При роботі з електронними таблицями Google рано чи пізно може виникнути потреба у використанні певного функціоналу, який ви ніколи раніше не використовували. Серед таких функцій можуть бути прапорці та випадаючі списки. Розглянемо, наскільки корисними вони можуть бути в Google Таблицях.

Що таке випадаючий список в Google Таблицях і навіщо він може знадобитися

Дуже часто нам потрібно вставити в один стовпець таблиці значення, що повторюються. Наприклад, імена співробітників, які працюють над деякими замовленнями або з різними клієнтами. Або статуси замовлень - відправлено, оплачено, доставлено і т.д. Іншими словами, у нас є список варіантів, і ми хочемо вибрати тільки один з них для введення в комірку.

Які проблеми можуть виникнути? Ну, найпоширеніша з них - орфографічна помилка. Ви можете набрати іншу букву або помилково пропустити закінчення дієслова. Ви коли-небудь замислювалися, як ці крихітні помилки загрожують вашій роботі? Коли справа доходить до підрахунку кількості замовлень, які обробив кожен співробітник, ви побачите, що імен більше, ніж людей у вас є. Вам потрібно буде шукати неправильно написані імена, виправляти їх.і порахувати ще раз.

Крім того, це марна трата часу - вводити одне і те ж значення знову і знову.

Саме тому в таблицях Google є можливість створювати списки зі значеннями: значеннями, з яких при заповненні комірки ви будете вибирати тільки одне.

Ти помітив, як я вибираю слова? Ти не зможеш. ввійти значення - ви будете обирати тільки один зі списку.

Це економить час, прискорює процес створення таблиці та виключає друкарські помилки.

Сподіваюся, ви вже розумієте переваги таких списків і готові спробувати створити такий.

Як вставляти прапорці в Google Таблицях

Додайте прапорець до своєї таблиці

Найпростіший і найпростіший список має два варіанти відповіді - так і ні. І для цього Google Sheets пропонує чекбокси.

Припустимо, у нас є таблиця №1 із замовленнями на шоколад з різних регіонів. Частину даних ви можете побачити нижче:

Нам потрібно бачити, яке доручення прийняв який менеджер і чи виконується доручення. Для цього ми створюємо таблицю №2, щоб розмістити там нашу довідкову інформацію.

Порада. Оскільки ваша основна електронна таблиця може містити велику кількість даних з сотнями рядків і стовпців, може бути дещо незручно додавати зайву інформацію, яка може заплутати вас у майбутньому. Таким чином, ми радимо вам створити ще один робочий аркуш і розмістити додаткові дані там.

Виділіть стовпець A в іншій електронній таблиці та перейдіть до Вставити прапорець В меню Google Таблиці до кожної виділеної комірки одразу ж буде додано порожній прапорець.

Порада: Ви можете вставити прапорець в Google Таблицях тільки в одну комірку, потім виділити цю комірку і двічі клацнути по синьому квадратику, щоб заповнити прапорцями всю колонку до кінця таблиці:

Існує й інший спосіб додавання прапорців: встановіть курсор в комірку А2 і введіть наступну формулу:

=CHAR(9744)

Натисніть Enter , і ви отримаєте порожній чекбокс.

Перейдіть до комірки А3 і введіть аналогічну формулу:

=CHAR(9745)

Натисніть Enter , і отримаєте заповнений прапорець.

Порада. Про те, які ще типи прапорців можна додавати в Google Таблиці, читайте в цьому блозі.

Давайте запишемо прізвища наших співробітників у колонку праворуч, щоб використовувати їх пізніше:

Тепер нам потрібно додати інформацію щодо менеджерів замовлень та статусів замовлень у колонки H та I першої таблиці.

Для початку додаємо заголовки стовпців. Потім, оскільки назви зберігаються в списку, використовуємо прапорці Google Sheets і випадаючий список для їх введення.

Почнемо з заповнення інформації про стан замовлення. Виділіть діапазон комірок для вставки прапорця в Google Sheets - H2:H20. Далі перейдіть на Валідація даних; Перевірка даних :

Обирайте Прапорець опція поруч з Критерії .

Порада. Ви можете поставити галочку напроти опції Використання користувацьких значень комірок та задати текст за кожним типом прапорця: встановлений та знятий.

Коли будеш готовий, натисни Зберегти .

В результаті кожна комірка в межах діапазону буде позначена галочкою. Тепер ви можете керувати ними, виходячи зі статусу вашого замовлення.

Додавання в таблицю кастомного випадаючого списку Google Sheets

Інший спосіб додавання випадаючого списку до клітинки є більш поширеним і пропонує більше можливостей.

Виберіть діапазон I2:I20, щоб вставити імена менеджерів, які обробляють замовлення. Перейдіть до Валідація даних; Перевірка даних Переконайтеся, що Критерії опція показує Перерахувати з діапазону і виберіть діапазон з потрібними назвами:

Порада. Ви можете ввести діапазон вручну, або натиснути на символ таблиці і вибрати діапазон з іменами з електронної таблиці 2. Потім натиснути ГАРАЗД. :

Для завершення натисніть Зберегти і ви отримаєте діапазон комірок з трикутниками, які відкривають випадаюче меню імен в Google SheetsfВсі вибрані випадаючі меню видаляються комп:

Таким же чином ми можемо створити список прапорців. Просто повторіть кроки, описані вище, але виберіть A2:A3 як діапазон критеріїв.

Як скопіювати прапорці в інший діапазон комірок

Отже, ми почали швидко заповнювати нашу таблицю в Google Sheets галочками та випадаючими списками. Але з часом замовлень стало більше, і ми потребуємо додаткових рядків у таблиці. До того ж, для обробки цих замовлень залишилося лише два менеджери.

Що нам робити з нашим столом? Знову проходити ті ж самі кроки? Ні, все не так складно, як здається.

Ви можете копіювати окремі комірки з прапорцями та зі списками, що випадають, і вставляти їх в потрібне місце, використовуючи комбінації клавіш Ctrl+C та Ctrl+V на клавіатурі.

Крім того, Google дає можливість копіювати та вставляти групи комірок:

Інший варіант - перетягнути нижній правий кут вибраної клітинки з прапорцем або випадаючим списком.

Видалення декількох прапорців Google Sheets з певного діапазону

Якщо мова йде про прапорці, які знаходяться в комірках як є (які не є частиною випадаючих списків), просто виділіть ці комірки і натисніть клавішу Delete на клавіатурі. Всі прапорці будуть негайно видалені, залишивши порожні комірки.

Однак, якщо ви спробуєте зробити це за допомогою випадаючих списків (так званих Перевірка даних ), то очистяться лише виділені значення, самі списки залишаться в комірках.

Щоб видалити все з клітинок, включаючи розкривні списки, з будь-якого діапазону електронної таблиці, виконайте наведені нижче прості дії:

1. Виділіть комірки, в яких потрібно видалити прапорці та випадаючі списки (всі відразу або виділіть окремі комірки, утримуючи клавішу Ctrl).
2. Перейдіть до Валідація даних; Перевірка даних в меню Google Таблиці.
3. Натисніть на кнопку Видалити перевірку у вікні, що з'явилося Перевірка даних спливаюче вікно:

Це дозволить спочатку позбутися всіх випадаючих списків.

І це зроблено! Всі вибрані випадаючі списки Google Таблиць видаляються повністю, а решта комірок залишаються цілими і неушкодженими.

Видалення декількох прапорців та випадаючих списків в Google Sheets з усієї таблиці

Що робити, якщо потрібно видалити всі прапорці по всій таблиці, з якою ви працюєте?

Процедура аналогічна, але потрібно виділити кожну комірку прапорцем. У нагоді може стати комбінація клавіш Ctrl+A.

Виділіть будь-яку комірку Вашої таблиці, натисніть Ctrl+A на клавіатурі і всі дані, які у Вас є, будуть виділені. Наступні кроки нічим не відрізняються: Дані> Перевірка даних> Зняти перевірку :

Примітка: дані в колонці Н залишаться, оскільки вони були введені за допомогою випадаючих списків, тобто видаляються саме випадаючі списки, а не введені значення (якщо такі є) в комірках.

Щоб видалити і самі прапорці, потрібно натиснути на клавіатурі клавішу Delete.

Порада. Дізнайтеся про інші способи видалення певних символів або одного і того ж тексту в Google Таблицях.

Автоматичне додавання значень у випадаючий список

Отже, ось наш випадаючий список Google Таблиць, який допомагав нам деякий час. Але відбулися деякі зміни, і у нас з'явилося ще кілька співробітників. Не кажучи вже про те, що нам потрібно додати ще один статус посилки, щоб ми могли бачити, коли вона "готова до відправки". Чи означає це, що нам потрібно створювати списки з нуля?

Ви можете спробувати ввести імена нових співробітників, не звертаючи уваги на випадаюче меню. Але оскільки Попередження для будь-яких невірних даних у налаштуваннях нашого списку, нова назва не буде збережена. Замість цього в кутку комірки з'явиться помаранчевий трикутник з повідомленням про те, що може бути використано тільки значення, вказане на початку.

Саме тому я рекомендую створювати в Google Таблицях випадаючі списки, які можна заповнювати автоматично. Значення буде додаватися до списку автоматично одразу після введення його в комірку.

Давайте подивимося, як можна змінити вміст випадаючого списку, не звертаючись до додаткових скриптів.

Переходимо до таблиці 2 зі значеннями для нашого випадаючого списку. Копіюємо і вставляємо назви в іншу колонку:

Тепер змінюємо налаштування випадаючого списку для діапазону I2:I20: виділяємо ці комірки, переходимо на Валідація даних; Перевірка даних і змінити діапазон для Критерії до колонки D таблиці 2. Не забудьте зберегти зміни:

А тепер подивіться, як легко додати ім'я до списку:

Всі значення з колонки D аркуша 2 автоматично потрапили до списку. Дуже зручно, чи не так?

Підводячи підсумок, тепер ви знаєте, що навіть новачки в електронних таблицях можуть створювати випадаючі списки, навіть якщо вони ніколи раніше не чули про таку функцію. Просто виконайте наведені вище кроки, і ви принесете ці випадаючі списки та прапорці в свою таблицю!

Щасти вам!