En este tutorial aprenderá qué es una tabla dinámica y encontrará una serie de ejemplos que muestran cómo crear y utilizar tablas dinámicas en todas las versiones de Excel 365 hasta Excel 2007.

Si trabaja con grandes conjuntos de datos en Excel, la tabla dinámica resulta muy útil como forma rápida de hacer un resumen interactivo de muchos registros. Entre otras cosas, puede ordenar y filtrar automáticamente diferentes subconjuntos de datos, contar totales, calcular promedios y crear tabulaciones cruzadas.

Otra ventaja de las tablas pivotantes es que se puede configurar y cambiar la estructura de la tabla resumen simplemente arrastrando y soltando las columnas de la tabla de origen. Esta rotación o pivotado dio nombre a la función.

Índice

¿Qué es una tabla dinámica en Excel?

Una tabla dinámica de Excel es una herramienta para explorar y resumir grandes cantidades de datos, analizar totales relacionados y presentar informes resumidos diseñados para:

• Presente grandes cantidades de datos de forma sencilla.
• Resumir los datos por categorías y subcategorías.
• Filtre, agrupe, ordene y formatee condicionalmente distintos subconjuntos de datos para poder centrarse en la información más relevante.
• Gire filas a columnas o columnas a filas (lo que se denomina "pivotar") para ver distintos resúmenes de los datos de origen.
• Subtotalizar y agregar datos numéricos en la hoja de cálculo.
• Amplíe o contraiga los niveles de datos y profundice para ver los detalles que hay detrás de cualquier total.
• Presente en línea sus datos o informes impresos de forma concisa y atractiva.

Por ejemplo, puede tener cientos de entradas en su hoja de cálculo con cifras de ventas de revendedores locales:

Una forma posible de sumar esta larga lista de números por una o varias condiciones es utilizar fórmulas, como se demuestra en los tutoriales SUMIF y SUMIFS. Sin embargo, si desea comparar varios datos de cada cifra, utilizar una tabla dinámica es una forma mucho más eficaz. Con sólo unos clics del ratón, puede obtener una tabla de resumen resistente y fácilmente personalizable que suma los números por cualquier campo que desee.

Las capturas de pantalla anteriores muestran sólo algunos de los muchos diseños posibles. Y los pasos siguientes muestran cómo puede crear rápidamente su propia tabla dinámica en todas las versiones de Excel.

Cómo hacer una tabla dinámica en Excel

Mucha gente piensa que crear una tabla dinámica es engorroso y lleva mucho tiempo, ¡pero no es cierto! Microsoft ha estado perfeccionando la tecnología durante muchos años y, en las versiones modernas de Excel, los informes resumidos son fáciles de usar e increíblemente rápidos. De hecho, puede crear su propia tabla resumida en sólo un par de minutos. Y aquí le explicamos cómo:

1. Organizar los datos de origen

Antes de crear un informe resumido, organice los datos en filas y columnas y, a continuación, convierta el intervalo de datos en una tabla de Excel. Para ello, seleccione todos los datos, vaya a la pestaña Inserte y haga clic en Cuadro .

El uso de una tabla de Excel para los datos de origen ofrece una ventaja muy interesante: el intervalo de datos se convierte en "dinámico". En este contexto, un intervalo dinámico significa que la tabla se ampliará y reducirá automáticamente a medida que se añadan o eliminen entradas, por lo que no tendrá que preocuparse de que su tabla dinámica no incluya los datos más recientes.

Consejos útiles:

• Añada títulos únicos y significativos a sus columnas, se convertirán en los nombres de los campos más adelante.
• Asegúrese de que su tabla de origen no contiene filas o columnas en blanco, ni subtotales.
• Para facilitar el mantenimiento de la tabla, puede asignar un nombre a la tabla de origen cambiando a la opción Diseño y escribiendo el nombre en el campo Nombre de la tabla en la esquina superior derecha de la hoja de cálculo.

2. Crear una tabla dinámica

Seleccione cualquier celda de la tabla de datos de origen y, a continuación, vaya a la opción Inserte tab> Tablas grupo> Tabla dinámica .

Se abrirá la ventana Crear tabla dinámica Asegúrese de que la tabla o el rango de celdas correctos aparecen resaltados en la ventana Mesa/Rango A continuación, seleccione la ubicación de destino de la tabla dinámica de Excel:

• Seleccionar Nueva hoja de cálculo colocará una tabla en una nueva hoja de cálculo comenzando en la celda A1.
• Seleccionar Hoja de cálculo existente colocará la tabla en el lugar especificado de una hoja de cálculo existente. En la pantalla Ubicación haga clic en el botón Contraer diálogo para elegir la primera celda en la que desea colocar su tabla.

Al hacer clic en Aceptar se crea una tabla dinámica en blanco en la ubicación de destino, que tendrá un aspecto similar al siguiente:

Consejos útiles:

• En la mayoría de los casos, tiene sentido colocar una tabla dinámica en un elemento hoja de cálculo separada Esto es especialmente recomendable para los principiantes.
• Si está creando una tabla dinámica a partir de los datos de otra hoja o cuaderno de trabajo incluya los nombres del libro de trabajo y de la hoja de cálculo utilizando la siguiente sintaxis [nombre_libro]nombre_hoja!rango, por ejemplo, [Libro1.xlsx]Hoja1!$A$1:$E$20. También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo y seleccionar una tabla o rango de celdas en otro libro de trabajo utilizando el ratón.
• Puede ser útil crear un Tabla dinámica y Gráfico pivotante Para ello, en Excel 2013 y versiones posteriores, vaya al menú Inserte tab> Gráficos haga clic en la flecha situada debajo de Gráfico dinámico y, a continuación, haga clic en PivotChart & PivotTable En Excel 2010 y 2007, haga clic en la flecha de abajo Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico .

3. Organice el diseño de su informe de tabla dinámica

El área en la que se trabaja con los campos del informe resumido se denomina Lista de campos de la tabla dinámica Se encuentra en la parte derecha de la hoja de cálculo y está dividida en las secciones de cabecera y cuerpo:

• En Sección de campo contiene los nombres de los campos que puede añadir a su tabla. Los nombres de los campos corresponden a los nombres de las columnas de su tabla de origen.
• En Sección Diseño contiene el Filtro de informes zona, Columna Etiquetas, Etiquetas de fila zona, y el Valores Aquí puede organizar y reorganizar los campos de su tabla.

Los cambios que realice en el Lista de campos de la tabla dinámica se reflejan inmediatamente en su mesa.

Cómo añadir un campo a la tabla dinámica

A añadir un campo a la Diseño seleccione la casilla situada junto al nombre del campo en la sección Campo sección.

Por defecto, Microsoft Excel añade los campos a la tabla Diseño de la siguiente manera:

• Los campos no numéricos se añaden al Etiquetas de fila zona;
• Los campos numéricos se añaden al Valores zona;
• Las jerarquías de fecha y hora del Procesamiento Analítico en Línea (OLAP) se añaden al Etiquetas de columna zona.

Cómo eliminar un campo de una tabla dinámica

Para eliminar un campo determinado, puede:

• Desmarque la casilla situada junto al nombre del campo en el campo Campo del panel Tabla dinámica.
• Haga clic con el botón derecho en el campo de su tabla dinámica y, a continuación, haga clic en " Eliminar Nombre_campo ".

Cómo ordenar los campos de la tabla dinámica

Puede ordenar los campos en Diseño sección de tres maneras:

1. Arrastrar y soltar campos entre las 4 zonas del Diseño Como alternativa, mantenga pulsado el nombre del campo en la sección Campo y, a continuación, arrástrelo a una zona de la sección Diseño esto eliminará el campo del área actual en la sección Diseño y colóquelo en la nueva zona.

   

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre del campo en la ventana Campo y, a continuación, seleccione el área en la que desea añadirlo:

   

3. Haga clic en el archivo Diseño Esto también mostrará las opciones disponibles para ese campo en particular.

   

4. Elija la función para el campo Valores (opcional)

Por defecto, Microsoft Excel utiliza la Suma para los campos de valor numérico que se colocan en el campo Valores Cuando coloque datos no numéricos (texto, fecha o booleanos) o valores en blanco en el campo Valores zona, el Cuenta se aplica la función

Pero, por supuesto, puede elegir una función de resumen diferente si lo desea. En Excel 2013 y versiones posteriores, haga clic con el botón derecho en el campo de valor que desea cambiar, haga clic en Resumir valores por, y elija la función de resumen que desee.

En Excel 2010 y versiones inferiores, el botón Resumir valores por también está disponible en la cinta: en la opción Opciones en la pestaña Cálculos grupo.

A continuación puede ver un ejemplo de la tabla dinámica con la función Media función:

Los nombres de las funciones se explican por sí solos:

• Suma - calcula la suma de los valores.
• Count - cuenta el número de valores no vacíos (funciona como la función COUNTA).
• Media - calcula la media de los valores.
• Max - encuentra el valor más grande.
• Mín - encuentra el valor más pequeño.
• Producto - calcula el producto de los valores.

Para obtener funciones más específicas, pulse Resumir valores por> Más opciones... Puede consultar la lista completa de funciones de resumen disponibles y sus descripciones detalladas aquí.

5. Mostrar diferentes cálculos en campos de valor (opcional)

Las tablas dinámicas de Excel ofrecen otra función útil que le permite presentar valores de diferentes maneras, por ejemplo mostrar totales como porcentaje o valores de rango La lista completa de opciones de cálculo está disponible aquí.

Esta función se denomina Mostrar valores como y es accesible haciendo clic con el botón derecho en el campo de la tabla en Excel 2013 y versiones superiores. En Excel 2010 y versiones inferiores, también puede encontrar esta opción en el botón Opciones en la pestaña Cálculos grupo.

Consejo. Mostrar valores como puede resultar especialmente útil si añade el mismo campo más de una vez y muestra, por ejemplo, las ventas totales y las ventas como porcentaje del total al mismo tiempo. Vea un ejemplo de una tabla de este tipo.

Así es como se crean las tablas dinámicas en Excel. Y ahora es el momento de que experimentes un poco con los campos para elegir el diseño que mejor se adapte a tu conjunto de datos.

Trabajar con la lista de campos de PivotTable

El panel Tabla dinámica, que formalmente se denomina Lista de campos de la tabla dinámica es la herramienta principal que utiliza para organizar su tabla resumen exactamente como desee. Para que su trabajo con los campos sea más cómodo, puede personalizar el panel a su gusto.

Cambiar la vista de la lista de campos

Si desea cambiar la forma en que se muestran las secciones en la pantalla Lista de campos pulse el botón Herramientas y elige el diseño que prefieras.

También puede redimensionar el panel horizontalmente arrastrando la barra (divisor) que separa el panel de la hoja de trabajo.

Cierre y apertura del panel PivotTable

Cerrar el Lista PivotTableField es tan fácil como pulsar el botón Cerrar Hacer que aparezca de nuevo no es tan obvio :)

Para volver a mostrar la Lista de campos, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la tabla y, a continuación, seleccione Mostrar lista de campos del menú contextual.

También puede pulsar el botón Lista de campos de la cinta de opciones, que se encuentra en el botón Analizar / Opciones en la pestaña Mostrar grupo.

Utilización de tablas dinámicas recomendadas

Como acaba de ver, crear una tabla dinámica en Excel es fácil. Sin embargo, las versiones modernas de Excel van un paso más allá y permiten crear automáticamente el informe más adecuado para sus datos de origen. Sólo tiene que hacer 4 clics con el ratón:

1. Haga clic en cualquier celda del rango de celdas de origen o de la tabla.
2. En el Inserte haga clic en Tablas dinámicas recomendadas Microsoft Excel mostrará inmediatamente varios diseños basados en sus datos.
3. En el Tablas dinámicas recomendadas haga clic en una presentación para ver su vista previa.
4. Si está satisfecho con la vista previa, haga clic en el botón Aceptar y obtendrá una tabla dinámica añadida a una nueva hoja de cálculo.

   

Como se puede ver en la captura de pantalla anterior, Excel fue capaz de sugerir sólo un par de diseños básicos para mis datos de origen, que son muy inferiores a las tablas dinámicas que hemos creado manualmente hace un momento. Por supuesto, esto es sólo mi opinión y yo soy parcial, ya sabes : )

En general, utilizar la tabla dinámica recomendada es una forma rápida de empezar, especialmente cuando se tienen muchos datos y no se está seguro de por dónde empezar.

Cómo utilizar la tabla dinámica en Excel

Ahora que ya conoce los conceptos básicos, puede navegar hasta la sección Analice y Diseño pestañas del Herramientas PivotTable en Excel 2013 y versiones posteriores, ( Opciones y Diseño en Excel 2010 y 2007) para explorar los grupos y las opciones que allí se ofrecen. Estas pestañas están disponibles en cuanto se hace clic en cualquier parte de la tabla.

También puede acceder a las opciones y funciones disponibles para un elemento concreto haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él.

Cómo diseñar y mejorar una tabla dinámica

Una vez que haya creado una tabla dinámica basada en sus datos de origen, es posible que desee perfeccionarla aún más para realizar análisis de datos potentes.

Para mejorar el diseño de la mesa, diríjase a la página Diseño donde encontrará un montón de estilos predefinidos. Para crear su propio estilo, haga clic en el botón Más en el botón Estilos de tablas dinámicas y, a continuación, haga clic en " Nuevo estilo de tabla dinámica...".

Para personalizar el diseño de un campo determinado, haga clic en dicho campo y, a continuación, en el botón Ajustes de campo en el botón Analice en Excel 2013 y versiones posteriores ( Opciones Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho del ratón en el campo y seleccionar Ajustes de campo del menú contextual.

La siguiente captura de pantalla muestra un nuevo diseño y disposición para nuestra tabla dinámica en Excel 2013.

Cómo deshacerse de los encabezados "Row Labels" y "Column Labels

Cuando se crea una tabla dinámica, Excel aplica la función Compacto Esta presentación muestra " Etiquetas de fila " y " Etiquetas de columna "De acuerdo, no son títulos muy significativos, sobre todo para los principiantes.

Una forma fácil de deshacerse de estos ridículos encabezados es cambiar de la presentación Compacta a Contorno o Tabular. Para ello, vaya a la pantalla Diseño haga clic en el botón Diseño del informe y seleccione Mostrar en forma de esquema o Mostrar en forma tabular .

Esto mostrará los nombres reales de los campos, como se ve en la tabla de la derecha, que tiene mucho más sentido.

Otra solución es acudir a la Analice ( Opciones ), haga clic en el botón Opciones cambiar al botón Mostrar y desmarque la casilla " Mostrar leyendas de campos y filtros desplegables "Sin embargo, esto eliminará todas las leyendas de los campos y los filtros desplegables de la tabla.

Cómo actualizar una tabla dinámica en Excel

Aunque un informe de tabla dinámica está conectado a sus datos de origen, puede que le sorprenda saber que Excel no lo actualiza automáticamente. Puede obtener cualquier actualización de los datos realizando una operación de actualización manualmente, o hacer que se actualice automáticamente al abrir el libro.

Actualizar manualmente los datos de la tabla dinámica

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla.
2. En el Analice ficha ( Opciones en versiones anteriores), en la pestaña Datos haga clic en el botón Actualizar o pulse ALT+F5 .

   También puede hacer clic con el botón derecho en la tabla y seleccionar Actualizar del menú contextual.

   

Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro, haga clic en el botón Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar todo.

Nota: Si el formato de su tabla dinámica cambia después de actualizarla, asegúrese de que el campo " Ajuste automático del ancho de columna al actualizar". y " Conservar el formato de las celdas al actualizar" Para comprobarlo, pulse el botón Analice ( Opciones ) tab> Tabla dinámica grupo> Opciones En el botón Opciones de tabla dinámica cambie al cuadro de diálogo Diseño y formato y allí encontrará estas casillas de verificación.

Tras iniciar una actualización, puede revisar la situación o cancelar si ha cambiado de opinión. Sólo tiene que hacer clic en el botón Actualizar y, a continuación, haga clic en Actualizar estado o Cancelar actualización .

Actualizar automáticamente una tabla dinámica al abrir el libro de trabajo

1. En el Analizar / Opciones en la pestaña Tabla dinámica grupo, haga clic en Opciones .
2. En el Opciones de tabla dinámica vaya al cuadro de diálogo Datos y seleccione la pestaña Actualizar los datos al abrir el archivo casilla de verificación.

   

Cómo mover una tabla dinámica a una nueva ubicación

Si desea mover su tabla a un nuevo libro de trabajo, hoja de cálculo o cualquier otra área de la hoja actual, diríjase a la opción Analice ficha ( Opciones en Excel 2010 y versiones anteriores) y haga clic en el botón Mover PivotTable en el botón Acciones Seleccione un nuevo destino y haga clic en OK .

Cómo eliminar una tabla dinámica de Excel

Si ya no necesita un determinado informe de síntesis, puede eliminarlo de varias maneras.

• Si su mesa reside en un hoja de cálculo separada simplemente elimine esa hoja.
• Si su tabla se encuentra junto con otros datos en una hoja, seleccione toda la tabla dinámica con el ratón y pulse la tecla Borrar llave.
• Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica que desee eliminar, vaya a la opción Analice ficha ( Opciones en Excel 2010 y anteriores)> Acciones haga clic en la flecha situada debajo de Seleccione seleccione Toda la tabla dinámica y, a continuación, pulse Borrar.

Nota. Si hay algún gráfico PivotTable asociado a su tabla, al eliminar la tabla dinámica se convertirá en un gráfico estándar que ya no podrá pivotar ni actualizarse.

Ejemplos de tablas dinámicas

Las siguientes capturas de pantalla muestran algunos posibles diseños de tablas dinámicas para los mismos datos de origen que pueden ayudarle a iniciar el camino correcto. Siéntase libre de descargarlas para obtener una experiencia práctica.

Ejemplo de tabla dinámica 1: Tabla bidimensional

• Sin filtro
• Filas: Producto, Distribuidor
• Columnas: Meses
• Valores: Ventas

Ejemplo de tabla dinámica 2: Tabla tridimensional

• Filtro: Mes
• Filas: Revendedor
• Columnas: Producto
• Valores: Ventas

Esta tabla dinámica le permite filtrar el informe por mes.

Ejemplo de tabla dinámica 3: Un campo se muestra dos veces: como total y como % del total

• Sin filtro
• Filas: Producto, Distribuidor
• Valores: SUMA de ventas, % de ventas

Este informe resumido muestra las ventas totales y las ventas como porcentaje del total al mismo tiempo.

Esperamos que este tutorial sobre tablas dinámicas haya sido un buen punto de partida para ti. Si quieres aprender funciones y capacidades avanzadas de las tablas dinámicas de Excel, consulta los enlaces que aparecen a continuación. ¡Y gracias por leer!

Descargas disponibles:

Ejemplos de tablas dinámicas