I denne vejledning lærer du, hvad en PivotTable er, og du finder en række eksempler, der viser, hvordan du opretter og bruger Pivot Tables i alle versioner af Excel 365 til Excel 2007.

Hvis du arbejder med store datasæt i Excel, er Pivot Table en rigtig god måde at lave et interaktivt resumé af mange poster på. Pivot Table kan bl.a. automatisk sortere og filtrere forskellige delmængder af data, tælle totaler, beregne gennemsnit og lave krydstabeller.

En anden fordel ved at bruge pivottabeller er, at du kan oprette og ændre strukturen af din oversigtstabel ved blot at trække og slippe kildetabellens kolonner. Denne rotation eller pivotering har givet funktionen dens navn.

Indholdsfortegnelse

Hvad er en pivottabel i Excel?

En Excel Pivot Table er et værktøj til at udforske og opsummere store mængder data, analysere relaterede totaler og præsentere oversigtsrapporter, der er designet til at:

• Præsenter store mængder data på en brugervenlig måde.
• Opsummering af data efter kategorier og underkategorier.
• Filtrer, gruppér, sorter og formater forskellige delmængder af data, så du kan fokusere på de mest relevante oplysninger.
• Drej rækker til kolonner eller kolonner til rækker (det kaldes "pivotering") for at få vist forskellige oversigter af kildedataene.
• Subtotal og aggregering af numeriske data i regnearket.
• Udvid eller luk dataniveauerne, og gå ned i detaljer for at se detaljerne bag et hvilket som helst tal.
• Præsenter kortfattet og attraktivt online data eller trykte rapporter.

Du kan f.eks. have hundredvis af poster i dit regneark med salgstal fra lokale forhandlere:

En mulig måde at summere denne lange liste af tal efter en eller flere betingelser er at bruge formler som vist i SUMIF- og SUMIFS-vejledningerne. Men hvis du vil sammenligne flere fakta om hvert tal, er det langt mere effektivt at bruge en pivottabel. Med få klik med musen kan du få en robust og let tilpasselig oversigtstabel, der summerer tallene efter et hvilket som helst felt, du ønsker.

Skærmbillederne ovenfor viser blot nogle få af de mange mulige layouts, og trinene nedenfor viser, hvordan du hurtigt kan oprette din egen pivottabel i alle versioner af Excel.

Sådan laver du en pivottabel i Excel

Mange mennesker tror, at det er besværligt og tidskrævende at oprette en pivottabel. Men det er ikke sandt! Microsoft har forfinet teknologien i mange år, og i de moderne versioner af Excel er oversigtsrapporterne brugervenlige og utroligt hurtige. Faktisk kan du oprette din egen oversigtstabel på blot et par minutter. Og her er hvordan:

1. Organiser dine kildedata

Før du opretter en oversigtsrapport, skal du organisere dine data i rækker og kolonner og derefter konvertere dit dataramme til en Excel-tabelle. For at gøre dette skal du vælge alle dataene, gå til Indsæt og klik på Tabel .

Hvis du bruger en Excel-tabelle til kildedataene, får du en meget god fordel - dit dataområde bliver "dynamisk". I denne sammenhæng betyder et dynamisk område, at din tabel automatisk udvides og formindskes, når du tilføjer eller fjerner poster, så du behøver ikke at bekymre dig om, at din pivottabel mangler de nyeste data.

Nyttige tips:

• Tilføj unikke, meningsfulde overskrifter til dine kolonner, de bliver senere til feltnavne.
• Sørg for, at din kildetabel ikke indeholder tomme rækker eller kolonner og ingen subtotaler.
• For at gøre det lettere at vedligeholde din tabel kan du navngive din kildetabel ved at skifte til Design fanen og indtastning af navnet i fanebladet Bordnavn i øverste højre hjørne af dit regneark.

2. Opret en pivottabel

Vælg en vilkårlig celle i kildedatatabellen, og gå derefter til Indsæt faneblad> Tabeller gruppe> PivotTable .

Dette vil åbne Opret PivotTable vindue. Sørg for, at den korrekte tabel eller det korrekte område af celler er fremhævet i Bord/rækkevidde Vælg derefter målplaceringen for din Excel Pivot Table:

• Valg af Nyt regneark placerer en tabel i et nyt regneark, der starter ved celle A1.
• Valg af Eksisterende regneark placerer din tabel på det angivne sted i et eksisterende regneark. I Placering boksen, klik på knappen Luk dialogboks for at vælge den første celle, hvor du ønsker at placere din tabel.

Når du klikker på OK, oprettes en tom pivottabel på målplaceringen, som kommer til at se ud som her:

Nyttige tips:

• I de fleste tilfælde giver det mening at placere en pivottabel i en særskilt regneark , dette anbefales især til begyndere.
• Hvis du opretter en pivottabel ud fra dataene i et andet regneark eller en anden arbejdsbog , medtage navne på arbejdsbog og regneark ved hjælp af følgende syntaks [arbejdsbog_navn]regneark_navn!område, f.eks. [Book1.xlsx]Sheet1!$A$1:$E$20. Alternativt kan du klikke på knappen Luk dialogboks og vælge en tabel eller et område af celler i en anden projektmappe med musen.
• Det kan være nyttigt at oprette en Pivottabel og Pivotdiagram For at gøre dette skal du i Excel 2013 og højere gå til Indsæt faneblad> Diagrammer gruppe, skal du klikke på pilen under PivotChart knappen, og klik derefter på PivotChart & PivotTable I Excel 2010 og 2007 skal du klikke på pilen nedenfor PivotTable , og klik derefter på PivotChart .

3. Arranger layoutet af din Pivot Table-rapport

Det område, hvor du arbejder med felterne i din sammenfattende rapport, kaldes PivotTable-feltliste Det er placeret i den højre del af regnearket og er opdelt i overskrift og hoveddel:

• Felt sektion indeholder navnene på de felter, som du kan tilføje til din tabel. Feltnavnene svarer til kolonnenavnene i din kildetabel.
• Afsnit om layout indeholder den Rapportfilter område, Kolonne Etiketter, Etiketter til rækker område, og den Værdier Her kan du arrangere og omarrangere felterne i din tabel.

De ændringer, du foretager i PivotTable-feltliste straks afspejles på dit bord.

Sådan tilføjes et felt til Pivot Table

Til tilføje et felt til den Layout markerer du afkrydsningsfeltet ud for feltnavnet i afsnittet Område sektion.

Som standard tilføjer Microsoft Excel felterne til Layout på følgende måde:

• Ikke-numeriske felter tilføjes til Etiketter til rækker område;
• Numeriske felter tilføjes til Værdier område;
• OLAP (Online Analytical Processing) dato- og tidshierarkier tilføjes til Kolonne-etiketter område.

Sådan fjerner du et felt fra en pivottabel

Hvis du vil slette et bestemt felt, kan du enten:

• Fjern markeringen af afkrydsningsfeltet ved feltets navn i feltet Område afsnittet i ruden PivotTable.
• Højreklik på feltet i din pivottabel, og klik derefter på " Fjern Field_Name ".

Sådan arrangerer du felter i pivottabellen

Du kan arrangere felterne i Layout afsnittet på tre måder:

1. Træk og slip felter mellem de 4 områder i den Layout Alternativt kan du klikke på feltnavnet og holde det nede i Område sektion, og træk den derefter til et område i Layout sektion - dette vil fjerne feltet fra det aktuelle område i Layout afsnittet og placer den i det nye område.

   

2. Højreklik på feltnavnet i Område sektion, og vælg derefter det område, hvor du vil tilføje det:

   

3. Klik på den arkiverede i Layout Dette vil også vise de muligheder, der er tilgængelige for det pågældende felt.

   

4. Vælg funktionen for feltet Værdier (valgfrit)

Som standard bruger Microsoft Excel den Sum funktion for numeriske værdifelter, som du placerer i Værdier område i feltlisten. Når du placerer ikke-numeriske data (tekst, dato eller boolske værdier) eller tomme værdier i feltet Værdier område, den Greve funktionen anvendes.

Men du kan selvfølgelig vælge en anden sammenfatningsfunktion, hvis du vil. I Excel 2013 og højere skal du højreklikke på det værdifelt, du vil ændre, klikke på Sammenfatning af værdier ved, og vælg den ønskede oversigtsfunktion.

I Excel 2010 og nyere versioner er Sammenfatning af værdier ved er også tilgængelig på farvebåndet - på Indstillinger under fanen, i fanen Beregninger gruppe.

Nedenfor kan du se et eksempel på en pivottabel med Gennemsnit funktion:

Navnene på funktionerne er for det meste selvforklarende:

• Sum - beregner summen af værdierne.
• Count - tæller antallet af værdier, der ikke er tomme (fungerer som funktionen COUNTA).
• Gennemsnit - beregner gennemsnittet af værdierne.
• Max - finder den største værdi.
• Min - finder den mindste værdi.
• Produkt - beregner produktet af værdierne.

For at få mere specifikke funktioner skal du klikke på Sammenfatning af værdier efter> Flere muligheder... Du kan finde en komplet liste over de tilgængelige oversigtsfunktioner og deres detaljerede beskrivelser her.

5. Vis forskellige beregninger i værdifelter (valgfrit)

Excel Pivottabeller giver dig endnu en nyttig funktion, som gør det muligt at præsentere værdier på forskellige måder, f.eks. vise totaler som procentdel eller rangværdier fra den mindste til den største og omvendt. Den komplette liste over beregningsmuligheder findes her.

Denne funktion kaldes Vis værdier som og den er tilgængelig ved at højreklikke på feltet i tabellen i Excel 2013 og nyere versioner. I Excel 2010 og nyere versioner kan du også finde denne indstilling i Indstillinger under fanen, i fanen Beregninger gruppe.

Tip. Vis værdier som kan være særlig nyttig, hvis du tilføjer det samme felt mere end én gang og f.eks. vil vise det samlede salg og salget som en procentdel af det samlede salg på samme tid. Se et eksempel på en sådan tabel.

Sådan opretter du pivottabeller i Excel. Og nu er det tid til at eksperimentere lidt med felterne for at vælge det layout, der passer bedst til dit datasæt.

Arbejde med PivotTable-feltliste

Ruden Pivot Table, som formelt kaldes PivotTable-feltliste er det vigtigste værktøj, som du bruger til at arrangere din oversigtstabel præcis som du ønsker det. For at gøre dit arbejde med felterne mere behageligt kan du tilpasse ruden efter dine ønsker.

Ændring af visningen af feltlisten

Hvis du ønsker at ændre, hvordan afsnittene vises i Liste over felter , klik på Værktøj knappen, og vælg dit foretrukne layout.

Du kan også ændre størrelse ruden vandret ved at trække i den bjælke (splitter), der adskiller ruden fra regnearket.

Lukning og åbning af PivotTable-ruden

Lukning af den PivotTableField-liste er lige så let som at klikke på Luk knappen (X) i øverste højre hjørne af ruden.Det er ikke så indlysende at få den til at dukke op igen :)

Hvis du vil have vist feltlisten igen, skal du højreklikke et sted i tabellen og derefter vælge Vis feltliste fra kontekstmenuen.

Du kan også klikke på Liste over felter knappen på farvebåndet, som er placeret på Analysere / muligheder under fanen, i fanen Vis gruppe.

Brug af anbefalede PivotTables

Som du lige har set, er det nemt at oprette en pivottabel i Excel. Men de moderne versioner af Excel går endnu et skridt videre og gør det muligt automatisk at lave en rapport, der passer bedst til dine kildedata. Alt du skal gøre er 4 museklik:

1. Klik på en vilkårlig celle i kildeområdet af celler eller i tabellen.
2. På den Indsæt klikker du på Anbefalede PivotTables Microsoft Excel viser straks et par layouts baseret på dine data.
3. I den Anbefalede PivotTables dialogboksen, skal du klikke på et layout for at få vist dets forhåndsvisning.
4. Hvis du er tilfreds med forhåndsvisningen, skal du klikke på OK-knappen, og du får tilføjet en pivottabel til et nyt regneark.

   

Som du kan se på skærmbilledet ovenfor, var Excel i stand til at foreslå et par grundlæggende layouts for mine kildedata, som er langt ringere end de pivottabeller, vi oprettede manuelt for et øjeblik siden. Dette er selvfølgelig kun min mening, og jeg er forudindtaget, du ved : )

Generelt set er brugen af den anbefalede pivottabel en hurtig måde at komme i gang på, især når du har mange data og ikke er sikker på, hvor du skal begynde.

Sådan bruger du Pivot Table i Excel

Nu, hvor du kender det grundlæggende, kan du navigere til Analyser og Design faner i PivotTable-værktøjer i Excel 2013 og højere, ( Indstillinger og Design faner i Excel 2010 og 2007) for at udforske de grupper og muligheder, der findes der. Disse faner bliver tilgængelige, så snart du klikker et sted i din tabel.

Du kan også få adgang til de indstillinger og funktioner, der er tilgængelige for et bestemt element, ved at højreklikke på det.

Sådan designer og forbedrer du Pivot Table

Når du har oprettet en pivottabel baseret på dine kildedata, vil du måske gerne forfine den yderligere for at lave en effektiv dataanalyse.

Hvis du vil forbedre bordets design, kan du gå til Design hvor du finder masser af foruddefinerede stilarter. Hvis du vil oprette din egen stil, skal du klikke på fanen Mere knappen i Stilarter for pivottabeller galleri, og klik derefter på " Ny PivotTable-stil...".

Hvis du vil tilpasse layoutet for et bestemt felt, skal du klikke på det pågældende felt og derefter klikke på Indstillinger i feltet på knappen på Analyser fanen i Excel 2013 og højere ( Indstillinger fanen i Excel 2010 og 2007). Alternativt kan du højreklikke på feltet og vælge Indstillinger i feltet fra kontekstmenuen.

Skærmbilledet nedenfor viser et nyt design og layout for vores pivottabel i Excel 2013.

Sådan slipper du af med overskrifterne "Row Labels" og "Column Labels"

Når du opretter en pivottabel, anvender Excel den Kompakt Dette layout viser som standard " Etiketter til rækker " og " Kolonne-etiketter " som tabeloverskrifter. Jeg er enig i, at disse overskrifter ikke er særlig meningsfulde, især ikke for nybegyndere.

En nem måde at slippe af med disse latterlige overskrifter på er at skifte fra Compact-layoutet til Outline eller Tabular-layoutet. For at gøre dette skal du gå til Design fanebåndet, skal du klikke på Layout af rapporten dropdown, og vælg Vis i skitseform eller Vis i tabelform .

Dette vil vise de faktiske feltnavne, som du kan se i tabellen til højre, hvilket giver meget mere mening.

En anden løsning er at gå til Analyser ( Indstillinger ), klik på fanen Indstillinger knappen, skifter du til den Vis og fjerne markeringen af " Vis felttekster og filter dropdowns "Dette vil dog fjerne alle feltoverskrifter og filter dropdowns i din tabel.

Sådan opdateres en pivottabel i Excel

Selv om en pivottabelrapport er forbundet med dine kildedata, vil du måske blive overrasket over at vide, at Excel ikke opdaterer den automatisk. Du kan få dataopdateringer ved at udføre en opdatering manuelt eller få den opdateret automatisk, når du åbner arbejdsmappen.

Opdater dataene i pivottabellen manuelt

1. Klik et vilkårligt sted i din tabel.
2. På den Analyser fanen ( Indstillinger fanen i tidligere versioner), i fanen Data gruppe, skal du klikke på Opdater knappen, eller tryk på ALT+F5 .

   Alternativt kan du højreklikke på tabellen og vælge Opdater fra kontekstmenuen.

   

Hvis du vil opdatere alle pivottabellerne i din projektmappe, skal du klikke på Opdater og klik derefter på Opdater alle.

Bemærk. Hvis formatet af din pivottabel ændres efter opdatering, skal du sikre dig, at " Autofit kolonnebredde ved opdatering" og " Bevar celleformatering ved opdatering" er valgt. For at kontrollere dette, skal du klikke på Analyser ( Indstillinger ) fanebladet> PivotTable gruppe> Indstillinger knappen. I Indstillinger for pivottabeller dialogboksen, skal du skifte til den Layout & Format fanen, og du finder disse afkrydsningsfelter der.

Når du har startet en opdatering, kan du gennemgå status eller annullere hvis du har skiftet mening. Du skal blot klikke på den Opdater og klik derefter på enten Opdatering af status eller Annuller opdatering .

Opdatering af en pivottabel automatisk, når du åbner arbejdsbogen

1. På den Analysere / muligheder under fanen, i fanen PivotTable gruppe, klik på Indstillinger> Indstillinger .
2. I den Indstillinger for pivottabeller dialogboksen, gå til Data fanen, og vælg den Opdatering af data ved åbning af filen afkrydsningsfeltet.

   

Sådan flytter du en pivottabel til en ny placering

Hvis du vil flytte din tabel til en ny projektmappe, et nyt regneark eller et andet område i det aktuelle ark, skal du gå til Analyser fanen ( Indstillinger fanen i Excel 2010 og tidligere) og klik på fanen Flyt PivotTable knappen i Foranstaltninger gruppe. Vælg en ny destination, og klik på OK .

Sådan sletter du en Excel Pivot Table

Hvis du ikke længere har brug for en bestemt oversigtsrapport, kan du slette den på flere forskellige måder.

• Hvis dit bord befinder sig i en særskilt regneark , skal du blot slette det ark.
• Hvis din tabel er placeret sammen med andre data på et ark, skal du vælge hele pivottabellen med musen og trykke på Slet nøgle.
• Klik et sted i den pivottabel, som du vil slette, gå til Analyser fanen ( Indstillinger fanen i Excel 2010 og tidligere)> Foranstaltninger gruppe, skal du klikke på den lille pil under Vælg knappen, vælg Hele PivotTable , og tryk derefter på Slet.

Bemærk: Hvis der er et PivotTable-diagram tilknyttet din tabel, vil sletning af Pivot Table gøre det til et standarddiagram, som ikke længere kan pivoteres eller opdateres.

Eksempler på pivottabeller

Skærmbillederne nedenfor viser et par mulige Pivot Table-layouts for de samme kildedata, som kan hjælpe dig med at komme i gang på rette vej. Du er velkommen til at downloade dem for at få en praktisk erfaring.

Pivot Table eksempel 1: todimensional tabel

• Intet filter
• Rækker: Produkt, forhandler
• Kolonner: Måneder
• Værdier: Salg

Pivot Table eksempel 2: Tredimensionel tabel

• Filter: Måned
• Rækker: Forhandler
• Kolonner: Produkt
• Værdier: Salg

Denne pivottabel giver dig mulighed for at filtrere rapporten efter måned.

Pivot tabel eksempel 3: Et felt vises to gange - som total og % af total

• Intet filter
• Rækker: Produkt, forhandler
• Værdier: SUM af salg, % af salg

Denne oversigtsrapport viser det samlede salg og salget som en procentdel af det samlede salg på samme tid.

Forhåbentlig har denne Pivot Table tutorial været et godt udgangspunkt for dig. Hvis du ønsker at lære avancerede funktioner og muligheder i Excel Pivot Tables, kan du tjekke nedenstående links. Og tak for læsningen!

Tilgængelige downloads:

Eksempler på pivottabeller