Hãy tiếp tục loạt bài hướng dẫn của chúng tôi về hình ảnh trong Mẫu email được chia sẻ và xem một số cách nhanh hơn để chèn chúng vào thư Outlook của bạn. Bạn sẽ thấy ưu và nhược điểm của từng phương pháp, so sánh chúng và quyết định phương pháp nào là lựa chọn tốt hơn cho bạn.

Như bạn có thể nhớ lại từ các hướng dẫn trước đây của tôi, công cụ Mẫu được chia sẻ của chúng tôi có thể giúp bạn thêm ảnh vào thư Outlook từ kho lưu trữ trực tuyến như OneDrive và SharePoint. Mặc dù nó khá đơn giản, nhưng một số bạn có thể nghĩ rằng có quá nhiều bước cần thực hiện để chỉ dán một hình ảnh.

Vì vậy, hôm nay tôi sẽ chỉ cho bạn cách thêm ảnh vào nội dung email Outlook từ Internet và dán một hình ảnh ngay từ clipboard của bạn. Không có thư mục dùng chung, quyền và thông tin đăng nhập. Chỉ cần một liên kết và một hình ảnh. Dễ như ăn bánh!

Giới thiệu về Mẫu Email Dùng chung

Trước hết, tôi muốn có vài dòng về Mẫu Email Dùng chung cho những ai chưa biết với bổ trợ mới của chúng tôi chưa. Chúng tôi đã tạo công cụ này để tiết kiệm thời gian của bạn, đồng thời giúp bạn viết và gửi email một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đó không chỉ là lời nói.

Hãy tưởng tượng điều này: bạn tung ra một sản phẩm mới và tất cả khách hàng của bạn đều có một câu hỏi giống nhau - sản phẩm đó tốt hơn sản phẩm trước của bạn như thế nào và nó khác với sản phẩm đó như thế nào? Hãy xem các lựa chọn của bạn:

• Bạn có thể trả lời cá nhân cho mọi người bằng cách viết đi viết lại những điều giống nhau bằng các từ khác nhaumột lần nữa.
• Bạn có thể tạo phản hồi mẫu và sao chép nó từ một số tài liệu để dán vào email khôi phục định dạng, siêu liên kết và hình ảnh theo cách thủ công.
• Hoặc bạn có thể bắt đầu Mẫu email được chia sẻ, chọn tùy chọn mẫu đã lưu trước và dán nó. Một vài cú nhấp chuột và email của bạn đã sẵn sàng để được gửi đi. Một vài cú nhấp chuột và công việc đã hoàn tất.

Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một mẫu. Mẫu Email được chia sẻ sẽ làm phần còn lại :) Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn sẽ nhúng một văn bản được định dạng hoàn hảo với tất cả các siêu liên kết và hình ảnh cần thiết được giữ nguyên. Và nếu bạn là thành viên của một nhóm và muốn những người khác cũng sử dụng các cụm từ của mình, thì sẽ không có vấn đề gì cả!

Bây giờ, hãy quay lại với hình ảnh và cách dán chúng vào email với sự trợ giúp của Chia sẻ Mẫu thư điện tử. Vì đây là phần bổ trợ Outlook mới của chúng tôi, nên tôi muốn phổ biến thông tin về nó và gửi một số email cho bạn bè của tôi, những người có thể quan tâm. Vì vậy, tôi sẽ viết một số văn bản, tô màu, tạo liên kết để bạn bè của tôi không cần phải tra cứu trên google. Sau đó, tôi sẽ xem văn bản của mình và nhận ra. Nó hơi buồn tẻ khi đọc văn bản mà không có hình ảnh. Hình ảnh rất hấp dẫn và cung cấp một hình ảnh trực quan về suy nghĩ của bạn. Vì vậy, tôi sẽ nhúng một bức ảnh để làm cho thông điệp của tôi hoàn chỉnh và nhiều thông tin. Bây giờ tôi thích những gì tôi thấy :)

Vì tôi không phải là ảo thuật gia nên tôi sẽ háo hức tiết lộ cho bạn “bí quyết” tạo mẫu bằng hình ảnh ;)

Chèn hình ảnh vàoThông báo Outlook từ URL

Tôi sẽ dành chương này cho một cách khác để đặt hình ảnh trong Mẫu email được chia sẻ. Không cần tạo thư mục ở vị trí dựa trên đám mây, không cần ghi nhớ các tùy chọn chia sẻ và email của đồng đội. Bạn chỉ cần một liên kết đến hình ảnh. Đó là nó. Chỉ cần một liên kết. Không đùa đâu :)

Để tôi cho bạn xem macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Như bạn có thể nhận được từ tên của nó, nó giúp bạn đặt ảnh vào email Outlook của mình từ URL. Hãy thực hiện từng bước:

1. Chạy Mẫu email được chia sẻ và bắt đầu tạo mẫu.
2. Nhấp vào biểu tượng Chèn macro và chọn ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL [] từ danh sách:
3. Macro sẽ yêu cầu bạn cung cấp liên kết và kích thước của hình ảnh để chèn. Tại đây, bạn cũng có thể đặt chiều rộng và chiều dài của hình ảnh hoặc để nguyên như vậy:

   

Lưu ý. Ảnh của bạn phải thuộc một trong các định dạng sau: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg., nếu không thì macro sẽ không hoạt động.

Mẹo. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn “Là tệp đính kèm ẩn” để người nhận của bạn có thể nhìn thấy hình ảnh bất kể ứng dụng email của họ và cài đặt của nó.

Để tôi chỉ cho bạn cách hoạt động của macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Chẳng hạn, tôi muốn gửi một liên kết đến bài đăng trên Facebook trên trang Ablebits và thêm một bức ảnh để nó trông đẹp mắt. Bởi vì tại sao không? :) Vì vậy, tôi thấy cần thiếtđăng, lấy liên kết của nó bằng cách nhấp vào dấu thời gian của nó, sau đó nhấp chuột phải vào hình ảnh và sao chép địa chỉ của nó cho macro. Đây là những gì tôi sẽ nhận được:

Tuy nhiên, tôi mong muốn hình ảnh được dán bên dưới văn bản để tin nhắn của tôi trông dễ thương. Và đúng như vậy!

Lưu ý. Có tất cả các loại URL trên Internet. Liên kết bạn sử dụng sẽ dẫn đến hình ảnh có thể tải xuống. Bạn thấy đấy, phần bổ trợ cần tải xuống một hình ảnh để dán nó vào email của bạn. Nếu bạn bối rối với từ “có thể tải xuống” và không biết cách kiểm tra “khả năng tải xuống” của hình ảnh, hãy nhấp chuột phải vào hình ảnh đó và kiểm tra xem tùy chọn “Lưu hình ảnh dưới dạng…” có khả dụng hay không. Nếu vậy, hình ảnh của bạn có thể được tải xuống và sẽ hoạt động hoàn hảo cho macro.

Tất cả những người khác trong nhóm của bạn muốn sử dụng cùng một mẫu và dán cùng một hình ảnh sẽ không gặp phải bất kỳ sự cố nào. Nó sẽ hoạt động hoàn hảo cho tất cả mọi người, không cần thực hiện thêm bước nào.

Thêm ảnh vào email Outlook từ khay nhớ tạm thời

Có một cách khác để thêm ảnh trong Outlook. Bạn sẽ ngạc nhiên vì nó rõ ràng như thế nào! Bạn có thể thêm ảnh bằng cách… sao chép và dán ảnh vào mẫu của mình :) Bạn có thể chèn ảnh ở bất kỳ định dạng nào, nhưng kích thước của ảnh không được vượt quá 64 Kb. Đây là hạn chế duy nhất mà bạn sẽ gặp phải.

Chỉ cần duyệt tìm tệp của bạn, mở tệp đó trong bất kỳ trình chỉnh sửa hình ảnh nào bạn có và sao chép tệp ngay từ đó. Sau đó, chỉ cần dán nó vào mẫu của bạn, nó sẽ giống nhưrằng:

Mẹo. Bạn cũng có thể kéo và thả ảnh này ngay từ File Explorer của mình vào nội dung mẫu.

Khi tôi thay lời chào bằng một bức ảnh tươi sáng, thông điệp của tôi trở nên bớt trang trọng hơn. Đó chính xác là những gì tôi đang hướng tới!

Ưu điểm chính của phương pháp này là khả năng xem chính ảnh chứ không phải macro với một nhóm ký tự ngẫu nhiên và được chắc chắn để thêm hình ảnh bên phải. Tuy nhiên, do giới hạn 64 Kb, chỉ những hình ảnh nhỏ mới có thể được dán theo cách này. Nếu vượt quá giới hạn này, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau:

Trong trường hợp này, bạn cần xem qua hướng dẫn của chúng tôi về chủ đề này và chọn một cách khác để thêm hình ảnh.

Đó là hai cách để thêm ảnh vào email Outlook. Trong trường hợp bạn bỏ lỡ các hướng dẫn trước đây của tôi về cách nhúng hình ảnh từ OneDrive hoặc chèn hình ảnh từ SharePoint, hãy xem các hướng dẫn đó và chọn phương pháp phù hợp hơn với bạn.

Nếu bạn muốn tự động thêm một hình ảnh tùy thuộc vào người dùng hiện tại, bạn có thể tìm thấy các bước trong bài viết này: Cách tạo mẫu Outlook động cho người dùng hiện tại.

Và khi bạn quyết định chuyển từ lý thuyết sang thực hành, chỉ cần cài đặt Mẫu email được chia sẻ từ Microsoft Lưu trữ và dùng thử :)

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc có thể là đề xuất về cách làm cho Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi trở nên tốt hơn, vui lòng để lại suy nghĩ của bạn trong phần Nhận xétphần;)