В уроці показано, як створювати власні правила перевірки даних в Excel. Ви знайдете кілька прикладів E формули перевірки даних xcel, які дозволяють вводити в певні комірки тільки цифри або текстові значення, або тільки текст, що починається з певних символів, дозволяють вводити унікальні дані, запобігаючи їх дублюванню, тощо.

У вчорашньому уроці ми почали розглядати перевірку даних в Excel - для чого вона потрібна, як вона працює і як використовувати вбудовані правила для перевірки даних на робочих аркушах. Сьогодні ми зробимо крок далі і поговоримо про тонкощі перевірки користувацьких даних в Excel, а також поекспериментуємо з кількома різними формулами перевірки.

Як створити користувацьку перевірку даних за допомогою формули

Microsoft Excel має кілька вбудованих правил перевірки даних для чисел, дат і тексту, але вони охоплюють лише найпростіші сценарії. Якщо ви хочете перевіряти клітинки за власними критеріями, створіть власне правило перевірки на основі формули. Ось як це зробити:

1. Виберіть одну або декілька комірок для перевірки.
2. Відкрийте діалогове вікно Перевірка даних. Для цього натисніть кнопку Перевірка даних на кнопці Дані у вкладці Інструменти даних або натиснути комбінацію клавіш Alt; D; L (кожна клавіша натискається окремо).
3. Про це йдеться на Налаштування на вкладці Перевірка даних діалогового вікна, виберіть Нестандартний в Дозволити та введіть формулу перевірки даних у полі Формула Ящик.
4. Натисніть ГАРАЗД. .

За бажанням ви можете додати користувацьке повідомлення про введення та попередження про помилку, які з'являтимуться, коли користувач вибере перевірену комірку або введе невірні дані, відповідно.

Нижче наведено кілька прикладів користувацьких правил перевірки для різних типів даних.

Примітка. Всі правила перевірки даних Excel, вбудовані і користувацькі, перевіряють тільки нові дані, які вводяться в комірку після створення правила. Скопійовані дані не перевіряються, так само як і дані, введені в комірку до створення правила. Щоб виявити існуючі записи, які не відповідають критеріям перевірки даних, скористайтеся кнопкою Обведіть невірні дані як показано в розділі "Як знайти невірні дані в Excel".

Перевірка даних в Excel для допуску тільки чисел

Дивно, але жодне з вбудованих правил перевірки даних Excel не враховує дуже типову ситуацію, коли потрібно обмежити користувачів введенням лише чисел у певні комірки. Але це можна легко зробити за допомогою спеціальної формули перевірки даних на основі функції ISNUMBER, як у цьому прикладі:

=ISNUMBER(C2)

Де C2 - верхня комірка діапазону, який потрібно перевірити.

Примітка: Функція ISNUMBER дозволяє вводити в перевірені комірки будь-які числові значення, включаючи цілі, десяткові, дробові, а також дати і час, які також є числами з точки зору Excel.

Перевірка даних в Excel, щоб дозволити тільки текст

Якщо вам потрібно навпаки - дозволити тільки текстові записи в заданому діапазоні комірок, то створіть користувацьке правило за допомогою функції ISTEXT, наприклад:

=ISTEXT(D2)

Де D2 - верхня комірка обраного діапазону.

Дозволити текст, що починається з певного(их) символу(ів)

Якщо всі значення в певному діапазоні повинні починатися з певного символу або підрядка, то зробіть перевірку даних Excel на основі функції СЧЕТЕСЛИ з підставним символом:

Наприклад, щоб гарантувати, що всі ідентифікатори замовлень у колонці А починаються з префікса "AA-", "aa-", "Aa-" або "aA-" (без урахування регістру), визначте користувацьке правило з такою формулою перевірки даних:

=COUNTIF(A2, "aa-*")

Формула перевірки з логікою АБО (множинні критерії)

Якщо є 2 або більше допустимих префіксів, складіть кілька функцій COUNTIF, щоб ваше правило перевірки даних в Excel працювало за логікою АБО:

=COUNTIF(A2,"aa-*")+COUNTIF(A2,"bb-*")

Формула перевірки з урахуванням регістру

Якщо регістр символів має значення, то використовуйте функцію EXACT у поєднанні з функцією LEFT для створення формули перевірки, чутливої до регістру, для записів, що починаються з певного тексту:

Наприклад, щоб дозволити тільки ті ідентифікатори замовлень, які починаються на "AA-" (ні "aa-", ні "Aa-" не допускаються), використовуйте цю формулу:

=EXACT(LEFT(A2,3), "AA-")

У наведеній вище формулі функція LEFT витягує перші 3 символи з комірки A2, а функція EXACT виконує порівняння з урахуванням регістру з жорстко закодованим підрядком ("AA-" в цьому прикладі). Якщо два підрядки точно збігаються, формула повертає TRUE і перевірка проходить; в іншому випадку повертається FALSE і перевірка не проходить.

Дозволити записи, що містять певний текст

Щоб дозволити введення записів, які містять певний текст в будь-якому місці клітинки (на початку, в середині або в кінці), використовуйте функцію НОМЕР у поєднанні з функцією ЗНАЙТИ або ПОШУК, залежно від того, чи потрібен вам пошук з урахуванням регістру або без урахування регістру:

• Перевірка без урахування регістру: ISNUMBER(SEARCH( текст , клітина ))
• Перевірка з урахуванням регістру: ISNUMBER(FIND( текст , клітина ))

У нашому прикладі набору даних, щоб дозволити тільки записи, що містять текст "AA" в комірках A2:A6, використовуйте одну з цих формул:

Не залежить від регістру:

=ISNUMBER(SEARCH("AA", A2))

Делікатна справа:

=ISNUMBER(FIND("AA", A2))

Формули працюють за наступною логікою:

Ви шукаєте підрядок "AA" в комірці A2 за допомогою функцій FIND або SEARCH, і обидві повертають позицію першого символу в підрядку. Якщо текст не знайдено, повертається помилка. Для будь-якого числового значення, повернутого в результаті пошуку, функція ISNUMBER повертає значення TRUE, і перевірка даних проходить успішно. У разі помилки, ISNUMBER повертає значення FALSE, і введення в комірку не буде дозволено.

Перевірка даних, щоб дозволити тільки унікальні записи та заборонити дублікати

У ситуаціях, коли певний стовпець або діапазон комірок не повинен містити дублікатів, налаштуйте користувацьке правило перевірки даних, щоб допускати тільки унікальні записи. Для цього ми будемо використовувати класичну формулу COUNTIF для виявлення дублікатів:

Наприклад, щоб переконатися, що в комірки А2 - А6 вводяться тільки унікальні ідентифікатори замовлень, створіть користувацьке правило з такою формулою перевірки даних:

=COUNTIF($A$2:$A$6, A2)<=1

Якщо введено унікальне значення, формула повертає значення TRUE і перевірка проходить успішно. Якщо таке ж значення вже існує у вказаному діапазоні (кількість більше 1), COUNTIF повертає значення FALSE і введення не пройшло перевірку.

Зверніть увагу, що ми блокуємо діапазон з абсолютними посиланнями на клітинки (A$2:$A$6) і використовуємо відносне посилання для верхньої клітинки (A2), щоб формула правильно підлаштовувалася під кожну клітинку в перевіреному діапазоні.

Примітка. Формули перевірки даних є нечутливий до регістру не розрізняє великі та малі літери тексту.

Формули перевірки для дат і часу

Вбудована перевірка дати надає досить багато заздалегідь визначених критеріїв, щоб обмежити користувачів введенням тільки дат між двома зазначеними вами датами, більшими, меншими або рівними заданій даті.

Якщо ви хочете отримати більше контролю над перевіркою даних на робочих аркушах, ви можете повторити вбудовану функціональність за допомогою спеціального правила або написати власну формулу, яка виходить за рамки вбудованих можливостей перевірки даних в Excel.

Дозволити дати між двома датами

Щоб обмежити запис датою в межах зазначеного діапазону, ви можете використовувати або попередньо визначене правило "Дата" з критерієм "між", або створити власне правило перевірки з цією загальною формулою:

Де:

• клітина є верхньою коміркою в перевіреному діапазоні, і
• початок і кінець дати - це дійсні дати, введені за допомогою функції DATE або посилання на комірки, що містять дати.

Наприклад, щоб дозволити тільки дати в липні місяці 2017 року, використовуйте наступну формулу:

=AND(C2>=DATE(2017,7,1),C2<=DATE(2017,7,31))

Або введіть дату початку і дату закінчення в деякі клітинки (F1 і F2 в цьому прикладі) і зробіть посилання на ці клітинки у своїй формулі:

=AND(C2>=$F$1, C2<=$F$2)

Зверніть увагу, що граничні дати зафіксовані абсолютними посиланнями на комірки.

Дозволяти тільки будні або вихідні дні

Щоб обмежити вхід користувача тільки в будні або вихідні дні, налаштуйте користувацьке правило перевірки на основі функції WEEKDAY.

За допомогою тип_повернення WEEKDAY повертає ціле число в діапазоні від 1 (понеділок) до 7 (неділя). Таким чином, для будніх днів (пн-пт) результат формули повинен бути менше 6, а для вихідних (субота і неділя) більше 5.

Дозволяється тільки робочі дні :

Дозволяється тільки вихідні дні :

Наприклад, для того, щоб дозволити вводити в комірки С2:С6 тільки робочі дні, скористайтеся такою формулою:

=WEEKDAY(C2,2)<6

Підтверджувати дати на основі сьогоднішньої дати

У багатьох ситуаціях вам може знадобитися використовувати сьогоднішню дату як початкову дату допустимого діапазону дат. Щоб отримати поточну дату, скористайтеся функцією СЬОГОДНІ, а потім додайте до неї потрібну кількість днів, щоб обчислити кінцеву дату.

Наприклад, щоб обмежити введення даних 6 днями з сьогоднішнього дня (7 днів, включаючи сьогоднішній день), ми будемо використовувати вбудоване правило Дата з критерієм на основі формули:

1. Виберіть Дата в Дозволити
2. Виберіть між в Дані
3. В рамках проекту Дата початку поле, введіть =TODAY()
4. В рамках проекту Дата закінчення поле, введіть =TODAY() + 6

Аналогічним чином можна обмежити користувачів на введення дат до або після сьогоднішньої дати. Для цього виберіть або менше, ніж або більше, ніж в Дані а потім введіть =TODAY() в Кінець дата або Старт та "дата", відповідно.

Підтверджувати час на основі поточного часу

Для перевірки даних на основі поточного часу використовуйте попередньо визначене правило "Час" з власною формулою перевірки даних:

1. В рамках проекту Дозволити у вікні, виберіть Час .
2. В рамках проекту Дані виберіть будь-яку з наступних опцій менше, ніж дозволяти тільки час до поточного часу, або більше, ніж дозволити час після поточного часу.
3. В рамках проекту Час закінчення або Час початку (в залежності від того, які критерії Ви обрали на попередньому кроці), введіть одну з наступних формул:
   • Для підтвердження дати і час на основі поточної дати та часу:

     =NOW()

   • Для підтвердження разів за поточним часом:

     =TIME( HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW()))

На скріншоті нижче показано правило, яке дозволяє тільки час, що перевищує поточний:

Не працює користувацьке правило перевірки даних в Excel

Якщо ваше правило перевірки даних на основі формул не працює так, як очікувалося, є 3 основні моменти, які слід перевірити:

• Формула перевірки даних є правильною
• Формула перевірки не посилається на порожню комірку
• Використовуються відповідні посилання на комірки

Перевірте правильність формули перевірки даних в Excel

Для початку скопіюйте формулу перевірки в якусь комірку, щоб переконатися, що вона не повертає помилки типу #N/A, #VALUE або #DIV/0!

Якщо ви створюєте звичаєве правило формула повинна повертати логічні значення TRUE та FALSE або рівні їм значення 1 та 0 відповідно.

Якщо ви використовуєте критерій на основі формули в вбудоване правило (як ми робили для перевірки часу на основі поточного часу), вона також може повернути інше числове значення.

Формула перевірки даних Excel не повинна посилатися на порожню комірку

У багатьох ситуаціях, якщо ви обираєте Ігнорувати пусте місце при визначенні правила (зазвичай встановлене за замовчуванням) і одна або декілька комірок, на які посилається формула, порожні, то в перевірену комірку буде дозволено вводити будь-яке значення.

Наведемо приклад у найпростішому вигляді:

Абсолютні та відносні посилання на комірки у формулах перевірки даних

Налаштовуючи правило перевірки Excel на основі формул, будь ласка, майте на увазі, що всі посилання на комірки у вашій формулі відносно верхньої лівої комірки в обраному діапазоні.

Якщо ви створюєте правило для більш ніж однієї комірки і ваші критерії перевірки залежать від специфічні клітини обов'язково використовуйте абсолютні посилання на комірки (зі знаком $, наприклад, $A$1), інакше ваше правило буде коректно працювати тільки для першої комірки. Щоб краще проілюструвати це, розглянемо наступний приклад.

Припустимо, ви хочете обмежити введення даних в комірки D2 - D5 цілими числами в діапазоні від 1 (мінімальне значення) до результату ділення A2 на B2. Тоді максимальне значення обчислюється за такою простою формулою =A2/B2 як показано на скріншоті нижче:

Проблема полягає в тому, що ця, здавалося б, правильна формула не працюватиме для комірок D3 - D5, оскільки відносні посилання змінюються залежно від взаємного розташування рядків і стовпців. Таким чином, для комірки D3 формула зміниться на =A3/B3 , а для D4 стане =A4/B4 невірно перевіряючи дані!

Щоб зафіксувати формулу, просто введіть "$" перед посиланнями на стовпці та рядки, щоб заблокувати їх: = $A$2/$B$2 Або натисніть F4 для перемикання між різними типами посилань.

У ситуаціях, коли потрібно перевірити кожну клітинку на основі її власних критеріїв, використовуйте відносні посилання на клітинки без знака $, щоб формула підлаштовувалася під кожен рядок і/або стовпець:

Як бачите, "абсолютної істини" не існує, одна і та ж формула може бути правильною або неправильною в залежності від ситуації і вашого конкретного завдання.

Це те, як використовувати перевірку даних в Excel за допомогою власних формул. Щоб отримати більше розуміння, не соромтеся завантажити наш зразок робочого зошита нижче та вивчити налаштування правил. Дякую за прочитання та сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!

Практичний посібник для завантаження

Приклади перевірки даних в Excel (файл .xlsx)