Šajā pamācībā ir parādīti 4 ātri veidi, kā Excel programmā pievienot nolaižamo sarakstu. Tajā arī parādīts, kā izveidot nolaižamo sarakstu no citas darbgrāmatas, rediģēt, kopēt un dzēst datu validācijas sarakstus.

Excel izlaižamo sarakstu jeb izlaižamo lodziņu vai kombināciju lodziņu izmanto, lai ievadītu datus izklājlapā no iepriekš sagatavota elementu saraksta. Galvenais mērķis, kāpēc Excel programmā tiek izmantoti izlaižamie saraksti, ir ierobežot lietotājam pieejamo izvēļu skaitu. Papildus tam izlaižamais saraksts novērš pareizrakstības kļūdas un ļauj ātrāk ievadīt datus.

Kā izveidot nolaižamo sarakstu programmā Excel

Kopumā ir 4 veidi, kā izveidot nolaižamo izvēlni programmā Excel, izmantojot datu validēšanas funkciju. Tālāk ir sniegts īss galveno priekšrocību un trūkumu izklāsts, kā arī detalizēti norādījumi soli pa solim katrai metodei:

Izlaižamā saraksta izveide ar komatā atdalītām vērtībām

Šis ir ātrākais veids, kā pievienot nolaižamo lodziņu visās Excel 2010 un Excel 365 versijās.

1. Izvēlieties šūnas vai diapazonu, lai izveidotu nolaižamo sarakstu.

Sākumā atlasiet šūnas vai šūnas, kurās vēlaties, lai tiktu parādīta nolaižamā izvēlne. Tā var būt viena šūna, šūnu diapazons vai visa sleja. Ja atlasāt visu sleju, nolaižamā izvēlne tiks izveidota katrā šīs slejas šūnā, un tas ievērojami ietaupa laiku, piemēram, veidojot anketu.

Varat pat atlasīt nesaskanīgas šūnas, nospiežot un turot nospiestu taustiņu Ctrl, vienlaikus atlasot šūnas ar peli.

2. Izmantojiet Excel datu validāciju, lai izveidotu nolaižamo sarakstu.

Programmas Excel lentē dodieties uz Datu cilne> Datu rīku grupa un noklikšķiniet uz Datu validēšana .

3. Ievadiet saraksta vienumus un izvēlieties opcijas.

In datu validēšana logā Iestatījumi cilnē veiciet šādas darbības:

• In the Atļaut lodziņā atlasiet Saraksts .
• In the Avots: ievadiet vienumus, kurus vēlaties parādīt nolaižamajā izvēlnē, atdalot tos ar komatu (ar atstarpi vai bez tās).
• Pārliecinieties, ka Izlaižamā rūtiņa šūnā lodziņš ir atzīmēts; pretējā gadījumā blakus šūnai netiks parādīta nolaižamā bultiņa.
• Izvēlieties vai dzēsiet Ignorēt tukšu atkarībā no tā, kā vēlaties apstrādāt tukšas šūnas.
• Noklikšķiniet uz Labi, un viss ir izdarīts!

Tagad Excel lietotāji vienkārši noklikšķina uz bultiņas blakus šūnai, kurā atrodas nolaižamais lodziņš, un pēc tam no nolaižamajā izvēlnē izvēlas vajadzīgo ierakstu.

Nu, jūsu nolaižamais lodziņš ir gatavs mazāk nekā minūtes laikā. Šī metode labi darbojas nelieliem Excel datu apstiprināšanas sarakstiem, kas, visticamāk, nekad nemainīsies. Ja tas nav šis gadījums, apsveriet iespēju izmantot kādu no turpmāk minētajām iespējām.

Izlaižamā saraksta pievienošana no nosaukta diapazona

Šī metode Excel datu validācijas saraksta izveidei aizņem nedaudz vairāk laika, taču ilgtermiņā tā var ietaupīt vēl vairāk laika.

1. Ievadiet ierakstus nolaižamajā sarakstā.

Esošajā darblapā atlasiet ierakstus, kurus vēlaties parādīt savā nolaižamajā izvēlnē, vai ievadiet ierakstus jaunā lapā. Šīs vērtības jāievada vienā slejā vai rindā bez tukšām šūnām.

Piemēram, izveidosim jūsu iecienītāko recepšu sastāvdaļu izlaižamo sarakstu:

Padoms: ierakstus ir ieteicams sakārtot tādā secībā, kādā tos vēlaties parādīt nolaižamajā izvēlnē.

2. Izveidojiet nosauktu diapazonu.

Ātrākais veids, kā programmā Excel izveidot nosaukumu diapazonu, ir atlasīt šūnas un ierakstīt diapazona nosaukumu tieši laukā Nosaukuma lodziņš . Kad viss ir pabeigts, noklikšķiniet uz Enter, lai saglabātu jaunizveidoto nosaukumu diapazonu. Lai iegūtu plašāku informāciju, skatiet, kā Excel programmā definēt nosaukumu.

3. Pielietojiet datu validāciju.

Noklikšķiniet šūnā, kurā vēlaties, lai tiktu parādīts nolaižamais saraksts - tas var būt šūnu diapazons vai visa sleja, tajā pašā lapā, kurā atrodas ierakstu saraksts, vai citā darblapā. Datu cilne , noklikšķiniet uz Datu validēšana un konfigurējiet noteikumu:

• In the Atļaut lodziņā atlasiet Saraksts .
• In the Avots: ierakstiet nosaukumu, ko esat devis savam diapazonam, pirms kura ir vienādības zīme, piemēram. =Sastāvdaļas .
• Pārliecinieties, ka Izlaižamā rūtiņa šūnā lodziņš ir atzīmēts.
• Noklikšķiniet uz Labi.

Ja avota sarakstā ir vairāk nekā 8 elementi, jūsu nolaižamajā lodziņā būs šāda ritināšanas josla:

Piezīme. Ja jūsu nosauktajā diapazonā ir vismaz viena tukša šūna, izvēloties iespēju Ignorēt tukšu lodziņā validētajā šūnā var ievadīt jebkuru vērtību.

Izlaižamā saraksta izveide no Excel tabulas

Tā vietā, lai izmantotu parastu nosauktu diapazonu, varat pārveidot datus par pilnībā funkcionālu Excel tabulu ( Ievietot> tabula vai Ctrl + T ) un pēc tam no šīs tabulas izveidojiet datu apstiprināšanas sarakstu. Kāpēc jūs vēlaties izmantot tabulu? Pirmkārt un galvenokārt tāpēc, ka tā ļauj jums izveidot izvēršams dinamiskais nolaižamais saraksts kas tiek automātiski atjaunināts, kad tabulā pievienojat vai no tās izņemat vienumus.

Lai no Excel tabulas pievienotu dinamisku izlaižamo logu, izpildiet tālāk norādītās darbības:

1. Izvēlieties šūnas, kurā vēlaties ievietot nolaižamo elementu.
2. Atveriet Datu validēšana dialoglodziņš.
3. Atlasiet Saraksts no Atļaut nolaižamajā lodziņā.
4. Jaunajā Avots: ievadiet formulu, kas attiecas uz konkrētu tabulas kolonnu, izņemot galvenes šūnu. Šim nolūkam izmantojiet funkciju INDIRECT ar strukturētu atsauci, piemēram, šādu:

   =INDIRECT("Tabulas_nosaukums[Kolonnas_nosaukums]")

5. Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz LABI .

Šajā piemērā mēs izveidojam nolaižamo logu no kolonnas ar nosaukumu Sastāvdaļas tabulā1:

=INDIRECT("Tabula1[Sastāvdaļas]")

Ievietojiet nolaižamo funkciju programmā Excel no šūnu diapazona

Lai ievietotu nolaižamo sarakstu no šūnu diapazona, veiciet šādas darbības:

1. Ievadiet vienumus atsevišķās šūnās.
2. Atlasiet šūnu, kurā vēlaties, lai tiktu parādīts nolaižamais saraksts.
3. Par Dati noklikšķiniet uz cilnes Datu validēšana .
4. Novietojiet kursoru Avota kaste vai noklikšķiniet uz Dialoga lapas sabrukšana ikonu un atlasiet šūnu diapazonu, kuru vēlaties iekļaut nolaižamajā sarakstā. Diapazons var atrasties tajā pašā vai citā darblapā. Ja tā ir cita darblapa, jūs vienkārši pāriet uz citu lapu un atlasiet diapazonu, izmantojot peli.

Dinamiskas (automātiski atjauninātas) Excel izlaižamās programmas izveide

Ja bieži rediģējat nolaižamajā izvēlnē esošos vienumus, iespējams, vēlaties izveidot dinamisku nolaižamo sarakstu programmā Excel. Šādā gadījumā saraksts tiks automātiski atjaunināts visās šūnās, kurās tas ir iekļauts, tiklīdz no sākuma saraksta noņemsiet vai pievienosiet jaunus ierakstus.

Visvienkāršākais veids, kā Excel programmā izveidot šādu dinamiski atjaunināmu nolaižamo sarakstu, ir izveidot nosauktu sarakstu, pamatojoties uz tabulu. Ja kādu iemeslu dēļ vēlaties izmantot parastu nosauktu diapazonu, tad atsaucieties uz to, izmantojot OFFSET formulu, kā paskaidrots tālāk.

1. Sākumā izveidojiet parasto izlaižamo logu, pamatojoties uz nosaukto diapazonu, kā aprakstīts iepriekš.
2. Veidojot nosaukumu, 2. solī, veidojot nosaukumu, ierakstiet šādu formulu. Attiecas uz kaste.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Kur:

   • Sheet1 - lapas nosaukums
   • A - sleja, kurā atrodas jūsu nolaižamā saraksta elementi.
   • $A$1 - šūna, kurā atrodas pirmais saraksta elements

Kā redzat, formula sastāv no divām Excel funkcijām - OFFSET un COUNTA. Funkcija COUNTA saskaita visus punktus, kas nav tukši, norādītajā slejā. OFFSET izmanto šo skaitli un atgriež atsauci uz diapazonu, kas ietver tikai tukšas šūnas, sākot no pirmās šūnas, ko norādāt formulā.

Dinamisko nolaižamo sarakstu galvenā priekšrocība ir tā, ka pēc avota saraksta rediģēšanas katru reizi nebūs jāmaina atsauce uz nosaukto diapazonu. Vienkārši dzēsiet vai ierakstiet jaunus ierakstus avota sarakstā, un visas šūnas, kurās ir šis Excel validācijas saraksts, tiks atjauninātas automātiski!

Kā darbojas šī formula

Programmā Microsoft Excel funkciju OFFSET(atsauce, rindas, kolonnas, [augstums], [platums]) izmanto, lai atgrieztu atsauci uz diapazonu, kas sastāv no noteikta rindu un kolonnu skaita. Lai piespiestu šo funkciju atgriezt dinamisku, t. i., nepārtraukti mainīgu diapazonu, norādiet šādus argumentus:

• atsauce - šūnā $A$1 lapā1, kas ir pirmais nolaižamā saraksta elements;
• rindas & amp;amp; Cols ir 0, jo nevēlaties pārvietot atgriežamo diapazonu ne vertikāli, ne horizontāli;
• augstums - ar funkciju COUNTA iegūto šūnu skaits, kas nav tukšas A slejā;
• platums - 1, t. i., viena sleja.

Kā izveidot nolaižamo sarakstu no citas darbgrāmatas

Excel programmā varat izveidot nolaižamo izvēlni, kā avotu izmantojot sarakstu no citas darbgrāmatas. Lai to izdarītu, ir jāizveido 2 nosaukti diapazoni - viens avota grāmatā un otrs grāmatā, kurā vēlaties izmantot Excel datu validēšanas sarakstu.

Piezīme. Lai nolaižamais saraksts no citas darbgrāmatas darbotos, darbgrāmatai ar avota sarakstu jābūt atvērtai.

Statisks nolaižamais saraksts no citas darbgrāmatas

Šādi izveidots nolaižamais saraksts netiks automātiski atjaunināts, kad avotu sarakstā pievienosiet vai noņemsiet ierakstus, un avotu saraksta atsauce būs jāmaina manuāli.

1. Izveidojiet nosauktu avota saraksta diapazonu.

Atveriet darbgrāmatu, kurā ir avota saraksts, SourceBook.xlsx šajā piemērā un izveidojiet nosaukumu diapazonu ierakstiem, kurus vēlaties iekļaut savā nolaižamajā sarakstā, piem.,. Source_list .

2. Izveidojiet nosauktu atsauci galvenajā darbgrāmatā.

Atveriet darbgrāmatu, kurā vēlaties, lai parādās izlaižamais saraksts, un izveidojiet nosaukumu, kas ir atsauce uz jūsu avotu sarakstu. Šajā piemērā pabeigtā atsauce ir šāda. =SourceBook.xlsx!Source_list

Piezīme. Ja darbgrāmatas nosaukumā ir atstarpes, tas ir jāapzīmē ar apostrofiem ('). Piemēram: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Piemērot datu validāciju

Galvenajā darbgrāmatā atlasiet šūnu(-as) savam nolaižamajam sarakstam, klikšķis Dati> Datu validēšana un ievadiet 2. solī izveidoto nosaukumu laukā Avots: kaste.

Dinamisks nolaižamais saraksts no citas darbgrāmatas

Šādi izveidots izlaižamais saraksts tiks atjaunināts, tiklīdz avota sarakstā tiks veiktas jebkādas izmaiņas.

1. Izveidojiet diapazona nosaukumu Source darbgrāmatā, izmantojot OFFSET formulu, kā paskaidrots sadaļā Dinamiska izlaižamā saraksta izveide.
2. Galvenajā darbgrāmatā parastajā veidā pielietojiet datu validāciju.

Excel datu validēšana nedarbojas

Datu validēšanas opcija ir pelēkā krāsā vai ir atspējota? Tam var būt vairāki iemesli:

• Nolaižamos sarakstus nevar pievienot aizsargātām vai koplietojamām darblapām. Noņemiet aizsardzību vai pārtrauciet darblapas koplietošanu un pēc tam mēģiniet noklikšķināt uz Datu validēšana atkal.
• Izlaižamo sarakstu izveidojat no Excel tabulas, kas ir saistīta ar SharePoint vietni. Atvienojiet saiti ar tabulu vai noņemiet tabulas formatējumu un mēģiniet vēlreiz.

Papildu opcijas Excel izlaižamajam izvēles rūtiņam

Vairumā gadījumu Iestatījumi iepriekš aplūkotās cilnes opcijas ir pilnīgi pietiekamas. Ja tās nav pietiekamas, vēl divas opcijas ir pieejamas citās cilnēs. Datu validēšana dialoglodziņš.

Parādīt ziņojumu, kad tiek noklikšķināts uz šūnas ar nolaižamo logu

Ja vēlaties parādīt lietotājiem uznirstošo ziņojumu, kad viņi noklikšķina uz jebkuras šūnas, kurā ir jūsu nolaižamais saraksts, rīkojieties šādi:

• Dialoglodziņā Datu validēšana ( Datu cilne> Datu validēšana ), pārslēgties uz Ievades ziņojums cilne.
• Pārliecinieties, vai opcija Rādīt ievades ziņojumu, kad ir atlasīta šūna ir pārbaudīts.
• Attiecīgajos laukos ievadiet nosaukumu un ziņojumu (līdz 225 rakstzīmēm).
• Noklikšķiniet uz LABI pogu, lai saglabātu ziņojumu un aizvērtu dialoglodziņu.

Rezultāts programmā Excel izskatīsies līdzīgi:

Ļaujiet lietotājiem ievadīt savus datus kombo lodziņā

Pēc noklusējuma Excel izveidotais nolaižamais saraksts nav rediģējams, t. i., tajā ir tikai sarakstā iekļautās vērtības. Tomēr varat ļaut lietotājiem ievadīt savas vērtības.

Tehniski tas pārvērš nolaižamo sarakstu par Excel kombināciju lodziņu. Termins "kombināciju lodziņš" nozīmē rediģējamu nolaižamo sarakstu, kas ļauj lietotājiem izvēlēties vērtību no saraksta vai ievadīt vērtību tieši šajā lodziņā.

1. In the Datu validēšana dialogs ( Datu cilne> Datu validēšana ), dodieties uz Kļūdas brīdinājums cilne.
2. Izvēlieties "Rādīt kļūdas brīdinājumu pēc nederīgu datu ievadīšanas " lodziņu, ja vēlaties parādīt brīdinājumu, kad lietotājs mēģina ievadīt kādu no datiem, kas nav iekļauts nolaižamajā izvēlnē. Ja nevēlaties parādīt nekādu ziņojumu, dzēsiet šo izvēles rūtiņu.
3. Lai parādītu brīdinājuma ziņojumu, izvēlieties vienu no opcijām. Stils un ierakstiet virsrakstu un ziņojumu. Informācija vai Brīdinājums ļaus lietotājiem ievadīt savu tekstu kombo lodziņā.
   • An Informācija ziņojums ieteicams, ja lietotāji bieži ievada savas izvēles.
   • A Brīdinājums ziņojums liks lietotājiem izvēlēties elementu no nolaižamajā lodziņā, nevis ievadīt savus datus, lai gan tas neaizliedz pielāgotus ierakstus.
   • Pārtraukt (noklusējuma iestatījums) neļaus cilvēkiem ievadīt datus, kas nav Excel nolaižamajā sarakstā.

   

   Lūk, kā jūsu pielāgotais brīdinājuma ziņojums var izskatīties programmā Excel:

   

   Padoms. Ja neesat pārliecināts, kādu virsrakstu vai ziņojuma tekstu ievadīt, varat atstāt laukus tukšus. Šādā gadījumā Microsoft Excel parādīs noklusējuma brīdinājumu " Ievadītā vērtība nav derīga. Lietotājam ir ierobežotas šajā šūnā ievadāmās vērtības. ."

Kā kopēt nolaižamo sarakstu programmā Excel

Ja vēlaties, lai pikšķerēšanas saraksts parādītos vairākās šūnās, varat to vienkārši kopēt tāpat kā jebkuru citu šūnu saturu, velkot aizpildīšanas rokturi pa blakus esošajām šūnām vai izmantojot kopēšanas/ielīmēšanas saīsnes. Šīs metodes kopē visu šūnas saturu, tostarp datu validāciju un pašreizējā izvēle . Tātad tos vislabāk izmantot, ja nolaižamajā logā vēl nav izvēlēts neviens vienums.

Izlaižamā saraksta kopēšana bez pašreizējās atlases , izmantojiet funkciju Paste Special, lai kopētu tikai datu validēšanas noteikumu.

Kā rediģēt Excel nolaižamo sarakstu

Pēc tam, kad esat izveidojis nolaižamo sarakstu programmā Excel, iespējams, vēlēsieties tam pievienot vairāk ierakstu vai dzēst dažus no esošajiem elementiem. Kā to izdarīsiet, ir atkarīgs no tā, kā tika izveidots nolaižamais saraksts.

Nolaižamā saraksta, kas atdalīts ar komatu, modificēšana

Ja esat izveidojis nolaižamo rūtiņu, kas atdalīta ar komatu, turpiniet tālāk aprakstītās darbības:

1. Atlasiet šūnu vai šūnas, kas atsaucas uz Excel datu validēšanas sarakstu, t. i., šūnas, kurās ir nolaižamais lodziņš, ko vēlaties rediģēt.
2. Noklikšķiniet uz Datu validēšana (Excel lente> cilne Dati).
3. Dzēst vai ievadīt jaunus vienumus Avots: kaste.
4. Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu izmaiņas, un aizveriet programmu Excel. Datu validēšana logs.

Padoms. Ja vēlaties izmaiņas piemērot visas šūnas šajā nolaižamajā sarakstā izvēlieties " Piemērojiet šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar tādiem pašiem iestatījumiem. " opcija.

Mainīt nolaižamo elementu, pamatojoties uz šūnu diapazonu

Ja ir izveidots nolaižamais lodziņš, norādot šūnu diapazonu, nevis atsaucoties uz nosauktu diapazonu, rīkojieties šādi.

1. Dodieties uz izklājlapu, kurā ir elementi, kas parādās jūsu nolaižamajā lodziņā, un rediģējiet sarakstu, kā vēlaties.
2. Atlasiet šūnu vai šūnas, kurās atrodas jūsu nolaižamais saraksts.
3. Noklikšķiniet uz Datu validēšana par Dati cilne.
4. Programmā Excel Datu validēšana logā, cilnē Iestatījumi mainiet šūnu atsauces lodziņā Avots. Jūs varat vai nu rediģēt tās manuāli, vai arī noklikšķiniet uz Dialoga lapas sabrukšana ikona.
5. Noklikšķiniet uz LABI lai saglabātu izmaiņas un aizvērtu logu.

Izlaižamā saraksta atjaunināšana no nosaukta diapazona

Ja esat izveidojis nolaižamo rūtiņu, kuras pamatā ir nosaukts diapazons, varat vienkārši rediģēt diapazona vienumus un pēc tam mainīt atsauci uz nosaukto diapazonu. Visas nolaižamās rūtiņas, kuru pamatā ir šis nosauktais diapazons, tiks atjauninātas automātiski.

1. Pievienot vai dzēst vienumus nosauktajā diapazonā.

Atveriet darblapu, kurā ir jūsu nosauktais diapazons, dzēsiet vai ierakstiet jaunus ierakstus. Neaizmirstiet sakārtot vienumus tādā secībā, kādā vēlaties, lai tie parādītos Excel nolaižamajā sarakstā.

Kā dzēst nolaižamo sarakstu

Ja vairs nevēlaties, lai Excel darblapā būtu izlaižamie lodziņi, varat tos noņemt no dažām vai visām šūnām.

Izlaižamās izvēlnes noņemšana no atlasītās(-ajām) šūnas(-ēm)

1. Atlasiet šūnu vai vairākas šūnas, no kurām vēlaties noņemt nolaižamos lodziņus.
2. Dodieties uz Dati cilni un noklikšķiniet uz Datu validēšana .
3. Cilnē Iestatījumi atlasiet Notīrīt visu pogu.

Šī metode noņem nolaižamās izvēlnes no atlasītajām šūnām, bet saglabā pašreiz atlasītās vērtības.

Ja vēlaties dzēst gan nolaižamo logu, gan šūnu vērtības, varat atlasīt šūnas un noklikšķiniet uz Notīrīt visus pogu uz Cilne Sākumlapa> Rediģēšanas grupa> Notīrīt .

Excel nolaižamā saraksta dzēšana no visām pašreizējās lapas šūnām

Šādā veidā varat noņemt nolaižamo sarakstu no visām saistītajām šūnām pašreizējā darblapā. Tas neizdzēsīs to pašu nolaižamo sarakstu no šūnām citās darblapās, ja tādas ir.

1. Atlasiet jebkuru šūnu, kurā atrodas jūsu nolaižamais saraksts.
2. Noklikšķiniet uz Datu validēšana par Dati cilne.
3. Logā Datu validēšana cilnē Iestatījumi atlasiet " Piemērojiet šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar tādiem pašiem iestatījumiem. " izvēles rūtiņu.

   Kad to atzīmēsiet, tiks atlasītas visas šūnas, kas atsaucas uz šo Excel datu validēšanas sarakstu, kā redzams zemāk redzamajā ekrānšāviņas attēlā.

4. Noklikšķiniet uz Notīrīt visu pogu, lai dzēstu nolaižamo sarakstu.
5. Noklikšķiniet uz LABI lai saglabātu izmaiņas un aizvērtu logu Datu validēšana.

Šī metode dzēš nolaižamo sarakstu no visām šūnām, kurās tas atrodas, saglabājot pašlaik atlasītās vērtības. Ja nolaižamo sarakstu izveidojāt no šūnu diapazona vai nosaukta diapazona, arī avota saraksts paliks neskarts. Lai to dzēstu, atveriet darblapu, kurā ir nolaižamā saraksta elementi, un dzēsiet tos.

Tagad jūs zināt Excel nolaižamo sarakstu pamatus. Nākamajā rakstā mēs turpināsim pētīt šo tēmu un parādīšu, kā izveidot kaskādes (atkarīgu) nolaižamo sarakstu ar nosacītu datu validāciju. Lūdzu, sekojiet līdzi un paldies par lasīšanu!