У цьому уроці ви дізнаєтеся, що таке зведена таблиця, знайдете ряд прикладів, що показують, як створювати і використовувати зведені таблиці в усіх версіях Excel від Excel 365 до Excel 2007.

Якщо ви працюєте з великими масивами даних в Excel, зведена таблиця стане в нагоді як швидкий спосіб зробити інтерактивний підсумок з багатьох записів. Серед іншого, вона може автоматично сортувати і фільтрувати різні підмножини даних, підраховувати підсумки, обчислювати середнє арифметичне, а також створювати перехресні табуляції.

Ще однією перевагою використання зведених таблиць є те, що ви можете створювати та змінювати структуру зведеної таблиці, просто перетягуючи стовпці вихідної таблиці. Таке обертання або обертання дало назву цій функції.

Зміст

Що таке зведена таблиця в Excel?

Зведена таблиця Excel - це інструмент для дослідження та узагальнення великих обсягів даних, аналізу пов'язаних з ними підсумків та представлення зведених звітів, призначених для:

• Представлення великих обсягів даних у зручному для користувача вигляді.
• Узагальнення даних за категоріями та підкатегоріями.
• Фільтруйте, групуйте, сортуйте та умовно форматуйте різні підмножини даних, щоб зосередитися на найбільш релевантній інформації.
• Обертайте рядки до стовпців або стовпці до рядків (що називається "обертанням"), щоб переглянути різні зведення вихідних даних.
• Проміжні та підсумкові числові дані в електронній таблиці.
• Розгортайте або згортайте рівні даних і заглиблюйтесь, щоб побачити деталі, що стоять за будь-якою загальною сумою.
• Презентуйте стислі та привабливі онлайн ваші дані або друковані звіти.

Наприклад, ви можете мати сотні записів на робочому аркуші з даними про продажі місцевих посередників:

Одним з можливих способів підсумовування цього довгого списку чисел за однією або кількома умовами є використання формул, як показано в навчальних посібниках SUMIF і SUMIFS. Однак, якщо ви хочете порівняти кілька фактів про кожну цифру, використання зведеної таблиці є набагато ефективнішим способом. Всього за кілька кліків мишею ви можете отримати стійку і легко настроювану зведену таблицю, яка підсумовує числа за будь-яким потрібним полем.

Скріншоти вище демонструють лише деякі з багатьох можливих макетів. А наведені нижче кроки показують, як можна швидко створити власну зведену таблицю у всіх версіях Excel.

Як створити зведену таблицю в Excel

Багато хто думає, що створення зведеної таблиці - справа обтяжлива і трудомістка. Але це не так! Компанія Microsoft багато років удосконалювала технологію, і в сучасних версіях Excel зведені звіти стають зручними для користувача і неймовірно швидкими. Насправді, побудувати власну зведену таблицю можна буквально за пару хвилин. І ось як це зробити:

1. організуйте свої вихідні дані

Перед створенням зведеного звіту організуйте дані в рядки і стовпці, а потім перетворіть діапазон даних в таблицю Excel. Для цього виділіть всі дані, перейдіть на вкладку Вставка вкладку та натисніть Таблиця .

Використання таблиці Excel для вихідних даних дає вам дуже хорошу перевагу - ваш діапазон даних стає "динамічним". У цьому контексті динамічний діапазон означає, що ваша таблиця буде автоматично розширюватися і зменшуватися при додаванні або видаленні записів, тому вам не доведеться турбуватися про те, що у вашій зведеній таблиці не вистачає найновіших даних.

Корисні поради:

• Додайте унікальні, змістовні заголовки до своїх колонок, вони згодом перетворяться на назви полів.
• Переконайтеся, що ваша вихідна таблиця не містить порожніх рядків або стовпців, а також проміжних підсумків.
• Щоб полегшити обслуговування таблиці, ви можете назвати вихідну таблицю, перейшовши на вкладку Дизайн і ввівши назву в поле Назва таблиці у верхньому правому куті робочого аркуша.

2. створення зведеної таблиці

Виділіть будь-яку комірку в таблиці вихідних даних, а потім перейдіть на вкладку Вставка вкладка> Таблиці група> Зведена таблиця .

Це дозволить відкрити Створення зведеної таблиці Переконайтеся, що правильна таблиця або діапазон комірок виділені у вікні Таблиця/діапазон Потім виберіть цільове розташування вашої зведеної таблиці Excel:

• Вибір Новий робочий аркуш розмістить таблицю на новому аркуші, починаючи з комірки A1.
• Вибір Існуючий робочий лист розмістить вашу таблицю у вказаному місці на існуючому аркуші. Місцезнаходження натисніть кнопку Згорнути діалогове вікно виберіть першу комірку, в якій ви хочете розмістити таблицю.

Натискання кнопки OK створює порожню зведену таблицю в цільовому розташуванні, яка буде виглядати приблизно так:

Корисні поради:

• У більшості випадків має сенс розміщувати зведену таблицю в окремий аркуш Це особливо рекомендується для початківців.
• Якщо ви створюєте зведену таблицю на основі даних в інший аркуш або робочу книгу вкажіть імена книги та аркушів, використовуючи наступний синтаксис [ім'я_книги]ім'я_аркуша!діапазон, наприклад, [Книга1.xlsx]Аркуш1!$A$1:$E$20. Крім того, можна натиснути кнопку Згорнути діалогове вікно і виділити мишею таблицю або діапазон комірок в іншій книзі.
• Було б корисно створити Зведена таблиця і Зведена діаграма Для цього в програмі Excel 2013 і вище перейдіть на вкладку Вставка вкладка> Графіки натисніть на стрілку під групою Зведена діаграма а потім натисніть кнопку Зведена діаграма та зведена таблиця В Excel 2010 і 2007 натисніть стрілку нижче Зведена таблиця , а потім натисніть Зведена діаграма .

3. організуйте макет звіту зведеної таблиці

Область, в якій ви працюєте з полями зведеного звіту, називається Список полів зведеної таблиці Вона розташована в правій частині робочого аркуша та поділяється на верхню та основну частини:

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Польова секція містить назви полів, які ви можете додати до вашої таблиці. Внесені назви відповідають назвам стовпців вихідної таблиці.
• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Секція макетування містить Фільтр звітів в цьому районі, Колонка Етикетки, Етикетки для рядків і в області, і в Цінності Тут ви можете впорядковувати і переставляти поля вашої таблиці.

Зміни, які ви вносите в Список полів зведеної таблиці одразу відображаються у вашій таблиці.

Як додати поле до зведеної таблиці

До додати поле до Макет встановіть прапорець навпроти назви поля в розділі Поле розділ.

За замовчуванням Microsoft Excel додає поля до таблиці Макет розділу наступним чином:

• Нечислові поля додаються до Етикетки для рядків в цьому районі;
• Числові поля додаються до Цінності в цьому районі;
• Ієрархії дат і часу онлайн-аналітичної обробки (OLAP) додані до Етикетки колонок в цьому районі.

Як видалити поле зі зведеної таблиці

Видалити певне поле можна або:

• Зніміть прапорець з гнізда з назвою поля у вікні Поле на панелі Зведена таблиця.
• Клацніть правою кнопкою миші на полі зведеної таблиці, а потім виберіть " Видалити Ім'я_поля ".

Як впорядкувати поля зведеної таблиці

Впорядкувати поля можна в розділі Макет розділ трьома способами:

1. Перетягування полів між 4-ма районами Макет Крім того, натисніть і утримуйте назву поля в розділі Поле а потім перетягніть його в область в розділі Макет це призведе до видалення поля з поточної області в секції Макет секції та розмістити її на новій ділянці.

   

2. Клацніть правою кнопкою миші по назві поля у вікні Поле а потім виберіть область, в яку ви хочете його додати:

   

3. Клікніть на подану в розділі Макет При цьому також відображатимуться варіанти, доступні для цього конкретного поля.

   

4. оберіть функцію для поля Значення (необов'язково)

За замовчуванням Microsoft Excel використовує Сума для полів числових значень, які ви розміщуєте в Цінності При розміщенні нечислових даних (текстових, датових, логічних) або порожніх значень в області "Список полів Цінності в районі, в районі, в районі Граф застосована функція.

Але, звичайно, ви можете вибрати іншу функцію підсумовування, якщо хочете. В Excel 2013 і вище клацніть правою кнопкою миші поле значення, яке ви хочете змінити, натисніть Підсумувати значення по, та оберіть потрібну функцію зведення.

В Excel 2010 і новіших версіях Підсумувати значення за опція також доступна на стрічці - на Опції у вкладці Розрахунки група.

Нижче наведено приклад зведеної таблиці зі зведеними даними Середній показник функцію:

Назви функцій здебільшого є зрозумілими:

• Сума - обчислює суму значень.
• Count - підраховує кількість непорожніх значень (працює як функція COUNTA).
• Середнє - обчислює середнє арифметичне значень.
• Max - знаходить найбільше значення.
• Min - знаходить найменше значення.
• Добуток - обчислює добуток значень.

Щоб отримати більш конкретні функції, натисніть Підсумувати значення за> Більше опцій... З повним переліком доступних функцій зведення та їх детальним описом можна ознайомитися тут.

5. показувати різні розрахунки в полях значень (необов'язково)

Зведені таблиці Excel надають ще одну корисну функцію, яка дозволяє представляти значення різними способами, наприклад показати підсумки у відсотках або значення рангів від найменшого до найбільшого і навпаки. З повним переліком варіантів розрахунку можна ознайомитися тут.

Ця функція називається Показати значення як і вона доступна за допомогою клацання правою кнопкою миші на полі в таблиці в Excel 2013 і новіших версіях. В Excel 2010 і новіших версіях цю опцію також можна знайти на вкладці Опції у вкладці Розрахунки група.

Порада. Показати значення як може виявитися особливо корисною, якщо ви додаєте одне і те ж поле кілька разів і одночасно показуєте, наприклад, загальну суму продажів і продажі у відсотках від загальної суми. Приклад такої таблиці див. у додатку.

Ось так створюються зведені таблиці в Excel. А тепер настав час трохи поекспериментувати з полями, щоб вибрати макет, який найкраще підходить для вашого набору даних.

Робота зі списком полів зведеної таблиці

Панель Зведена таблиця, яка офіційно називається Список полів зведеної таблиці є основним інструментом, за допомогою якого ви можете організувати зведену таблицю саме так, як вам потрібно. Для того, щоб зробити роботу з полями більш комфортною, ви можете налаштувати панель на свій смак.

Зміна вигляду списку полів

Якщо ви хочете змінити спосіб відображення розділів в Список полів натисніть на кнопку Інструменти та оберіть зручний для вас макет.

Ви також можете змінити розмір панель по горизонталі шляхом перетягування смуги (роздільника), що відокремлює панель від робочого аркуша.

Закриття та відкриття панелі зведеної таблиці

Закриття Список полів зведеної таблиці так само просто, як натиснути на кнопку Закрити Кнопка (X) у правому верхньому куті панелі. Зробити так, щоб вона знову з'явилася, не так очевидно :)

Щоб знову відобразити Список полів, клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці таблиці і виберіть Показати список полів з контекстного меню.

Ви також можете натиснути на кнопку Список полів на стрічці, яка знаходиться на сторінці Аналіз / Опції у вкладці Показати група.

Використання рекомендованих зведених таблиць

Як ви щойно переконалися, створити зведену таблицю в Excel дуже просто. Однак сучасні версії Excel пішли ще далі і дозволяють автоматично скласти звіт, найбільш відповідний вашим вихідним даним. Все, що вам потрібно зробити - це 4 кліки мишею:

1. Клацніть будь-яку клітинку у вихідному діапазоні клітинок або таблиці.
2. Про це йдеться на Вставка вкладка, натисніть Рекомендовані зведені таблиці Microsoft Excel одразу відобразить декілька макетів, на основі ваших даних.
3. В рамках проекту Рекомендовані зведені таблиці натисніть на макет, щоб переглянути його попередній перегляд.
4. Якщо Вас влаштовує попередній перегляд, натисніть кнопку ОК, і зведена таблиця буде додана на новий аркуш.

   

Як ви бачите на скріншоті вище, Excel зміг запропонувати лише пару базових макетів для моїх вихідних даних, які значно поступаються зведеним таблицям, які ми створили вручну хвилину тому. Звичайно, це лише моя думка і я упереджений, ви ж знаєте : )

Загалом, використання Рекомендованої зведеної таблиці - це швидкий спосіб розпочати роботу, особливо коли у вас є багато даних і ви не знаєте, з чого почати.

Як використовувати зведену таблицю в Excel

Тепер, коли ви знаєте основи, ви можете перейти до Проаналізуйте і Дизайн на вкладках Інструменти зведених таблиць в Excel 2013 і вище, ( Опції і Дизайн Ці вкладки стають доступними, як тільки ви клацнете в будь-якому місці таблиці.

Ви також можете отримати доступ до опцій та функцій, які доступні для конкретного елемента, натиснувши на нього правою кнопкою миші.

Як спроектувати та вдосконалити зведену таблицю

Після того, як ви створили зведену таблицю на основі вихідних даних, ви можете доопрацювати її, щоб зробити потужний аналіз даних.

Щоб покращити дизайн таблиці, перейдіть до розділу Дизайн де ви знайдете безліч попередньо визначених стилів. Щоб створити власний стиль, натисніть кнопку Більше кнопку в розділі Стилі зведених таблиць галереї, а потім натисніть " Новий стиль зведеної таблиці...".

Щоб налаштувати макет певного поля, натисніть на це поле, а потім натисніть кнопку Налаштування поля на кнопці Проаналізуйте вкладка в Excel 2013 і вище ( Опції В Excel 2010 і 2007). Крім того, ви можете клацнути правою кнопкою миші по полю і вибрати Налаштування поля з контекстного меню.

Скріншот нижче демонструє новий дизайн і макет нашої зведеної таблиці в Excel 2013.

Як позбутися заголовків "Підписи рядків" і "Підписи стовпців"

При створенні зведеної таблиці Excel застосовує Компактний За замовчуванням в цьому макеті відображається " Етикетки для рядків " і " Етикетки колонок "Погодьтеся, це не дуже змістовні заголовки, особливо для новачків.

Простий спосіб позбутися цих безглуздих заголовків - переключитися з Компактного макета на Контурний або Табличний. Для цього перейдіть в розділ Дизайн На вкладці стрічки натисніть кнопку Макет звіту і виберіть у випадаючому списку Показати у вигляді конспекту або Показати в табличній формі .

При цьому будуть відображатися фактичні назви полів, як ви бачите в таблиці праворуч, що має набагато більший сенс.

Іншим рішенням є звернення до Проаналізуйте ( Опції ), натисніть на вкладку Опції переключіться на кнопку Дисплей і зніміть галочку на вкладці " Відображення підписів полів та випадаючих списків фільтрів "Однак це призведе до видалення всіх підписів полів, а також випадаючих списків фільтрів у вашій таблиці.

Як оновити зведену таблицю в Excel

Хоча звіт зведеної таблиці пов'язаний з вихідними даними, ви можете здивуватися, дізнавшись, що Excel не оновлює його автоматично. Ви можете отримати будь-які оновлення даних, виконавши операцію оновлення вручну або автоматично оновити їх при відкритті робочої книги.

Оновлення даних зведеної таблиці вручну

1. Клацніть в будь-якому місці вашої таблиці.
2. Про це йдеться на Проаналізуйте вкладка ( Опції у попередніх версіях), у вкладці Дані у групі, натисніть на кнопку Оновити або натисніть клавіші ALT+F5 .

   Крім того, ви можете натиснути правою кнопкою миші на таблицю і вибрати Оновити з контекстного меню.

   

Щоб оновити всі зведені таблиці в книзі, натисніть кнопку Оновити зі стрілкою, а потім натисніть Оновити все.

Примітка: Якщо після оновлення формат зведеної таблиці змінився, переконайтеся, що в полі " Автопідбір ширини стовпців при оновленні" і " Зберегти форматування комірок при оновленні" Щоб перевірити це, натисніть на кнопку Проаналізуйте ( Опції ) вкладка> Зведена таблиця група> Опції кнопку. У вікні Параметри зведеної таблиці переключіться на діалогове вікно Макет і формат і ви знайдете там ці прапорці.

Після запуску оновлення ви можете переглянути статус або скасувати Якщо ви передумали, просто натисніть на кнопку Оновити зі стрілкою, а потім натисніть одну з наступних кнопок Оновити статус або Скасувати оновлення .

Автоматичне оновлення зведеної таблиці при відкритті книги

1. Про це йдеться на Аналіз / Опції у вкладці Зведена таблиця групу, натисніть Опції> Опції .
2. В рамках проекту Параметри зведеної таблиці діалогового вікна, перейдіть на вкладку Дані і виберіть вкладку Оновлення даних при відкритті файлу прапорець.

   

Як перемістити зведену таблицю на нове місце

Якщо ви хочете перемістити таблицю в нову книгу, робочий аркуш або іншу область на поточному аркуші, перейдіть на вкладку Проаналізуйте вкладка ( Опції в Excel 2010 і більш ранніх версіях) і натисніть кнопку Переміщення зведеної таблиці кнопку в розділі Дії Виберіть новий пункт призначення і натисніть ГАРАЗД. .

Як видалити зведену таблицю Excel

Якщо вам більше не потрібен певний зведений звіт, ви можете видалити його кількома способами.

• Якщо ваш стіл знаходиться в окремий аркуш просто видаліть цей аркуш.
• Якщо Ваша таблиця розташована разом з іншими даними на аркуші, виділіть мишею всю зведену таблицю і натисніть клавішу Видалити ключ.
• Клацніть в будь-якому місці зведеної таблиці, яку потрібно видалити, перейдіть на вкладку Проаналізуйте вкладка ( Опції вкладка в Excel 2010 і більш ранніх версіях)> Дії натисніть на маленьку стрілочку під групою Виберіть кнопку, оберіть Вся зведена таблиця , а потім натисніть Видалити.

Якщо з таблицею пов'язана будь-яка діаграма зведеної таблиці, видалення зведеної таблиці перетворить її на стандартну діаграму, яку більше не можна буде звести або оновити.

Приклади зведених таблиць

Скріншоти нижче демонструють кілька можливих макетів зведених таблиць для одних і тих же вихідних даних, які можуть допомогти вам стати на правильний шлях. Не соромтеся завантажити їх і отримати практичний досвід.

Приклад зведеної таблиці 1: Двовимірна таблиця

• Без фільтра
• Рядки: Товар, Посередник
• Стовпчики: Місяці
• Показники: Продажі

Приклад зведеної таблиці 2: Тривимірна таблиця

• Фільтр: Місяць
• Рядки: Посередник
• Колонки: Продукт
• Показники: Продажі

Ця зведена таблиця дозволяє відфільтрувати звіт за місяцями.

Приклад зведеної таблиці 3: Одне поле відображається двічі - як загальна сума та % від загальної суми

• Без фільтра
• Рядки: Товар, Посередник
• Значення: СУМА продажів, % від продажів

Цей зведений звіт показує загальний обсяг продажів і обсяг продажів у відсотках від загального обсягу одночасно.

Сподіваємося, що цей підручник зі зведених таблиць став для вас гарною відправною точкою. Якщо ви хочете дізнатися про розширені функції та можливості зведених таблиць Excel, перейдіть за посиланнями нижче. І дякуємо за прочитання!

Доступні для завантаження:

Приклади зведених таблиць