В този урок ще научите какво представлява PivotTable, ще намерите редица примери, показващи как да създавате и използвате Pivot Tables във всички версии на Excel 365 до Excel 2007.

Ако работите с големи масиви от данни в Excel, Pivot Table е много удобна като бърз начин за създаване на интерактивно обобщение от много записи. Наред с други неща, тя може автоматично да сортира и филтрира различни подмножества от данни, да пресмята общи суми, да изчислява средни стойности, както и да създава кръстосани таблици.

Друго предимство на използването на Pivot Tables е, че можете да настройвате и променяте структурата на обобщаващата таблица просто чрез плъзгане и пускане на колоните на изходната таблица. Това завъртане или въртене е дало името на функцията.

Съдържание

Какво представлява таблицата Pivot в Excel?

Таблицата на Excel Pivot е инструмент за изследване и обобщаване на големи количества данни, анализиране на свързани общи суми и представяне на обобщени отчети, предназначени за:

• Представяне на големи количества данни по удобен за потребителя начин.
• Обобщете данните по категории и подкатегории.
• Филтрирайте, групирайте, сортирайте и форматирайте условно различни подгрупи данни, за да можете да се съсредоточите върху най-подходящата информация.
• Завъртете редове към колони или колони към редове (което се нарича "завъртане"), за да видите различни обобщения на изходните данни.
• Събиране и агрегиране на числови данни в електронната таблица.
• Разширявайте или сгъвайте нивата на данните и слизайте надолу, за да видите подробностите зад всяка сума.
• Представете кратки и атрактивни онлайн данни или отпечатани отчети.

Например, може да имате стотици записи в работния си лист с данни за продажбите на местни дистрибутори:

Един от възможните начини за обобщаване на този дълъг списък от числа по едно или няколко условия е да използвате формули, както е показано в уроците SUMIF и SUMIFS. Ако обаче искате да сравните няколко факта за всяка цифра, използването на Pivot Table е много по-ефективен начин. Само с няколко щраквания на мишката можете да получите устойчива и лесно настройваема обобщаваща таблица, която обобщава числата по всяко поле, което искате.

Снимките на екрана по-горе показват само няколко от многото възможни оформления. А стъпките по-долу показват как можете бързо да създадете своя собствена таблица Pivot във всички версии на Excel.

Как да създадете таблица Pivot в Excel

Много хора смятат, че създаването на Pivot Table е тежко и отнема много време. Но това не е вярно! Microsoft усъвършенства технологията в продължение на много години, а в съвременните версии на Excel обобщените отчети са удобни за потребителя и са невероятно бързи. Всъщност можете да създадете своя собствена обобщена таблица само за няколко минути. Ето как:

1. Организирайте изходните си данни

Преди да създадете обобщаващ отчет, организирайте данните си в редове и колони и след това преобразувайте диапазона от данни в таблица на Excel. За да направите това, изберете всички данни, отидете в Вмъкване на и щракнете върху Таблица .

Използването на таблица на Excel за изходните данни ви дава едно много приятно предимство - диапазонът на данните става "динамичен". В този контекст динамичният диапазон означава, че таблицата ви автоматично се разширява и свива, когато добавяте или премахвате записи, така че няма да се притеснявате, че в таблицата ви Pivot липсват последните данни.

Полезни съвети:

• Добавете уникални, смислени заглавия на колоните, които по-късно ще се превърнат в имена на полета.
• Уверете се, че изходната ви таблица не съдържа празни редове или колони, както и междинни суми.
• За да улесните поддържането на таблицата, можете да дадете име на изходната таблица, като преминете към Дизайн и въвеждане на името в Име на таблицата в горния десен ъгъл на работния лист.

2. Създаване на таблица на завъртане

Изберете която и да е клетка в таблицата с изходни данни и отидете в Вмъкване на tab> Таблици група> PivotTable .

Това ще отвори Създаване на PivotTable Уверете се, че правилната таблица или диапазон от клетки са маркирани в прозореца Маса/обхват След това изберете целевото местоположение за вашата таблица Excel Pivot:

• Избор на Нов работен лист ще поставите таблица в нов работен лист, започвайки от клетка A1.
• Избор на Съществуващ работен лист ще поставите таблицата си на посоченото място в съществуващ работен лист. Местоположение щракнете върху бутона Свиване на диалоговия прозорец за да изберете първата клетка, в която искате да разположите таблицата.

Щракването върху OK създава празна таблица Pivot Table в целевото местоположение, която ще изглежда по следния начин:

Полезни съвети:

• В повечето случаи е разумно да поставите Pivot Table в отделен работен лист , това е особено препоръчително за начинаещи.
• Ако създавате таблица Pivot от данните в друг работен лист или работна книга , включете имената на работната книга и работните листове, като използвате следния синтаксис [workbook_name]sheet_name!range, например [Book1.xlsx]Sheet1!$A$1:$E$20. Като алтернатива можете да щракнете върху бутона Collapse Dialog и да изберете таблица или диапазон от клетки в друга работна книга, като използвате мишката.
• Може да е полезно да създадете Таблица за завъртане и Диаграма на завъртане За да направите това, в Excel 2013 и по-нови версии, отидете в Вмъкване на tab> Графики щракнете върху стрелката под PivotChart и след това щракнете върху PivotChart & PivotTable . В Excel 2010 и 2007 щракнете върху стрелката по-долу PivotTable , след което щракнете върху PivotChart .

3. Подредете оформлението на доклада с таблицата Pivot

Областта, в която работите с полетата на обобщения отчет, се нарича Списък с полета на PivotTable . Той се намира в дясната част на работния лист и е разделен на раздели Header (Заглавие) и Body (Основа):

• Сайтът Раздел "Поле съдържа имената на полетата, които можете да добавите към таблицата си. Имената на полетата съответстват на имената на колоните в изходната таблица.
• Сайтът Раздел за оформление съдържа Филтър за отчети област, Колона Етикети, Етикети на редове и Стойности Тук можете да подреждате и пренареждате полетата на вашата таблица.

Промените, които правите в Списък с полета на PivotTable се отразяват незабавно на вашата маса.

Как да добавите поле в таблицата Pivot

За добавяне на поле към Макет изберете квадратчето за отметка до името на полето в Поле раздел.

По подразбиране Microsoft Excel добавя полетата към Макет раздел по следния начин:

• Нецифровите полета се добавят към Етикети на редове област;
• Цифровите полета се добавят към Стойности област;
• Йерархиите за дата и час при онлайн аналитична обработка (OLAP) се добавят към Етикети на колони област.

Как да премахнете поле от таблица Pivot

За да изтриете дадено поле, можете да:

• Махнете отметката от квадратчето до името на полето в Поле на прозореца PivotTable.
• Кликнете с десния бутон на мишката върху полето в таблицата Pivot, след което щракнете върху " Премахване на полето Field_Name ".

Как да подредите полетата на таблицата Pivot

Можете да подредите полетата в Макет раздел по три начина:

1. Влачене и пускане на полета между 4-те области на Макет Алтернативно, щракнете и задръжте името на полето в Поле и след това го плъзнете към област в Макет -това ще премахне полето от текущата област в Макет и го поставете в новата област.

   

2. Щракнете с десния бутон върху името на полето в Поле и след това изберете областта, в която искате да го добавите:

   

3. Щракнете върху подадената в Макет Това ще покаже и наличните опции за това конкретно поле.

   

4. Изберете функцията за полето Values (стойности) (по избор)

По подразбиране Microsoft Excel използва Сума за полета с числови стойности, които поставяте в Стойности Когато поставяте нецифрови данни (текст, дата или булева стойност) или празни стойности в списъка с полета. Стойности областта, на Граф се прилага функцията.

Но, разбира се, ако искате, можете да изберете друга обобщаваща функция. В Excel 2013 и по-нови версии щракнете с десния бутон на мишката върху полето със стойност, което искате да промените, щракнете върху Обобщаване на ценностите от, и изберете желаната функция за обобщаване.

В Excel 2010 и по-ниски версии Обобщаване на стойностите по Опцията е достъпна и в лентата - в Опции в раздела Изчисления група.

По-долу можете да видите пример за Pivot Table с Средно функция:

Имената на функциите в повечето случаи са разбираеми:

• Sum - изчислява сумата на стойностите.
• Count - преброява броя на непразните стойности (работи като функцията COUNTA).
• Средна стойност - изчислява средната стойност на стойностите.
• Max - намира най-голямата стойност.
• Min - намира най-малката стойност.
• Продукт - изчислява произведението на стойностите.

За да получите по-конкретни функции, щракнете върху Обобщаване на стойностите по> Повече опции... Пълният списък на наличните функции за обобщаване и техните подробни описания можете да намерите тук.

5. Показване на различни изчисления в полетата със стойности (по избор)

Таблиците на Excel Pivot предоставят още една полезна функция, която ви позволява да представяте стойности по различни начини, например покажете общите суми като процент или стойности на ранга от най-малкия към най-големия и обратно. Пълният списък с опции за изчисление е достъпен тук.

Тази функция се нарича Показване на стойностите като и е достъпна чрез щракване с десния бутон на мишката върху полето в таблицата в Excel 2013 и по-нови версии. В Excel 2010 и по-нови версии можете да намерите тази опция и в Опции в раздела Изчисления група.

Съвет. Показване на стойностите като функцията може да се окаже особено полезна, ако добавяте едно и също поле повече от веднъж и показвате едновременно например общите продажби и продажбите като процент от общите. Вижте пример за такава таблица.

Ето как се създават таблици Pivot в Excel. А сега е време да експериментирате малко с полетата, за да изберете най-подходящото за вашия набор от данни оформление.

Работа със списъка с полета на PivotTable

Прозорецът на таблицата Pivot, който официално се нарича Списък с полета на PivotTable , е основният инструмент, който използвате, за да подредите обобщаващата си таблица точно по желания от вас начин. За да направите работата си с полетата по-удобна, може да искате да персонализирате панела по свой вкус.

Промяна на изгледа на списъка с полета

Ако искате да промените начина, по който се показват разделите в Списък на полетата , щракнете върху Инструменти и изберете предпочитаното оформление.

Можете също така да промяна на размера на панела хоризонтално, като плъзнете лентата (разделителя), която отделя панела от работния лист.

Затваряне и отваряне на панела PivotTable

Затваряне на Списък с полета на таблицата PivotTableField е толкова лесно, колкото да щракнете върху Затвори бутон (X) в горния десен ъгъл на прозореца.Да го накарате да се появи отново не е толкова очевидно :)

За да покажете отново списъка с полета, щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в таблицата и изберете Показване на списъка с полета от контекстното меню.

Можете също така да щракнете върху Списък на полетата на лентата, която се намира в Анализиране / Опции в раздела Покажи група.

Използване на препоръчани таблици PivotTables

Както току-що видяхте, създаването на Pivot Table в Excel е лесно. Съвременните версии на Excel обаче отиват още по-далеч и дават възможност за автоматично създаване на отчет, който е най-подходящ за изходните ви данни. Всичко, което трябва да направите, са 4 кликвания с мишката:

1. Щракнете върху която и да е клетка от изходния диапазон от клетки или таблица.
2. На Вмъкване на щракнете върху Препоръчани таблици за завъртане . Microsoft Excel веднага ще покаже няколко оформления въз основа на вашите данни.
3. В Препоръчани таблици за завъртане щракнете върху макет, за да видите неговия предварителен преглед.
4. Ако сте доволни от визуализацията, щракнете върху бутона OK и ще получите Pivot Table, добавена към нов работен лист.

   

Както виждате на горната екранна снимка, Excel успя да предложи само няколко основни оформления за изходните ми данни, които далеч отстъпват на Pivot Tables, които създадохме ръчно преди малко. Разбира се, това е само мое мнение и аз съм пристрастен, знаете : )

Като цяло използването на препоръчителната PivotTable е бърз начин да започнете, особено когато имате много данни и не сте сигурни откъде да започнете.

Как да използвате Pivot Table в Excel

След като вече познавате основите, можете да преминете към Анализирайте и Дизайн разделите на Инструменти за PivotTable в Excel 2013 и по-нови версии, ( Опции и Дизайн табове в Excel 2010 и 2007), за да разгледате групите и опциите, предоставени в тях. Тези табове стават достъпни веднага щом щракнете където и да е в таблицата.

Можете също така да получите достъп до опциите и функциите, които са налични за конкретен елемент, като щракнете с десния бутон на мишката върху него.

Как да проектирате и подобрявате Pivot Table

След като сте създали Pivot Table въз основа на изходните данни, може да искате да я усъвършенствате допълнително, за да направите мощен анализ на данните.

За да подобрите дизайна на масата, отидете в Дизайн където ще намерите множество предварително дефинирани стилове. За да създадете свой собствен стил, щракнете върху Още бутон в Стилове на PivotTable и след това щракнете върху " Нов стил на PivotTable...".

За да персонализирате оформлението на дадено поле, щракнете върху него, след което щракнете върху Настройки на полето на бутона Анализирайте в Excel 2013 и по-нови версии ( Опции в Excel 2010 и 2007). Можете също така да щракнете с десния бутон на мишката върху полето и да изберете Настройки на полето от контекстното меню.

Снимката на екрана по-долу демонстрира нов дизайн и оформление на нашата Pivot таблица в Excel 2013.

Как да се отървете от заглавията "Етикети на редове" и "Етикети на колони"

Когато създавате таблица Pivot, Excel прилага Компактен по подразбиране. Този макет показва " Етикети на редове " и " Етикети на колони "Съгласете се, че това не са много смислени заглавия, особено за начинаещи.

Лесен начин да се отървете от тези нелепи заглавия е да преминете от компактното оформление към контурно или таблично. За да направите това, отидете в Дизайн лентата, щракнете върху Оформление на отчета в падащото меню и изберете Показване в контурна форма или Показване в таблична форма .

Това ще покаже действителните имена на полетата, както е показано в таблицата вдясно, което е много по-логично.

Друго решение е да отидете в Анализирайте ( Опции ), щракнете върху Опции бутон, превключете на Дисплей и премахнете отметката от " Показване на надписи на полета и падащи списъци за филтриране ". Това обаче ще премахне всички надписи на полетата, както и падащите менюта за филтриране във вашата таблица.

Как да опресните таблица Pivot в Excel

Въпреки че отчетът Pivot Table е свързан с изходните данни, може да се изненадате, че Excel не го опреснява автоматично. Можете да получавате актуализации на данните, като извършвате операция за опресняване ръчно, или да го опреснявате автоматично, когато отворите работната книга.

Ръчно опресняване на данните в таблицата Pivot

1. Щракнете навсякъде в таблицата.
2. На Анализирайте таб ( Опции в по-ранни версии), в Данни щракнете върху групата Обновяване или натиснете ALT+F5 .

   Можете също така да щракнете с десния бутон на мишката върху таблицата и да изберете Обновяване от контекстното меню.

   

За да опресните всички таблици Pivot в работната си книга, щракнете върху Обновяване стрелка на бутона и след това щракнете върху Обновяване на всички.

Забележка. Ако форматът на вашата таблица Pivot се промени след опресняване, уверете се, че символът " Автоматично приспособяване на ширината на колоната при актуализация" и " Запазване на форматирането на клетките при актуализиране" За да проверите това, щракнете върху Анализирайте ( Опции ) tab> PivotTable група> Опции бутон. В Опции на PivotTable диалогов прозорец, преминете към Оформление & Формат и там ще намерите тези квадратчета за отметка.

След стартиране на опресняване можете да преглед на състоянието или отмяна на ако сте променили решението си. Просто щракнете върху Обновяване стрелка на бутона, след което щракнете върху Статус на опресняване или Отмяна на обновяването .

Автоматично опресняване на таблица Pivot при отваряне на работната книга

1. На Анализиране / Опции в раздела PivotTable група, щракнете върху Опции> Опции .
2. В Опции на PivotTable диалогов прозорец, отидете в Данни и изберете Опресняване на данните при отваряне на файла квадратчето за отметка.

   

Как да преместите таблица Pivot на ново място

Ако искате да преместите таблицата си в нова работна книга, работен лист или друга област в текущия лист, отидете в Анализирайте таб ( Опции в Excel 2010 и по-ранни версии) и щракнете върху Преместване на PivotTable бутон в Действия група. Изберете нова дестинация и щракнете върху ОК .

Как да изтриете таблица на Excel Pivot

Ако вече не се нуждаете от определен обобщен отчет, можете да го изтриете по няколко начина.

• Ако вашата таблица се намира в отделен работен лист , просто изтрийте този лист.
• Ако таблицата ви се намира заедно с други данни на лист, изберете цялата таблица на завъртане с помощта на мишката и натиснете бутона Изтриване на ключ.
• Щракнете където и да е в таблицата Pivot, която искате да изтриете, и отидете в Анализирайте таб ( Опции в Excel 2010 и по-ранни версии)> Действия щракнете върху малката стрелка под Изберете бутон, изберете Цялата таблица PivotTable , след което натиснете Изтриване.

Забележка: Ако някоя диаграма от PivotTable е свързана с вашата таблица, изтриването на Pivot Table ще я превърне в стандартна диаграма, която вече не може да се върти или актуализира.

Примери за таблици на завъртане

Снимките на екрана по-долу демонстрират няколко възможни оформления на таблицата Pivot за същите изходни данни, които могат да ви помогнат да тръгнете по правилния път. Не се колебайте да ги изтеглите, за да придобиете практически опит.

Пример за Pivot Table 1: Двуизмерна таблица

• Без филтър
• Редове: Продукт, Продавач
• Колони: Месеци
• Стойности: Продажби

Пример за Pivot Table 2: Триизмерна таблица

• Филтър: месец
• Редове: Продавач
• Колони: Продукт
• Стойности: Продажби

Тази таблица на завъртане ви позволява да филтрирате отчета по месеци.

Пример за Pivot Table 3: Едно поле се показва два пъти - като обща сума и като % от общата сума

• Без филтър
• Редове: Продукт, Продавач
• Стойности: сума на продажбите, % на продажбите

Този обобщен отчет показва едновременно общите продажби и продажбите като процент от общите продажби.

Надяваме се, че това ръководство за таблици с въртеливи разклонения е било добра отправна точка за вас. Ако искате да научите разширени функции и възможности на таблиците с въртеливи разклонения на Excel, разгледайте връзките по-долу. И ви благодарим, че прочетохте!

Налични изтегляния:

Примери за таблици на завъртане