Tutoriali demonstron 4 mënyra të shpejta për të shtuar një listë në Excel. Ai gjithashtu tregon se si të krijoni një listë rënëse nga një libër tjetër pune, të modifikoni, kopjoni dhe fshini listat e vlefshmërisë së të dhënave.

Lista rënëse e Excel-it, e njohur ndryshe si kutia rënëse ose kutia e kombinuar, përdoret për të futur të dhëna në një spreadsheet nga një listë artikujsh të paracaktuar. Qëllimi kryesor i përdorimit të listave rënëse në Excel është të kufizojë numrin e zgjedhjeve të disponueshme për përdoruesin. Përveç kësaj, një listë rënëse parandalon gabimet drejtshkrimore dhe e bën futjen e të dhënave më të shpejtë.

Si të krijoni listën rënëse në Excel

Në tërësi, ekzistojnë 4 mënyra për të krijoni një menu rënëse në Excel duke përdorur veçorinë e Validimit të të Dhënave. Më poshtë do të gjeni një përmbledhje të shpejtë të avantazheve dhe disavantazheve kryesore, si dhe udhëzimet e detajuara hap pas hapi për secilën metodë:

Krijoni listën rënëse me vlera të ndara me presje

Kjo është mënyra më e shpejtë për të shtuar një kuti drop-down në të gjitha versionet e Excel 2010 përmes Excel 365.

1. Zgjidhni një qelizë ose një diapazon për listën tuaj rënëse.

Ju filloni duke zgjedhur një qelizë ose qeliza ku dëshironi të shfaqet një kuti rënëse. Kjo mund të jetë një qelizë e vetme, një varg qelizash ose e gjithë kolona. Nëse zgjidhni të gjithë kolonën, do të krijohet një meny rënëse në secilën qelizë të asaj kolone, e cila është një kursim real i kohës, për shembull, kur jeni duke krijuar një pyetësor.

Mund të zgjidhni edhe qeliza jo të afërta Informacioni ose Paralajmërimi do t'i lejojë përdoruesit të fusin tekstin e tyre në kutinë e kombinuar.

• Një mesazh Informativ rekomandohet nëse përdoruesit tuaj kanë të ngjarë të futin zgjedhjet e tyre mjaft shpesh.
• Një Paralajmërim mesazh do t'i shtyjë përdoruesit të zgjedhin një artikull nga kutia rënëse në vend që të fusin të dhënat e tyre, megjithëse nuk i ndalon hyrjet e personalizuara.
• Stop (parazgjedhja) do t'i parandalojë njerëzit nga duke futur çdo të dhënë që nuk është në listën tuaj rënëse të Excel.

Dhe kështu mund të duket mesazhi juaj paralajmërues i personalizuar në Excel:

Këshillë. Nëse nuk jeni të sigurt se çfarë titulli ose teksti mesazhi duhet të shkruani, mund t'i lini fushat bosh. Në këtë rast, Microsoft Excel do të shfaqë alarmin e paracaktuar " Vlera që futët nuk është e vlefshme. Një përdorues ka vlera të kufizuara që mund të futen në këtë qelizë ."

Si të kopjoni listën rënëse në Excel

Në rast se dëshironi që një listë përzgjedhëse të shfaqet në qeliza të shumta, thjesht mund ta kopjoni atë si çdo përmbajtje tjetër qelize duke zvarritur doreza e mbushjes nëpër qelizat ngjitur ose duke përdorur shkurtoret e kopjimit/ngjitjes. Këto metoda kopjojnë të gjithë përmbajtjen e një qelize duke përfshirë Validimin e të Dhënave dhe zgjedhjen aktuale . Pra, ato janë më të mira për t'u përdorur kur asnjë artikull nuk është zgjedhur ende në listën rënëse.

Për të kopjuar një listë rënëse pa përzgjedhjen aktuale , përdorniNgjit veçorinë speciale për të kopjuar vetëm rregullin e Validimit të të Dhënave.

Si të modifikoni një listë rënëse të Excel

Pasi të keni krijuar një listë rënëse në Excel, mund të dëshironi të shtoni më shumë hyrje në të ose të fshini disa nga artikujt ekzistues. Mënyra se si e bëni këtë varet nga mënyra se si është krijuar kutia juaj rënëse.

Modifikoni një listë rënëse të ndarë me presje

Nëse keni krijuar një listë rënëse të ndarë me presje kuti, vazhdoni me hapat e mëposhtëm:

1. Zgjidhni një qelizë ose qeliza që i referohen listës suaj të vlefshmërisë së të dhënave në Excel, d.m.th. qelizat që përmbajnë një kuti rënëse që dëshironi të modifikoni.
2. Klikoni Vleresimi i të dhënave (shiriti i Excel > skeda e të dhënave).
3. Fshi ose shkruani artikuj të rinj në kutinë Burimi .
4. Kliko OK për të ruajtur ndryshimet dhe mbyllni dritaren Vlerifikimi i të dhënave në Excel.

Këshillë. Nëse dëshironi të aplikoni ndryshimet në të gjitha qelizat që përmbajnë këtë listë rënëse, zgjidhni opsionin " Zbato këto ndryshime në të gjitha qelizat e tjera me të njëjtat cilësime ".

Ndrysho një listë me zbritje bazuar në një varg qelizash

Nëse ke krijuar një kuti zbritëse duke specifikuar një gamë qelizash në vend që t'i referohesh një diapazoni të emërtuar, atëherë vazhdo në mënyrën e mëposhtme.

1. Kaloni te fletëllogaritja që përmban artikujt që shfaqen në kutinë tuaj rënëse dhe modifikoni listën në mënyrën që dëshironi.
2. Zgjidhni qelizën ose qelizat që përmbajnë listën tuaj të lëshimitlistë.
3. Klikoni Vleresimi i të dhënave në skedën Të dhënat .
4. Në dritaren Vleresimi i të dhënave Excel, te Cilësimet tab, ndryshoni referencat e qelizave në kutinë Burimi. Mund t'i modifikoni ato me dorë ose të klikoni ikonën Palos dialogun .
5. Klikoni butonin OK për të ruajtur ndryshimet dhe për të mbyllur dritaren.

Përditësoni një pikë- listë poshtë nga një diapazon i emërtuar

Nëse keni krijuar një kuti rënëse të bazuar në varg me emër, atëherë thjesht mund të modifikoni artikujt e diapazonit tuaj dhe më pas të ndryshoni referencën në Gama e emërtuar. Të gjitha kutitë e zbritjes bazuar në këtë diapazon të emërtuar do të përditësohen automatikisht.

1. Shto ose fshi artikuj në diapazonin e emërtuar.

Hapni fletën e punës që përmban gamën tuaj të emërtuar, fshini ose shkruani hyrjet e reja. Mos harroni t'i rregulloni artikujt sipas rendit që dëshironi të shfaqen në listën tuaj rënëse të Excel-it.

Si të fshini një listë rënëse

Nëse nuk dëshironi të keni më kuti rënëse në fletën tuaj të punës në Excel, mund t'i hiqni ato nga disa ose të gjitha qelizat.

Heqja e një menyje rënëse nga qelizat e zgjedhura

1. Zgjidhni një qelizë ose disa qeliza nga të cilat dëshironi të hiqni kutitë me rënie.
2. Shkoni te skeda Të dhënat dhe kliko Vleresimi i të dhënave .
3. Në skedën Cilësimet, zgjidhni butonin Fshi të gjitha .

Kjo metodë heq menytë rënëse nga qelizat e zgjedhura, por ruan vlerat e zgjedhura aktualisht.

Nëse dëshironi të fshini të dyja një në listën rënëse dhe vlerat e qelizave, mund të zgjidhni qelizat dhe të klikoni butonin Fshi të gjitha në skedën Home > Redaktimi i grupit > Pastro .

Fshirja e një liste rënëse Excel nga të gjitha qelizat në fletën aktuale

Në këtë mënyrë, ju mund të hiqni një listë rënëse nga të gjitha qelizat e lidhura në aktual fletë pune. Kjo nuk do të fshijë të njëjtën kuti rënëse nga qelizat në fletët e tjera të punës, nëse ka.

1. Zgjidh ndonjë qelizëqë përmban listën tuaj rënëse.
2. Klikoni Vleresimi i të dhënave në skedën Të dhënat .
3. Në dritaren "Vlerifikimi i të dhënave", në skedën "Cilësimet", zgjidhni kutinë e kontrollit " Zbato këto ndryshime në të gjitha qelizat e tjera me të njëjtat cilësime ".

   Pasi ta kontrolloni, të gjitha qelizat që i referohen kësaj liste të Validimit të të Dhënave të Excel do të zgjidhen, siç mund ta shihni në pamjen e mëposhtme të ekranit.

4. Kliko Pastro të gjitha butonin për të fshirë listën rënëse.
5. Klikoni OK për të ruajtur ndryshimet dhe mbyllni dritaren e verifikimit të të dhënave.

Kjo metodë fshin një listë rënëse nga të gjitha qelizat që e përmbajnë, duke ruajtur vlerat e zgjedhura aktualisht. Nëse keni krijuar një listë rënëse nga një varg qelizash ose një gamë me emër, lista e burimeve do të mbetet gjithashtu e paprekur. Për ta hequr atë, hapni fletën e punës që përmban artikujt e listës rënëse dhe fshijini ato.

Tani i dini bazat e listave zbritëse të Excel. Në artikullin vijues, ne do ta eksplorojmë më tej këtë temë dhe do t'ju tregoj se si të krijoni listën rënëse kaskaduese (të varur) me Vërtetim të kushtëzuar të të dhënave. Ju lutemi qëndroni të sintonizuar dhe faleminderit që lexoni!

2. Përdorni Validimin e të Dhënave të Excel për të krijuar një listë rënëse.

Në shiritin e Excel, shkoni te skeda Të dhënat > Grupo Veglat e të Dhënave dhe kliko Vleresimi i të Dhënave .

3. Futni artikujt e listës dhe zgjidhni opsionet.

Në dritaren Vleresimi i të dhënave , në skedën Cilësimet , bëni sa më poshtë:

• Në kutinë Lejo , zgjidhni Lista .
• Në kutinë Burimi , shkruani artikujt që dëshironi të shfaqen në listën tuaj rënëse menyja e ndarë me presje (me ose pa hapësira).
• Sigurohuni që kutia Dulëse në qelizë të jetë e kontrolluar; përndryshe shigjeta e zbritjes nuk do të shfaqet pranë qelizës.
• Zgjidhni ose fshini boshllëkun Injoro bosh në varësi të mënyrës se si dëshironi të trajtoni qelizat boshe.
• Kliko OK dhe mbarove!

Tani, përdoruesit e Excel-it thjesht klikojnë një shigjetë pranë një qelize që përmban një kuti rënëse dhe më pas zgjedhin hyrjen që duan nga menyja rënëse.

Epo, kutia juaj e lëshimit është gati për më pak se një minutë. Kjo metodë funksionon mirë për listat e vogla të vërtetimit të të dhënave në Excel që nuk ka gjasa të ndryshojnë ndonjëherë. Nëse nuk është kështu, merrni parasysh përdorimin e një prej opsioneve të mëposhtme.

Shtoni listën rënëse nga një gamë e emërtuar

Kjo metodë e krijimit të një liste të vërtetimit të të dhënave në Excel kërkon pak më shumë kohë, por mund të kursejë edhe më shumëkohë në afat të gjatë.

1. Shkruani hyrjet për listën tuaj rënëse.

Zgjidhni hyrjet që dëshironi të shfaqen në menunë tuaj rënëse në një fletë pune ekzistuese ose shkruani hyrjet në një fletë të re. Këto vlera duhet të futen në një kolonë ose rresht të vetëm pa asnjë qelizë bosh.

Për shembull, le të krijojmë një listë rënëse të përbërësve për recetat tuaja të preferuara:

Këshillë. Është një ide e mirë që të renditni shënimet tuaja sipas radhës që dëshironi të shfaqen në menynë rënëse.

2. Krijoni një varg të emërtuar.

Mënyra më e shpejtë për të krijuar një diapazon të emërtuar në Excel është të zgjidhni qelizat dhe të shkruani emrin e diapazonit direkt në Kutia e emrit . Kur të përfundoni, klikoni Enter për të ruajtur gamën e sapokrijuar me emër. Për më shumë informacion, ju lutemi shikoni se si të përcaktoni një emër në Excel.

3. Aplikoni verifikimin e të dhënave.

Klikoni në qelizën ku dëshironi të shfaqet lista rënëse - mund të jetë një varg qelizash ose e gjithë kolona, ​​në të njëjtën fletë ku ndodhet lista juaj e hyrjeve ose në një fletë pune të ndryshme. Më pas, lundroni në skedën Të dhënat , klikoni Vleresimi i të dhënave dhe konfiguroni rregullin:

• Në kutinë Lejo , zgjidhni Lista .
• Në kutinë Burimi , shkruani emrin që i keni dhënë diapazonit tuaj të paraprirë nga një shenjë e barabartë, për shembull =Përbërësit .
• Sigurohuni që kutia Në qelizë me zbritje është e zgjedhur.
• KlikoniOK.

Nëse lista burimore përmban më shumë se 8 artikuj, kutia juaj e lëshimit do të ketë një shirit lëvizës si ky:

Shënim. Nëse diapazoni juaj i emërtuar ka të paktën një qelizë bosh, zgjedhja e kutisë Injoro boshllëkun lejon që çdo vlerë të futet në qelizën e vërtetuar.

Bëni listën rënëse nga tabela Excel

Në vend që të përdorni një gamë të rregullt me ​​emër, mund t'i konvertoni të dhënat tuaja në një tabelë plotësisht funksionale Excel ( Fut > Tabela ose Ctrl + T ) , dhe më pas krijoni një listë të vërtetimit të të dhënave nga ajo tabelë. Pse mund të dëshironi të përdorni një tabelë? Së pari dhe më e rëndësishmja, sepse ju lejon të krijoni një listë rënëse dinamike të zgjerueshme që përditësohet automatikisht ndërsa shtoni ose hiqni artikujt nga tabela.

Për të shtuar një listë dinamike nga një tabelë Excel, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni qelizën ku dëshironi të futni një listë me zbritje.
2. Hapni <1 Dritarja dialoguese>Vleresimi i të dhënave .
3. Zgjidh Lista nga kutia rënëse Lejo .
4. Në Burimin e ri Kutia , vendosni formulën që i referohet një kolone specifike në tabelën tuaj, pa përfshirë qelizën e kokës. Për këtë, përdorni funksionin INDIRECT me një referencë të strukturuar si kjo:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

   Shiko gjithashtu: Funksioni Excel FILTER - filtrim dinamik me formula
5. Kur të keni përfunduar, klikoni OK .

Për këtë shembull , ne bëjmë një listë rënëse nga kolona me emrin Përbërësit në Tabelën 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Fut në Excel nga një varg qelizat

Përfutni një listë rënëse nga një sërë qelizash, kryeni këto hapa:

1. Shkruani artikujt në qeliza të veçanta.
2. Zgjidhni qelizën ku dëshironi listën rënëse për të dalë.
3. Në skedën Të dhënat , kliko Vleresimi i të dhënave .
4. Vendos kursorin në kutinë Burimi ose kliko Palos ikonën e Dialogut dhe zgjidhni gamën e qelizave që do të përfshini në listën tuaj rënëse. Gama mund të jetë në të njëjtën ose në një fletë pune të ndryshme. Nëse kjo e fundit, ju thjesht shkoni në fletën tjetër dhe zgjidhni një diapazon duke përdorur një mi.

Krijoni një listë me dropdown dinamike (të përditësuar automatikisht) Excel

Nëse i modifikoni shpesh artikujt në menynë rënëse, mund të dëshironi të krijoni një listë dinamike rënëse në Excel. Në këtë rast, lista juaj do të përditësohet automatikisht në të gjitha qelizat që e përmbajnë, pasi të hiqni ose shtoni hyrje të reja në listën burimore.

Mënyra më e lehtë për të krijuar një listë të tillë rënëse të përditësuar në mënyrë dinamike në Excel është duke krijuar një listë të emërtuar bazuar në një tabelë. Nëse për ndonjë arsye preferoni një diapazon të zakonshëm me emër, atëherë referojuni duke përdorur formulën OFFSET, siç shpjegohet më poshtë.

1. Ju filloni duke krijuar një listë të zakonshme rënëse bazuar në një diapazon të emërtuar siç përshkruhet më sipër.
2. Në hapin 2, kur krijoni një emër, vendosni formulën e mëposhtme në kutinë I referohet .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Ku:

   • Fleta1 - emri i fletës
   • A - kolona ku artikujt elista juaj rënëse ndodhet
   • $A$1 - qeliza që përmban artikullin e parë të listës

Siç e shihni, formula përbëhet nga 2 funksione Excel - OFFSET dhe COUNTA. Funksioni COUNTA numëron të gjitha jo boshllëqet në kolonën e specifikuar. OFFSET merr atë numër dhe kthen një referencë për një diapazon që përfshin vetëm qeliza jo boshe, duke filluar nga qeliza e parë që specifikoni në formulë.

Avantazhi kryesor i dinamikës listat drop-down është se nuk do t'ju duhet të ndryshoni referencën në diapazonin e emërtuar çdo herë pas redaktimit të listës burimore. Thjesht fshini ose shkruani hyrje të reja në listën burimore dhe të gjitha qelizat që përmbajnë këtë listë të vlefshmërisë Excel do të përditësohen automatikisht!

Si funksionon kjo formulë

Në Microsoft Excel, OFFSET(referenca , rows, cols, [height], [width]) funksioni përdoret për të kthyer një referencë në një varg të përbërë nga një numër i caktuar rreshtash dhe kolonash. Për ta detyruar atë të kthejë një diapazon dinamik, d.m.th. me ndryshim të vazhdueshëm, ne specifikojmë argumentet e mëposhtme:

• reference - qeliza $A$1 në Fletën1, e cila është artikulli i parë i listës suaj rënëse;
• rows & cols janë 0 sepse nuk dëshironi të zhvendosni diapazonin e kthyer as vertikalisht as horizontalisht;
• height - numri i qelizave jo bosh në kolonën A, i kthyer nga funksioni COUNTA;
• width - 1, d.m.th. një kolonë.

Si të krijoni listën rënëselistë nga një libër tjetër pune

Mund të krijoni një meny rënëse në Excel duke përdorur një listë nga një libër tjetër pune si burim. Për ta bërë këtë, do t'ju duhet të krijoni 2 vargje të emërtuara - një në librin burimor dhe një tjetër në librin ku dëshironi të përdorni listën tuaj të verifikimit të të dhënave në Excel.

Shënim. Që lista rënëse nga një libër tjetër pune të funksionojë, libri i punës me listën burimore duhet të jetë i hapur.

Një listë rënëse statike nga një libër tjetër pune

Lista rënëse e krijuar në këtë mënyrë nuk do të përditësohet automatikisht kur shtoni ose hiqni hyrjet në listën burimore dhe do t'ju duhet të modifikoni manualisht referencën e listës burimore.

1. Krijo një diapazon të emërtuar për listën burimore.

Hap librin e punës që përmban listën burimore, SourceBook.xlsx në këtë shembull dhe krijo një varg të emërtuar për hyrjet që dëshiron të përfshish në lista juaj rënëse, p.sh. Lista_burimi .

2. Krijoni një referencë me emër në librin kryesor të punës.

Hapni librin e punës në të cilin dëshironi të shfaqet lista rënëse dhe krijoni një emër që i referohet listës suaj burimore. Në këtë shembull, referenca e plotësuar është =SourceBook.xlsx!Source_list

Shënim. Duhet të vendosni emrin e librit të punës me apostrofa (') nëse përmban ndonjë hapësirë. Për shembull: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Aplikoni verifikimin e të dhënave

Në librin kryesor të punës, zgjidhni qelizat për listën tuaj rënëse, kliko Të dhënat > Të dhënatVleresimi dhe futni emrin që keni krijuar në hapin 2 në kutinë Burimi .

Një listë dinamike rënëse nga një libër tjetër pune

Një listë rënëse e krijuar në këtë mënyrë do të përditësohet menjëherë pasi të keni bërë ndonjë ndryshim në listën burimore.

1. Krijoni një emër vargu në librin e punës Burimi me formulën OFFSET, si shpjegohet në Krijimi i një menuje me rënie dinamike.
2. Në librin kryesor të punës, aplikoni Validimin e të dhënave në mënyrën e zakonshme.

Vleresimi i të dhënave në Excel nuk funksionon

Opsioni i verifikimit të të dhënave është gri apo i çaktivizuar? Ka disa arsye pse kjo mund të ndodhë:

• Listat rënëse nuk mund të shtohen në fletë pune të mbrojtura ose të përbashkëta. Hiqni mbrojtjen ose ndaloni ndarjen e fletës së punës dhe më pas provoni të klikoni përsëri Vleresimi i të dhënave .
• Ju po krijoni një listë rënëse nga një tabelë Excel që është e lidhur me një sajt të SharePoint. Shkëputni tabelën ose hiqni formatimin e tabelës dhe provoni përsëri.

Opsione shtesë për kutinë rënëse të Excel

Në shumicën e rasteve, skeda Cilësimet opsionet që kemi diskutuar më lart janë absolutisht të mjaftueshme. Nëse nuk e bëjnë, dy opsione të tjera janë të disponueshme në skedat e tjera të dritares dialoguese Vleresimi i të dhënave .

Shfaq një mesazh kur klikohet një qelizë me listën rënëse

Nëse doni t'u tregoni përdoruesve tuaj një mesazh pop-up kur ata klikojnë ndonjë qelizë që përmban listën tuaj rënëse, vazhdoni në këtëmënyra:

• Në dialogun Vleresimi i të dhënave ( Skeda e të dhënave > Validimi i të dhënave ), kaloni në skedën Mesazhi hyrës .
• Sigurohuni që opsioni Shfaq mesazhin hyrës kur zgjidhet qeliza është i zgjedhur.
• Shkruani një titull dhe mesazh në fushat përkatëse (deri në 225 karaktere).
• Klikoni Butoni OK për të ruajtur mesazhin dhe për të mbyllur dialogun.

Rezultati në Excel do të duket i ngjashëm me këtë:

Lejo përdoruesit të fusin të dhënat e tyre në një kuti të kombinuar

Si parazgjedhje, lista rënëse që krijoni në Excel nuk është e redaktueshme, d.m.th e kufizuar në vlerat në Lista. Megjithatë, ju mund t'i lejoni përdoruesit tuaj të fusin vlerat e tyre.

Teknikisht, kjo e kthen një listë rënëse në një kuti të kombinuar Excel. Termi "kombo kuti" do të thotë një listë rënëse e modifikueshme që i lejon përdoruesit ose të zgjedhin një vlerë nga lista ose të shkruajnë një vlerë direkt në kuti.

1. Në dialogun Vleresimi i të dhënave ( Skeda e të dhënave > Vleresimi i të dhënave ), shkoni te skeda Sinjalizim për gabimin .
2. Zgjidhni "Shfaq alarmin e gabimit pasi futen të dhënat e pavlefshme " kuti nëse dëshironi të shfaqni një sinjalizim kur një përdorues përpiqet të fusë disa të dhëna që nuk janë në menynë rënëse. Nëse nuk dëshironi të shfaqni asnjë mesazh, pastroni këtë kuti.
3. Për të shfaqur një mesazh paralajmërues, zgjidhni një nga opsionet nga kutia Stili dhe shkruani titullin dhe mesazhin . Ose