị trí đã chỉ địnhvị trí trong một trang tính hiện có. Trong hộp Vị trí , nhấp vào nút Hộp thoại Thu gọn để chọn ô đầu tiên mà bạn muốn định vị bảng của mình.

Nhấp vào OK sẽ tạo một Bảng Pivot trống ở vị trí đích, trông giống như sau:

Mẹo hữu ích:

• Trong hầu hết các trường hợp, Bạn nên đặt Bảng tổng hợp trong một trang tính riêng biệt , điều này đặc biệt được khuyến nghị cho người mới bắt đầu.
• Nếu bạn đang tạo Bảng tổng hợp từ dữ liệu trong trang tính hoặc sổ làm việc khác , hãy bao gồm tên sổ làm việc và trang tính bằng cách sử dụng cú pháp sau [tên_bảng_tính]tên_bảng!phạm vi, ví dụ: [Book1.xlsx]Sheet1!$A$1:$E$20. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Thu gọn hộp thoại và chọn một bảng hoặc phạm vi ô trong sổ làm việc khác bằng chuột.
• Có thể hữu ích khi tạo Bảng tổng hợp và Biểu đồ xoay vòng cùng một lúc. Để thực hiện điều này, trong Excel 2013 trở lên, hãy chuyển đến nhóm Chèn tab > Biểu đồ , nhấp vào mũi tên bên dưới nút PivotChart rồi nhấp vào Biểu đồ Pivot & PivotTable . Trong Excel 2010 và 2007, hãy nhấp vào mũi tên bên dưới PivotTable rồi nhấp vào PivotChart .

3. Sắp xếp bố cục của báo cáo Bảng Pivot

Khu vực mà bạn làm việc với các trường trong báo cáo tóm tắt của mình được gọi là Danh sách Trường PivotTable . Nó nằm tạiphần bên phải của trang tính và được chia thành các phần tiêu đề và nội dung:

• Phần Phần trường chứa tên của các trường mà bạn có thể thêm vào bảng của mình. Tên tệp tương ứng với tên cột của bảng nguồn của bạn.
• Phần Bố cục chứa vùng Bộ lọc báo cáo , Cột Nhãn, Khu vực Nhãn hàng và khu vực Giá trị . Tại đây, bạn có thể sắp xếp và sắp xếp lại các trường trong bảng của mình.

Những thay đổi bạn thực hiện trong Danh sách trường PivotTable ngay lập tức được phản ánh vào bảng của bạn.

Cách thêm trường vào Bảng tổng hợp

Để thêm trường vào phần Bố cục , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tên trường trong phần Trường .

Theo mặc định, Microsoft Excel thêm các trường vào phần Bố cục trong theo cách sau:

• Các trường không phải là số được thêm vào khu vực Nhãn hàng ;
• Các trường số được thêm vào Giá trị khu vực;
• Phân cấp ngày và giờ Xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) được thêm vào khu vực Nhãn cột .

Cách xóa trường khỏi Bảng tổng hợp

Để xóa một trường nhất định, bạn có thể:

• Bỏ chọn hộp lồng vào tên trường trong phần Trường của ngăn PivotTable.
• Nhấp chuột phải vào trường trong Bảng tổng hợp của bạn, sau đó nhấp vào " XóaField_Name ".

Cách sắp xếp các trường trong Bảng tổng hợp

Bạn có thể sắp xếp các trường trong Bố cục phần theo ba cách:

1. Kéo và thả các trường giữa 4 khu vực của phần Bố cục bằng chuột. Ngoài ra, nhấp và giữ tên trường trong phần Trường , sau đó kéo trường đó vào một khu vực trong phần Bố cục - thao tác này sẽ xóa trường khỏi khu vực hiện tại trong phần Bố cục và đặt nó trong khu vực mới.

   

2. Nhấp chuột phải vào tên trường trong phần Trường rồi chọn khu vực bạn muốn thêm trường:

   

3. Nhấp vào tệp trong phần Bố cục để chọn. Thao tác này cũng sẽ hiển thị các tùy chọn khả dụng cho trường cụ thể đó.

   

4. Chọn hàm cho trường Giá trị (tùy chọn)

Theo mặc định, Microsoft Excel sử dụng hàm Tổng cho các trường giá trị số mà bạn đặt trong khu vực Giá trị của Danh sách trường. Khi bạn đặt e dữ liệu không phải là số (văn bản, ngày tháng hoặc Boolean) hoặc các giá trị trống trong vùng Giá trị , hàm Đếm sẽ được áp dụng.

Nhưng tất nhiên, bạn có thể chọn một chức năng tóm tắt khác nếu bạn muốn. Trong Excel 2013 trở lên, nhấp chuột phải vào trường giá trị bạn muốn thay đổi, nhấp vào Tóm tắt giá trị theo, và chọn hàm tóm tắt bạn muốn.

Trong Excel 2010 trở xuống,Tùy chọn Tóm tắt giá trị theo cũng có sẵn trên ruy-băng - trên tab Tùy chọn , trong nhóm Tính toán .

Bên dưới, bạn có thể thấy một ví dụ về Pivot Table với hàm Average :

Tên của các hàm hầu hết đều dễ hiểu:

• Sum - tính tổng của các giá trị.
• Count - đếm số lượng giá trị không trống (hoạt động như hàm COUNTA).
• Average - tính giá trị trung bình của các giá trị.
• Max - tìm giá trị lớn nhất.
• Min - tìm giá trị nhỏ nhất.
• Product - tính tích của các giá trị.

Để nhận chức năng cụ thể hơn, hãy nhấp vào Tóm tắt giá trị theo > Tùy chọn khác… Bạn có thể tìm thấy danh sách đầy đủ các chức năng tóm tắt có sẵn và mô tả chi tiết của chúng tại đây.

5. Hiển thị các phép tính khác nhau trong các trường giá trị (tùy chọn)

Bảng tổng hợp Excel cung cấp thêm một tính năng hữu ích cho phép bạn trình bày các giá trị theo nhiều cách khác nhau, ví dụ: hiển thị tổng số dưới dạng phần trăm hoặc xếp hạng giá trị từ nhỏ nhất đến lớn nhất và ngược lại. Danh sách đầy đủ các tùy chọn tính toán có sẵn tại đây.

Tính năng này được gọi là Hiển thị giá trị dưới dạng và có thể truy cập tính năng này bằng cách nhấp chuột phải vào trường trong bảng trong Excel 2013 trở lên. Trong Excel 2010 trở xuống, bạn cũng có thể tìm thấy tùy chọn này trên tab Tùy chọn , trong nhóm Tính toán .

Mẹo. Tính năng Hiển thị giá trị dưới dạng có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn thêm cùng một trường nhiều lần và hiển thị, ví dụ: tổng doanh số bán hàng và doanh số bán hàng dưới dạng phần trăm của tổng số cùng một lúc. Xem ví dụ về bảng như vậy.

Đây là cách bạn tạo Bảng tổng hợp trong Excel. Và bây giờ là lúc để bạn thử nghiệm một chút với các trường để chọn bố cục phù hợp nhất cho tập dữ liệu của mình.

Làm việc với Danh sách trường PivotTable

Ngăn Bảng Pivot, được gọi chính thức là Danh sách trường PivotTable , là công cụ chính mà bạn sử dụng để sắp xếp bảng tóm tắt chính xác theo cách bạn muốn. Để giúp bạn làm việc với các trường thoải mái hơn, bạn có thể muốn tùy chỉnh ngăn theo ý thích của mình.

Thay đổi chế độ xem Danh sách trường

Nếu bạn muốn thay đổi cách hiển thị các phần trong Danh sách trường , nhấp vào nút Công cụ và chọn bố cục ưa thích của bạn.

Bạn cũng có thể thay đổi kích thước ngăn theo chiều ngang bằng cách kéo thanh (bộ chia) ngăn cách ngăn với trang tính.

Đóng và mở ngăn PivotTable

Đóng Danh sách PivotTableField thật dễ dàng bằng cách nhấp vào nút Đóng (X) ở góc trên cùng bên phải của ngăn. Làm cho nó hiển thị lại không quá rõ ràng :)

Để hiển thị lại Danh sách trường, phải- bấm vào bất kỳ đâu trong bảng, sau đó chọn Hiển thị danh sách trường từ ngữ cảnhmenu.

Bạn cũng có thể nhấp vào nút Danh sách trường trên Dải băng nằm trên tab Phân tích / Tùy chọn , trong nhóm Hiển thị .

Sử dụng Bảng tổng hợp được đề xuất

Như bạn vừa thấy, việc tạo Bảng tổng hợp trong Excel thật dễ dàng. Tuy nhiên, các phiên bản Excel hiện đại thậm chí còn tiến xa hơn một bước và có thể tự động tạo báo cáo phù hợp nhất cho dữ liệu nguồn của bạn. Tất cả những gì bạn phải làm là 4 lần nhấp chuột:

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong phạm vi ô hoặc bảng nguồn của bạn.
2. Trên tab Chèn , nhấp vào PivotTable được đề xuất . Microsoft Excel sẽ ngay lập tức hiển thị một vài bố cục, dựa trên dữ liệu của bạn.
3. Trong hộp thoại PivotTable được đề xuất , hãy nhấp vào một bố cục để xem bản xem trước của nó.
4. Nếu bạn là hài lòng với bản xem trước, nhấp vào nút OK và thêm Bảng Pivot vào trang tính mới.

   

Như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, Excel đã có thể chỉ đề xuất một vài bố cục cơ bản cho dữ liệu nguồn của tôi, những bố cục này kém hơn nhiều so với Bảng tổng hợp mà chúng tôi đã tạo thủ công một lúc trước. Tất nhiên, đây chỉ là ý kiến ​​của tôi và tôi thiên vị, bạn biết đấy :)

Nhìn chung, sử dụng PivotTable được đề xuất là một cách nhanh chóng để bắt đầu, đặc biệt là khi bạn có nhiều dữ liệu và không chắc chắn ở đâu để bắt đầu.

Cách sử dụng Pivot Table trong Excel

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản, bạn có thể điều hướng đến