Mục lục
Hôm nay chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn phần bổ trợ Mẫu email được chia sẻ và tìm hiểu thêm về các tùy chọn cực kỳ hữu ích của nó để thêm ảnh. Tôi đã chuẩn bị một bộ hướng dẫn dành cho bạn, trong đó tôi sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình, chỉ cho bạn các cách tiếp cận khác nhau để chèn hình ảnh và cho bạn biết ưu điểm và nhược điểm của từng cách.
Làm quen với Mẫu email được chia sẻ
Tôi sẽ bắt đầu giải thích rõ ràng cho những người mới sử dụng Ablebits và chưa hiểu nó là gì. Gần đây, nhóm của chúng tôi đã giới thiệu một công cụ hoàn toàn mới cho Outlook và gọi nó là Mẫu email được chia sẻ. Nó đang làm gì vậy? Nó tiết kiệm thời gian của bạn! Không cần phải nhập hoặc sao chép-dán cùng một văn bản nhiều lần. Bạn chỉ cần chạy Mẫu email được chia sẻ, chọn mẫu mong muốn và dán vào email của mình. Cần giữ nguyên định dạng, siêu liên kết, hình ảnh hoặc thêm tệp đính kèm? Không thành vấn đề!
Hơn nữa, vì Mẫu email được chia sẻ là một phần bổ trợ dựa trên đám mây, bạn có thể sử dụng cùng một mẫu trên nhiều thiết bị mà không bị mất chữ cái nào. Và nếu bạn muốn những người khác cũng có quyền truy cập vào các mẫu tương tự, thì bạn có thể tạo một nhóm và chia sẻ các mẫu của mình với những người khác.
Hôm nay chúng ta đang nói về ảnh, hãy để tôi đưa ra một ví dụ. Vì hiện tại chúng ta đang cận kề kỳ nghỉ lễ nên một bản tin Giáng sinh sắp được gửi đến tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn. Bạn có muốn dán và chỉnh sửa cùng một văn bản nhiều lần khôngtrong mỗi email? Hoặc bạn muốn nhấn vào biểu tượng Dán để văn bản, định dạng cần thiết và tất nhiên, một tấm thiệp Giáng sinh được thêm vào? Hãy xem, một mẫu được lưu trước sẽ tạo ra một email sẵn sàng để gửi chỉ bằng một cú nhấp chuột:
Nếu bạn nghĩ rằng việc này quá khó đối với mình và bạn nên làm điều đó cách lỗi thời, xin vui lòng dành cho bài viết này một vài phút thời gian của bạn. Tin tôi đi, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ dễ dàng của nó ;)
Cách đặt ảnh của bạn trên OneDrive
Bạn có thể thắc mắc về vị trí của ảnh mà bạn có thể sử dụng trong Email dùng chung Bản mẫu. Tôi sẽ cho bạn biết về tất cả các kho lưu trữ và vị trí có thể có trong hướng dẫn này và các hướng dẫn sau để bạn có thể chọn một kho lưu trữ phù hợp với mình hơn.
Tôi muốn bắt đầu với OneDrive. Theo ý kiến khiêm tốn của tôi, đây là nền tảng dễ dàng nhất để nhúng ảnh vào mẫu của bạn và chia sẻ nó với đồng nghiệp của bạn nếu cần. Nếu bạn là người mới sử dụng OneDrive và không biết nền tảng này là gì và bạn nên làm gì, không vấn đề gì. Tôi đã chuẩn bị một hướng dẫn nhỏ dành cho bạn. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm quen với OneDrive và tận hưởng nó nhiều như tôi.
Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy mình là một chuyên gia trong OneDrive, hãy bỏ qua hai phần đầu tiên và bắt đầu quyền tạo mẫu;)
Trước hết, hãy mở OneDrive của bạn. Truy cập office.com và đăng nhập. Sau đó nhấp vào biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng và chọn OneDrive:
Mẹo. Tôi khuyên bạn nên đặt tất cả các tệpbạn sẽ sử dụng trong Mẫu email được chia sẻ trong một thư mục. Nó sẽ giúp bạn xác định vị trí của chúng một cách nhanh chóng (ví dụ như trong trường hợp bạn cần thay thế một trong số chúng) và chia sẻ với những người khác nếu cần.
Có 2 cách để đặt một thư mục chứa hình ảnh trên OneDrive của bạn:
- Tạo một thư mục mới rồi điền vào đó các tệp cần thiết:
Bạn có thể thêm hình ảnh bằng cách sử dụng tùy chọn Tải lên hoặc chỉ cần chọn các tệp cần thiết trong File Explorer, kéo và thả chúng vào OneDrive của bạn.
Trong giây lát, (các) tệp đã chọn sẽ được được thêm vào OneDrive của bạn. Bây giờ bạn đã có các tệp của mình trên OneDrive. Nhìn thấy? Dễ! :)
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem:
- Cách chia sẻ tệp an toàn với OneDrive
- Cách xem các tệp được chia sẻ trong OneDrive và ngừng chia sẻ
Chia sẻ thư mục OneDrive với nhóm
Nếu bạn muốn nhóm của mình sử dụng các mẫu có một số ảnh, bạn không chỉ cần chia sẻ các mẫu mà cả ảnh. Hãy chia sẻ ảnh của bạn:
- Tập hợp tất cả các tệp bạn sẽ sử dụng trong các mẫu phổ biến vào một thư mục trên OneDrive của bạn, nhấp chuột phải vào thư mục đó và chọn Quản lý quyền truy cập :
Lưu ý. Xin lưu ý rằng bài tập này sẽ không hoạt động đối với tài khoản OneDrive cá nhân của bạn. Bạn cần đặt và chia sẻ tệp trong OneDrive công ty mà bạn và đồng nghiệp của mình có quyền truy nhập.
Các thư mục bạn đã chia sẻ với người khác được đánh dấu bằng một biểu tượng nhỏ của một người:
Nếu ai đó đã chia sẻ tệp/thư mục với bạn, thì bạn' bạn sẽ thấy chúng trong phần Được chia sẻ trên OneDrive của bạn:
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng cho phần dễ dàng nhất. Hãy chèn ảnh vào các mẫu email của bạn.
Cách chèn ảnh từ OneDrive vào thư Outlook
Như bạn đã hoàn tất - bạn đã có các tệp của mình trên OneDrive và các thư mục cần thiết được chia sẻ với những người cần thiết - hãy thêm những hình minh họa đó vào mẫu của bạn. Chúng tôi đã giới thiệu một macro đặc biệt cho những trường hợp như vậy - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - sẽ dán ảnh đã chọn vào thư Outlook ngay từ OneDrive của bạn. Hãy thực hiện từng bước:
- Chạy Mẫu email được chia sẻ và tạo một mẫu mới.
- Mở danh sách thả xuống Chèn Macro và chọn ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :
Bạn sẽ thấy macro được chèn vào mẫu của mình cùng với một tập hợp các ký tự ngẫu nhiên trong các dấu ngoặc vuông. Không có sai sót, nhầm lẫn hay lỗi, không cần chỉnh sửa gì cả :) Nó chỉ là một đường dẫn duy nhất đến tệp này trong OneDrive của bạn.
Mặc dù văn bản trong ô vuông dấu ngoặc của macro trông lạ, bạn sẽ nhận được một bức ảnh hoàn toàn bình thường khi dán mẫu.
Mẹo và lưu ý
Có một số khía cạnh quan trọng Tôi nên chỉ ra. Trước tiên, bạn sẽ phải đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình mỗi khi bạn tạo hoặc chèn mẫu bằng macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Ngay cả khi bạn đã đăng nhập vào ứng dụng OneDrive. Tôi biết, điều đó thật khó chịu nhưng Microsoft lo lắng rất nhiều về vấn đề bảo mật của bạn và sẽ chưa triển khai tính năng Đăng nhập một lần.
Ngoài ra, không phải tất cả các định dạng hình ảnh đều được hỗ trợ. Đây là danh sách các định dạng bạn có thể sử dụng trong Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Bên cạnh đó, có giới hạn 4 Mb cho một tệp. Nếu hình ảnh của bạn không phù hợp với các tiêu chí đó, thì đơn giản là chúng sẽ không có sẵn trong danh sách để lựa chọn.
Mẹo. Nếu bạn đã chọn sai tài khoản, không cần phải đóng phần bổ trợ và bắt đầu lại từ đầu. Chỉ ấntrên biểu tượng đám mây màu xanh lam để chuyển đổi giữa các tài khoản OneDrive của bạn:
Xin lưu ý rằng nếu bạn tạo một bộ mẫu và quyết định chia sẻ chúng với những người còn lại trong nhóm của mình, thì bạn' Bạn sẽ cần cung cấp cho đồng đội của mình quyền truy cập vào thư mục OneDrive của bạn. Tôi đã hỗ trợ bạn trường hợp này, hãy cuộn lên nếu bạn bỏ lỡ.
Giả sử bạn đã tạo một vài mẫu bằng ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] nhưng quên chia sẻ thư mục OneDrive với những người còn lại trong nhóm. Bạn sẽ có thể dán một mẫu như vậy mà không gặp bất kỳ sự cố nào nhưng bổ trợ sẽ hiển thị cho bạn thông báo khi dán:
Đừng lo, đó chỉ là một lời nhắc nhở rằng điều này tệp cụ thể chỉ khả dụng cho bạn và vì những người dùng khác không được chia sẻ tệp đó nên họ sẽ không thể chèn tệp đó. Bạn sẽ dán hình ảnh này ngay sau khi nhấp vào Đóng . Tuy nhiên, người dùng cố gắng sử dụng mẫu này sẽ gặp phải lỗi sau:
Tôi cho rằng không cần phải cho bạn biết cách khắc phục sự cố này;)
Mẹo. Bạn cũng có thể thêm ảnh riêng cho từng người dùng. Nghe có vẻ khó tin? Chỉ cần kiểm tra điều này: Cách tạo mẫu email Outlook động cho người dùng hiện tại.
Đó là tất cả những gì tôi muốn nói với bạn về cách chèn ảnh từ OneDrive. Tôi hy vọng phần hướng dẫn này rõ ràng và hữu ích, đồng thời bạn sẽ thích sự đơn giản và tiện lợi của Mẫu email dùng chung của chúng tôi. Thoải mái cài đặtnó từ Microsoft Store và áp dụng kiến thức mới của bạn vào thực tế;)
Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng đặt câu hỏi trong phần Nhận xét. Tôi rất sẵn lòng trợ giúp!
