ٹیوٹوریل ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن شامل کرنے کے 4 فوری طریقے دکھاتا ہے۔ یہ یہ بھی دکھاتا ہے کہ کسی دوسری ورک بک سے ڈراپ ڈاؤن کیسے بنایا جائے، ڈیٹا کی توثیق کی فہرستوں میں ترمیم، کاپی اور حذف کیسے کیا جائے۔

ایکسل ڈراپ ڈاؤن فہرست، عرف ڈراپ ڈاؤن باکس یا کومبو باکس، کو ڈیٹا میں داخل کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ پہلے سے طے شدہ اشیاء کی فہرست سے ایک اسپریڈشیٹ۔ ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن فہرستوں کو استعمال کرنے کا بنیادی مقصد صارف کے لیے دستیاب انتخاب کی تعداد کو محدود کرنا ہے۔ اس کے علاوہ، ڈراپ ڈاؤن املا کی غلطیوں کو روکتا ہے اور ڈیٹا ان پٹ کو تیز تر بناتا ہے۔

ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن لسٹ کیسے بنائی جائے

مجموعی طور پر 4 طریقے ہیں ڈیٹا کی توثیق کی خصوصیت کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن مینو بنائیں۔ ذیل میں آپ کو اہم فوائد اور خرابیوں کا ایک فوری خاکہ ملے گا اور ساتھ ہی ہر طریقہ کے لیے تفصیلی مرحلہ وار ہدایات:

کوما سے الگ کردہ اقدار کے ساتھ ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں

ایکسل 365 کے ذریعے ایکسل 2010 کے تمام ورژنز میں ڈراپ ڈاؤن باکس شامل کرنے کا یہ تیز ترین طریقہ ہے۔

1۔ اپنی ڈراپ ڈاؤن فہرست کے لیے ایک سیل یا رینج منتخب کریں۔

آپ ایک سیل یا سیل کو منتخب کرکے شروع کرتے ہیں جہاں آپ چاہتے ہیں کہ ایک ڈراپ ڈاؤن باکس ظاہر ہو۔ یہ ایک سیل، سیلز کی ایک رینج یا پورا کالم ہو سکتا ہے۔ اگر آپ پورے کالم کو منتخب کرتے ہیں، تو اس کالم کے ہر سیل میں ایک ڈراپ ڈاؤن مینو بن جائے گا، جو ایک حقیقی وقت بچانے والا ہے، مثال کے طور پر، جب آپ سوالنامہ بنا رہے ہیں۔

آپ غیر متصل خلیات کو بھی منتخب کرسکتے ہیں۔ معلومات یا انتباہ صارفین کو کامبو باکس میں اپنا متن داخل کرنے دے گا۔

• ایک معلومات پیغام کی سفارش کی جاتی ہے اگر آپ کے صارفین اکثر اپنے انتخاب کو داخل کرنے کا امکان رکھتے ہیں۔> صارفین کو ڈراپ ڈاؤن باکس سے ایک آئٹم منتخب کرنے پر آمادہ کرے گا بجائے اس کے کہ وہ اپنا ڈیٹا درج کریں، حالانکہ یہ اپنی مرضی کے اندراجات پر پابندی نہیں لگاتا ہے۔
• روکیں (پہلے سے طے شدہ) لوگوں کو کوئی بھی ڈیٹا درج کرنا جو آپ کی Excel ڈراپ ڈاؤن فہرست میں نہیں ہے۔

اور آپ کا حسب ضرورت انتباہی پیغام ایکسل میں اس طرح نظر آسکتا ہے:

ٹپ۔ اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ کون سا عنوان یا پیغام کا متن ٹائپ کرنا ہے، تو آپ فیلڈز کو خالی چھوڑ سکتے ہیں۔ اس صورت میں، مائیکروسافٹ ایکسل ڈیفالٹ الرٹ ظاہر کرے گا " جو قدر آپ نے درج کی ہے وہ درست نہیں ہے۔ صارف کے پاس محدود قدریں ہیں جو اس سیل میں داخل کی جا سکتی ہیں ۔"

ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن لسٹ کاپی کرنے کا طریقہ

اگر آپ ایک سے زیادہ سیلز میں پک لسٹ دکھانا چاہتے ہیں، تو آپ اسے گھسیٹ کر کسی دوسرے سیل مواد کی طرح کاپی کرسکتے ہیں۔ فل ہینڈل ملحقہ سیلز کے ذریعے یا کاپی/پیسٹ شارٹ کٹ استعمال کرکے۔ یہ طریقے سیل کے تمام مواد کو کاپی کرتے ہیں بشمول ڈیٹا کی توثیق اور موجودہ انتخاب ۔ لہذا، جب ڈراپ ڈاؤن میں ابھی تک کوئی آئٹم منتخب نہیں کیا گیا ہے تو ان کا استعمال کرنا بہتر ہے۔

ڈراپ ڈاؤن فہرست موجودہ انتخاب کے بغیر کاپی کرنے کے لیے، استعمال کریںصرف ڈیٹا کی توثیق کے اصول کو کاپی کرنے کے لیے خصوصی خصوصیت کو پیسٹ کریں۔

ایکسل ڈراپ ڈاؤن فہرست میں ترمیم کرنے کا طریقہ

ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کے بعد ایکسل میں، آپ اس میں مزید اندراجات شامل کرنا چاہتے ہیں یا کچھ موجودہ آئٹمز کو حذف کرنا چاہتے ہیں۔ آپ یہ کیسے کرتے ہیں اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کا ڈراپ ڈاؤن باکس کیسے بنایا گیا۔

کوما سے الگ کردہ ڈراپ ڈاؤن فہرست میں ترمیم کریں

اگر آپ نے کوما سے الگ کردہ ڈراپ ڈاؤن بنایا ہے باکس میں، درج ذیل مراحل کے ساتھ آگے بڑھیں:

1. ایسے سیل یا سیلز کو منتخب کریں جو آپ کی ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرست کا حوالہ دیتے ہیں، یعنی وہ سیل جس میں ایک ڈراپ ڈاؤن باکس ہے جس میں آپ ترمیم کرنا چاہتے ہیں۔
2. ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں (ایکسل ربن > ڈیٹا ٹیب)۔
3. ماخذ باکس میں نئے آئٹمز کو حذف یا ٹائپ کریں۔
4. محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ تبدیلیاں کریں اور ایکسل ڈیٹا کی توثیق ونڈو کو بند کریں۔

ٹپ۔ اگر آپ اس ڈراپ ڈاؤن فہرست پر مشتمل تمام سیلز میں تبدیلیاں لاگو کرنا چاہتے ہیں، تو " ان تبدیلیوں کو اسی سیٹنگ والے تمام سیلز پر لاگو کریں " آپشن کو منتخب کریں۔

خلیوں کی رینج کی بنیاد پر ڈراپ ڈاؤن کو تبدیل کریں

اگر آپ نے کسی نامی رینج کا حوالہ دینے کے بجائے سیلز کی ایک رینج بتا کر ڈراپ ڈاؤن باکس بنایا ہے، تو درج ذیل طریقے سے آگے بڑھیں۔<3

1. آپ کے ڈراپ ڈاؤن باکس میں ظاہر ہونے والے آئٹمز پر مشتمل اسپریڈشیٹ کی طرف جائیں، اور جس طرح آپ چاہتے ہیں فہرست میں ترمیم کریں۔
2. اپنے ڈراپ ڈاؤن والے سیل یا سیلز کو منتخب کریں۔فہرست۔
3. ڈیٹا ٹیب پر ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں۔
4. ایکسل ڈیٹا کی توثیق ونڈو میں، ترتیبات پر ٹیب، سورس باکس میں سیل حوالہ جات کو تبدیل کریں۔ آپ یا تو دستی طور پر ان میں ترمیم کر سکتے ہیں یا Clapse Dialog آئیکن پر کلک کر سکتے ہیں۔
5. تبدیلیاں محفوظ کرنے اور ونڈو کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے بٹن پر کلک کریں۔

44> ایک نامزد رینج سے نیچے کی فہرست

اگر آپ نے ایک نامزد رینج پر مبنی ڈراپ ڈاؤن باکس بنایا ہے، تو آپ صرف اپنی رینج کے آئٹمز میں ترمیم کر سکتے ہیں اور پھر نامزد رینج کا حوالہ تبدیل کر سکتے ہیں۔ اس نامزد رینج پر مبنی تمام ڈراپ ڈاؤن باکسز خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائیں گے۔

1. نام کی حد میں آئٹمز شامل کریں یا حذف کریں۔

اپنی نامزد کردہ رینج پر مشتمل ورک شیٹ کو کھولیں، نئی اندراجات کو حذف کریں یا ٹائپ کریں۔ آئٹمز کو اسی ترتیب سے ترتیب دینا یاد رکھیں جسے آپ چاہتے ہیں کہ وہ اپنی ایکسل ڈراپ ڈاؤن فہرست میں ظاہر ہوں۔

ڈراپ ڈاؤن فہرست کو کیسے حذف کریں

اگر آپ اپنی ایکسل ورک شیٹ میں ڈراپ ڈاؤن باکسز نہیں رکھنا چاہتے ہیں، تو آپ انہیں کچھ یا تمام سیلز سے ہٹا سکتے ہیں۔

منتخب سیل (سیلوں) سے ڈراپ ڈاؤن مینو کو ہٹانا

1. ایک سیل یا متعدد سیل منتخب کریں جہاں سے آپ ڈراپ ڈاؤن باکسز کو ہٹانا چاہتے ہیں۔<18
2. Data ٹیب پر جائیں اور Data Validation پر کلک کریں۔
3. Settings کے ٹیب پر، Clear All بٹن کو منتخب کریں۔

یہ طریقہ منتخب سیلز سے ڈراپ ڈاؤن مینو کو ہٹاتا ہے، لیکن موجودہ منتخب اقدار کو برقرار رکھتا ہے۔

اگر آپ دونوں کو حذف کرنا چاہتے ہیں۔ ڈراپ ڈاؤن اور سیلز کی قدروں کے ساتھ، آپ سیلز کو منتخب کر سکتے ہیں اور ہوم ٹیب > پر سب کو صاف کریں بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔ گروپ میں ترمیم کرنا > صاف کریں ۔

موجودہ شیٹ کے تمام سیلز سے ایکسل ڈراپ ڈاؤن فہرست کو حذف کرنا

اس طرح، آپ موجودہ شیٹ کے تمام متعلقہ سیلز سے ڈراپ ڈاؤن فہرست کو ہٹا سکتے ہیں۔ ورک شیٹ یہ دوسری ورک شیٹس کے سیلز سے وہی ڈراپ ڈاؤن باکس حذف نہیں کرے گا، اگر کوئی ہے۔

1. کسی بھی سیل کو منتخب کریںآپ کی ڈراپ ڈاؤن فہرست پر مشتمل ہے۔ ڈیٹا ٹیب پر ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں۔
2. ڈیٹا کی توثیق ونڈو میں، ترتیبات کے ٹیب پر، " ان تبدیلیوں کو ایک ہی سیٹنگ والے دوسرے تمام سیلز پر لاگو کریں " چیک باکس کو منتخب کریں۔

   ایک بار جب آپ اسے چیک کر لیں گے، اس ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرست کا حوالہ دینے والے تمام سیل منتخب ہو جائیں گے، جیسا کہ آپ نیچے اسکرین شاٹ میں دیکھ سکتے ہیں۔

3. سب کو صاف کریں پر کلک کریں۔ ڈراپ ڈاؤن فہرست کو حذف کرنے کے لیے بٹن پر کلک کریں۔
4. تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں اور ڈیٹا کی توثیق کی ونڈو کو بند کریں۔

یہ طریقہ اس میں موجود تمام سیلز سے ڈراپ ڈاؤن فہرست کو حذف کر دیتا ہے، موجودہ منتخب اقدار کو برقرار رکھتا ہے۔ اگر آپ نے سیلز کی رینج یا کسی نامزد رینج سے ڈراپ ڈاؤن بنایا ہے تو سورس لسٹ بھی برقرار رہے گی۔ اسے ہٹانے کے لیے، ڈراپ ڈاؤن فہرست کے آئٹمز پر مشتمل ورک شیٹ کھولیں، اور انہیں حذف کریں۔

اب آپ Excel ڈراپ ڈاؤن فہرستوں کی بنیادی باتیں جانتے ہیں۔ اگلے مضمون میں، ہم اس موضوع کو مزید دریافت کریں گے اور میں آپ کو دکھاؤں گا کہ کس طرح مشروط ڈیٹا کی تصدیق کے ساتھ کاسکیڈنگ (انحصار) ڈراپ ڈاؤن لسٹ بنائی جائے۔ براہ کرم دیکھتے رہیں اور پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ!

2۔ ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے کے لیے ایکسل ڈیٹا کی توثیق کا استعمال کریں۔

ایکسل ربن پر، ڈیٹا ٹیب > پر جائیں۔ ڈیٹا ٹولز گروپ اور ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں۔

3۔ فہرست میں آئٹمز درج کریں اور اختیارات کا انتخاب کریں۔ ڈیٹا کی توثیق ونڈو میں، سیٹنگز ٹیب پر، درج ذیل کام کریں:

<15 اجازت دیں باکس میں، فہرست کو منتخب کریں۔
• ماخذ باکس میں، وہ آئٹمز ٹائپ کریں جنہیں آپ اپنے ڈراپ ڈاؤن میں ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ مینو کو کوما سے الگ کیا گیا ہے (اسپیس کے ساتھ یا اس کے بغیر)۔
• یقینی بنائیں کہ ان-سیل ڈراپ ڈاؤن باکس نشان زد ہے۔ بصورت دیگر ڈراپ ڈاؤن تیر سیل کے آگے ظاہر نہیں ہوگا۔
• اس بات پر منحصر ہے کہ آپ خالی سیل کو کس طرح سنبھالنا چاہتے ہیں خالی نظر انداز کریں کو منتخب یا صاف کریں۔
• کلک کریں ٹھیک ہے اور آپ کا کام ہو گیا!

اب، ایکسل کے صارفین صرف ایک سیل کے آگے ایک تیر پر کلک کرتے ہیں جس میں ڈراپ ڈاؤن باکس ہوتا ہے، اور پھر اس اندراج کو منتخب کرتے ہیں جو وہ چاہتے ہیں ڈراپ ڈاؤن مینو۔

اچھا، آپ کا ڈراپ ڈاؤن باکس ایک منٹ میں تیار ہے۔ یہ طریقہ چھوٹی ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرستوں کے لیے اچھی طرح کام کرتا ہے جن کے کبھی تبدیل ہونے کا امکان نہیں ہے۔ اگر ایسا نہیں ہے تو، درج ذیل اختیارات میں سے کسی ایک کو استعمال کرنے پر غور کریں۔

ایک نامزد رینج سے ڈراپ ڈاؤن فہرست شامل کریں

ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرست بنانے کے اس طریقے میں تھوڑا زیادہ وقت لگتا ہے، لیکن یہ اور بھی بچا سکتا ہے۔طویل مدت میں وقت۔

1۔ اپنی ڈراپ ڈاؤن فہرست کے لیے اندراجات ٹائپ کریں۔

ان اندراجات کو منتخب کریں جو آپ موجودہ ورک شیٹ میں اپنے ڈراپ ڈاؤن مینو میں ظاہر کرنا چاہتے ہیں یا نئی شیٹ میں اندراجات ٹائپ کریں۔ یہ اقدار بغیر کسی خالی سیل کے ایک کالم یا قطار میں درج کی جانی چاہئیں۔

مثال کے طور پر، آئیے آپ کی پسندیدہ ترکیبوں کے اجزاء کی ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنائیں:

ٹپ۔ اپنے اندراجات کو اس ترتیب سے ترتیب دینا ایک اچھا خیال ہے جس ترتیب سے آپ چاہتے ہیں کہ وہ ڈراپ ڈاؤن مینو میں ظاہر ہوں۔

2۔ ایک نامزد رینج بنائیں۔

ایکسل میں ایک نامزد رینج بنانے کا تیز ترین طریقہ سیلز کو منتخب کرنا اور رینج کا نام براہ راست نام باکس میں ٹائپ کرنا ہے۔ ختم ہونے پر، نئی تخلیق کردہ نام کی حد کو بچانے کے لیے Enter پر کلک کریں۔ مزید معلومات کے لیے، براہ کرم دیکھیں کہ ایکسل میں نام کی وضاحت کیسے کی جائے۔

3۔ ڈیٹا کی توثیق کا اطلاق کریں۔

اس سیل میں کلک کریں جہاں آپ ڈراپ ڈاؤن فہرست ظاہر کرنا چاہتے ہیں - یہ سیلز کی ایک رینج یا پورا کالم ہوسکتا ہے، اسی شیٹ میں جہاں آپ کے اندراجات کی فہرست واقع ہے یا اس میں ایک مختلف ورک شیٹ. پھر، ڈیٹا ٹیب پر جائیں، ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں اور اصول ترتیب دیں:

• اجازت دیں باکس میں، <کو منتخب کریں۔ 16>فہرست ۔
• ماخذ باکس میں، مساوی نشان سے پہلے جو نام آپ نے اپنی رینج کو دیا ہے اسے ٹائپ کریں، مثال کے طور پر =اجزاء ۔
• یقینی بنائیں کہ ان-سیل ڈراپ ڈاؤن باکس نشان زد ہے۔
• کلک کریںٹھیک ہے۔

اگر سورس لسٹ میں 8 سے زیادہ آئٹمز ہوں تو آپ کے ڈراپ ڈاؤن باکس میں اسکرول بار اس طرح ہوگا:

نوٹ۔ اگر آپ کی نامزد کردہ رینج میں کم از کم ایک خالی سیل ہے، تو خالی نظر انداز کریں باکس کو منتخب کرنے سے توثیق شدہ سیل میں کسی بھی قدر کو داخل کرنے کی اجازت ملتی ہے۔

ایکسل ٹیبل سے ڈراپ ڈاؤن لسٹ بنائیں

ایک باقاعدہ نام کی رینج استعمال کرنے کے بجائے، آپ اپنے ڈیٹا کو مکمل طور پر فعال ایکسل ٹیبل ( داخل کریں > ٹیبل یا Ctrl + T) میں تبدیل کر سکتے ہیں۔ ، اور پھر اس ٹیبل سے ڈیٹا کی توثیق کی فہرست بنائیں۔ آپ میز کیوں استعمال کرنا چاہتے ہیں؟ سب سے پہلے اور سب سے اہم، کیونکہ یہ آپ کو ایک قابل توسیع متحرک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانے دیتا ہے جو آپ کے ٹیبل سے آئٹمز کو شامل یا ہٹانے کے ساتھ ہی خود بخود اپ ڈیٹ ہوجاتا ہے۔

ایکسل ٹیبل سے ڈائنامک ڈراپ ڈاؤن شامل کرنے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں:

1. اس سیل کو منتخب کریں جہاں آپ ڈراپ ڈاؤن داخل کرنا چاہتے ہیں۔
2. <1 کھولیں>ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ ونڈو۔
3. اجازت دیں ڈراپ ڈاؤن باکس سے فہرست کو منتخب کریں۔
4. نئے ماخذ میں باکس، اپنے ٹیبل میں ایک مخصوص کالم کا حوالہ دینے والا فارمولہ درج کریں، جس میں ہیڈر سیل شامل نہیں۔ اس کے لیے، ساختی حوالہ کے ساتھ INDIRECT فنکشن کا استعمال کریں اس طرح:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. جب ہو جائے تو ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

اس مثال کے لیے ، ہم ٹیبل 1 میں اجزاء نامی کالم سے ڈراپ ڈاؤن بناتے ہیں:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

27>

ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن داخل کریں۔ سیلز

بطرفسیلز کی ایک رینج سے ڈراپ ڈاؤن لسٹ داخل کریں، ان اقدامات پر عمل کریں:

1. آئٹمز کو الگ سیل میں ٹائپ کریں۔
2. اس سیل کو منتخب کریں جہاں آپ ڈراپ ڈاؤن لسٹ چاہتے ہیں۔ ظاہر ہونا.
3. ڈیٹا ٹیب پر، ڈیٹا کی توثیق پر کلک کریں۔
4. کرسر کو ماخذ باکس میں رکھیں یا <پر کلک کریں۔ 1>کالپس ڈائیلاگ آئیکن، اور اپنی ڈراپ ڈاؤن فہرست میں شامل کرنے کے لیے سیلز کی رینج منتخب کریں۔ رینج ایک ہی یا مختلف ورک شیٹ میں ہو سکتی ہے۔ اگر بعد میں ہے تو، آپ آسانی سے دوسری شیٹ پر جائیں اور ماؤس کا استعمال کرتے ہوئے ایک رینج منتخب کریں۔

ایک متحرک (خودکار طور پر اپ ڈیٹ) ایکسل ڈراپ ڈاؤن بنائیں

اگر آپ اکثر ڈراپ ڈاؤن مینو میں آئٹمز میں ترمیم کرتے ہیں، تو آپ Excel میں ایک ڈائنامک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنانا چاہیں گے۔ اس صورت میں، آپ کی فہرست ان تمام سیلز میں خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائے گی جو اس پر مشتمل ہیں، ایک بار جب آپ ماخذ کی فہرست میں نئی ​​اندراجات کو ہٹا دیں یا شامل کر لیں گے۔ ایکسل ایک ٹیبل کی بنیاد پر ایک نامزد فہرست بنانا ہے۔ اگر کسی وجہ سے آپ ایک عام نام کی حد کو ترجیح دیتے ہیں، تو آف سیٹ فارمولے کا استعمال کرتے ہوئے اس کا حوالہ دیں، جیسا کہ ذیل میں بیان کیا گیا ہے۔

1. آپ اوپر بیان کردہ نام کی حد کی بنیاد پر معمول کا ڈراپ ڈاؤن بنا کر شروع کرتے ہیں۔<18 15

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   کہاں:

   • Sheet1 - شیٹ کا نام
   • A - وہ کالم جہاں کے آئٹمزآپ کی ڈراپ ڈاؤن فہرست واقع ہے
   • $A$1 - وہ سیل جس میں فہرست کا پہلا آئٹم ہے

جیسا کہ آپ دیکھ رہے ہیں، فارمولہ پر مشتمل ہے 2 ایکسل فنکشنز - آفسیٹ اور کاؤنٹا۔ COUNTA فنکشن مخصوص کالم میں تمام غیر خالی جگہوں کو شمار کرتا ہے۔ OFFSET وہ نمبر لیتا ہے اور اس رینج کا حوالہ دیتا ہے جس میں صرف غیر خالی سیل شامل ہوتے ہیں، فارمولے میں آپ کے بتائے ہوئے پہلے سیل سے شروع ہوتے ہیں۔

ڈائنیمک کا بنیادی فائدہ ڈراپ ڈاؤن فہرستوں کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو سورس لسٹ میں ترمیم کرنے کے بعد ہر بار نامزد رینج کا حوالہ تبدیل نہیں کرنا پڑے گا۔ آپ ماخذ کی فہرست میں صرف نئی اندراجات کو حذف یا ٹائپ کریں اور اس ایکسل کی توثیق کی فہرست پر مشتمل تمام سیل خود بخود اپ ڈیٹ ہو جائیں گے!

یہ فارمولہ کیسے کام کرتا ہے

مائیکروسافٹ ایکسل میں، آف سیٹ(حوالہ) , rows, cols, [height], [width]) فنکشن کا استعمال قطاروں اور کالموں کی ایک مخصوص تعداد پر مشتمل رینج کا حوالہ واپس کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ اسے متحرک واپس کرنے پر مجبور کرنے کے لیے، یعنی مسلسل بدلتے ہوئے رینج، ہم درج ذیل دلائل بتاتے ہیں:

• reference - شیٹ1 میں سیل $A$1، جو آپ کی ڈراپ ڈاؤن فہرست کا پہلا آئٹم ہے؛
• rows & cols 0 ہیں کیونکہ آپ واپس کی گئی رینج کو عمودی یا افقی طور پر منتقل نہیں کرنا چاہتے ہیں؛
• height - کالم A میں غیر خالی خلیوں کی تعداد، جو COUNTA فنکشن کے ذریعہ واپس کی گئی ہے؛
• width - 1، یعنی ایک کالم۔

ڈراپ ڈاؤن کیسے بنایا جائےکسی دوسری ورک بک سے فہرست

آپ ماخذ کے طور پر کسی دوسری ورک بک کی فہرست کا استعمال کرتے ہوئے ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن مینو بنا سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لیے، آپ کو 2 نامی رینجز بنانا ہوں گی - ایک سورس بک میں اور دوسری اس کتاب میں جہاں آپ اپنی ایکسل ڈیٹا کی توثیق کی فہرست استعمال کرنا چاہتے ہیں۔

نوٹ۔ کسی دوسری ورک بک سے ڈراپ ڈاؤن فہرست کام کرنے کے لیے، سورس لسٹ والی ورک بک کھلی ہونی چاہیے۔ 8

1۔ ماخذ کی فہرست کے لیے ایک نامزد رینج بنائیں۔

اس مثال میں ماخذ کی فہرست پر مشتمل ورک بک کھولیں، SourceBook.xlsx ، اور ان اندراجات کے لیے ایک نامزد رینج بنائیں جس میں آپ شامل کرنا چاہتے ہیں۔ آپ کی ڈراپ ڈاؤن فہرست، جیسے Source_list .

2. مین ورک بک میں ایک نام کا حوالہ بنائیں۔

وہ ورک بک کھولیں جس میں آپ ڈراپ ڈاؤن لسٹ کو ظاہر کرنا چاہتے ہیں اور ایک ایسا نام بنائیں جو آپ کی سورس لسٹ کا حوالہ دے۔ اس مثال میں، مکمل حوالہ ہے =SourceBook.xlsx!Source_list

نوٹ۔ آپ کو ورک بک کا نام apostrophes (') میں بند کرنا ہوگا اگر اس میں کوئی خالی جگہ ہے۔ مثال کے طور پر: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3۔ ڈیٹا کی توثیق کا اطلاق کریں

مرکزی ورک بک میں، اپنی ڈراپ ڈاؤن فہرست کے لیے سیل کو منتخب کریں، ڈیٹا پر کلک کریں > ڈیٹاتوثیق اور وہ نام درج کریں جو آپ نے مرحلہ 2 میں بنایا ہے ماخذ باکس میں۔

دوسری ورک بک سے ایک متحرک ڈراپ ڈاؤن فہرست

اس طرح سے بنائی گئی ڈراپ ڈاؤن فہرست آپ کے ذریعہ فہرست میں کوئی تبدیلی کرنے کے بعد ہی اپ ڈیٹ ہوجائے گی۔

1. آفسیٹ فارمولے کے ساتھ سورس ورک بک میں ایک رینج کا نام بنائیں، جیسا کہ ایک متحرک ڈراپ ڈاؤن بنانے میں وضاحت کی گئی ہے۔
2. مین ورک بک میں، ڈیٹا کی توثیق کو معمول کے مطابق لاگو کریں۔

ایکسل ڈیٹا کی توثیق کام نہیں کرتی ہے

ڈیٹا کی توثیق کا اختیار خاکستری یا غیر فعال ہے؟ ایسا کیوں ہو سکتا ہے اس کی چند وجوہات ہیں:

• ڈراپ ڈاؤن فہرستوں کو محفوظ یا مشترکہ ورک شیٹس میں شامل نہیں کیا جا سکتا۔ تحفظ کو ہٹا دیں یا ورک شیٹ کا اشتراک بند کریں، اور پھر ڈیٹا کی تصدیق پر دوبارہ کلک کرنے کی کوشش کریں۔
• آپ ایکسل ٹیبل سے ایک ڈراپ ڈاؤن فہرست بنا رہے ہیں جو شیئرپوائنٹ سائٹ سے منسلک ہے۔ ٹیبل کا لنک ختم کریں یا ٹیبل فارمیٹنگ کو ہٹا دیں اور دوبارہ کوشش کریں۔

ایکسل ڈراپ ڈاؤن باکس کے لیے اضافی اختیارات

زیادہ تر معاملات میں، ترتیبات ٹیب کے ہم نے اوپر جن اختیارات پر بات کی ہے وہ کافی ہیں۔ اگر وہ نہیں کرتے ہیں تو، ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ ونڈو کے دوسرے ٹیبز پر دو اور اختیارات دستیاب ہیں۔

ڈراپ ڈاؤن والے سیل پر کلک کرنے پر ایک پیغام دکھائیں

اگر آپ اپنے صارفین کو ایک پاپ اپ پیغام دکھانا چاہتے ہیں جب وہ آپ کی ڈراپ ڈاؤن فہرست پر مشتمل کسی سیل پر کلک کریں تو اس میں آگے بڑھیں۔طریقہ:

• ڈیٹا کی توثیق کے ڈائیلاگ میں ( ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا کی توثیق )، ان پٹ میسج ٹیب پر جائیں۔
• یقینی بنائیں کہ آپشن سیل منتخب ہونے پر ان پٹ پیغام دکھائیں کو نشان زد کیا گیا ہے۔
• متعلقہ فیلڈز میں ایک عنوان اور پیغام ٹائپ کریں (225 حروف تک)۔
• پر کلک کریں۔ پیغام کو محفوظ کرنے اور ڈائیلاگ کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے بٹن۔

ایکسل میں نتیجہ اس سے ملتا جلتا نظر آئے گا:

صارفین کو ایک کومبو باکس میں اپنا ڈیٹا داخل کرنے کی اجازت دیں

بطور ڈیفالٹ، آپ Excel میں جو ڈراپ ڈاؤن فہرست بناتے ہیں وہ قابل تدوین نہیں ہے، یعنی اس میں موجود اقدار تک محدود فہرست. تاہم، آپ اپنے صارفین کو ان کی اپنی اقدار درج کرنے کی اجازت دے سکتے ہیں۔

تکنیکی طور پر، یہ ڈراپ ڈاؤن فہرست کو ایکسل کومبو باکس میں بدل دیتا ہے۔ اصطلاح "کومبو باکس" کا مطلب ایک قابل تدوین ڈراپ ڈاؤن ہے جو صارفین کو فہرست سے ایک قدر منتخب کرنے یا براہ راست باکس میں ایک قدر ٹائپ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

1. ڈیٹا کی توثیق ڈائیلاگ میں ( ڈیٹا ٹیب > ڈیٹا کی توثیق )، خرابی کا انتباہ ٹیب پر جائیں۔
2. "غلط ڈیٹا داخل ہونے کے بعد ایرر الرٹ دکھائیں<2 کو منتخب کریں۔>" باکس اگر آپ ایک الرٹ دکھانا چاہتے ہیں جب کوئی صارف کچھ ڈیٹا داخل کرنے کی کوشش کرتا ہے جو ڈراپ ڈاؤن مینو میں نہیں ہے۔ اگر آپ کوئی پیغام نہیں دکھانا چاہتے ہیں تو اس چیک باکس کو صاف کریں۔
3. انتباہی پیغام دکھانے کے لیے، انداز باکس میں سے ایک آپشن منتخب کریں، اور عنوان اور پیغام ٹائپ کریں۔ . یا تو