ہر وہ چیز جو آپ کو Excel میں خالی سیلز کے لیے مشروط فارمیٹ کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے

جتنا آسان لگتا ہے، خالی سیل کو مشروط فارمیٹنگ کے ساتھ نمایاں کرنا کافی مشکل کام ہے۔ بنیادی طور پر، اس کی وجہ یہ ہے کہ خالی خلیات کے بارے میں انسانی سمجھ ہمیشہ ایکسل سے مطابقت نہیں رکھتی۔ نتیجے کے طور پر، خالی سیل فارمیٹ ہو سکتے ہیں جب انہیں نہیں ہونا چاہیے اور اس کے برعکس۔ یہ ٹیوٹوریل مختلف منظرناموں پر گہری نظر ڈالے گا، پردے کے پیچھے کیا ہو رہا ہے اس پر کچھ مفید بٹس کا اشتراک کرے گا اور یہ دکھائے گا کہ خالی جگہوں کے لیے مشروط فارمیٹ کیسے بنایا جائے جیسا آپ چاہتے ہیں۔

مشروط فارمیٹنگ خالی خلیات کو کیوں نمایاں کرتی ہے؟

خلاصہ : مشروط فارمیٹنگ خالی خلیات کو نمایاں کرتی ہے کیونکہ اس سے خالی خلیوں اور صفر میں کوئی فرق نہیں ہوتا ہے۔ مزید تفصیلات درج ذیل ہیں۔

اندرونی ایکسل سسٹم میں، ایک خالی سیل صفر قدر کے برابر ہے ۔ لہذا، جب آپ کسی خاص تعداد سے کم سیلز کے لیے مشروط فارمیٹ بناتے ہیں تو 20 کہتے ہیں، خالی سیلز بھی ہائی لائٹ ہو جاتے ہیں (جیسا کہ 0 20 سے کم ہے، خالی سیلز کے لیے شرط TRUE ہے)۔

ایک اور مثال ہے آج سے کم تاریخوں کو نمایاں کرنا۔ ایکسل کے لحاظ سے، کوئی بھی تاریخ صفر سے بڑا عدد ہوتا ہے، یعنی خالی سیل ہمیشہ آج کے دن سے کم ہوتا ہے، اس لیے دوبارہ خالی جگہوں کے لیے شرط پوری ہوجاتی ہے۔

حل : اگر سیل خالی ہے تو مشروط فارمیٹنگ کو روکنے کے لیے الگ اصول بنائیں یا فارمولہ استعمال کریںخالی سیلز کو نظر انداز کریں۔

خالی سیلز کو مشروط فارمیٹنگ کے ساتھ ہائی لائٹ کیوں نہیں کیا جاتا؟

خالی سیلز کو فارمیٹ نہ کرنے کی مختلف وجوہات ہو سکتی ہیں جیسے:

• وہاں پہلا ترجیحی اصول ہے جو خالی سیلز کے لیے مشروط فارمیٹنگ کو روکتا ہے۔
• آپ کا فارمولا درست نہیں ہے۔
• آپ کے سیل بالکل خالی نہیں ہیں۔

اگر آپ کا مشروط فارمیٹنگ فارمولہ ISBLANK فنکشن کا استعمال کرتا ہے، براہ کرم آگاہ رہیں کہ یہ صرف حقیقی طور پر خالی خلیات کی شناخت کرتا ہے، یعنی ایسے خلیات جن میں بالکل کچھ بھی نہیں ہے: کوئی جگہ نہیں، کوئی ٹیب نہیں، کوئی گاڑی واپس نہیں آتی، کوئی خالی تار نہیں، وغیرہ۔ 3>

مثال کے طور پر، اگر کسی سیل میں صفر کی لمبائی والی اسٹرنگ ("") کسی دوسرے فارمولے کے ذریعے لوٹائی گئی ہے، تو اس سیل کو خالی نہیں سمجھا جائے گا:

حل : اگر آپ بصری طور پر خالی خلیوں کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں جن میں صفر کی لمبائی والی تاریں ہیں، تو خالی جگہوں کے لیے پیش سیٹ کنڈیشنل فارمیٹنگ کا اطلاق کریں یا ان فارمولوں میں سے کسی ایک کے ساتھ ایک اصول بنائیں۔

خالی کو کیسے نمایاں کریں ایکسل میں سیل

ایکسل مشروط فارمیٹنگ میں خالی جگہوں کے لیے ایک پہلے سے طے شدہ اصول ہے جو کسی بھی ڈیٹا سیٹ میں خالی سیلز کو نمایاں کرنا بہت آسان بناتا ہے:

1. اس رینج کو منتخب کریں جہاں آپ خالی سیلز کو ہائی لائٹ کرنا چاہتے ہیں۔
2. پر ہوم ٹیب، اسٹائل گروپ میں، مشروط فارمیٹنگ > پر کلک کریں۔ نیا اصول ۔
3. نئے فارمیٹنگ رول ڈائیلاگ باکس میں جو کھلتا ہے، منتخب کریں صرف سیلز کو فارمیٹ کریں جو اصول کی قسم پر مشتمل ہے، اور پھر صرف سیلز کو فارمیٹ کریں ڈراپ ڈاؤن سے خالی کا انتخاب کریں:
4. فارمیٹ…<9 پر کلک کریں۔> بٹن۔
5. فارمیٹ سیلز ڈائیلاگ باکس میں، فل ٹیب پر جائیں، مطلوبہ فل کلر منتخب کریں، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
6. پچھلی ڈائیلاگ ونڈو کو بند کرنے کے لیے ایک بار پھر ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

منتخب کردہ رینج میں موجود تمام خالی خلیات کو نمایاں کیا جائے گا:

ٹپ۔ غیر خالی سیلز کو نمایاں کرنے کے لیے ، منتخب کریں صرف سیلز فارمیٹ کریں جن میں > کوئی خالی جگہ نہیں ۔

نوٹ۔ خالی جگہوں کے لیے ان بلٹ کنڈیشنل فارمیٹنگ صفر کی لمبائی والے تاروں ("") والے سیلز کو بھی ہائی لائٹ کرتی ہے۔ اگر آپ صرف بالکل خالی سیلز کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں، تو اگلی مثال کے مطابق ISBLANK فارمولے کے ساتھ حسب ضرورت اصول بنائیں۔

فارمولے کے ساتھ خالی سیلز کے لیے مشروط فارمیٹنگ

مزید لچک حاصل کرنے کے لیے جب خالی جگہوں کو نمایاں کرتے ہوئے، آپ فارمولے کی بنیاد پر اپنا اصول ترتیب دے سکتے ہیں۔ اس طرح کے اصول کو بنانے کے لیے تفصیلات کے اقدامات یہاں ہیں: فارمولے کے ساتھ مشروط فارمیٹنگ کیسے بنائیں۔ ذیل میں، ہم خود فارمولوں پر بات کریں گے

صرف حقیقی طور پر خالی خلیات کو نمایاں کرنے کے لیے جس میں بالکل کچھ بھی نہیں ہے، ISBLANK فنکشن استعمال کریں۔

نیچے ڈیٹاسیٹ کے لیے، فارمولہ یہ ہے :

=ISBLANK(B3)=TRUE

یا صرف:

=ISBLANK(B3)

جہاں B3 منتخب کردہ رینج کا اوپری بائیں سیل ہے۔ ذہن میں رکھیں کہ ISBLANK واپس آئے گا۔خالی سٹرنگز ("") والے سیلز کے لیے FALSE، نتیجتاً ایسے سیلز کو ہائی لائٹ نہیں کیا جائے گا۔ اگر یہ رویہ آپ کی مرضی کے مطابق نہیں ہے، تو یا تو:

خالی خلیات بشمول صفر کی لمبائی والی تاروں کی جانچ کریں:

=B3=""

یا چیک کریں کہ آیا اسٹرنگ کی لمبائی برابر ہے صفر:

=LEN(B3)=0 0>یہ مثال ظاہر کرتی ہے کہ خالی جگہوں کے لیے ایک خاص اصول ترتیب دے کر خالی سیلز کو مشروط فارمیٹنگ سے کیسے خارج کیا جائے۔

فرض کریں کہ آپ نے 0 اور 99.99 کے درمیان سیلز کو ہائی لائٹ کرنے کے لیے ان بلٹ رول کا استعمال کیا۔ مسئلہ یہ ہے کہ خالی خلیات بھی نمایاں ہو جاتے ہیں (جیسا کہ آپ کو یاد ہے، ایکسل کنڈیشنل فارمیٹنگ میں، ایک خالی سیل صفر کی قدر کے برابر ہوتا ہے):

خالی سیلز کو فارمیٹ ہونے سے روکنے کے لیے، درج ذیل کریں:

1. مشروط فارمیٹنگ > نیا اصول > صرف سیلز فارمیٹ کریں جس میں > خالی جگہیں ۔
2. کسی فارمیٹ کو سیٹ کیے بغیر ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
3. رول مینیجر کھولیں ( مشروط فارمیٹنگ > قواعد کا نظم کریں )، یقینی بنائیں کہ "خالی" اصول فہرست میں سب سے اوپر ہے، اور اس کے ساتھ والے روکیں اگر سچ ہے چیک باکس پر نشان لگائیں۔
4. تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں اور ڈائیلاگ باکس کو بند کریں۔

نتیجہ بالکل ویسا ہی ہے جس کی آپ توقع کریں گے:

تجاویز:

• آپ ایک فارمولے کے ساتھ مشروط فارمیٹنگ کا اصول بنا کر خالی جگہوں کو بھی خارج کر سکتے ہیں جو خالی خلیوں کی جانچ کرتا ہے اور اگر سچ ہے تو روکیں کا اختیار منتخب کر کے یہ۔
• اس کے علاوہ، آپ کو ایک ویڈیو دیکھنے میں دلچسپی ہو سکتی ہے جس میں دکھایا گیا ہو کہ اگر کوئی دوسرا سیل خالی ہے تو مشروط فارمیٹنگ کو کیسے لاگو کیا جائے۔

خالی خلیات کو نظر انداز کرنے کے لیے مشروط فارمیٹنگ فارمولہ

اگر آپ پہلے سے ہی مشروط فارمیٹنگ فارمولہ استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کو خالی جگہوں کے لیے الگ اصول بنانے کی ضرورت نہیں ہے۔ اس کے بجائے، آپ اپنے موجودہ فارمولے میں ایک اور شرط شامل کر سکتے ہیں، یعنی:

• بالکل خالی خلیات کو نظر انداز کریں جن میں کچھ بھی نہیں ہے:

  NOT(ISBLANK(A1))

<13 خالی سٹرنگز سمیت بصری طور پر خالی سیلز کو نظر انداز کریں:

A1""

جہاں A1 آپ کی منتخب کردہ رینج کا سب سے بائیں سیل ہے۔

نیچے ڈیٹاسیٹ میں، آئیے کہتے ہیں کہ آپ 99.99 سے کم اقدار کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں۔ یہ اس سادہ فارمولے کے ساتھ ایک اصول بنا کر کیا جا سکتا ہے:

=$B2<99.99

خالی خلیات کو نظر انداز کرتے ہوئے 99.99 سے کم اقدار کو نمایاں کرنے کے لیے، آپ AND فنکشن کو دو منطقی ٹیسٹوں کے ساتھ استعمال کرسکتے ہیں:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

اس خاص صورت میں، دونوں فارمولے خالی تاروں والے خلیوں کو نظر انداز کرتے ہیں، کیونکہ دوسری شرط (<99.99) ایسے خلیوں کے لیے FALSE ہے۔

اگر سیل خالی ہے تو نمایاں قطار

اگر کسی مخصوص کالم میں سیل خالی ہے تو پوری قطار کو نمایاں کرنے کے لیے، آپ خالی سیلز کے لیے کوئی بھی فارمولہ استعمال کرسکتے ہیں۔ تاہم، وہاںکچھ ترکیبیں ہیں جن کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے:

• اصول کو پورے ڈیٹاسیٹ پر لاگو کریں، نہ کہ صرف ایک کالم جس میں آپ خالی جگہیں تلاش کرتے ہیں۔
• فارمولے میں، ایک مکمل کالم اور رشتہ دار قطار کے ساتھ مخلوط سیل حوالہ استعمال کرکے کالم کوآرڈینیٹ کو مقفل کریں۔

یہ سطح پر پیچیدہ لگ سکتا ہے، لیکن یہ بہت آسان ہے۔ جب ہم ایک مثال دیکھتے ہیں۔

نیچے دیے گئے نمونے کے ڈیٹاسیٹ میں، فرض کریں کہ آپ ان قطاروں کو نمایاں کرنا چاہتے ہیں جن کے کالم E میں خالی سیل ہے۔ اسے مکمل کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:

1. اپنا ڈیٹا سیٹ منتخب کریں (اس مثال میں A3:E15)۔
2. ہوم ٹیب پر، مشروط فارمیٹنگ > نیا اصول پر کلک کریں۔ > یہ تعین کرنے کے لیے ایک فارمولہ استعمال کریں کہ کن سیلز کو فارمیٹ کرنا ہے ۔
3. فارمیٹ ویلیوز میں جہاں یہ فارمولہ درست ہے باکس، ان فارمولوں میں سے ایک درج کریں:

   بالکل خالی خلیات :

   =ISBLANK($E3)

   کو نمایاں کرنے کے لیے خالی سٹرنگز سمیت خالی سیل :

   =$E3=""

   جہاں $E3 کلیدی co میں اوپری سیل ہے۔ lumn جسے آپ خالی جگہوں کی جانچ کرنا چاہتے ہیں۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ، دونوں فارمولوں میں، ہم کالم کو $ کے نشان کے ساتھ مقفل کرتے ہیں۔

   بھی دیکھو: ایکسل میں پائی چارٹ کیسے بنایا جائے۔
4. فارمیٹ بٹن پر کلک کریں اور اپنے مطلوبہ رنگ کا انتخاب کریں۔
5. دونوں ونڈوز کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر دو بار کلک کریں۔

نتیجتاً، مشروط فارمیٹنگ ایک پوری قطار کو نمایاں کرتی ہے اگر کسی مخصوص کالم میں کوئی سیل خالی ہو۔

اگر سیل نہیں ہے تو قطار کو نمایاں کریں۔خالی

اگر کسی خاص کالم میں سیل خالی نہ ہو تو قطار کو نمایاں کرنے کے لیے ایکسل مشروط فارمیٹنگ اس طرح کی جاتی ہے:

1. اپنا ڈیٹاسیٹ منتخب کریں۔
2. آن ہوم ٹیب پر، مشروط فارمیٹنگ > نیا اصول > کون سیلز کو فارمیٹ کرنا ہے اس کا تعین کرنے کے لیے ایک فارمولہ استعمال کریں ۔
13 سٹرنگ وغیرہ۔

=NOT(ISBLANK($E3))

کو نمایاں کرنے کے لیے خالی سٹرنگز والے سیلز کو چھوڑ کر خالی جگہیں :

=$E3""

جہاں $E3 کلیدی کالم میں سب سے اوپر والا سیل ہے جسے غیر خالی جگہوں کے لیے چیک کیا جاتا ہے۔ ایک بار پھر، مشروط فارمیٹنگ کے صحیح طریقے سے کام کرنے کے لیے، ہم کالم کو $ کے نشان کے ساتھ مقفل کرتے ہیں۔

نتیجتاً، اگر کسی مخصوص کالم میں سیل خالی نہ ہو تو پوری قطار کو نمایاں کیا جاتا ہے۔

Excel مشروط فارمیٹنگ صفر کے لیے لیکن خالی جگہوں کے لیے نہیں

بطور ڈیفالٹ، Excel مشروط فارمیٹنگ 0 اور خالی سیل کے درمیان فرق نہیں کرتی، جو کہ بہت سے حالات میں واقعی الجھن کا باعث ہے۔ اس مشکل کو حل کرنے کے لیے، دو ممکنہ حل ہیں:

• 2 اصول بنائیں: ایک خالی جگہوں کے لیے اور دوسرا صفر کی قدروں کے لیے۔
• 1 اصول بنائیں جو دونوں شرائط کو ایک واحد فارمولا۔

بنائیں۔خالی جگہوں اور زیرو کے لیے الگ الگ اصول

1. پہلے، صفر کی قدروں کو نمایاں کرنے کے لیے ایک اصول بنائیں۔ اس کے لیے مشروط فارمیٹنگ > نیا اصول > صرف سیلز کو فارمیٹ کریں جن میں شامل ہو، اور پھر سیٹ کریں سیل ویلیو 0 کے برابر جیسا کہ ذیل میں اسکرین شاٹ میں دکھایا گیا ہے۔ فارمیٹ بٹن پر کلک کریں اور مطلوبہ رنگ منتخب کریں۔

   یہ مشروط فارمیٹنگ لاگو ہوتی ہے اگر کوئی سیل خالی یا صفر ہے :

2. بغیر فارمیٹ سیٹ کے خالی جگہوں کے لیے ایک اصول بنائیں۔ اس کے بعد، رول مینیجر کو کھولیں، "خالی" اصول کو فہرست کے اوپر لے جائیں (اگر یہ پہلے سے موجود نہیں ہے)، اور آگے روکیں اگر سچ ہے چیک باکس پر نشان لگائیں۔ اس کو تفصیلی ہدایات کے لیے، براہ کرم خالی سیلز پر مشروط فارمیٹنگ کو روکنے کا طریقہ دیکھیں۔

نتیجے کے طور پر، آپ کی مشروط فارمیٹنگ میں صفر شامل ہوں گے لیکن خالی جگہوں کو نظر انداز کریں گے ۔ جیسے ہی پہلی شرط پوری ہو جاتی ہے (سیل خالی ہے)، دوسری شرط (سیل صفر ہے) کا کبھی تجربہ نہیں کیا جاتا۔

یہ چیک کرنے کے لیے ایک اصول بنائیں کہ آیا سیل صفر ہے، خالی نہیں

0 کو مشروط طور پر فارمیٹ کرنے کا ایک اور طریقہ یہ ہے کہ ایک فارمولہ کے ساتھ ایک اصول بنایا جائے جو دونوں شرائط کو چیک کرتا ہے:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

جہاں B3 منتخب رینج کا اوپری بائیں سیل ہے۔

نتیجہ بالکل وہی ہے جیسا کہ پچھلے طریقہ کے ساتھ ہے - مشروط فارمیٹنگ صفر کو نمایاں کرتا ہے لیکن خالی خلیوں کو نظر انداز کرتا ہے۔

خالی خلیات کے لیے مشروط فارمیٹ استعمال کرنے کا طریقہ یہی ہے۔میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور اگلے ہفتے آپ سے ملنے کا منتظر ہوں۔

ڈاؤن لوڈ کے لیے مشق ورک بک

خالی خلیوں کے لیے ایکسل مشروط فارمیٹنگ - مثالیں (.xlsx فائل)