Bu eğitimde, Excel'de açılır liste eklemenin 4 hızlı yolu gösterilmektedir. Ayrıca, başka bir çalışma kitabından nasıl açılır liste oluşturulacağı, veri doğrulama listelerinin nasıl düzenleneceği, kopyalanacağı ve silineceği de gösterilmektedir.

Excel açılır listesi, diğer adıyla açılır kutu veya birleşik giriş kutusu, önceden tanımlanmış öğeler listesinden bir elektronik tabloya veri girmek için kullanılır. Excel'de açılır listeleri kullanmanın temel amacı, kullanıcı için mevcut seçenek sayısını sınırlamaktır. Bunun dışında, bir açılır liste yazım hatalarını önler ve veri girişini daha hızlı hale getirir.

Excel'de açılır liste nasıl yapılır

Genel olarak, Veri Doğrulama özelliğini kullanarak Excel'de bir açılır menü oluşturmanın 4 yolu vardır. Aşağıda, her yöntem için ayrıntılı adım adım talimatların yanı sıra ana avantajların ve dezavantajların hızlı bir özetini bulacaksınız:

Virgülle ayrılmış değerlerle açılır liste oluşturma

Bu, Excel 2010'dan Excel 365'e kadar tüm sürümlerde açılır kutu eklemenin en hızlı yoludur.

1. Açılır listeniz için bir hücre veya aralık seçin.

Açılır kutunun görünmesini istediğiniz hücre veya hücreleri seçerek başlarsınız. Bu tek bir hücre, bir hücre aralığı veya tüm sütun olabilir. Tüm sütunu seçerseniz, bu sütunun her hücresinde bir açılır menü oluşturulur; bu, örneğin bir anket oluştururken gerçek bir zaman tasarrufu sağlar.

Hücreleri fare ile seçerken Ctrl tuşunu basılı tutarak bitişik olmayan hücreleri bile seçebilirsiniz.

2. Bir açılır liste oluşturmak için Excel Veri Doğrulamasını kullanın.

Excel şeridinde, şuraya gidin Veri sekmesi> Veri Araçları grubu ve tıklayın Veri Doğrulama .

3. Liste öğelerini girin ve seçenekleri belirleyin.

İçinde Veri Doğrulama penceresinde Ayarlar sekmesinde, aşağıdakileri yapın:

• İçinde İzin ver kutusunu seçin, ardından Liste .
• İçinde Kaynak kutusuna, açılır menünüzde görünmesini istediğiniz öğeleri virgülle ayırarak (boşluklu veya boşluksuz) yazın.
• Emin olun Hücre içi açılır menü kutusunun işaretli olması gerekir; aksi takdirde açılır ok hücrenin yanında görünmez.
• Seçin veya temizleyin Boşluğu yoksay boş hücreleri nasıl işlemek istediğinize bağlı olarak.
• Tamam'a tıklayın ve işiniz bitti!

Artık Excel kullanıcılarının açılır kutu içeren bir hücrenin yanındaki oka tıklamaları ve ardından açılır menüden istedikleri girişi seçmeleri yeterlidir.

Açılır kutunuz bir dakikadan kısa bir sürede hazırdır. Bu yöntem, değişme olasılığı düşük olan küçük Excel veri doğrulama listeleri için iyi çalışır. Durum böyle değilse, aşağıdaki seçeneklerden birini kullanmayı düşünün.

Adlandırılmış bir aralıktan açılır liste ekleme

Excel veri doğrulama listesi oluşturmanın bu yöntemi biraz daha fazla zaman alır, ancak uzun vadede daha da fazla zaman kazandırabilir.

1. Açılır listeniz için girişleri yazın.

Açılır menünüzde görünmesini istediğiniz girişleri mevcut bir çalışma sayfasından seçin veya girişleri yeni bir sayfaya yazın. Bu değerler, boş hücre olmadan tek bir sütuna veya satıra girilmelidir.

Örneğin, favori tarifleriniz için bir açılır malzeme listesi oluşturalım:

İpucu: Girdilerinizi açılır menüde görünmelerini istediğiniz sıraya göre sıralamak iyi bir fikirdir.

2. Adlandırılmış bir aralık oluşturun.

Excel'de adlandırılmış bir aralık oluşturmanın en hızlı yolu, hücreleri seçmek ve aralık adını doğrudan İsim Kutusu Bitirdiğinizde, yeni oluşturulan adlandırılmış aralığı kaydetmek için Enter tuşuna tıklayın. Daha fazla bilgi için lütfen Excel'de nasıl ad tanımlanacağına bakın.

3. Veri Doğrulama Uygulayın.

Açılır listenin görünmesini istediğiniz hücreye tıklayın - bu bir hücre aralığı veya tüm sütun olabilir, giriş listenizin bulunduğu aynı sayfada veya farklı bir çalışma sayfasında olabilir. Veri sekmesi , tıklayın Veri Doğrulama ve kuralı yapılandırın:

• İçinde İzin ver kutusunu seçin, ardından Liste .
• İçinde Kaynak kutusuna, aralığınıza verdiğiniz adı önüne eşittir işareti koyarak yazın, örneğin =İçindekiler .
• Emin olun Hücre içi açılır menü kutusu işaretlenmiştir.
• Tamam'a tıklayın.

Kaynak liste 8'den fazla öğe içeriyorsa, açılır kutunuzda aşağıdaki gibi bir kaydırma çubuğu olacaktır:

Not: Adlandırılmış aralığınızda en az bir boş hücre varsa Boşluğu yoksay kutusu, doğrulanan hücreye herhangi bir değerin girilmesine izin verir.

Excel tablosundan açılır liste oluşturma

Normal bir adlandırılmış aralık kullanmak yerine, verilerinizi tamamen işlevsel bir Excel tablosuna dönüştürebilirsiniz ( Insert> Tablo veya Ctrl + T tuşlarına basın ve ardından bu tablodan bir veri doğrulama listesi oluşturun. Neden bir tablo kullanmak isteyebilirsiniz? genişletilebilir dinamik açılır liste siz tabloya öğe ekledikçe veya çıkardıkça otomatik olarak güncellenir.

Bir Excel tablosundan dinamik bir açılır menü eklemek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Açılır menü eklemek istediğiniz hücreyi seçin.
2. Açın Veri Doğrulama iletişim penceresi.
3. Seçiniz Liste bir şey yok. İzin ver açılır kutusu.
4. Yeni Kaynak kutusuna, üstbilgi hücresini içermeyen, tablonuzdaki belirli bir sütuna başvuran formülü girin. Bunun için, aşağıdaki gibi yapılandırılmış bir başvuruyla DOLAYLI işlevini kullanın:

   =INDIRECT("Tablo_adı[Sütun_adı]")

5. Bitirdiğinizde, tıklayın TAMAM. .

Bu örnek için, aşağıdaki sütundan bir açılır menü oluşturuyoruz İçindekiler Tablo1'de:

=INDIRECT("Tablo1[Malzemeler]")

Excel'de bir hücre aralığından açılır pencere ekleme

Bir hücre aralığından açılır liste eklemek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Öğeleri ayrı hücrelere yazın.
2. Açılır listenin görünmesini istediğiniz hücreyi seçin.
3. Üzerinde Veri sekmesine tıklayın, ardından Veri Doğrulama .
4. İmleci şuraya yerleştirin Kaynak kutusu veya İletişim Kutusunu Daralt simgesini tıklatın ve açılır listenize dahil edilecek hücre aralığını seçin. Aralık aynı veya farklı bir çalışma sayfasında olabilir. İkincisiyse, diğer sayfaya gidip fareyi kullanarak bir aralık seçmeniz yeterlidir.

Dinamik (otomatik olarak güncellenen) bir Excel açılır menüsü oluşturma

Açılır menüdeki öğeleri sık sık düzenliyorsanız, Excel'de dinamik bir açılır liste oluşturmak isteyebilirsiniz. Bu durumda, kaynak listeye yeni girişler eklediğinizde veya kaldırdığınızda, listeniz onu içeren tüm hücrelerde otomatik olarak güncellenecektir.

Excel'de bu tür dinamik olarak güncellenen bir açılır liste oluşturmanın en kolay yolu, bir tabloya dayalı olarak adlandırılmış bir liste oluşturmaktır. Herhangi bir nedenle normal bir adlandırılmış aralığı tercih ederseniz, aşağıda açıklandığı gibi OFFSET formülünü kullanarak buna başvurabilirsiniz.

1. Yukarıda açıklandığı gibi adlandırılmış bir aralığı temel alan olağan bir açılır menü oluşturarak başlarsınız.
2. 2. adımda, bir ad oluştururken, aşağıdaki formülü Şunları ifade eder Kutu.

   =OFFSET(Sayfa1!$A$1,0,0,COUNTA(Sayfa1!$A:$A),1)

   Nerede?

   • Sayfa1 - sayfanın adı
   • A - açılır listenizin öğelerinin bulunduğu sütun
   • $A$1 - listenin ilk öğesini içeren hücre

Gördüğünüz gibi, formül 2 Excel işlevinden oluşuyor: OFFSET ve COUNTA. COUNTA işlevi belirtilen sütundaki tüm boş olmayan hücreleri sayar. OFFSET bu sayıyı alır ve formülde belirttiğiniz ilk hücreden başlayarak yalnızca boş olmayan hücreleri içeren bir aralığa başvuru döndürür.

Dinamik açılır listelerin temel avantajı, kaynak listeyi düzenledikten sonra her seferinde adlandırılmış aralığın referansını değiştirmek zorunda kalmamanızdır. Kaynak listedeki yeni girişleri silmeniz veya yazmanız yeterlidir ve bu Excel doğrulama listesini içeren tüm hücreler otomatik olarak güncellenecektir!

Bu formül nasıl çalışır?

Microsoft Excel'de OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) işlevi, belirtilen sayıda satır ve sütundan oluşan bir aralığa başvuru döndürmek için kullanılır. Dinamik, yani sürekli değişen bir aralık döndürmeye zorlamak için aşağıdaki bağımsız değişkenleri belirtiriz:

• referans - açılır listenizin ilk öğesi olan Sayfa1'deki $A$1 hücresini seçin;
• sıralar & cols 0'dır çünkü döndürülen aralığı dikey veya yatay olarak kaydırmak istemezsiniz;
• yükseklik - A sütunundaki boş olmayan hücrelerin sayısı, COUNTA işlevi tarafından döndürülür;
• genişlik - 1, yani bir sütun.

Başka bir çalışma kitabından açılır liste oluşturma

Kaynak olarak başka bir çalışma kitabındaki bir listeyi kullanarak Excel'de bir açılır menü oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için, biri kaynak kitapta ve diğeri Excel Veri Doğrulama listenizi kullanmak istediğiniz kitapta olmak üzere 2 adlandırılmış aralık oluşturmanız gerekecektir.

Not: Başka bir çalışma kitabından açılan listenin çalışması için, kaynak listenin bulunduğu çalışma kitabının açık olması gerekir.

Başka bir çalışma kitabından statik bir açılır liste

Bu şekilde oluşturulan açılır liste, kaynak listeye giriş eklediğinizde veya çıkardığınızda otomatik olarak güncellenmeyecektir ve kaynak liste referansını manuel olarak değiştirmeniz gerekecektir.

1. Kaynak liste için adlandırılmış bir aralık oluşturun.

Kaynak listesini içeren çalışma kitabını açın, Kaynak Kitap.xlsx Bu örnekte, açılır listenize dahil etmek istediğiniz girişler için adlandırılmış bir aralık oluşturun, örn. Kaynak_listesi .

2. Ana çalışma kitabında adlandırılmış bir referans oluşturun.

Açılır listenin görünmesini istediğiniz çalışma kitabını açın ve kaynak listenize referans veren bir ad oluşturun. Bu örnekte, tamamlanan referans şöyledir =KaynakKitap.xlsx!Kaynak_listesi

Not: Çalışma kitabının adı boşluk içeriyorsa kesme işareti (') içine almanız gerekir. Örneğin: ='Kaynak Kitap.xlsx'!Kaynak_listesi

3. Veri Doğrulama Uygulayın

Ana çalışma kitabında, açılır listeniz için hücre(ler)i seçin, Veri> Veri Doğrulama'ya tıklayın alanına 2. adımda oluşturduğunuz adı girin ve Kaynak Kutu.

Başka bir çalışma kitabından dinamik bir açılır liste

Bu şekilde oluşturulan bir açılır liste, kaynak listede herhangi bir değişiklik yaptığınızda anında güncellenecektir.

1. Dinamik bir açılır menü oluşturma bölümünde açıklandığı gibi, OFFSET formülüyle Kaynak çalışma kitabında bir aralık adı oluşturun.
2. Ana çalışma kitabında, Veri Doğrulama'yı olağan şekilde uygulayın.

Excel Veri Doğrulaması çalışmıyor

Veri Doğrulama seçeneği gri veya devre dışı mı? Bunun birkaç nedeni olabilir:

• Açılır listeler korumalı veya paylaşılan çalışma sayfalarına eklenemez. Korumayı kaldırın veya çalışma sayfasını paylaşmayı durdurun ve ardından Veri Doğrulama Tekrar.
• SharePoint sitesine bağlı bir Excel tablosundan açılır liste oluşturuyorsunuz. Tablonun bağlantısını kaldırın veya tablo biçimlendirmesini kaldırın ve tekrar deneyin.

Excel açılır kutusu için ek seçenekler

Çoğu durumda Ayarlar sekmesinin yukarıda bahsettiğimiz seçenekleri kesinlikle yeterlidir. Eğer bunlar yeterli değilse, diğer sekmelerde iki seçenek daha mevcuttur Veri Doğrulama iletişim penceresi.

Açılır menü içeren bir hücreye tıklandığında bir mesaj görüntüleme

Kullanıcılarınıza, açılır listenizin bulunduğu herhangi bir hücreye tıkladıklarında bir açılır mesaj göstermek istiyorsanız, bu şekilde ilerleyin:

• Veri Doğrulama iletişim kutusunda ( Veri sekmesi> Veri Doğrulama ), şuna geçin Giriş Mesajı sekmesi.
• Seçenekten emin olun Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster kontrol edilir.
• İlgili alanlara bir başlık ve mesaj yazın (en fazla 225 karakter).
• Tıklayınız TAMAM. düğmesine basarak mesajı kaydedin ve iletişim kutusunu kapatın.

Excel'deki sonuç buna benzer görünecektir:

Kullanıcıların bir açılan kutuya kendi verilerini girmelerine izin verin

Varsayılan olarak, Excel'de oluşturduğunuz açılır liste düzenlenemez, yani listedeki değerlerle sınırlıdır. Ancak, kullanıcılarınızın kendi değerlerini girmelerine izin verebilirsiniz.

Teknik olarak bu, bir açılır listeyi Excel birleşik giriş kutusuna dönüştürür. "Birleşik giriş kutusu" terimi, kullanıcıların listeden bir değer seçmesine veya doğrudan kutuya bir değer yazmasına olanak tanıyan düzenlenebilir bir açılır menü anlamına gelir.

1. İçinde Veri Doğrulama diyalog ( Veri sekmesi> Veri Doğrulama ), şu adrese gidin Hata Uyarısı sekmesi.
2. Seçiniz "Geçersiz veri girildikten sonra hata uyarısı göster " kutusunu, kullanıcı açılır menüde olmayan bir veri girmeye çalıştığında bir uyarı göstermek istiyorsanız işaretleyin. Herhangi bir mesaj göstermek istemiyorsanız, bu onay kutusunun işaretini kaldırın.
3. Bir uyarı mesajı görüntülemek için, aşağıdaki seçeneklerden birini seçin Stil kutusunu seçin ve başlığı ve mesajı yazın. Bilgi veya Uyarı kullanıcıların açılan kutuya kendi metinlerini girmelerine izin verecektir.
   • Bir Bilgi mesaj kullanıcılarınızın kendi seçimlerini sık sık girme olasılığı varsa önerilir.
   • A Uyarı mesaj kullanıcıların kendi verilerini girmek yerine açılır kutudan bir öğe seçmelerine neden olur, ancak özel girişleri yasaklamaz.
   • Dur (varsayılan), kişilerin Excel açılır listenizde olmayan herhangi bir veriyi girmesini engelleyecektir.

   

   Özelleştirilmiş uyarı mesajınız Excel'de bu şekilde görünebilir:

   

   İpucu: Hangi başlığı veya mesaj metnini yazacağınızdan emin değilseniz alanları boş bırakabilirsiniz. Bu durumda Microsoft Excel varsayılan uyarıyı görüntüleyecektir " Girdiğiniz değer geçerli değil. Bir kullanıcı bu hücreye girilebilecek değerleri sınırlandırmıştır ."

Excel'de açılır liste nasıl kopyalanır

Bir seçim listesinin birden fazla hücrede görünmesini istiyorsanız, doldurma tutamacını bitişik hücreler boyunca sürükleyerek veya kopyala / yapıştır kısayollarını kullanarak diğer hücre içerikleri gibi kopyalayabilirsiniz. Bu yöntemler, Veri Doğrulama ve mevcut seçim Bu nedenle, açılır menüde henüz hiçbir öğe seçilmediğinde kullanılmaları en iyisidir.

Bir açılır listeyi kopyalamak için geçerli seçim olmadan Özel Yapıştır özelliğini kullanarak yalnızca Veri Doğrulama kuralını kopyalayın.

Excel açılır listesi nasıl düzenlenir

Excel'de bir açılır liste oluşturduktan sonra, bu listeye daha fazla giriş eklemek veya mevcut öğelerden bazılarını silmek isteyebilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınız, açılır kutunuzun nasıl oluşturulduğuna bağlıdır.

Virgülle ayrılmış bir açılır listeyi değiştirme

Virgülle ayrılmış bir açılır kutu oluşturduysanız, aşağıdaki adımlarla devam edin:

1. Excel Veri Doğrulama listenize başvuran bir hücre veya hücreler, yani düzenlemek istediğiniz bir açılır kutu içeren hücreler seçin.
2. Tıklayın Veri Doğrulama (Excel şeridi> Veri sekmesi).
3. Silin veya yeni öğeler yazın Kaynak Kutu.
4. Değişiklikleri kaydetmek ve Excel'i kapatmak için Tamam'a tıklayın Veri Doğrulama Pencere.

İpucu. Değişiklikleri aşağıdakilere uygulamak istiyorsanız tüm hücreler bu açılır listeyi içeren " Bu değişiklikleri aynı ayarlara sahip diğer tüm hücrelere uygulayın " seçeneği.

Açılır listeyi hücre aralığına göre değiştirme

Adlandırılmış bir aralığa başvurmak yerine bir hücre aralığı belirterek bir açılır kutu oluşturduysanız, aşağıdaki şekilde devam edin.

1. Açılır kutunuzda görünen öğeleri içeren elektronik tabloya gidin ve listeyi istediğiniz şekilde düzenleyin.
2. Açılır listenizi içeren hücreyi veya hücreleri seçin.
3. Tıklayın Veri Doğrulama üzerinde Veri sekmesi.
4. Excel'de Veri Doğrulama penceresinde, Ayarlar sekmesinde, Kaynak kutusundaki hücre referanslarını değiştirin. Bunları manuel olarak düzenleyebilir veya İletişim Kutusunu Daralt simgesi.
5. Tıklayınız TAMAM. düğmesine basarak değişiklikleri kaydedin ve pencereyi kapatın.

Açılır listeyi adlandırılmış bir aralıktan güncelleme

Adlandırılmış aralık tabanlı bir açılır kutu oluşturduysanız, aralığınızın öğelerini düzenleyebilir ve ardından referansı Adlandırılmış Aralık olarak değiştirebilirsiniz. Bu adlandırılmış aralığı temel alan tüm açılır kutular otomatik olarak güncellenecektir.

1. Adlandırılmış aralıktaki öğeleri ekleyin veya silin.

Adlandırılmış aralığınızı içeren çalışma sayfasını açın, silin veya yeni girişler yazın. Öğeleri, Excel açılır listenizde görünmelerini istediğiniz sıraya göre düzenlemeyi unutmayın.

Açılır liste nasıl silinir

Excel çalışma sayfanızda artık açılır kutular olmasını istemiyorsanız, bunları bazı hücrelerden veya tüm hücrelerden kaldırabilirsiniz.

Seçili hücre(ler)den açılır menüyü kaldırma

1. Açılır kutularını kaldırmak istediğiniz bir hücreyi veya birkaç hücreyi seçin.
2. Şuraya git Veri sekmesine tıklayın ve Veri Doğrulama .
3. Ayarlar sekmesinde Tümünü Temizle Düğme.

Bu yöntem, seçili hücrelerden açılır menüleri kaldırır, ancak geçerli olarak seçilen değerleri korur.

Hem açılır menüyü hem de hücrelerin değerlerini silmek istiyorsanız, hücreleri seçip Tümünü temizle üzerindeki Ana sayfa sekmesi> Düzenleme grubu> Temizle .

Geçerli sayfadaki tüm hücrelerden bir Excel açılır listesini silme

Bu şekilde, geçerli çalışma sayfasındaki tüm ilişkili hücrelerden bir açılır listeyi kaldırabilirsiniz. Bu, varsa diğer çalışma sayfalarındaki hücrelerden aynı açılır kutuyu silmez.

1. Açılır listenizi içeren herhangi bir hücreyi seçin.
2. Tıklayın Veri Doğrulama üzerinde Veri sekmesi.
3. Veri Doğrulama penceresinde, Ayarlar sekmesinde " Bu değişiklikleri aynı ayarlara sahip diğer tüm hücrelere uygulayın " onay kutusu.

   Bunu işaretlediğinizde, aşağıdaki ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi, bu Excel Veri Doğrulama listesine başvuran tüm hücreler seçilecektir.

4. Tıklayınız Tümünü Temizle düğmesine basarak açılır listeyi silebilirsiniz.
5. Tıklayın TAMAM. değişiklikleri kaydetmek ve Veri Doğrulama penceresini kapatmak için.

Bu yöntem, bir açılır listeyi, o anda seçili olan değerleri koruyarak, onu içeren tüm hücrelerden siler. Bir hücre aralığından veya adlandırılmış bir aralıktan bir açılır liste oluşturduysanız, kaynak liste de olduğu gibi kalır. Kaldırmak için, açılır listenin öğelerini içeren çalışma sayfasını açın ve bunları silin.

Artık Excel açılır listelerinin temellerini biliyorsunuz. Bir sonraki makalede, bu konuyu daha fazla inceleyeceğiz ve size koşullu Veri Doğrulama ile basamaklı (bağımlı) açılır listenin nasıl oluşturulacağını göstereceğim. Lütfen bizi izlemeye devam edin ve okuduğunuz için teşekkür ederiz!