Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các cách khác nhau để sắp xếp ngày tháng trong Excel. Bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp nhanh các ngày theo thứ tự thời gian, sắp xếp theo tháng bỏ qua năm, sắp xếp sinh nhật theo tháng và ngày cũng như cách tự động sắp xếp theo ngày khi nhập giá trị mới.

Excel tích hợp sẵn các tùy chọn sắp xếp là những công cụ mạnh mẽ và hiệu quả, nhưng chúng không phải lúc nào cũng hoạt động chính xác khi sắp xếp ngày. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn một số thủ thuật hữu ích để sắp xếp Excel theo ngày một cách có ý nghĩa mà không làm xáo trộn dữ liệu của bạn.

Cách sắp xếp ngày theo thứ tự thời gian

Sắp xếp ngày tháng theo thứ tự thời gian trong Excel rất dễ dàng. Bạn chỉ cần sử dụng tùy chọn Sắp xếp tăng dần tiêu chuẩn:

1. Chọn ngày bạn muốn sắp xếp theo thứ tự thời gian.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Định dạng , nhấp vào Sắp xếp & Lọc và chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất . Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn A-Z trên tab Dữ liệu , trong phần Sắp xếp & Nhóm bộ lọc .

   

Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

Các tùy chọn sắp xếp của Excel cũng có thể được sử dụng để sắp xếp lại toàn bộ bảng, không chỉ một cột. Để sắp xếp bản ghi theo ngày mà vẫn giữ nguyên các hàng, điểm mấu chốt là mở rộng lựa chọn khi được nhắc.

Dưới đây là các bước chi tiết sắp xếp dữ liệu trong Excel theo ngày:

1. Trong bảng tính của bạn, chọn ngày không có cộttiêu đề.
2. Trên tab Trang chủ , hãy nhấp vào Sắp xếp & Lọc và chọn Sắp xếp Cũ nhất đến Mới nhất .

   

3. Hộp thoại Sắp xếp Cảnh báo sẽ xuất hiện. Giữ nguyên tùy chọn Mở rộng lựa chọn mặc định và nhấp vào Sắp xếp :

   

Thế là xong! Các bản ghi đã được sắp xếp theo ngày và tất cả các hàng được giữ cùng nhau:

Cách sắp xếp theo tháng trong Excel

Có thể đôi khi bạn muốn để sắp xếp ngày theo tháng bỏ qua năm, chẳng hạn như khi nhóm ngày kỷ niệm của đồng nghiệp hoặc người thân của bạn. Trong trường hợp này, tính năng sắp xếp mặc định của Excel sẽ không hoạt động vì tính năng này luôn xem xét năm, ngay cả khi các ô của bạn được định dạng để chỉ hiển thị tháng hoặc tháng và ngày.

Giải pháp là thêm một cột trợ giúp , trích xuất số tháng và sắp xếp theo cột đó. Để lấy một tháng kể từ ngày, hãy sử dụng hàm MONTH.

Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi trích xuất số tháng từ ngày trong B2 bằng công thức sau:

=MONTH(B2)

Mẹo. Nếu kết quả được hiển thị dưới dạng ngày thay vì số, hãy đặt định dạng Chung cho các ô công thức.

Và bây giờ, hãy sắp xếp bảng của bạn theo cột Tháng . Đối với điều này, hãy chọn số tháng (C2:C8), nhấp vào Sắp xếp & Lọc > Sắp xếp từ Nhỏ nhất đến Lớn nhất , sau đó mở rộng vùng chọn khi Excel yêu cầu bạn làm như vậy. Nếu tất cả được thực hiện một cách chính xác, bạn sẽ nhận được như saukết quả:

Xin lưu ý rằng dữ liệu của chúng tôi hiện được sắp xếp theo tháng, bỏ qua năm và ngày trong mỗi tháng. Nếu bạn muốn sắp xếp theo tháng và ngày , hãy làm theo hướng dẫn từ ví dụ tiếp theo.

Nếu tên tháng được nhập dưới dạng văn bản , hãy sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh như được giải thích trong ví dụ này.

Cách sắp xếp sinh nhật trong Excel theo tháng và ngày

Khi sắp xếp ngày cho lịch sinh nhật, giải pháp tối ưu sẽ là sắp xếp ngày theo tháng và ngày. Do đó, bạn cần một công thức kéo theo tháng và ngày kể từ ngày sinh.

Trong trường hợp này, hàm Excel TEXT, có thể chuyển đổi ngày thành chuỗi văn bản ở định dạng được chỉ định, sẽ rất hữu ích . Đối với mục đích của chúng tôi, mã định dạng "mmdd" hoặc "mm.dd" sẽ hoạt động.

Với ngày nguồn ở B2, công thức có dạng sau:

=TEXT(B2, "mm.dd")

Tiếp theo, sắp xếp cột Tháng và ngày từ lớn nhất đến nhỏ nhất và bạn sẽ có dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự các ngày trong mỗi tháng.

Có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng công thức DATE như sau:

=DATE(2000, MONTH(B2),DAY(B2))

Công thức tạo danh sách ngày bằng cách trích xuất ngày và tháng từ ngày thực tế trong B2 và thay thế năm thực với một năm giả, 2000 trong ví dụ này, mặc dù bạn có thể đặt bất kỳ. Ý tưởng là có cùng một năm cho tất cả các ngày, rồi sắp xếp danh sách ngày theo thứ tự thời gian.Vì năm giống nhau nên các ngày sẽ được sắp xếp theo tháng và ngày, đây chính xác là những gì bạn đang tìm kiếm.

Cách sắp xếp dữ liệu theo năm trong Excel

Khi nói đến sắp xếp theo năm, cách dễ nhất là sắp xếp ngày theo thứ tự thời gian với tùy chọn sắp xếp tăng dần ( Cũ nhất đến Mới nhất ) của Excel.

Tùy chọn này sẽ sắp xếp ngày theo năm, sau đó theo tháng và sau đó theo ngày như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Nếu vì lý do nào đó mà bạn không hài lòng với cách sắp xếp như vậy, thì bạn có thể thêm một cột trợ giúp với công thức NĂM trích năm từ ngày:

=YEAR(C2)

Sau khi sắp xếp dữ liệu theo cột Năm , bạn sẽ nhận thấy rằng các ngày đã được sắp xếp chỉ theo năm, bỏ qua tháng và ngày .

Mẹo. Nếu bạn muốn sắp xếp ngày theo ngày bất kể tháng và năm, hãy trích xuất ngày bằng cách sử dụng hàm DAY rồi sắp xếp theo cột Ngày :

=DAY(B2)

Cách sắp xếp theo ngày trong tuần trong Excel

Để sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần, bạn cũng sẽ cần một cột trợ giúp như trong các ví dụ trước. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ điền vào cột trợ giúp bằng công thức WEEKDAY trả về một số tương ứng với ngày trong tuần, sau đó sắp xếp theo cột trợ giúp.

Đối với tuần bắt đầu từ Chủ Nhật (1 ) đến Thứ Bảy (7), đây là công thức để sử dụng:

=WEEKDAY(A2)

Nếu tuần của bạn bắt đầu từ Thứ Hai (1) đến Chủ Nhật(7), đây là ô đúng:

=WEEKDAY(A2, 2)

Trong đó A2 là ô chứa ngày.

Trong ví dụ này, chúng tôi đã sử dụng công thức đầu tiên và nhận được kết quả này kết quả:

Trong trường hợp tên ngày trong tuần được nhập dưới dạng văn bản , không phải ngày, thì hãy sử dụng tính năng Sắp xếp tùy chỉnh như được giải thích trong ví dụ tiếp theo.

Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo tên tháng (hoặc tên ngày trong tuần)

Trong trường hợp bạn có danh sách tên tháng ở dạng văn bản , không phải là ngày được định dạng để hiển thị chỉ các tháng, việc áp dụng sắp xếp tăng dần của Excel có thể là một vấn đề - nó sẽ sắp xếp các tên tháng theo thứ tự bảng chữ cái thay vì sắp xếp theo thứ tự tháng từ tháng Giêng đến tháng Mười Hai. Trong trường hợp này, sắp xếp tùy chỉnh sẽ giúp:

1. Chọn bản ghi mà bạn muốn sắp xếp theo tên tháng.
2. Trên tab Dữ liệu , trong Sắp xếp & Nhóm Filter , nhấp vào Sắp xếp .
3. Trong hộp thoại Sắp xếp , hãy thực hiện như sau:
   • Dưới Cột , hãy chọn tên của cột chứa tên tháng.
   • Trong Sắp xếp theo , hãy chọn Giá trị ô .
   • Trong Đặt hàng , chọn Danh sách tùy chỉnh .

   

4. Trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh , hãy chọn tên tháng đầy đủ ( Tháng một , Tháng hai , Tháng ba ,…) hoặc tên ngắn ( Tháng một , Tháng hai , Mar …) tùy thuộc vào cách các tháng được liệt kê trong trang tính của bạn:

Nhấp OK hai lần để đóng cả hai hộp thoạihộp.

Xong! Dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo tên tháng theo thứ tự thời gian, không phải theo thứ tự bảng chữ cái:

Mẹo. Để sắp xếp theo tên của các ngày trong tuần , hãy chọn một trong hai tên đầy đủ ( Chủ nhật , Thứ hai , Thứ ba ,…) hoặc tên ngắn ( Sun , Mon , Tue …) trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh .

Cách tự động sắp xếp theo ngày trong Excel

Như bạn đã thấy, tính năng Sắp xếp của Excel đối phó với nhiều thách thức khác nhau. Hạn chế duy nhất là nó không năng động. Có nghĩa là bạn sẽ phải sắp xếp lại dữ liệu của mình với mọi thay đổi và bất cứ khi nào thông tin mới được thêm vào. Có lẽ bạn đang tự hỏi liệu có cách nào để tự động sắp xếp mỗi khi một ngày mới được thêm vào để dữ liệu của bạn luôn theo thứ tự hay không.

Cách tốt nhất để thực hiện việc này là sử dụng macro. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy một vài ví dụ về mã để tự động sắp xếp dữ liệu sau theo ngày theo thứ tự thời gian.

Macro 1: Tự động sắp xếp với mọi thay đổi của trang tính

Macro này được thực thi bất cứ khi nào có thay đổi xảy ra ở bất kỳ đâu trong trang tính.

Giả định rằng dữ liệu của bạn nằm trong các cột từ A đến C và ngày bạn muốn sắp xếp theo nằm trong cột C, bắt đầu từ C2. Người ta cũng cho rằng hàng 1 chứa các tiêu đề (Header:=xlYes). Nếu bản ghi của bạn nằm trong các cột khác nhau, hãy thực hiện các điều chỉnh sau:

• Thay đổi tham chiếu A1 thành ô phía trên bên trái củaphạm vi mục tiêu (bao gồm cả tiêu đề).
• Thay đổi tham chiếu C2 thành ô trên cùng có chứa ngày.

Private Sub Worksheet_Change( ByVal Target As Range) On Error Resume Next Range( "A1") .Sort Key1:=Range( "C2" ), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlYes, _ OrderCustom:=1, MatchCase:= False , _ Orientation:=xlTopToBottom End Sub

Macro 2: Tự động sắp xếp khi các thay đổi được thực hiện cho một phạm vi cụ thể

Nếu bạn đang làm việc với một trang tính lớn chứa nhiều thông tin, việc sắp xếp lại hoàn toàn mọi thay đổi trong trang tính có thể gây rắc rối. Trong trường hợp này, nên hạn chế kích hoạt macro đối với những thay đổi xảy ra trong một phạm vi cụ thể. Mã VBA sau đây chỉ sắp xếp dữ liệu khi một thay đổi được thực hiện trong cột C có chứa ngày tháng.

Private Sub Worksheet_Change( ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range( "C:C" )) Is nothing Then Range( "A1" ).Sort Key1:=Range( "C2" ), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlYes, _ OrderCustom:=1, MatchCase:= False , _ Orientation:=xlTopToBottom End If End Sub

Mẹo. Có thể sử dụng các macro này để tự động sắp xếp theo bất kỳ loại dữ liệu nào , không chỉ ngày tháng. Mã mẫu của chúng tôi sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu bạn muốn sắp xếp giảm dần , hãy thay đổi Order1:=xlAscending thành Order1:=xlDescending.

Cách thêm macro vào trang tính của bạn

Vì cả hai macro đều được chạy tự động khi thay đổi trang tính,mã sẽ được chèn vào trang tính mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu (trong ví dụ này là Trang tính 1). Đây là cách thực hiện:

1. Nhấn Alt + F11 để mở Trình chỉnh sửa VBA.
2. Trong Project Explorer ở bên trái, nhấp đúp vào trang tính mà bạn muốn tự động sắp xếp.
3. Dán mã vào cửa sổ Mã.

Tự động sắp xếp ngày theo công thức

Giả sử bạn có danh sách ngày tháng và bạn muốn sắp xếp chúng tự động theo thứ tự thời gian trong một cột riêng biệt, song song với danh sách ban đầu. Điều này có thể được thực hiện với công thức mảng sau:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$20, MATCH(ROWS($A$2:A2), COUNTIF($A$2:$A$20, "<="&$A$2:$A$20), 0)), "")

Trong đó A2:A20 là ngày gốc (chưa sắp xếp), bao gồm một vài ô trống cho các mục mới có thể có.

Nhập công thức vào ô trống bên cạnh cột có ngày gốc (C2 trong ví dụ này) và nhấn đồng thời các phím Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành. Sau đó, kéo công thức xuống các ô còn lại (trong trường hợp của chúng tôi là C2:C20).

Mẹo. Để các ngày mới được thêm vào được sắp xếp tự động, hãy đảm bảo bao gồm đủ số lượng ô trống trong phạm vi được tham chiếu. Ví dụ: danh sách ngày của chúng tôi nằm trong phạm vi A2:A7, nhưng chúng tôi cung cấp $A$2:$A$20 cho công thức và điền nó vào các ô từ C2 đến C20. Hàm IFERROR ngăn lỗi trong các ô thừa, thay vào đó trả về một chuỗi trống ("") .

Sắp xếp Excel theo ngày không hoạt động

Nếu ngày của bạn không được sắp xếp như chúngnên, rất có thể chúng được nhập ở định dạng mà Excel không thể hiểu được, do đó chúng được coi là chuỗi văn bản chứ không phải ngày tháng. Hướng dẫn sau đây giải thích cách phân biệt cái gọi là "ngày tháng văn bản" và chuyển đổi chúng thành ngày tháng Excel bình thường: Cách chuyển đổi văn bản thành ngày tháng trong Excel.

Đó là cách sắp xếp theo ngày tháng trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Các bản tải xuống hiện có

Ví dụ về công thức sắp xếp theo ngày (tệp .xlsx)

Macro sắp xếp tự động ( .xlsm)