I den här handledningen får du veta vad en pivottabell är och hittar ett antal exempel som visar hur du skapar och använder pivottabeller i alla versioner av Excel 365 till och med Excel 2007.

Om du arbetar med stora datamängder i Excel är pivottabellen ett mycket praktiskt sätt att snabbt göra en interaktiv sammanfattning av många poster. Den kan bland annat automatiskt sortera och filtrera olika delmängder av data, räkna totaler, beräkna medelvärden och skapa korstabuleringar.

En annan fördel med att använda pivottabeller är att du kan skapa och ändra strukturen på din sammanfattningstabell genom att dra och släppa kolumnerna i källtabellen. Denna rotation eller pivotering gav funktionen dess namn.

Innehållsförteckning

Vad är en pivottabell i Excel?

En Excel-pivottabell är ett verktyg för att utforska och sammanfatta stora mängder data, analysera relaterade totaler och presentera sammanfattande rapporter som är utformade för att:

• Presentera stora mängder data på ett användarvänligt sätt.
• Sammanfatta uppgifterna i kategorier och underkategorier.
• Filtrera, gruppera, sortera och formatera olika delmängder av data så att du kan fokusera på den mest relevanta informationen.
• Rotera rader till kolumner eller kolumner till rader (detta kallas "pivotering") för att visa olika sammanfattningar av källdata.
• Sammanfatta och aggregera numeriska data i kalkylbladet.
• Expandera eller kollapsa datanivåerna och borra ner för att se detaljerna bakom varje totalsumma.
• Presentera koncisa och attraktiva online-versioner av data eller tryckta rapporter.

Du kan till exempel ha hundratals poster i arbetsbladet med försäljningssiffror för lokala återförsäljare:

Ett möjligt sätt att summera denna långa lista med siffror efter ett eller flera villkor är att använda formler som visas i handledningarna SUMIF och SUMIFS. Om du vill jämföra flera fakta om varje siffra är det dock mycket effektivare att använda en pivottabell. Med några få musklick kan du få en motståndskraftig och lätt anpassningsbar sammanfattningstabell som summerar siffrorna efter vilket fält du vill.

Skärmbilderna ovan visar bara några av många möjliga layouter och stegen nedan visar hur du snabbt kan skapa din egen pivottabell i alla versioner av Excel.

Hur man gör en pivottabell i Excel

Många tror att det är besvärligt och tidskrävande att skapa en pivottabell, men det är inte sant! Microsoft har förfinat tekniken i många år och i de moderna versionerna av Excel är sammanfattningsrapporterna användarvänliga och otroligt snabba. Du kan faktiskt skapa din egen sammanfattningstabell på bara några minuter. Så här gör du:

1. Organisera dina källdata

Innan du skapar en sammanfattningsrapport ska du organisera dina data i rader och kolumner och sedan konvertera dataområdet till en Excel-tabell. För att göra detta markerar du alla data, går till Infoga och klickar på Tabell .

Att använda en Excel-tabell för källdata ger dig en mycket trevlig fördel - ditt dataområde blir "dynamiskt". I det här sammanhanget innebär ett dynamiskt område att din tabell automatiskt expanderar och krymper när du lägger till eller tar bort poster, så du behöver inte oroa dig för att din pivottabell saknar de senaste uppgifterna.

Användbara tips:

• Lägg till unika, meningsfulla rubriker till dina kolumner, de kommer att bli fältnamn senare.
• Se till att källtabellen inte innehåller några tomma rader eller kolumner och inga subtotaler.
• För att göra det lättare att underhålla din tabell kan du namnge källtabellen genom att byta till Design och skriver namnet i fältet Tabellens namn i det övre högra hörnet av arbetsbladet.

2. Skapa en pivottabell

Markera en cell i källdatatabellen och gå sedan till Infoga flik> Tabeller grupp> PivotTable .

Detta kommer att öppna Skapa PivotTable Kontrollera att rätt tabell eller cellintervall är markerat i fönstret Bord/intervall Välj sedan målplatsen för din Excel-pivottabell:

• Välja Nytt arbetsblad placerar en tabell i ett nytt arbetsblad med början i cell A1.
• Välja Befintligt arbetsblad placerar tabellen på den angivna platsen i ett befintligt kalkylblad. Plats Klicka på knappen Kolla dialogrutan för att välja den första cellen där du vill placera tabellen.

När du klickar på OK skapas en tom pivottabell på målplatsen, som ser ut ungefär så här:

Användbara tips:

• I de flesta fall är det vettigt att placera en pivottabell i en separat arbetsblad Detta rekommenderas särskilt för nybörjare.
• Om du skapar en pivottabell från uppgifterna i ett annat arbetsblad eller en annan arbetsbok inkludera arbetsboks- och arbetsbladsnamnen med följande syntax [arbetsboksnamn]arbetsbladsnamn!intervall, till exempel [Book1.xlsx]Arbetsblad1!$A$1:$E$20. Alternativt kan du klicka på knappen Kolla dialogrutan och välja en tabell eller ett cellområde i en annan arbetsbok med hjälp av musen.
• Det kan vara lämpligt att skapa en Pivottabell och Pivotdiagram samtidigt. För att göra detta går du i Excel 2013 och senare till Infoga flik> Diagram klickar du på pilen under PivotChart och klickar sedan på PivotChart & PivotTable I Excel 2010 och 2007 klickar du på pilen nedan. PivotTable och klicka sedan på PivotChart .

3. Ordna layouten för din Pivot Table-rapport.

Det område där du arbetar med fälten i din sammanfattande rapport kallas Lista över fält i pivottabellen Den finns i arbetsbladets högra del och är indelad i rubrik och huvuddel:

• Fältavdelning innehåller namnen på de fält som du kan lägga till i tabellen. Fältnamnen motsvarar kolumnnamnen i källtabellen.
• Layout-avsnittet innehåller följande Filter för rapporter område, Kolumn Etiketter, Etiketter för rader området, och den Värden Här kan du ordna och omorganisera fälten i din tabell.

De ändringar som du gör i Lista över fält i pivottabellen omedelbart till ditt bord.

Hur man lägger till ett fält i en pivottabell

Till lägga till ett fält till den Layout markerar du kryssrutan bredvid fältnamnet i fältet Fält sektion.

Som standard lägger Microsoft Excel till fälten i Layout på följande sätt:

• Icke-numeriska fält läggs till i Etiketter för rader område;
• Numeriska fält läggs till i Värden område;
• Datum- och tidshierarkier för OLAP (Online Analytical Processing) läggs till i Kolumnetiketter område.

Så här tar du bort ett fält från en pivottabell

Om du vill ta bort ett visst fält kan du antingen:

• Ta bort krysset i rutan som ligger bredvid fältets namn i fältet Fält i rutan PivotTable.
• Högerklicka på fältet i din pivottabell och klicka sedan på " Ta bort Field_Name ".

Hur du ordnar fälten i pivottabellen

Du kan ordna fälten i Layout avsnittet på tre olika sätt:

1. Dra och släpp fält mellan de fyra områdena i Layout med hjälp av musen. Alternativt kan du klicka och hålla kvar fältnamnet i fältet Fält avsnittet och dra den sedan till ett område i den Layout avsnittet - detta kommer att ta bort fältet från det aktuella området i Layout avsnittet och placera det i det nya området.

   

2. Högerklicka på fältnamnet i fältet Fält och välj sedan det område där du vill lägga till den:

   

3. Klicka på den arkiverade filen i Layout Detta visar också de alternativ som finns tillgängliga för det specifika fältet.

   

4. Välj funktion för fältet Värden (valfritt).

Som standard använder Microsoft Excel den Summa funktionen för numeriska värdefält som du placerar i Värden När du placerar icke-numeriska data (text, datum eller booleska värden) eller tomma värden i fältlistan. Värden området, den Räkna funktionen tillämpas.

Men du kan naturligtvis välja en annan sammanfattningsfunktion om du vill. I Excel 2013 och senare högerklickar du på det värdefält som du vill ändra, klickar på Sammanfattning av värderingar genom, och välj den sammanfattningsfunktion du vill ha.

I Excel 2010 och senare är Sammanfattning av värderingar genom alternativet finns också på bandet - på den Alternativ på fliken Beräkningar grupp.

Nedan kan du se ett exempel på en pivottabell med Genomsnittlig funktion:

Namnen på funktionerna är oftast självförklarande:

• Sum - beräknar summan av värdena.
• Count - räknar antalet icke-tomma värden (fungerar som funktionen COUNTA).
• Medelvärde - beräknar medelvärdet av värdena.
• Max - hittar det största värdet.
• Min - hittar det minsta värdet.
• Produkt - beräknar produkten av värdena.

Om du vill få mer specifika funktioner klickar du på Sammanfattning av värdena enligt> Fler alternativ... Du hittar en fullständig lista över tillgängliga sammanfattningsfunktioner och deras detaljerade beskrivningar här.

5. Visa olika beräkningar i värdefält (valfritt)

Excel-pivottabeller är ytterligare en användbar funktion som gör att du kan presentera värden på olika sätt, till exempel visa totaler i procent eller . rangordningsvärden från den minsta till den största och vice versa. En fullständig lista över beräkningsalternativ finns här.

Denna funktion kallas Visa värden som och det är tillgängligt genom att högerklicka på fältet i tabellen i Excel 2013 och senare. I Excel 2010 och senare finns det här alternativet också i Alternativ på fliken Beräkningar grupp.

Tips. Visa värden som kan vara särskilt användbar om du lägger till samma fält mer än en gång och visar till exempel total försäljning och försäljning i procent av total försäljning samtidigt. Se ett exempel på en sådan tabell.

Så här skapar du pivottabeller i Excel. Nu är det dags för dig att experimentera lite med fälten för att välja den layout som passar bäst för din datamängd.

Arbeta med PivotTable-fältlistan

Fönstret Pivot Table, som formellt kallas för Lista över fält i pivottabellen är det viktigaste verktyget som du använder för att ordna din sammanfattningstabell precis som du vill. För att göra ditt arbete med fälten bekvämare kan du anpassa rutan efter dina önskemål.

Ändra vyn för fältlistan

Om du vill ändra hur avsnitten visas i Fältlista , klicka på Verktyg och väljer den layout som du vill ha.

Du kan också ändra storlek rutan horisontellt genom att dra i den balk (delare) som skiljer rutan från arbetsbladet.

Stänga och öppna rutan PivotTable

Stängning av Lista över pivottabellfält är lika enkelt som att klicka på Stäng knappen (X) i det övre högra hörnet av rutan.Att få den att dyka upp igen är inte så självklart :)

Om du vill visa fältlistan igen högerklickar du någonstans i tabellen och väljer sedan Visa fältlistan från kontextmenyn.

Du kan också klicka på Fältlista på bandet, som finns på den övre delen av Analysera/alternativ på fliken Visa grupp.

Användning av rekommenderade pivottabeller

Som du just har sett är det enkelt att skapa en pivottabell i Excel. De moderna versionerna av Excel tar dock ännu ett steg längre och gör det möjligt att automatiskt skapa en rapport som passar bäst för dina källdata. Allt du behöver göra är fyra musklick:

1. Klicka på en valfri cell i källområdet av celler eller i tabellen.
2. På den Infoga klickar du på fliken Rekommenderade PivotTables Microsoft Excel visar genast några layouter baserade på dina data.
3. I Rekommenderade PivotTables Klicka på en layout för att se en förhandsgranskning av den.
4. Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på OK-knappen och får en pivottabell som läggs till i ett nytt arbetsblad.

   

Som du ser i skärmdumpen ovan kunde Excel föreslå ett par grundläggande layouter för mina källdata, som är långt sämre än de pivottabeller som vi skapade manuellt för en stund sedan. Detta är naturligtvis bara min åsikt och jag är partisk, du vet : )

På det hela taget är den rekommenderade pivottabellen ett snabbt sätt att komma igång, särskilt när du har mycket data och inte vet var du ska börja.

Hur man använder pivottabellen i Excel

Nu när du känner till grunderna kan du navigera till Analysera och Design flikarna i PivotTable-verktyg i Excel 2013 och senare, ( Alternativ och Design i Excel 2010 och 2007) för att utforska de grupper och alternativ som finns där. Dessa flikar blir tillgängliga så snart du klickar någonstans i din tabell.

Du kan också få tillgång till alternativ och funktioner som är tillgängliga för ett visst element genom att högerklicka på det.

Hur man utformar och förbättrar en pivottabell

När du har skapat en pivottabell baserad på dina källdata kan du vilja förfina den ytterligare för att göra kraftfulla dataanalyser.

Om du vill förbättra bordets utformning kan du gå till Design där du hittar många fördefinierade stilar. Om du vill skapa en egen stil klickar du på fliken Mer knappen i Stilar för pivottabeller galleriet och klicka sedan på " Ny stil för pivottabellen...".

Om du vill anpassa layouten för ett visst fält klickar du på det fältet och sedan på Fältinställningar på knappen på Analysera i Excel 2013 och senare ( Alternativ i Excel 2010 och 2007). Alternativt kan du högerklicka på fältet och välja Fältinställningar från kontextmenyn.

Skärmdumpen nedan visar en ny design och layout för vår pivottabell i Excel 2013.

Så här gör du dig av med rubrikerna "Row Labels" och "Column Labels" (radetiketter)

När du skapar en pivottabell tillämpar Excel den Kompakt som standard. Denna layout visar " Etiketter för rader " och " Kolumnetiketter "Det är sant att dessa rubriker inte är särskilt meningsfulla, särskilt inte för nybörjare.

Ett enkelt sätt att bli av med dessa löjliga rubriker är att byta från Compact-layout till Outline eller Tabular. För att göra detta går du till Design fliken, klickar du på fliken Rapportlayout och välj Visa i översiktsform eller . Visa i tabellform .

Då visas de faktiska fältnamnen, som du ser i tabellen till höger, vilket är mycket mer logiskt.

En annan lösning är att gå till Analysera ( Alternativ ), klicka på fliken Alternativ knappen, växla till den Visa och ta bort krysset i " Visa fältbeteckningar och filterlister "Detta kommer dock att ta bort alla fälttexter och filterlister i din tabell.

Hur du uppdaterar en pivottabell i Excel

Även om en pivottabellrapport är ansluten till källdata, kanske du blir förvånad över att Excel inte uppdaterar den automatiskt. Du kan få uppdaterade data genom att uppdatera manuellt eller genom att uppdatera automatiskt när du öppnar arbetsboken.

Uppdatera uppgifterna i pivottabellen manuellt

1. Klicka var som helst i tabellen.
2. På den Analysera fliken ( Alternativ i tidigare versioner), i fliken Uppgifter grupp, klickar du på Uppdatera eller tryck på ALT+F5 .

   Alternativt kan du högerklicka på tabellen och välja Uppdatera från kontextmenyn.

   

Om du vill uppdatera alla pivottabeller i arbetsboken klickar du på Uppdatera och klickar sedan på Uppdatera alla.

Observera: Om formatet för din pivottabell ändras efter uppdatering, se till att " Autofit-kolumnbredd vid uppdatering" och " Bevara cellformatering vid uppdatering" alternativ är valda. För att kontrollera detta klickar du på Analysera ( Alternativ ) flik> PivotTable grupp> Alternativ knappen. I Alternativ för PivotTable dialogrutan, växla till den Layout & Format och där hittar du dessa kryssrutor.

När du har startat en uppdatering kan du se över statusen eller . avbryta om du har ändrat dig. Klicka bara på Uppdatera och klickar sedan på en av följande två knappar Status för uppdatering eller . Avbryt uppdatering .

Uppdatera en pivottabell automatiskt när arbetsboken öppnas

1. På den Analysera/alternativ på fliken PivotTable grupp, klicka på Alternativ> Alternativ .
2. I Alternativ för PivotTable dialogrutan, gå till Uppgifter och välj fliken Uppdatera data när filen öppnas kryssrutan.

   

Så här flyttar du en pivottabell till en ny plats

Om du vill flytta din tabell till en ny arbetsbok, ett nytt arbetsblad eller något annat område i det aktuella arket går du till Analysera fliken ( Alternativ i Excel 2010 och tidigare) och klicka på fliken Flytta PivotTable knappen i Åtgärder grupp. Välj en ny destination och klicka på OK .

Hur man tar bort en Excel-pivottabell

Om du inte längre behöver en viss sammanfattningsrapport kan du ta bort den på flera olika sätt.

• Om ditt bord finns i en separat arbetsblad raderar du helt enkelt det bladet.
• Om tabellen finns tillsammans med andra data på ett blad markerar du hela pivottabellen med musen och trycker på knappen Ta bort nyckel.
• Klicka någonstans i pivottabellen som du vill ta bort, gå till Analysera fliken ( Alternativ i Excel 2010 och tidigare)> Åtgärder gruppen, klicka på den lilla pilen under Välj och väljer Hela PivotTable och tryck sedan på Radera.

Observera: Om ett PivotTable-diagram är associerat med din tabell kommer Pivot Table att raderas och förvandlas till ett standarddiagram som inte längre kan pivoteras eller uppdateras.

Exempel på pivottabeller

Skärmdumparna nedan visar några möjliga layouter för pivottabeller för samma källdata som kan hjälpa dig att komma igång på rätt sätt. Ladda gärna ner dem för att få en praktisk erfarenhet.

Exempel på pivottabell 1: Tvådimensionell tabell

• Inget filter
• Rader: Produkt, Återförsäljare
• Kolumner: Månader
• Värden: Försäljning

Exempel på pivottabell 2: Tredimensionell tabell

• Filter: Månad
• Rader: Återförsäljare
• Kolumner: Produkt
• Värden: Försäljning

Med den här pivottabellen kan du filtrera rapporten efter månad.

Pivot tabell exempel 3: Ett fält visas två gånger - som totalsumma och % av totalsumman

• Inget filter
• Rader: Produkt, Återförsäljare
• Värden: summa av försäljning, % av försäljning

Den här sammanfattande rapporten visar den totala försäljningen och försäljningen i procent av den totala försäljningen samtidigt.

Förhoppningsvis har den här handledningen om pivottabeller varit en bra utgångspunkt för dig. Om du vill lära dig avancerade funktioner och möjligheter med Excel-pivottabeller, kolla in länkarna nedan. Och tack för att du läste!

Tillgängliga nedladdningar:

Exempel på pivottabeller