В этом учебнике вы узнаете, что такое PivotTable, найдете ряд примеров, показывающих, как создавать и использовать Pivot Tables во всех версиях Excel 365 до Excel 2007.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, таблица Pivot Table пригодится вам как быстрый способ создания интерактивной сводки из многих записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать различные подмножества данных, подсчитывать итоговые значения, вычислять среднее, а также создавать перекрестные табуляции.

Еще одним преимуществом использования Pivot Tables является то, что вы можете настраивать и изменять структуру сводной таблицы, просто перетаскивая столбцы исходной таблицы. Такое вращение или поворот дало название этой функции.

Оглавление

Что такое поворотная таблица в Excel?

Таблица Excel Pivot Table - это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления сводных отчетов, предназначенных для:

• Представлять большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
• Суммируйте данные по категориям и подкатегориям.
• Фильтруйте, группируйте, сортируйте и условно форматируйте различные подмножества данных, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее значимой информации.
• Поворачивайте строки к столбцам или столбцы к строкам (это называется "поворотом") для просмотра различных сводок исходных данных.
• Подведение итогов и агрегирование числовых данных в электронной таблице.
• Разворачивайте или сворачивайте уровни данных и детализируйте их, чтобы увидеть детали, лежащие в основе любого итога.
• Представляйте лаконичные и привлекательные интерактивные данные или печатные отчеты.

Например, у вас в рабочем листе могут быть сотни записей с данными о продажах местных торговых посредников:

Одним из возможных способов суммирования длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как показано в учебниках SUMIF и SUMIFS. Однако если вы хотите сравнить несколько фактов о каждой цифре, гораздо более эффективным способом является использование сводной таблицы. Всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую сводную таблицу, которая суммирует числа по любому полю, которое вы хотите.

На скриншотах выше показаны лишь некоторые из множества возможных макетов, а приведенные ниже шаги показывают, как можно быстро создать собственную таблицу Pivot Table во всех версиях Excel.

Как создать сводную таблицу в Excel

Многие думают, что создание сводной таблицы - это обременительно и долго. Но это не так! Microsoft совершенствует эту технологию уже много лет, и в современных версиях Excel сводные отчеты удобны в использовании и невероятно быстры. На самом деле, вы можете создать свою собственную сводную таблицу всего за пару минут. И вот как:

1. Организуйте исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу Excel. Для этого выберите все данные, перейдите в меню Вставка вкладку и нажмите кнопку Таблица .

Использование таблицы Excel для исходных данных дает вам очень приятное преимущество - ваш диапазон данных становится "динамическим". В данном контексте динамический диапазон означает, что ваша таблица будет автоматически расширяться и сжиматься по мере добавления или удаления записей, поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в вашей таблице Pivot Table отсутствуют последние данные.

Полезные советы:

• Добавьте уникальные, содержательные заголовки к столбцам, которые позже превратятся в названия полей.
• Убедитесь, что в исходной таблице нет пустых строк и столбцов, а также промежуточных итогов.
• Чтобы облегчить обслуживание таблицы, вы можете дать имя исходной таблице, переключившись на Дизайн вкладку и введите имя в Название таблицы в правом верхнем углу рабочего листа.

2. Создание разворотной таблицы

Выберите любую ячейку в таблице исходных данных, а затем перейдите к пункту Вставка вкладка> Таблицы группа> PivotTable .

В результате откроется Создание PivotTable Убедитесь, что нужная таблица или диапазон ячеек выделены в окне Таблица/диапазон поле. Затем выберите целевое местоположение для вашей таблицы Excel Pivot Table:

• Выбор Новый рабочий лист поместит таблицу в новый рабочий лист, начиная с ячейки A1.
• Выбор Существующая рабочая таблица поместит вашу таблицу в указанное место в существующем рабочем листе. В файле Местонахождение нажмите кнопку Свернуть диалог выберите первую ячейку, в которой вы хотите разместить таблицу.

Нажав OK, создайте пустую таблицу Pivot Table в целевом месте, которая будет выглядеть примерно так:

Полезные советы:

• В большинстве случаев имеет смысл поместить поворотную таблицу в отдельный лист Это особенно рекомендуется для начинающих.
• Если вы создаете таблицу Pivot Table на основе данных в другой рабочий лист или рабочую тетрадь включите имена рабочей книги и рабочего листа, используя следующий синтаксис [имя_рабочей_книги]имя_листа!диапазон, например, [Book1.xlsx]Sheet1!$A$1:$E$20. В качестве альтернативы можно нажать кнопку Свернуть диалог и выберите таблицу или диапазон ячеек в другой рабочей книге с помощью мыши.
• Возможно, будет полезно создать Поворотная таблица и Разворотная диаграмма одновременно. Для этого в Excel 2013 и выше перейдите в меню Вставка вкладка> Графики группы, нажмите на стрелку под PivotChart и нажмите кнопку PivotChart & PivotTable В Excel 2010 и 2007 нажмите на стрелку ниже. PivotTable , а затем нажмите PivotChart .

3. Организуйте макет отчета Pivot Table

Область, в которой вы работаете с полями сводного отчета, называется Список полей PivotTable Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основную часть:

• Сайт Полевая секция содержит имена полей, которые вы можете добавить в вашу таблицу. Имена полей соответствуют именам столбцов вашей исходной таблицы.
• Сайт Секция макета содержит Фильтр отчетов область, Колонка Ярлыки, Строка этикеток область, и Значения Здесь вы можете упорядочить и изменить расположение полей вашей таблицы.

Изменения, которые вы вносите в Список полей PivotTable немедленно отражаются на вашем столе.

Как добавить поле в таблицу Pivot Table

На добавить поле к Макет установите флажок рядом с именем поля в разделе Поле секция.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в поле Макет раздел следующим образом:

• Нечисловые поля добавляются в Строка этикеток область;
• Числовые поля добавляются в Значения область;
• Иерархии даты и времени в режиме онлайновой аналитической обработки (OLAP) добавляются к Этикетки колонок область.

Как удалить поле из Pivot Table

Чтобы удалить определенное поле, вы можете либо:

• Снимите флажок в гнезде для имени поля в поле Поле раздел панели PivotTable.
• Щелкните правой кнопкой мыши на поле в вашей Pivot Table, а затем нажмите " Удалить имя_поля ".

Как расположить поля Pivot Table

Вы можете расположить поля в Макет раздел тремя способами:

1. Перетаскивание полей между 4 областями Макет щелкните и удерживайте название поля в разделе Поле раздел, а затем перетащите его в область в Макет раздел - при этом поле будет удалено из текущей области в Макет секцию и поместите ее в новую область.

   

2. Щелкните правой кнопкой мыши по имени поля в Поле раздел, а затем выберите область, в которую вы хотите его добавить:

   

3. Нажмите на файл в Макет Это также отобразит опции, доступные для этого конкретного поля.

   

4. Выберите функцию для поля "Значения" (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует Сумма функция для полей с числовыми значениями, которые вы помещаете в Значения Область списка полей. При размещении нечисловых данных (текст, дата или булево значение) или пустых значений в поле Значения область, район Граф применяется функция.

Но, конечно, вы можете выбрать другую суммарную функцию, если хотите. В Excel 2013 и выше щелкните правой кнопкой мыши на поле значения, которое вы хотите изменить, щелкните Суммировать ценности по, и выберите нужную вам функцию сводки.

В Excel 2010 и более поздних версиях Суммировать ценности по опция также доступна на ленте - на Опции во вкладке Расчеты группа.

Ниже показан пример таблицы Pivot Table с параметром Среднее функция:

Названия функций в основном не требуют пояснений:

• Sum - вычисляет сумму значений.
• Count - подсчитывает количество непустых значений (работает как функция COUNTA).
• Среднее - вычисляет среднее значение значений.
• Max - находит наибольшее значение.
• Min - находит наименьшее значение.
• Product - вычисляет произведение значений.

Чтобы получить более конкретные функции, нажмите Суммировать значения по> Больше вариантов... Полный список доступных функций сводки и их подробное описание можно найти здесь.

5. показывать различные вычисления в полях значений (необязательно)

Сводные таблицы Excel предоставляют еще одну полезную функцию, которая позволяет представлять значения в различных формах, например показать итоговые значения в процентах или ранговые значения от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь.

Эта функция называется Показать значения как и доступна при нажатии правой кнопкой мыши на поле в таблице в Excel 2013 и выше. В Excel 2010 и ниже вы также можете найти эту опцию в меню Опции во вкладке Расчеты группа.

Совет. Показать значения как Эта функция может оказаться особенно полезной, если вы добавляете одно и то же поле несколько раз и одновременно показываете, например, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего объема. См. пример такой таблицы.

Вот как создаются таблицы Pivot Tables в Excel. А теперь пришло время немного поэкспериментировать с полями, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком полей PivotTable

Панель Pivot Table, которая формально называется Список полей PivotTable Это основной инструмент, с помощью которого вы можете организовать сводную таблицу именно так, как вам нужно. Чтобы сделать работу с полями более удобной, вы можете настроить панель по своему вкусу.

Изменение представления списка полей

Если вы хотите изменить способ отображения разделов в Список полей , нажмите кнопку Инструменты и выберите предпочтительный макет.

Вы также можете изменить размер панель по горизонтали, перетащив полосу (разделитель), отделяющую панель от рабочего листа.

Закрытие и открытие панели PivotTable

Закрытие Список полей PivotTableField так же просто, как нажать на кнопку Закрыть Кнопка (X) в правом верхнем углу панели. Сделать так, чтобы она снова появилась, не так очевидно :)

Чтобы снова отобразить список полей, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы, а затем выберите Показать список полей из контекстного меню.

Вы также можете нажать кнопку Список полей Кнопка на ленте, которая находится на Анализ / Варианты во вкладке Показать группа.

Использование рекомендуемых поворотных таблиц

Как вы только что убедились, создать таблицу Pivot Table в Excel очень просто. Однако современные версии Excel делают еще один шаг вперед и позволяют автоматически создавать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно сделать, - это 4 щелчка мышью:

1. Щелкните любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблице.
2. На Вставка вкладка, нажмите Рекомендуемые поворотные таблицы Microsoft Excel немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
3. В Рекомендуемые поворотные таблицы В диалоговом окне щелкните макет, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
4. Если вас устраивает предварительный просмотр, нажмите кнопку OK и получите таблицу Pivot Table, добавленную на новый рабочий лист.

   

Как вы видите на скриншоте выше, Excel смог предложить всего пару базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают Pivot Tables, которые мы создали вручную минуту назад. Конечно, это только мое мнение, и я предвзят, вы знаете : )

В целом, использование Рекомендуемой поворотной таблицы - это быстрый способ начать работу, особенно если у вас много данных и вы не уверены, с чего начать.

Как использовать Pivot Table в Excel

Теперь, когда вы знаете основы, вы можете перейти в раздел Анализируйте и Дизайн вкладки Инструменты PivotTable в Excel 2013 и выше, ( Опции и Дизайн Вкладки в Excel 2010 и 2007), чтобы изучить группы и опции, представленные там. Эти вкладки становятся доступными, как только вы щелкаете в любом месте вашей таблицы.

Вы также можете получить доступ к опциям и функциям, которые доступны для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши.

Как разработать и улучшить Pivot Table

После того как вы создали таблицу Pivot Table на основе исходных данных, вы можете захотеть доработать ее, чтобы сделать мощный анализ данных.

Чтобы улучшить дизайн стола, перейдите по ссылке Дизайн на вкладке, где вы найдете множество предустановленных стилей. Чтобы создать свой собственный стиль, нажмите кнопку Подробнее кнопка в Стили PivotTable галерею, а затем нажмите кнопку " Новый стиль PivotTable...".

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните это поле, а затем нажмите кнопку Настройки поля кнопка на Анализируйте вкладка в Excel 2013 и выше ( Опции вкладка в Excel 2010 и 2007). Также можно щелкнуть поле правой кнопкой мыши и выбрать пункт Настройки поля из контекстного меню.

На скриншоте ниже показан новый дизайн и макет для нашей таблицы Pivot Table в Excel 2013.

Как избавиться от заголовков "Метки строк" и "Метки столбцов"

При создании таблицы Pivot Table Excel применяет следующие параметры Компактный по умолчанию. В этом макете отображается " Строка этикеток " и " Этикетки колонок " в качестве заголовков таблиц. Согласитесь, это не очень содержательные заголовки, особенно для новичков.

Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков - переключиться с компактного макета на контурный или табличный. Для этого перейдите в раздел Дизайн вкладка ленты, нажмите кнопку Макет отчета и выберите Показать в виде конспекта или Показать в табличной форме .

Это отобразит фактические имена полей, как показано в таблице справа, что имеет гораздо больше смысла.

Другое решение - обратиться к Анализируйте ( Опции ), нажмите на вкладку Опции переключитесь на кнопку Дисплей и снимите флажок " Отображение надписей полей и выпадающих элементов фильтра "Однако это приведет к удалению всех подписей полей, а также выпадающих фильтров в вашей таблице.

Как обновить сводную таблицу в Excel

Хотя отчет Pivot Table связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет их автоматически. Вы можете получить любые обновления данных, выполнив операцию обновления вручную, или заставить их обновляться автоматически при открытии рабочей книги.

Обновление данных таблицы Pivot Table вручную

1. Щелкните в любом месте вашей таблицы.
2. На Анализируйте вкладка ( Опции вкладка в более ранних версиях), в Данные группу, нажмите кнопку Обновить или нажмите ALT+F5 .

   Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши на таблице и выбрать пункт Обновить из контекстного меню.

   

Чтобы обновить все таблицы Pivot Tables в рабочей книге, нажмите кнопку Обновить стрелку, а затем нажмите кнопку Обновить все.

Примечание. Если формат вашей таблицы Pivot Table изменился после обновления, убедитесь, что " Автоподстройка ширины столбца при обновлении" и " Сохранить форматирование ячеек при обновлении" опции выбраны. Чтобы проверить это, нажмите кнопку Анализируйте ( Опции ) вкладка> PivotTable группа> Опции кнопка. В Параметры PivotTable диалогового окна, переключитесь на Макет и формат вкладку, и вы найдете там эти флажки.

После запуска обновления вы можете обзор состояния или отменить если вы передумали. Просто нажмите на кнопку Обновить стрелку кнопки , а затем нажмите либо Состояние обновления или Отменить обновление .

Обновление таблицы Pivot Table автоматически при открытии рабочей книги

1. На Анализ / Варианты во вкладке PivotTable группу, нажмите Опции> Опции .
2. В Параметры PivotTable диалогового окна, перейдите к Данные выберите вкладку Обновление данных при открытии файла флажок.

   

Как переместить поворотную таблицу на новое место

Если вы хотите переместить таблицу в новую рабочую книгу, рабочий лист или другую область текущего листа, перейдите в раздел Анализируйте вкладка ( Опции вкладка в Excel 2010 и более ранних версиях) и нажмите кнопку Переместить PivotTable кнопка в Действия группа. Выберите новое место назначения и нажмите OK .

Как удалить таблицу Excel Pivot Table

Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.

• Если ваша таблица находится в отдельный лист просто удалите этот лист.
• Если ваша таблица расположена вместе с другими данными на листе, выделите всю Pivot Table с помощью мыши и нажмите кнопку Удалить ключ.
• Щелкните в любом месте поворотной таблицы, которую вы хотите удалить, перейдите к пункту Анализируйте вкладка ( Опции вкладка в Excel 2010 и более ранних версиях)> Действия группы, нажмите на маленькую стрелку под Выберите выберите Вся PivotTable , а затем нажмите Удалить.

Примечание. Если с вашей таблицей связана какая-либо диаграмма PivotTable, удаление Pivot Table превратит ее в обычную диаграмму, которую больше нельзя будет поворачивать или обновлять.

Примеры разворотных таблиц

Приведенные ниже скриншоты демонстрируют несколько возможных макетов Pivot Table для тех же исходных данных, которые могут помочь вам встать на правильный путь. Не стесняйтесь загрузить их, чтобы получить практический опыт.

Пример таблицы Pivot Table 1: Двумерная таблица

• Нет фильтра
• Строки: продукт, посредник
• Колонки: Месяцы
• Ценности: Продажи

Пример таблицы Pivot Table 2: Трехмерная таблица

• Фильтр: Месяц
• Строки: посредник
• Колонки: Продукт
• Ценности: Продажи

Эта таблица Pivot Table позволяет фильтровать отчет по месяцам.

Пример таблицы Pivot Table 3: Одно поле отображается дважды - как итог и % от итога

• Нет фильтра
• Строки: продукт, посредник
• Значения: SUM продаж, % от продаж

Этот сводный отчет одновременно показывает общий объем продаж и продажи как процент от общего объема.

Если вы хотите узнать о расширенных функциях и возможностях таблиц Pivot в Excel, ознакомьтесь с приведенными ниже ссылками. И спасибо за чтение!

Доступные загрузки:

Примеры разворотных таблиц