W tym poradniku dowiesz się czym jest tabela przestawna, znajdziesz szereg przykładów pokazujących jak tworzyć i używać tabel przestawnych we wszystkich wersjach Excela 365 poprzez Excel 2007.

Jeśli pracujesz z dużymi zbiorami danych w Excelu, tabela przestawna jest bardzo przydatna jako szybki sposób na interaktywne podsumowanie z wielu rekordów. Między innymi może ona automatycznie sortować i filtrować różne podzbiory danych, liczyć sumy, obliczać średnią, a także tworzyć tabele krzyżowe.

Kolejną zaletą korzystania z tabel przestawnych jest to, że można ustawić i zmienić strukturę tabeli podsumowującej po prostu przeciągając i upuszczając kolumny tabeli źródłowej. To obracanie lub przestawianie dało tej funkcji jej nazwę.

Spis treści.

Czym jest tabela przestawna w programie Excel?

Tabela przestawna w programie Excel jest narzędziem służącym do eksploracji i podsumowywania dużych ilości danych, analizowania powiązanych sum i prezentowania raportów zbiorczych przeznaczonych do:

• Prezentuj duże ilości danych w sposób przyjazny dla użytkownika.
• Podsumuj dane według kategorii i podkategorii.
• Filtruj, grupuj, sortuj i warunkowo formatuj różne podzbiory danych, dzięki czemu możesz skupić się na najbardziej istotnych informacjach.
• Obracaj wiersze do kolumn lub kolumny do wierszy (co nazywane jest "przestawianiem"), aby zobaczyć różne podsumowania danych źródłowych.
• Sumowanie i agregowanie danych liczbowych w arkuszu kalkulacyjnym.
• Rozwiń lub zwiń poziomy danych i przewierć się w dół, aby zobaczyć szczegóły każdej sumy.
• Prezentuj zwięzłe i atrakcyjne online swoje dane lub drukowane raporty.

Na przykład możesz mieć setki wpisów w swoim arkuszu z danymi o sprzedaży lokalnych odsprzedawców:

Jednym z możliwych sposobów na zsumowanie tej długiej listy liczb według jednego lub kilku warunków jest użycie formuł, jak pokazano w tutorialach SUMIF i SUMIFS. Jednakże, jeśli chcesz porównać kilka faktów dotyczących każdej liczby, użycie tabeli przestawnej jest o wiele bardziej efektywnym sposobem. W zaledwie kilku kliknięciach myszką możesz uzyskać prężną i łatwo dostosowywalną tabelę podsumowującą, która sumuje liczby według dowolnego pola, które chcesz.

Powyższe zrzuty ekranu demonstrują tylko kilka z wielu możliwych układów, a poniższe kroki pokazują, jak szybko można stworzyć własną tabelę przestawną we wszystkich wersjach Excela.

Jak stworzyć tabelę przestawną w programie Excel

Wiele osób uważa, że tworzenie tabeli przestawnej jest uciążliwe i czasochłonne.Ale to nieprawda! Microsoft przez wiele lat udoskonalał tę technologię, a w nowoczesnych wersjach Excela raporty podsumowujące są przyjazne dla użytkownika i niesamowicie szybkie.W rzeczywistości możesz zbudować własną tabelę podsumowującą w ciągu zaledwie kilku minut.A oto jak:

1) Uporządkuj swoje dane źródłowe

Przed utworzeniem raportu podsumowującego należy uporządkować dane w wiersze i kolumny, a następnie przekształcić zakres danych w tabelę programu Excel. Aby to zrobić, należy zaznaczyć wszystkie dane, przejść do zakładki Wkładka zakładka i kliknij Tabela .

Używanie tabeli Excela do danych źródłowych daje bardzo miłą korzyść - Twój zakres danych staje się "dynamiczny". W tym kontekście dynamiczny zakres oznacza, że Twoja tabela będzie automatycznie rozszerzać się i kurczyć, gdy będziesz dodawać lub usuwać wpisy, więc nie będziesz musiał się martwić, że Twojej tabeli przestawnej brakuje najnowszych danych.

Przydatne wskazówki:

• Dodaj unikalne, znaczące nagłówki do swoich kolumn, zamienią się one później w nazwy pól.
• Upewnij się, że Twoja tabela źródłowa nie zawiera pustych wierszy lub kolumn oraz nie zawiera sum częściowych.
• Aby ułatwić sobie utrzymanie tabeli, możesz nadać nazwę swojej tabeli źródłowej, przełączając się na Projekt i wpisanie nazwy w zakładce Nazwa tabeli pole w prawym górnym rogu arkusza.

Utwórz tabelę przestawną

Zaznacz dowolną komórkę w tabeli danych źródłowych, a następnie przejdź do Wkładka tab> Tabele grupa> PivotTable .

Spowoduje to otwarcie Tworzenie tabeli przestawnej Upewnij się, że właściwa tabela lub zakres komórek jest podświetlony w oknie. Stół/szereg Następnie wybierz docelową lokalizację dla tabeli przestawnej w Excelu:

• Wybór strony Nowy arkusz umieści tabelę w nowym arkuszu, zaczynając od komórki A1.
• Wybór strony Istniejący arkusz umieści Twoją tabelę w określonym miejscu w istniejącym arkuszu. W Lokalizacja kliknij przycisk Zwiń okno dialogowe aby wybrać pierwszą komórkę, w której chcesz umieścić swoją tabelę.

Kliknięcie OK tworzy w docelowej lokalizacji pustą tabelę przestawną, która będzie wyglądać podobnie do tej:

Przydatne wskazówki:

• W większości przypadków sensowne jest umieszczenie tabeli przestawnej w oddzielny arkusz , jest to szczególnie polecane dla początkujących.
• Jeśli tworzysz tabelę przestawną z danych w inny arkusz lub zeszyt roboczy , dołącz nazwy skoroszytu i arkuszy używając następującej składni [workbook_name]sheet_name!range, na przykład [Book1.xlsx]Sheet1!$A$1:$E$20. Alternatywnie można kliknąć przycisk Zwiń dialog i wybrać tabelę lub zakres komórek w innym skoroszycie za pomocą myszy.
• Przydatne może być utworzenie Tabela przestawna oraz Wykres przestawny Aby to zrobić, w programie Excel 2013 i nowszych, przejdź do zakładki Wkładka tab> Wykresy grupę, kliknij strzałkę poniżej PivotChart a następnie kliknij przycisk PivotChart & PivotTable W programie Excel 2010 i 2007 kliknij strzałkę poniżej PivotTable , a następnie kliknij PivotChart .

3. ułóż układ raportu tabeli przestawnej

Obszar, w którym pracuje się z polami raportu podsumowującego, nazywa się Lista pól tabeli przestawnej Znajduje się on w prawej części arkusza i jest podzielony na sekcję nagłówka i ciała:

• Na stronie Sekcja polowa zawiera nazwy pól, które możesz dodać do swojej tabeli. Nazwy pól odpowiadają nazwom kolumn Twojej tabeli źródłowej.
• Na stronie Sekcja Układu zawiera Filtr raportów obszar, Kolumna Etykiety, Etykiety rzędów obszar, oraz Wartości Tutaj możesz ułożyć i zmienić kolejność pól swojej tabeli.

Zmiany, które wprowadzisz w Lista pól tabeli przestawnej są natychmiast odzwierciedlane na twoim stole.

Jak dodać pole do tabeli przestawnej?

Do dodać pole do Układ zaznaczyć pole wyboru obok nazwy pola w sekcji Pole sekcja.

Domyślnie Microsoft Excel dodaje pola do. Układ sekcja w następujący sposób:

• Pola nienumeryczne są dodawane do Etykiety rzędów obszar;
• Pola numeryczne są dodawane do Wartości obszar;
• Hierarchie daty i czasu Online Analytical Processing (OLAP) są dodawane do Etykiety kolumn obszar.

Jak usunąć pole z tabeli przestawnej?

Aby usunąć określone pole, możesz albo:

• Usunąć zaznaczenie pola przy nazwie pola w Pole sekcja okna tabeli przestawnej.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy na pole w tabeli przestawnej, a następnie kliknij " Usunąć Field_Name ".

Jak ułożyć pola tabeli przestawnej

Możesz ułożyć pola w Układ sekcja na trzy sposoby:

1. Przeciąganie i upuszczanie pól pomiędzy 4 obszarami Układ Alternatywnie, kliknij i przytrzymaj nazwę pola w Pole a następnie przeciągnij go na obszar w sekcji Układ sekcja - spowoduje to usunięcie pola z bieżącego obszaru w Układ sekcji i umieścić ją w nowym obszarze.

   

2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na nazwę pola w Pole sekcji, a następnie wybierz obszar, w którym chcesz go dodać:

   

3. Kliknij na plik w Układ Wyświetli to również opcje dostępne dla tego konkretnego pola.

   

Wybierz funkcję dla pola Values (opcjonalnie)

Domyślnie program Microsoft Excel używa Suma funkcja dla pól wartości numerycznych, które umieszczasz w Wartości W przypadku umieszczenia danych nienumerycznych (tekst, data, Boolean) lub pustych wartości w obszarze listy pól. Wartości obszar Hrabia zastosowana jest funkcja.

Ale oczywiście możesz wybrać inną funkcję podsumowującą, jeśli chcesz. W programie Excel 2013 i nowszych kliknij prawym przyciskiem myszy pole wartości, które chcesz zmienić, kliknij Podsumuj wartości przez, i wybrać żądaną funkcję podsumowania.

W programie Excel 2010 i niższych wersjach programu Podsumuj wartości według opcja dostępna jest również na wstążce - na Opcje zakładka, w Obliczenia grupa.

Poniżej możesz zobaczyć przykład tabeli przestawnej z. Średnia funkcja:

Nazwy funkcji są w większości przypadków zrozumiałe same przez się:

• Suma - oblicza sumę wartości.
• Count - zlicza liczbę niepustych wartości (działa jak funkcja COUNTA).
• Średnia - oblicza średnią z wartości.
• Max - znajduje największą wartość.
• Min - znajduje najmniejszą wartość.
• Produkt - oblicza iloczyn wartości.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe funkcje, kliknij Summarize Values By> Więcej opcji... Pełną listę dostępnych funkcji zbiorczych i ich szczegółowe opisy znajdziesz tutaj.

5. pokaż różne obliczenia w polach wartości (opcjonalnie)

Tabele przestawne w Excelu zapewniają jeszcze jedną przydatną funkcję, która umożliwia prezentowanie wartości na różne sposoby, np. Pokaż sumy jako procenty lub wartości rangowe od najmniejszego do największego i odwrotnie. Pełna lista opcji obliczeniowych dostępna jest tutaj.

Ta cecha nazywa się Pokaż wartości jako i jest dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na pole w tabeli w Excelu 2013 i nowszych. W Excelu 2010 i nowszych można również znaleźć tę opcję na stronie Opcje zakładka, w Obliczenia grupa.

Wskazówka. Pokaż wartości jako Funkcja może okazać się szczególnie przydatna, gdy dodajemy to samo pole więcej niż raz i pokazujemy np. sprzedaż całkowitą i sprzedaż jako procent całości jednocześnie. Zobacz przykład takiej tabeli.

W ten sposób tworzysz tabele przestawne w Excelu. A teraz czas na to, abyś trochę poeksperymentował z polami, aby wybrać układ najlepiej pasujący do Twojego zestawu danych.

Praca z listą pól tabeli przestawnej

Panel tabeli przestawnej, który formalnie nazywa się Lista pól tabeli przestawnej Aby ułatwić sobie pracę z polami, możesz dostosować to okno do swoich potrzeb.

Zmiana widoku listy pól

Jeśli chcesz zmienić sposób wyświetlania sekcji w Wykaz pól , kliknij Narzędzia i wybrać preferowany układ.

Można również zmienić rozmiar okienko w poziomie, przeciągając pasek (splitter) oddzielający okienko od arkusza.

Zamykanie i otwieranie okna tabeli przestawnej

Zamknięcie Lista pól tabeli przestawnej jest tak proste, jak kliknięcie Zamknij przycisk (X) w prawym górnym rogu okienka.Spowodowanie, że pojawi się ponownie nie jest takie oczywiste :)

Aby ponownie wyświetlić listę pól, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu tabeli, a następnie wybierz Pokaż listę pól z menu kontekstowego.

Można również kliknąć przycisk Wykaz pól na wstążce, która znajduje się na Analizuj / Opcje zakładka, w Pokaż grupa.

Korzystanie z polecanych tabel przestawnych

Jak właśnie zauważyłeś, tworzenie tabeli przestawnej w Excelu jest proste. Jednak nowoczesne wersje Excela idą nawet o krok dalej i umożliwiają automatyczne tworzenie raportu najbardziej dopasowanego do danych źródłowych. Wystarczy, że wykonasz 4 kliknięcia myszką:

1. Kliknij dowolną komórkę w źródłowym zakresie komórek lub tabeli.
2. Na Wkładka zakładka, kliknij Polecane tabele przestawne Microsoft Excel natychmiast wyświetli kilka układów, opartych na Twoich danych.
3. W Polecane tabele przestawne W oknie dialogowym kliknij układ, aby zobaczyć jego podgląd.
4. Jeśli jesteś zadowolony z podglądu, kliknij przycisk OK, a otrzymasz tabelę przestawną dodaną do nowego arkusza.

   

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, Excel był w stanie zaproponować zaledwie kilka podstawowych układów dla moich danych źródłowych, które są zdecydowanie gorsze od tabel przestawnych, które stworzyliśmy ręcznie przed chwilą. Oczywiście to tylko moja opinia i jestem nieobiektywny, wiadomo : )

Ogólnie rzecz biorąc, korzystanie z Polecanej tabeli przestawnej jest szybkim sposobem na rozpoczęcie pracy, zwłaszcza gdy masz dużo danych i nie jesteś pewien, od czego zacząć.

Jak korzystać z tabeli przestawnej w programie Excel

Teraz, gdy znasz już podstawy, możesz przejść do Analizuj oraz Projekt zakładki Narzędzia tabeli przestawnej w programie Excel 2013 i wyższych, ( Opcje oraz Projekt zakładki w Excelu 2010 i 2007), aby poznać dostępne tam grupy i opcje. Karty te stają się dostępne po kliknięciu w dowolnym miejscu tabeli.

Możesz również uzyskać dostęp do opcji i funkcji dostępnych dla konkretnego elementu, klikając go prawym przyciskiem myszy.

Jak zaprojektować i ulepszyć tabelę przestawną

Po utworzeniu tabeli przestawnej na podstawie danych źródłowych, możesz chcieć ją jeszcze bardziej udoskonalić, aby dokonać potężnej analizy danych.

Aby poprawić projekt stołu, udaj się do Projekt W zakładce tej znajduje się wiele predefiniowanych stylów. Aby stworzyć własny styl, należy kliknąć przycisk Więcej przycisk w Style tabeli przestawnej galerii, a następnie kliknij " New PivotTable Style...".

Aby dostosować układ określonego pola, kliknij na to pole, a następnie kliknij przycisk Ustawienia w terenie przycisk na Analizuj zakładka w programie Excel 2013 i wyższych ( Opcje w Excelu 2010 i 2007). Można też kliknąć pole prawym przyciskiem myszy i wybrać Ustawienia w terenie z menu kontekstowego.

Poniższy zrzut ekranu demonstruje nowy wygląd i układ naszej tabeli przestawnej w Excelu 2013.

Jak pozbyć się nagłówków "Row Labels" i "Column Labels"

Podczas tworzenia tabeli przestawnej Excel stosuje. Kompaktowy Ten układ domyślnie wyświetla " Etykiety rzędów " i " Etykiety kolumn " jako nagłówki tabel. Zgoda, nie są to zbyt znaczące nagłówki, zwłaszcza dla nowicjuszy.

Łatwym sposobem na pozbycie się tych śmiesznych nagłówków jest przełączenie się z układu Compact na Outline lub Tabular. Aby to zrobić, przejdź do Projekt na karcie wstążki, kliknij przycisk Układ raportu z listy rozwijanej, a następnie wybierz Pokaż w formie konspektu lub Pokaż w formie tabelarycznej .

Spowoduje to wyświetlenie rzeczywistych nazw pól, jak widać w tabeli po prawej stronie, co ma znacznie więcej sensu.

Innym rozwiązaniem jest udanie się do Analizuj ( Opcje ), kliknij zakładkę Opcje przycisk, przełącz na Wyświetl i odznaczyć " Wyświetlanie napisów pól i rozwijanie filtrów "Jednak usunie to wszystkie podpisy pól, jak również rozwijane filtry w twojej tabeli.

Jak odświeżyć tabelę przestawną w programie Excel

Mimo że raport tabeli przestawnej jest połączony z danymi źródłowymi, możesz być zaskoczony, że Excel nie odświeża go automatycznie. Możesz uzyskać wszelkie aktualizacje danych, wykonując operację odświeżania ręcznie lub zlecić automatyczne odświeżanie po otwarciu skoroszytu.

Ręczne odświeżanie danych tabeli przestawnej

1. Kliknij w dowolnym miejscu swojej tabeli.
2. Na Analizuj zakładka ( Opcje we wcześniejszych wersjach), w Dane grupę, kliknij przycisk Odśwież lub naciśnij klawisze ALT+F5 .

   Alternatywnie możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy na tabeli i wybrać Odśwież z menu kontekstowego.

   

Aby odświeżyć wszystkie tabele przestawne w skoroszycie, należy kliknąć przycisk Odśwież strzałkę, a następnie kliknij Odśwież wszystko.

Uwaga. Jeśli format tabeli przestawnej zostanie zmieniony po odświeżeniu, upewnij się, że " Autofit szerokości kolumny przy aktualizacji" oraz " Zachowanie formatowania komórek przy aktualizacji" Aby to sprawdzić, należy kliknąć przycisk Analizuj ( Opcje ) tab> PivotTable grupa> Opcje w przycisku. w Opcje tabeli przestawnej okno dialogowe, przejdź do Układ & Format i znajdziesz tam te pola wyboru.

Po rozpoczęciu odświeżania można przegląd stanu lub anulować jeśli zmieniłeś zdanie. Po prostu kliknij na Odśwież strzałkę, a następnie kliknij przycisk Stan odświeżenia lub Anuluj Odświeżenie .

Automatyczne odświeżanie tabeli przestawnej przy otwieraniu skoroszytu

1. Na Analizuj / Opcje zakładka, w PivotTable grupa, kliknij Opcje> Opcje .
2. W Opcje tabeli przestawnej okno dialogowe, przejdź do Dane zakładka, i wybierz Odświeżanie danych przy otwieraniu pliku pole wyboru.

   

Jak przenieść tabelę przestawną do nowej lokalizacji

Jeśli chcesz przenieść swoją tabelę do nowego skoroszytu, arkusza lub innego obszaru w bieżącym arkuszu, przejdź do Analizuj zakładka ( Opcje w programie Excel 2010 i wcześniejszych) i kliknąć Przenieś tabelę przestawną przycisk w Działania Wybierz nowe miejsce docelowe i kliknij OK .

Jak usunąć tabelę przestawną w programie Excel

Jeśli nie potrzebujesz już danego raportu zbiorczego, możesz go usunąć na kilka sposobów.

• Jeśli twoja tabela znajduje się w oddzielny arkusz , po prostu usuń ten arkusz.
• Jeśli tabela znajduje się wraz z innymi danymi na arkuszu, wybierz całą tabelę przestawną za pomocą myszy i naciśnij przycisk Usuń klucz.
• Kliknij w dowolnym miejscu tabeli przestawnej, którą chcesz usunąć, przejdź do Analizuj zakładka ( Opcje zakładka w Excelu 2010 i wcześniejszych)> Działania grupę, kliknij małą strzałkę poniżej Wybierz przycisk, wybierz Cała tabela przestawna , a następnie naciśnij Usuń.

Uwaga. Jeśli z tabelą powiązany jest jakikolwiek wykres tabeli przestawnej, usunięcie tabeli przestawnej spowoduje, że stanie się ona standardowym wykresem, którego nie można już przestawiać ani aktualizować.

Przykłady tabel przestawnych

Poniższe zrzuty ekranu demonstrują kilka możliwych układów tabeli przestawnej dla tych samych danych źródłowych, które mogą pomóc w rozpoczęciu właściwej drogi. Zapraszamy do pobrania ich i zapoznania się z nimi.

Przykład tabeli przestawnej 1: Tabela dwuwymiarowa

• Bez filtra
• Wiersze: Produkt, Sprzedawca
• Kolumny: Miesiące
• Wartości: Sprzedaż

Przykład tabeli przestawnej 2: Tabela trójwymiarowa

• Filtr: Miesiąc
• Wiersze: Odsprzedawca
• Kolumny: Produkt
• Wartości: Sprzedaż

Ta tabela przestawna pozwala na filtrowanie raportu według miesiąca.

Przykład tabeli przestawnej 3: Jedno pole jest wyświetlane dwukrotnie - jako suma i % sumy.

• Bez filtra
• Wiersze: Produkt, Sprzedawca
• Wartości: Suma sprzedaży, % sprzedaży

Ten raport podsumowujący pokazuje jednocześnie sprzedaż całkowitą i sprzedaż jako procent całości.

Mamy nadzieję, że ten tutorial tabeli przestawnej był dla Ciebie dobrym punktem wyjścia. Jeśli chcesz poznać zaawansowane funkcje i możliwości tabel przestawnych w Excelu, sprawdź poniższe linki. I dziękuję za przeczytanie!

Dostępne pliki do pobrania:

Przykłady tabel przestawnych