У посібнику показано, як відстежувати зміни в Excel: виділяти зміни на екрані, перераховувати зміни на окремому аркуші, приймати і відхиляти зміни, а також відстежувати останню змінену комірку.

Під час спільної роботи над книгою Excel вам може знадобитися відстежувати зміни, які були внесені до неї. Це може бути особливо корисно, коли документ майже завершено і ваша команда вносить останні зміни.

На друкованій копії ви можете використовувати червону ручку для позначення змін. У файлі Excel ви можете переглянути, прийняти або відхилити зміни в електронному вигляді, використовуючи спеціально розроблену для цього функцію Відстеження змін. Крім того, ви можете відстежувати останні зміни, використовуючи Вікно спостереження.

Відстеження змін в Excel - основи

Використовуючи вбудовану функцію відстеження змін в Excel, ви можете легко переглянути свої правки безпосередньо в редагованому аркуші або на окремому аркуші, а потім прийняти або відхилити кожну зміну окремо або всі зміни одночасно. Щоб використовувати функцію відстеження в Excel найбільш ефективно, слід пам'ятати кілька моментів.

1. відстеження змін доступне тільки в загальних книгах

Функція відстеження змін в Excel працює тільки в спільних книгах. Таким чином, коли ви вмикаєте відстеження в Excel, книга стає спільною, що означає, що кілька користувачів можуть одночасно вносити свої зміни. Звучить чудово, але спільний доступ до файлу також має свої недоліки. Не всі функції Excel повністю підтримуються в спільних книгах, включаючи умовне форматування, перевірку даних, сортування та фільтрацію за форматом,об'єднання клітинок та ін. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, перегляньте наш підручник по спільній книзі Excel.

2. відстеження змін не можна використовувати в робочих книгах, що містять таблиці

Якщо кнопка "Відстежувати зміни" недоступна (неактивна) у вашому Excel, швидше за все, ваша книга містить одну або кілька таблиць або XML-карт, які не підтримуються в загальних книгах. У цьому випадку перетворіть таблиці в діапазони і видаліть XML-карти.

3. неможливо скасувати зміни в Excel

У Microsoft Excel ви не можете повернути аркуш назад у часі, скасувавши зміни, як це можна зробити в Microsoft Word. Відстеження змін в Excel - це скоріше файл журналу, який записує інформацію про зміни, внесені в книгу. Ви можете вручну переглянути ці зміни і вибрати, які з них зберегти, а які скасувати.

4. не всі зміни відслідковуються в Excel

Excel не відстежує кожну окрему зміну. Будь-які редагування значень комірок відстежуються, але деякі інші зміни, такі як форматування, приховування/відображення рядків і стовпців, перерахунки формул, не відстежуються.

5. історія змін за замовчуванням зберігається 30 днів

За замовчуванням Excel зберігає історію змін протягом 30 днів. Якщо ви відкриєте відредаговану книгу, скажімо, через 40 днів, то побачите історію змін за всі 40 днів, але тільки до закриття книги. Після закриття книги всі зміни, старші за 30 днів, будуть втрачені. Однак є можливість змінити кількість днів, протягом яких зберігається історія змін.

Як відстежувати зміни в Excel

Тепер, коли ви знаєте основи відстеження змін в Excel, давайте поговоримо про те, як увімкнути та використовувати цю функцію на ваших робочих аркушах.

Увімкнути функцію відстеження змін в Excel

Щоб переглянути зміни, внесені в дану книгу Вами або іншими користувачами, виконайте такі дії:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни у групі, натисніть на кнопку Зміни треку а потім виберіть Виділити зміни... .

   

2. В рамках проекту Основні зміни виконайте наступні дії:
   • Перевірте Відстежуйте зміни під час редагування. Це також надає спільний доступ до вашої робочої книги. ящик
   • Під Виділіть, які саме зміни виберіть потрібний період часу у вікні Коли і чиї зміни ви хочете бачити у вікні Хто (на скріншоті нижче показані налаштування за замовчуванням).
   • Виберіть пункт Виділення змін на екрані варіант.
   • Натисніть ГАРАЗД. .

   

3. Якщо з'явиться відповідний запит, дозвольте Excel зберегти вашу книгу, і все готово!

Excel буде виділяти редагування різних користувачів різними кольорами, як показано в наступному розділі. Будь-які нові зміни будуть виділені під час введення.

Якщо ви ввімкнули функцію відстеження змін у спільній книзі (на що вказує слово [Спільна], що додається до назви книги), то на екрані з'явиться вікно Перерахуйте зміни на новому аркуші Ви також можете встановити цей прапорець, щоб переглянути повну інформацію про кожну зміну на окремому аркуші.

Виділення змін на екрані

З Виділення змін на екрані Microsoft Excel зафарбовує літери стовпців і номери рядків, де були внесені зміни, темно-червоним кольором. На рівні комірок редагування від різних користувачів позначаються різними кольорами - кольоровою рамкою комірки і маленьким трикутником у верхньому лівому кутку. Щоб отримати більш детальну інформацію про конкретну зміну, достатньо навести курсор на комірку:

Перегляд історії відстежуваних змін на окремому аркуші

Крім виділення змін на екрані, Ви також можете переглянути список змін на окремому аркуші. Для цього виконайте такі дії:

1. Поділіться робочою книгою.

   Для цього перейдіть за посиланням Огляд вкладка> Зміни у групі, натисніть на кнопку Спільний доступ до робочої книги а потім виберіть кнопку Дозволити внесення змін декількома користувачами одночасно Для більш детальної інформації див. статтю Як надати спільний доступ до книги в Excel.

2. Увімкніть функцію відстеження змін в Excel ( Огляд > Зміни треку > Основні зміни ).
3. В рамках проекту Основні зміни діалоговому вікні, налаштуйте Виділіть, які саме зміни (на скріншоті нижче показані рекомендовані налаштування), встановіть прапорець Перерахуйте зміни на новому аркуші і натисніть кнопку OK.

Це призведе до переліку всіх відстежених змін на новому робочому аркуші, який називається Історія на якому відображається багато деталей про кожну зміну, включаючи те, коли вона була внесена, хто її вніс, які дані були змінені, чи збереглася ця зміна чи ні.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. суперечливі зміни (тобто різні зміни, внесені в одну і ту ж комірку різними користувачами), які зберігалися, мають Виграно в Тип дії Числа в стовпчику Втрата позову у колонці посилаються на відповідні Номери заходів з інформацією про суперечливі зміни, які були скасовані. Як приклад, на скріншоті нижче наведено дії № 5 (Виграно) та № 2 (Проиграно):

Поради та примітки:

1. На аркуші Історія відображаються тільки збережені зміни тому перед використанням цієї опції обов'язково збережіть свою останню роботу (Ctrl + S).
2. Якщо на аркуші "Історія" не вказано всі зміни які були внесені в робочу книгу, виберіть Всі в Коли а потім очистіть поле Хто і Де прапорці.
3. До видалити аркуша "Історія" з робочої книги, або збережіть книгу ще раз, або зніміть прапорець Перерахуйте зміни на новому аркуші у вікні Основні зміни діалогове вікно.
4. Якщо ви хочете, щоб зміни треку в Excel виглядали як зміни треку в Word, тобто видалені значення були відформатовані за допомогою закреслення можна скористатися цим макросом, розміщеним у блозі команди підтримки Microsoft Excel.

Прийняти або відхилити зміни

Щоб прийняти або відхилити зміни, внесені різними користувачами, перейдіть в розділ Огляд вкладка> Зміни групу і натисніть Зміни треку > Прийняти/відхилити зміни .

В рамках проекту Виберіть Зміни для прийняття або відхилення налаштуйте наступні параметри, а потім натисніть кнопку ГАРАЗД. :

• В рамках проекту Коли оберіть один з варіантів Ще не розглянуто або З якої дати .
• В рамках проекту Хто виберіть користувача, зміни якого ви хочете переглянути ( Кожен , Всі, крім мене. або конкретного користувача) .
• Звільнити Де Ящик.

Excel покаже вам зміни по черзі, і ви натискаєте Прийняти або Відхилити зберігати або скасовувати кожну зміну окремо.

Якщо в дану комірку було внесено декілька змін, Вам буде запропоновано вибрати, які з них Ви бажаєте зберегти:

Крім того, ви можете натиснути Прийняти все або Відхилити всі затверджувати або скасовувати всі зміни одним махом.

Примітка: навіть після прийняття або відхилення відстежуваних змін, вони все одно будуть виділені у вашій книзі. Щоб видалити їх повністю, вимкніть функцію Відстеження змін в Excel.

Встановити, як довго зберігати історію змін

За замовчуванням Excel зберігає історію змін протягом 30 днів і безповоротно видаляє всі старіші зміни. Щоб зберегти історію змін на довший період, виконайте такі дії:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни у групі, натисніть на кнопку Спільний доступ до робочої книги кнопку.
2. В рамках проекту Спільний доступ до робочої книги діалогове вікно, перейдіть на вкладку Просунутий введіть бажану кількість днів у поле навпроти Зберігайте історію змін для і натисніть ГАРАЗД. .

Як відключити відстеження змін в Excel

Якщо ви більше не хочете, щоб зміни підсвічувалися у вашій книзі, вимкніть опцію Відстежувати зміни в Excel. Ось як це зробити:

1. Про це йдеться на Огляд у вкладці Зміни групу, натисніть Зміни треку > Основні зміни .
2. В рамках проекту Основні зміни діалогового вікна, зніміть прапорець Відстежуйте зміни під час редагування. Це також надає спільний доступ до вашої робочої книги прапорець.

Примітка: Вимкнення відстеження змін в Excel назавжди видаляє історію змін. Щоб зберегти цю інформацію для подальшого використання, ви можете перерахувати зміни на новому аркуші, потім скопіювати аркуш Історія в іншу книгу і зберегти цю книгу.

Як відстежити останню змінену комірку в Excel

У деяких ситуаціях Вам може знадобитися не переглядати всі зміни, внесені в робочу книгу, а лише відстежувати останнє редагування. Це можна зробити, використовуючи функцію CELL у поєднанні з функцією Watch Window (Вікно спостереження).

Як ви, напевно, знаєте, функція Ячейка в Excel призначена для отримання інформації про комірку:

Аргумент info_type вказує, який тип інформації ви хочете повернути, наприклад, значення комірки, адресу, форматування і т.д. Всього доступно 12 типів інформації, але для цієї задачі ми будемо використовувати тільки два з них:

• Зміст - щоб отримати значення комірки.
• Адреса - щоб отримати адресу осередку.

За бажанням, ви можете використовувати інші типи для отримання додаткової інформації, наприклад, для отримання додаткової інформації:

• Col - щоб отримати номер стовпчика комірки.
• Ряд - щоб отримати номер рядка комірки.
• Ім'я файлу - для відображення шляху до імені файлу, який містить комірку, що цікавить.

Опускаючи посилання аргумент, ви вказуєте Excel повернути інформацію про останню змінену комірку.

Після встановлення довідкової інформації виконайте наступні кроки, щоб відстежити останню змінену комірку у ваших робочих книгах:

1. Введіть наведені нижче формули в порожні клітинки:

   =CELL("адреса")

   =CELL("contents")

   Як показано на скріншоті нижче, формули відображатимуть адресу та поточне значення останньої зміненої комірки:

   

   Це чудово, але що, якщо ви відійдете від аркуша з формулами клітинок? Щоб мати можливість відстежувати останні зміни з будь-якого відкритого в даний момент аркуша, додайте клітинки з формулами у вікно спостереження Excel.

2. Додайте клітинки з формулами у вікно спостереження:
   • Виділіть клітинки, в які ви щойно ввели формули клітинок.
   • Перейдіть на сторінку Формули вкладка> Формульний аудит і натисніть кнопку Віконце для годинника кнопку.
   • В рамках проекту Годинник Вікно натисніть Додати годинник... .
   • Малий Додати годинник з'явиться вікно з уже доданими посиланнями на комірки, і ви натискаєте кнопку Додати кнопку.

Ви можете перемістити або прикріпити панель інструментів вікна спостереження куди завгодно, наприклад, у верхню частину аркуша. І тепер, на який би аркуш або книгу ви не перейшли, інформація про останню змінену комірку буде доступна для перегляду одним поглядом.

Примітка: Формули комірок відображають останні зміни, які були внесені до будь-яка відкрита трудова книжка Якщо зміни були внесені в іншу книгу, ім'я цієї книги буде відображатися так, як показано на скріншоті нижче:

Ось так можна відстежувати зміни в Excel. Дякую за прочитання і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!