У цьому уроці ми продовжимо знайомство з захоплюючим світом умовного форматування в Excel. Якщо ви не дуже добре орієнтуєтеся в цій області, ви можете спочатку переглянути попередню статтю, щоб відновити в пам'яті основи - Як використовувати умовне форматування в Excel.

Сьогодні ми поговоримо про те, як використовувати формули Excel для форматування окремих клітинок і цілих рядків на основі заданих вами значень або на основі значень інших клітинок. Це часто вважається вищим пілотажем умовного форматування в Excel, і після його освоєння ви зможете вивести формати в своїх таблицях далеко за рамки їх звичайного використання.

Умовне форматування Excel на основі іншого значення комірки

Заздалегідь визначені засоби умовного форматування Excel, такі як смуги даних, колірні шкали та набори піктограм, в основному призначені для форматування клітинок на основі їх власних значень. Якщо ви хочете застосувати умовне форматування на основі іншої клітинки або відформатувати весь рядок на основі значення однієї клітинки, то вам потрібно використовувати формули.

Отже, давайте подивимося, як можна скласти правило за допомогою формули, а після обговоримо приклади формул для конкретних завдань.

Як створити правило умовного форматування на основі формули

Щоб налаштувати правило умовного форматування на основі формули в будь-якій версії Excel 2010 - Excel 365, виконайте такі дії:

1. Виділіть клітинки, які потрібно відформатувати. Ви можете вибрати один стовпець, кілька стовпців або всю таблицю, якщо хочете застосувати умовне форматування до рядків.

   Порада: Якщо ви плануєте додавати більше даних у майбутньому і хочете, щоб правило умовного форматування застосовувалося до нових записів автоматично, ви можете або так, або так:

   • Перетворення діапазону клітинок в таблицю ( Вставка вкладки> Таблиця При цьому умовне форматування буде автоматично застосовано до всіх нових рядків.
   • Виберіть кілька порожніх рядків під вашими даними, скажімо, 100 порожніх рядків.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування: нове правило...

   

3. В рамках проекту Нове правило форматування у вікні, виберіть Використовуйте формулу, щоб визначити, які клітинки форматувати .
4. Введіть формулу у відповідне поле.
5. Натисніть на кнопку Формат... щоб вибрати свій власний формат.

   

6. Перемикання між Шрифт , Кордон і Заповнити і пограйтеся з різними параметрами, такими як стиль шрифту, колір візерунка та ефекти заливки, щоб налаштувати формат, який найкраще підходить для вас. Якщо стандартної палітри недостатньо, натисніть кнопку Більше кольорів... і виберіть будь-який колір RGB або HSL на свій смак. Після цього натисніть кнопку ГАРАЗД. кнопку.

   

7. Переконайтеся в тому, що Попередній перегляд у розділі відобразиться потрібний вам формат, і якщо він з'явиться, натисніть кнопку ГАРАЗД. Якщо ви не зовсім задоволені попереднім переглядом формату, натисніть кнопку Формат... та внесіть зміни.

   

Порада. Якщо потрібно відредагувати формулу умовного форматування, натисніть клавішу F2, а потім за допомогою клавіш зі стрілками перемістіться в потрібне місце формули. Якщо спробувати переміщати стрілки без натискання клавіші F2, у формулу буде вставлено діапазон, а не просто переміщено вказівник вставки. Щоб додати у формулу посилання на певну комірку, натисніть клавішу F2 вдруге, а потім клацніть на цій комірці.

Приклади формул умовного форматування в Excel

Тепер, коли ви знаєте, як створювати і застосовувати умовне форматування Excel на основі іншої комірки, давайте перейдемо далі і подивимося, як використовувати різні формули Excel на практиці.

Порада: Щоб формула умовного форматування в Excel працювала коректно, завжди дотримуйтесь цих простих правил.

Формули для порівняння значень (чисел і тексту)

Як відомо, Microsoft Excel надає кілька готових правил для форматування комірок зі значеннями, більшими, меншими або рівними вказаному вами значенню ( Умовне форматування>Правила виділення клітинок Однак ці правила не працюють, якщо потрібно умовно відформатувати певні стовпці або цілі рядки на основі значення комірки в іншому стовпчику. У цьому випадку використовуються аналогічні формули:

На скріншоті нижче наведено приклад Більше, ніж формула яка підсвічує найменування товарів в колонці А, якщо кількість товарів на складі (колонка С) більше 0. Зверніть увагу, що формула застосовується тільки до колонки А ($A$2:$A$8). Але якщо ви виділите всю таблицю (в нашому випадку $A$2:$E$8), то вона буде підсвічувати цілі рядки, виходячи зі значення в колонці С.

Аналогічним чином можна створити правило умовного форматування для порівняння значень двох клітинок. Наприклад:

=$A2<$B2 - форматувати комірки або рядки, якщо значення в колонці А менше, ніж відповідне значення в колонці В.

=$A2=$B2 - форматувати комірки або рядки, якщо значення в стовпчиках A і B однакові.

=$A2$B2 - форматувати комірки або рядки, якщо значення в стовпчику А не збігається зі значенням в стовпчику В.

Як ви можете бачити на скріншоті нижче, ці формули працюють як для текстових значень, так і для чисел.

Формули "І" та "АБО

Якщо ви хочете відформатувати таблицю Excel на основі 2 або більше умов, то використовуйте функцію =І або =АБО:

На скріншоті нижче ми використовуємо формулу =AND($C2>0, $D2="Worldwide") для зміни кольору фону рядків, якщо кількість позицій на складі (колонка С) більше 0 і якщо товар відвантажується по всьому світу (колонка D). Зверніть увагу, що формула працює з текстові значення а також з цифри .

Звичайно, у формулах І та АБО можна використовувати дві, три і більше умов. Щоб побачити, як це працює на практиці, подивіться відео: Умовне форматування на основі іншої комірки.

Це основні формули умовного форматування, які ви використовуєте в Excel. Тепер розглянемо трохи складніші, але набагато цікавіші приклади.

Умовне форматування для порожніх і непорожніх комірок

Думаю, всі знають, як форматувати порожні і не порожні комірки в Excel - ви просто створюєте нове правило " Форматувати тільки клітинки, які містять" введіть і виберіть один з варіантів Заготовки або Без пропусків .

Але що робити, якщо потрібно відформатувати клітинки в певному стовпчику, а відповідна клітинка в іншому стовпчику порожня або не порожня? У цьому випадку знову доведеться використовувати формули Excel:

Формула для заготовок : =$B2="" - відформатувати виділені клітинки/рядки, якщо відповідна клітинка у стовпчику B пуста.

Формула для не заготовки : =$B2"" - форматувати виділені клітинки/рядки, якщо відповідна клітинка у стовпчику B не є порожньою.

Примітка. Наведені вище формули будуть працювати для комірок, які "візуально" порожні або не порожні. Якщо ви використовуєте якусь функцію Excel, яка повертає порожній рядок, наприклад =if(false, "OK", "") і ви не хочете, щоб такі комірки оброблялися як порожні, використовуйте замість них наступні формули =isblank(A1)=true або =isblank(A1)=false для форматування порожніх та не порожніх комірок відповідно.

А ось приклад того, як можна використовувати наведені вище формули на практиці. Припустимо, у вас є стовпець (B), який має вигляд " Дата продажу " та ще одну колонку (С) " Доставка "Ці 2 стовпчики мають значення тільки в тому випадку, якщо продаж здійснено і товар доставлено. Отже, потрібно, щоб весь рядок став помаранчевим, коли здійснено продаж, а коли товар доставлено, відповідний рядок став зеленим. Для цього потрібно створити 2 правила умовного форматування з наступними формулами:

• Помаранчеві рядки (клітинка у стовпчику В не порожня): =$B2""
• Зелені рядки (клітинки у стовпчику B та стовпчику C не порожні): =AND($B2"", $C2"")

Ще одна річ, яку вам потрібно зробити, це перемістити друге правило наверх і вибрати Зупиніться, якщо це правда прапорець навпроти цього правила:

У цьому конкретному випадку опція "Зупинити, якщо істина" насправді є зайвою, і правило буде працювати як з нею, так і без неї. Ви можете встановити цей прапорець просто як додаткову пересторогу, на випадок, якщо в майбутньому ви додасте кілька інших правил, які можуть конфліктувати з будь-яким з існуючих правил.

Для отримання додаткової інформації див. Умовне форматування порожніх клітинок в Excel.

Формули Excel для роботи з текстовими значеннями

Якщо ви хочете відформатувати певний стовпець (стовпці), коли інша комірка в тому ж рядку містить певне слово, ви можете використовувати формулу, розглянуту в одному з попередніх прикладів (наприклад, =$D2="Worldwide"). Однак це спрацює тільки для точний збіг .

За частковий збіг вам потрібно буде використовувати або SEARCH (без урахування регістру), або FIND (з урахуванням регістру).

Наприклад, для форматування виділених клітинок або рядків, якщо у відповідній комірці стовпця D міститься слово " По всьому світу "Ця формула знайде всі такі клітинки, незалежно від того, де в комірці знаходиться вказаний текст, включаючи " Кораблі по всьому світу ", " У всьому світі, за винятком... " тощо:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Якщо ви хочете затінити виділені клітинки або рядки, якщо вміст клітинки починається з тексту пошуку, використовуйте цей параметр:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Формули Excel для виділення дублікатів

Якщо вашим завданням є умовне форматування комірок з повторюваними значеннями, ви можете скористатися попередньо визначеним правилом, доступним в розділі Умовне форматування> Правила виділення клітинок> Дублюючі значення... У наступній статті наведено детальну інструкцію щодо використання цієї функції: Як автоматично виділяти дублікати в Excel.

Однак у деяких випадках дані виглядають краще, якщо виділити кольором виділені стовпці або цілі рядки, коли в іншому стовпці зустрічається повторення значень. У цьому випадку вам знову доведеться застосувати формулу умовного форматування Excel, і на цей раз ми будемо використовувати формулу COUNTIF Як відомо, ця функція Excel підраховує кількість клітинок у вказаному діапазоні, які відповідають одному критерію.

Виділити дублікати, включаючи 1-е входження

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - ця формула знаходить значення, що повторюються у вказаному діапазоні в колонці A (A2:A10 в нашому випадку), включаючи перші входження.

Якщо ви вирішите застосувати правило до всієї таблиці, то будуть відформатовані всі рядки, як ви бачите на скріншоті нижче. Я вирішив змінити колір шрифту в цьому правилі, просто для різноманітності : )

Виділити дублікати без 1-го входження

Щоб ігнорувати перше входження і виділити тільки наступні значення, що повторюються, використовуйте цю формулу: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Виділення послідовних дублікатів в Excel

Якщо ви бажаєте виділити тільки дублікати в послідовних рядках, ви можете зробити це наступним чином. Цей спосіб працює для будь-яких типів даних: чисел, текстових значень і дат.

• Виберіть стовпець, в якому потрібно виділити дублікати, без заголовка колонки .
• Створіть правило (правила) умовного форматування, використовуючи ці прості формули:

  Правило 1 (синє): =$A1=$A2 - висвітлює 2-й випадок і всі наступні випадки, якщо такі є.

  Правило 2 (зелене): =$A2=$A3 - висвітлює 1-й випадок.

У наведених вище формулах A - стовпець, який потрібно перевірити на наявність дублікатів, $A1 - заголовок стовпця, $A2 - перша комірка з даними.

Важливо! Для правильної роботи формул важливо, щоб Правило 1, яке виділяє 2-е і всі наступні повторення, було першим правилом у списку, особливо якщо ви використовуєте два різних кольори.

Виділіть рядки, що повторюються

Якщо ви хочете застосувати умовний формат, коли в двох або більше стовпцях зустрічаються повторювані значення, вам потрібно додати в таблицю додатковий стовпець, в якому ви об'єднаєте значення з ключових стовпців за допомогою простої формули на зразок цієї =A2&B2 Після цього ви застосовуєте правило, використовуючи будь-яку з варіацій формули COUNTIF для дублікатів (з 1-м входженням або без нього). Звичайно, ви можете приховати додатковий стовпець після створення правила.

Крім того, ви можете використовувати функцію СЧЕТЕСЛИ, яка підтримує кілька критеріїв в одній формулі. У цьому випадку вам не знадобиться допоміжний стовпець.

У цьому прикладі, щоб виділити рядки, що повторюються з 1-ми випадками створіть правило з наступною формулою:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Щоб виділити рядки, що повторюються без 1-го випадку використовуйте цю формулу:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Порівняйте 2 стовпці на наявність дублікатів

Однією з найчастіших завдань в Excel є перевірка 2-х стовпців на наявність повторюваних значень - тобто знайти і виділити значення, які існують в обох стовпцях. Для цього вам буде потрібно створити в Excel правило умовного форматування для кожного стовпця з комбінацією =ISERROR() і =MATCH() функції:

Для колонки А: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Для колонки Б: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Примітка: для коректної роботи таких умовних формул дуже важливо, щоб правила застосовувалися до всіх стовпців, наприклад =$A:$A і =$B:$B .

Приклад практичного використання можна побачити на наступному скріншоті, на якому виділено дублікати в колонках E та F.

Як бачите, формули умовного форматування Excel досить непогано справляються з дублями. Однак для більш складних випадків я б рекомендував використовувати надбудову Duplicate Remover, яка спеціально розроблена для пошуку, виділення і видалення дублікатів в Excel, на одному аркуші або між двома таблицями.

Формули для виділення значень вище або нижче середнього

При роботі з декількома наборами числових даних можна використовувати AVERAGE() може стати в нагоді для форматування комірок, значення яких нижче або вище середнього по стовпцю.

Наприклад, можна скористатися формулою =$E2 щоб умовно відформатувати рядки, де показники продажів нижче середнього, як показано на скріншоті нижче. Якщо ви хочете зробити навпаки, тобто затінити товари, показники яких вище середнього, замініть у формулі "" на "": =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Як виділити найближче значення в Excel

Якщо у мене є набір чисел, чи можна за допомогою умовного форматування Excel виділити число в цьому наборі, яке найближче до нуля? Саме це хотіла дізнатися одна з читачок нашого блогу, Джессіка. Питання дуже зрозуміле і просте, але відповідь на нього трохи завелика для розділів коментарів, тому ви бачите рішення тут :)

Приклад 1: Знайти найближче значення, включаючи точний збіг

У нашому прикладі ми знайдемо і виділимо число, найближче до нуля. Якщо в наборі даних міститься один або кілька нулів, то будуть виділені всі нулі. Якщо ж 0 немає, то буде виділено найближче до нього значення, як позитивне, так і негативне.

Для початку необхідно ввести наступну формулу в будь-яку порожню комірку робочого аркуша, яку потім можна буде приховати, якщо буде потреба. Формула знаходить число в заданому діапазоні, найближче до вказаного вами числа, і повертає абсолютне значення цього числа (абсолютне значення - це число без знака):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

У наведеній вище формулі B2:D13 - це діапазон клітинок, а 0 - це число, для якого ви хочете знайти найближчий збіг. Наприклад, якщо ви шукаєте значення, найближче до 5, формула зміниться на: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Зверніть увагу, що це формула масиву тому для його завершення потрібно натиснути Ctrl + Shift + Enter замість простого натискання клавіші Enter.

А тепер ви створюєте правило умовного форматування з наступною формулою, де B3 - верхня права комірка вашого діапазону, а $C$2 - комірка з наведеною вище формулою масиву:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Зверніть увагу на використання абсолютних посилань в адресі комірки, що містить формулу масиву ($C$2), оскільки ця комірка є постійною. Також потрібно замінити 0 на число, для якого потрібно виділити найближчий збіг. Наприклад, якщо б ми хотіли виділити значення, найближче до 5, формула змінилася б на: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Приклад 2: Виділити значення, найближче до заданого, але НЕ точний збіг

Якщо ви не хочете виділяти точний збіг, вам потрібна інша формула масиву, яка знайде найближче значення, але проігнорує точний збіг.

Наприклад, наступна формула масиву знаходить найближче до 0 значення у вказаному діапазоні, але ігнорує нулі, якщо такі є:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Будь ласка, не забудьте натиснути Ctrl + Shift + Enter після того, як ви закінчите вводити формулу масиву.

Формула умовного форматування така ж, як і в наведеному вище прикладі:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Однак, оскільки наша формула масиву в комірці С2 ігнорує точний збіг, правило умовного форматування також ігнорує нулі і виділяє значення 0,003, яке є найближчим збігом.

Якщо ви хочете знайти значення, найближче до якогось іншого числа на аркуші Excel, просто замініть "0" на потрібне число як у масиві, так і у формулах умовного форматування.

Я сподіваюся, що формули умовного форматування, які ви вивчили в цьому підручнику, допоможуть вам розібратися в будь-якому проекті, над яким ви працюєте. Якщо вам потрібні додаткові приклади, будь ласка, зверніться до наступних статей:

• Як змінити колір рядка на основі значення комірки
• Умовне форматування дат в Excel
• Чергування кольорів рядків і стовпців в Excel
• Два способи зміни кольору фону на основі значення комірки
• Підрахунок і підсумовування кольорових комірок в Excel

Чому моє умовне форматування в Excel працює некоректно?

Якщо ваше правило умовного форматування не працює належним чином, хоча формула зовні правильна, не засмучуйтеся! Швидше за все, це не через якусь дивну помилку в умовному форматуванні Excel, а через крихітну помилку, не помітну на перший погляд. Будь ласка, спробуйте виконати 6 простих кроків з усунення несправностей, наведених нижче, і я впевнений, що ви змусите свою формулу працювати:

1. Правильно використовуйте абсолютні та відносні адреси комірок. Дуже важко вивести загальне правило, яке буде працювати в 100 відсотках випадків. Але найчастіше ви будете використовувати абсолютний стовпець (з $) і відносний рядок (без $) в посиланнях на клітинки, наприклад =$A1>1 .

   Звертаємо Вашу увагу, що формули =A1=1 , =$A$1=1 і =A$1=1 Якщо ви не впевнені, який з них правильний у вашому випадку, можете спробувати всі : ) Для отримання додаткової інформації див. статтю Відносні та абсолютні посилання на комірки в умовному форматуванні Excel.

2. Перевірте застосований діапазон. Перевірте, чи застосовується ваше правило умовного форматування до правильного діапазону клітинок. Емпіричне правило полягає в наступному - виберіть усі клітинки / рядки, які потрібно відформатувати, але не включайте заголовки стовпців.
3. Запишіть формулу для лівої верхньої комірки. У правилах умовного форматування посилання на комірки відносяться до крайньої лівої верхньої комірки застосованого діапазону. Тому завжди записуйте формулу умовного форматування для 1-го рядка з даними.

   Наприклад, якщо ваші дані починаються з рядка 2, ви ставите =A$2=10 для виділення комірок зі значеннями, що дорівнюють 10 в всі ряди Поширеною помилкою є завжди використовувати посилання на перший рядок (наприклад =A$1=10 Будь ласка, пам'ятайте, що ви посилаєтеся на рядок 1 у формулі тільки в тому випадку, якщо ваша таблиця не має заголовків і ваші дані дійсно починаються з рядка 1. Найбільш очевидною ознакою цього випадку є те, що правило працює, але форматує значення не в тих рядках, в яких воно повинно працювати.

4. Перевірте створене вами правило. Перевірте правило в Диспетчері правил умовного форматування. Іноді без будь-яких причин Microsoft Excel спотворює тільки що створене правило. Тому, якщо правило не працює, перейдіть в розділ Умовне форматування> Керування правилами і перевірте як формулу, так і діапазон, до якого вона застосовується. Якщо ви скопіювали формулу з Інтернету або іншого зовнішнього джерела, переконайтеся, що прямі цитати використовуються.
5. Налаштування посилань на комірки при копіюванні правила. Якщо ви копіюєте умовне форматування Excel за допомогою Format Painter, не забудьте відкоригувати всі посилання на комірки у формулі.
6. Розбивати складні формули на прості елементи. Якщо ви використовуєте складну формулу Excel, яка включає кілька різних функцій, розбийте її на прості елементи і перевірте кожну функцію окремо.

І, нарешті, якщо ви спробували всі кроки, але ваше правило умовного форматування все одно працює некоректно, напишіть мені в коментарях, і ми спробуємо розібратися в цьому разом :)

У наступній статті ми розглянемо можливості умовного форматування дат в Excel. До зустрічі на наступному тижні і дякую за увагу!