Урок демонструє 4 швидких способи додавання випадаючого списку в Excel, а також показує, як створити випадаючий список з іншої книги, редагувати, копіювати і видаляти списки перевірки даних.

Випадаючий список в Excel, він же поле зі списком або комбіноване поле, використовується для введення даних в електронну таблицю із заздалегідь визначеного списку елементів. Основна мета використання випадаючих списків в Excel - обмежити кількість варіантів вибору, доступних користувачеві. Крім того, випадаючий список запобігає виникненню орфографічних помилок і прискорює введення даних.

Як зробити випадаючий список в Excel

Загалом існує 4 способи створення випадаючого меню в Excel за допомогою функції перевірки даних. Нижче ви знайдете короткий огляд основних переваг та недоліків, а також детальну покрокову інструкцію для кожного способу:

Створення випадаючого списку зі значеннями через кому

Це найшвидший спосіб додати випадаюче вікно в усіх версіях Excel 2010 через Excel 365.

1. виберіть комірку або діапазон для випадаючого списку.

Ви починаєте з вибору клітинки або клітинок, де ви хочете, щоб з'явилося спадне меню. Це може бути одна клітинка, діапазон клітинок або весь стовпець. Якщо ви виберете весь стовпець, спадне меню буде створено в кожній клітинці цього стовпця, що дуже економить час, наприклад, при створенні опитувальника.

Ви навіть можете виділити несуміжні клітинки, натиснувши і утримуючи клавішу Ctrl під час виділення клітинок мишею.

2. використовуйте Excel Data Validation для створення випадаючого списку.

На стрічці Excel перейдіть на вкладку Вкладка Дані; група Інструменти даних і натисніть Перевірка даних .

3) Увійдіть в пункти списку та оберіть опції.

В Перевірка даних у вікні, на Налаштування виконайте наступне:

• В рамках проекту Дозволити у вікні, виберіть Список .
• В рамках проекту Джерело введіть через кому (з пробілами або без них) пункти, які ви хочете бачити у випадаючому меню.
• Переконайтеся в тому, що Випадаюче меню в комірці інакше стрілка, що випадає, не з'явиться поруч з коміркою.
• Встановіть або зніміть прапорець Ігнорувати пусте місце залежно від того, як ви хочете обробляти порожні клітинки.
• Натисніть ОК і все готово!

Тепер користувачі Excel просто натискають стрілку поруч з коміркою, що містить випадаючий список, а потім вибирають потрібний запис з випадаючого меню.

Що ж, ваше випадаюче вікно буде готове менш ніж за хвилину. Цей метод добре працює для невеликих списків перевірки даних в Excel, які навряд чи коли-небудь зміняться. Якщо це не так, розгляньте можливість використання одного з наступних варіантів.

Додавання випадаючого списку з іменованого діапазону

Цей метод створення списку перевірки даних в Excel займає трохи більше часу, але може заощадити ще більше часу в довгостроковій перспективі.

1. введіть записи для випадаючого списку.

Виберіть значення, які повинні з'явитися у випадаючому меню на існуючому аркуші, або введіть їх на новому аркуші. Ці значення повинні бути введені в один стовпець або рядок без порожніх клітинок.

Наприклад, давайте створимо випадаючий список інгредієнтів для ваших улюблених рецептів:

Порада: Рекомендується сортувати записи в тому порядку, в якому ви хочете, щоб вони з'являлися у випадаючому меню.

2. створити іменований діапазон.

Найшвидший спосіб створити іменований діапазон в Excel - це виділити клітинки і ввести ім'я діапазону безпосередньо в поле Поле для введення імені Після завершення натисніть Enter, щоб зберегти новостворений іменований діапазон. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, дивіться, як визначити ім'я в Excel.

3. застосувати перевірку даних.

Клацніть в комірці, де ви хочете, щоб з'явився випадаючий список - це може бути діапазон комірок або весь стовпець, на тому ж аркуші, де знаходиться ваш список записів, або на іншому аркуші. Потім перейдіть на кнопку Вкладка "Дані натисніть Перевірка даних і налаштуйте правило:

• В рамках проекту Дозволити у вікні, виберіть Список .
• В рамках проекту Джерело введіть назву, яку ви дали своєму діапазону, перед якою стоїть знак рівності, наприклад =Інгредієнти .
• Переконайтеся в тому, що Випадаюче меню в комірці встановлено прапорець.
• Натисни ОК.

Якщо список джерел містить більше 8 пунктів, ваше випадаюче вікно матиме таку смугу прокрутки:

Примітка: Якщо у вашому іменованому діапазоні є хоча б одна порожня комірка, то вибравши опцію Ігнорувати пусте місце дозволяє ввести будь-яке значення в перевірену комірку.

Зробити випадаючий список з таблиці Excel

Замість використання звичайного іменованого діапазону ви можете перетворити свої дані в повнофункціональну таблицю Excel ( Вставка> Таблиця або Ctrl + T ), а потім створіть список перевірки даних з цієї таблиці. Чому ви можете використовувати таблицю? Перш за все, тому що вона дозволяє вам створити розширюваний динамічний список, що випадає яка автоматично оновлюється при додаванні або видаленні елементів з таблиці.

Щоб додати динамічний випадаючий список з таблиці Excel, виконайте такі дії:

1. Виділіть комірку, в яку потрібно вставити випадаючий список.
2. Відкрийте Перевірка даних діалогове вікно.
3. Виберіть Список від Дозволити випадаюче вікно.
4. У новому Джерело введіть формулу, що відноситься до певного стовпця вашої таблиці, не включаючи комірку заголовка. Для цього використовуйте функцію НЕПРЯМАЯ зі структурованим посиланням, подібним до цього:

   =INDIRECT("Назва_таблиці[Назва_стовпця]")

5. По завершенню натисніть ГАРАЗД. .

Для даного прикладу зробимо випадаючий список зі стовпця з назвою Інгредієнти у Таблиці 1:

=INDIRECT("Table1[Інгредієнти]")

Вставка випадаючого списку в Excel з діапазону комірок

Щоб вставити випадаючий список з діапазону комірок, виконайте такі дії:

1. Вводьте елементи в окремі клітинки.
2. Виберіть комірку, в якій ви хочете, щоб з'явився випадаючий список.
3. Про це йдеться на Дані вкладка, натисніть Перевірка даних .
4. Встановіть курсор в поле Вихідне вікно або натисніть на кнопку Згорнути діалогове вікно і виберіть діапазон клітинок для включення в список, що розкривається. Діапазон може бути на тому ж або на іншому аркуші. У останньому випадку просто перейдіть на інший аркуш і виберіть діапазон за допомогою миші.

Створення динамічного (автоматично оновлюваного) випадаючого списку Excel

Якщо ви часто редагуєте елементи випадаючого меню, ви можете створити динамічний випадаючий список в Excel. У цьому випадку ваш список буде автоматично оновлюватися у всіх комірках, що містять його, як тільки ви видаляєте або додаєте нові записи у вихідний список.

Найпростіший спосіб створити такий динамічно оновлюваний випадаючий список в Excel - створити іменований список на основі таблиці. Якщо з якихось причин ви віддаєте перевагу звичайному іменованому діапазону, то зверніться до нього за допомогою формули OFFSET, як пояснюється нижче.

1. Ви починаєте зі створення звичайного випадаючого списку на основі іменованого діапазону, як описано вище.
2. На кроці 2, при створенні назви, ви вписуєте наступну формулу в поле Відноситься до Ящик.

   =OFFSET(Лист1!$A$1,0,0,COUNTA(Лист1!$A:$A),1)

   Де:

   • Лист1 - назва листа
   • A - колонка, в якій розташовані елементи вашого випадаючого списку
   • $A$1 - комірка, що містить перший елемент списку

Як бачите, формула складається з 2 функцій Excel - OFFSET і COUNTA. Функція COUNTA підраховує всі непусті клітинки в зазначеному стовпчику. OFFSET бере цю кількість і повертає посилання на діапазон, який включає тільки непусті клітинки, починаючи з першої вказаної вами у формулі клітинки.

Основна перевага динамічних випадаючих списків полягає в тому, що вам не доведеться щоразу змінювати посилання на іменований діапазон після редагування вихідного списку. Ви просто видаляєте або вводите нові записи у вихідному списку, і всі комірки, що містять цей список перевірки Excel, будуть оновлені автоматично!

Як працює ця формула

В Microsoft Excel для повернення посилання на діапазон, що складається з заданої кількості рядків і стовпців, використовується функція ОФФСЕТ(посилання, рядки, стовпці, [висота], [ширина]). Щоб змусити її повертати динамічний, тобто такий, що безперервно змінюється, діапазон, вказуємо наступні аргументи:

• посилання - комірку $A$1 на Аркуші1, яка є першим елементом вашого випадаючого списку;
• ряди Я знаю, що це не так; колони дорівнюють 0, оскільки ви не хочете зміщувати діапазон, що повертається, ні по вертикалі, ні по горизонталі;
• висота - кількість непорожніх комірок у стовпці A, що повертається функцією COUNTA;
• ширина - 1, тобто одна колонка.

Як створити випадаючий список з іншої книги

Ви можете створити випадаюче меню в Excel, використовуючи в якості джерела список з іншої книги. Для цього вам потрібно створити 2 іменованих діапазони - один в книзі-джерелі, а інший в книзі, де ви хочете використовувати ваш список перевірки даних Excel.

Примітка: Для роботи випадаючого списку з іншої книги необхідно, щоб книга з вихідним списком була відкрита.

Статичний випадаючий список з іншої книги

Створений таким чином випадаючий список не буде оновлюватися автоматично при додаванні або видаленні записів у списку джерел, і вам доведеться змінювати посилання на список джерел вручну.

1. створити іменований діапазон для списку джерел.

Відкрийте робочу книгу, яка містить список джерел, SourceBook.xlsx у цьому прикладі, і створіть іменований діапазон для записів, які ви хочете включити до випадаючого списку, наприклад Список_джерел .

2. створити іменоване посилання в основній книзі.

Відкрийте книгу, в якій ви хочете, щоб з'явився випадаючий список, і створіть ім'я, яке посилається на ваш список джерел. У цьому прикладі заповнене посилання має вигляд =SourceBook.xlsx!Source_list

Примітка: Якщо назва книги містить пробіли, то її слід брати в апострофи ('), наприклад, якщо вона містить пробіли: ='Книга джерел.xlsx'!Список_джерел

3. застосувати перевірку даних

В основній книзі виберіть комірку(и) для вашого списку, що розкривається, натиснути кнопку Дані; Перевірка даних та введіть ім'я, яке ви створили на кроці 2, у полі Джерело Ящик.

Динамічний список, що випадає з іншої книги

Створений таким чином випадаючий список буде оновлюватися "на льоту", як тільки ви внесете будь-які зміни до списку джерел.

1. Створіть ім'я діапазону в робочій книзі Source за допомогою формули OFFSET, як описано в розділі Створення динамічного списку, що розкривається.
2. В основній книзі застосуйте перевірку даних звичайним чином.

Не працює перевірка даних в Excel

Опція "Перевірка даних" виділена сірим кольором або вимкнена? Існує декілька причин, чому це може статися:

• Випадаючі списки не можна додавати до захищених або спільних аркушів. Зніміть захист або припиніть спільний доступ до аркуша, а потім спробуйте натиснути кнопку Перевірка даних знову.
• Ви створюєте розкривний список з таблиці Excel, яка пов'язана з сайтом SharePoint. Від'єднайте таблицю або видаліть форматування таблиці та повторіть спробу.

Додаткові опції для випадаючого списку Excel

У більшості випадків, в результаті Налаштування опцій вкладки, про які ми говорили вище, абсолютно достатньо. Якщо їх не вистачає, то ще дві опції доступні на інших вкладках вкладки Перевірка даних діалогове вікно.

Виводити повідомлення при натисканні комірки з випадаючим списком

Якщо ви хочете показати користувачам спливаюче повідомлення, коли вони натискають будь-яку клітинку, що містить ваш випадаючий список, виконайте такі дії:

• У діалоговому вікні Перевірка даних ( Вкладка "Дані"> Перевірка даних ), перейдіть на сторінку Вхідне повідомлення рахунок.
• Переконайтеся, що опція Відображати повідомлення при виділенні комірки перевірено.
• У відповідних полях введіть заголовок та повідомлення (до 225 символів).
• Натисніть на кнопку ГАРАЗД. для збереження повідомлення та закриття діалогу.

Результат в Excel буде виглядати приблизно так:

Дозволити користувачам вводити власні дані у комбінованому вікні

За замовчуванням, випадаючий список, який ви створюєте в Excel, не підлягає редагуванню, тобто обмежується значеннями в списку. Однак ви можете дозволити своїм користувачам вводити власні значення.

Технічно це перетворює випадаючий список на комбіноване поле Excel. Термін "комбіноване поле" означає редагований випадаючий список, який дозволяє користувачам або вибирати значення зі списку, або вводити значення безпосередньо в поле.

1. В рамках проекту Перевірка даних діалогове вікно ( Вкладка "Дані"> Перевірка даних ), перейдіть на сторінку Сповіщення про помилку рахунок.
2. Виберіть пункт "Показувати попередження про помилку після введення невірних даних ", якщо ви хочете показувати попередження, коли користувач намагається ввести дані, яких немає у випадаючому меню. Якщо ви не хочете показувати жодних повідомлень, зніміть цей прапорець.
3. Для відображення попереджувального повідомлення виберіть одну з опцій зі списку Стиль і введіть заголовок та повідомлення. Інформація або Попередження дозволить користувачам вводити власний текст у комбіноване вікно.
   • An Інформація повідомлення рекомендується, якщо ваші користувачі, ймовірно, будуть вводити власні варіанти досить часто.
   • A Попередження повідомлення спонукатиме користувачів обирати елемент з випадаючого списку, а не вводити власні дані, хоча це не забороняє користувацькі введення.
   • Стоп! (за замовчуванням) не дозволить користувачам вводити будь-які дані, яких немає у випадаючому списку Excel.

   

   А ось так може виглядати ваше індивідуальне попередження в Excel:

   

   Порада. Якщо ви не впевнені, який заголовок або текст повідомлення вводити, ви можете залишити поля порожніми. У цьому випадку Microsoft Excel відобразить попередження за замовчуванням " Введене значення є невірним. Користувач має обмеження на значення, які можна вводити в цю комірку ."

Як скопіювати випадаючий список в Excel

Якщо ви хочете, щоб список з'явився в декількох клітинках, ви можете просто скопіювати його, як і будь-який інший вміст клітинки, перетягнувши маркер заповнення через сусідні клітинки або використовуючи комбінації клавіш копіювання / вставки. Ці методи копіюють весь вміст клітинки, включаючи перевірку даних і поле поточний вибір Отже, їх краще використовувати, коли ще не вибрано жодного пункту у випадаючому списку.

Щоб скопіювати випадаючий список без поточного вибору використовуйте спеціальну функцію "Вставити", щоб скопіювати тільки правило перевірки даних.

Як редагувати випадаючий список Excel

Після того, як ви створили розкривний список в Excel, вам може знадобитися додати до нього додаткові елементи або видалити деякі з існуючих елементів. Як це зробити, залежить від того, як було створено ваш розкривний список.

Модифікація випадаючого списку через кому

Якщо ви створили випадаючий список через кому, перейдіть до наступних кроків:

1. Виберіть клітинку або клітинки, які посилаються на ваш список перевірки даних Excel, тобто клітинки, що містять розкривний список, який ви хочете відредагувати.
2. Натисніть Перевірка даних (стрічка Excel; вкладка Дані).
3. Видалити або додати нові елементи в Джерело Ящик.
4. Натисніть OK, щоб зберегти зміни і закрити Excel Перевірка даних вікно.

Порада: якщо ви хочете застосувати зміни до всі клітини що містить цей випадаючий список, виберіть пункт " Застосуйте ці зміни до всіх інших комірок з такими ж налаштуваннями "опція".

Зміна випадаючого списку на основі діапазону комірок

Якщо ви створили випадаюче вікно, вказавши діапазон комірок, а не посилаючись на іменований діапазон, то дійте наступним чином.

1. Перейдіть до електронної таблиці, що містить елементи, які з'явилися у випадаючому списку, і відредагуйте список так, як вам потрібно.
2. Виберіть клітинку або клітинки, що містять ваш випадаючий список.
3. Натисніть Перевірка даних на Дані рахунок.
4. В Excel Перевірка даних на вкладці Налаштування змініть посилання на комірки у полі Джерело. Ви можете відредагувати їх вручну або натиснути кнопку Згорнути діалогове вікно ікону.
5. Натисніть на кнопку ГАРАЗД. для збереження змін та закриття вікна.

Оновлення випадаючого списку з іменованого діапазону

Якщо ви створили випадаючий список на основі іменованого діапазону, ви можете просто відредагувати елементи вашого діапазону, а потім змінити посилання на іменований діапазон. Всі випадаючі списки, засновані на цьому іменованому діапазоні, будуть оновлені автоматично.

1. Додавання або видалення елементів в названому діапазоні.

Відкрийте робочий аркуш, що містить ваш іменований діапазон, видаліть або введіть нові записи. Не забудьте розташувати елементи в тому порядку, в якому ви хочете, щоб вони з'явилися у вашому випадаючому списку Excel.

Як видалити випадаючий список

Якщо ви більше не бажаєте мати розкривні списки на аркуші Excel, ви можете видалити їх з деяких або всіх клітинок.

Видалення випадаючого меню з виділеної комірки (комірок)

1. Виберіть комірку або декілька комірок, з яких потрібно видалити випадаючі списки.
2. Перейдіть на сторінку Дані вкладку та натисніть Перевірка даних .
3. На вкладці Налаштування виберіть пункт Очистити все кнопку.

Цей метод видаляє випадаючі меню з виділених клітинок, але зберігає поточні вибрані значення.

Якщо ви хочете видалити як випадаюче меню, так і значення клітинок, ви можете виділити клітинки і натиснути кнопку Очистити все на кнопці Головна вкладка> Група редагування> Очистити .

Видалення випадаючого списку Excel з усіх комірок поточного аркуша

У такий спосіб можна видалити розкривний список з усіх пов'язаних клітинок поточного аркуша. Це не призведе до видалення такого самого розкривного списку з клітинок інших аркушів, якщо такі є.

1. Виберіть будь-яку комірку, що містить ваш випадаючий список.
2. Натисніть Перевірка даних на Дані рахунок.
3. У вікні Перевірка даних на вкладці Налаштування оберіть пункт " Застосуйте ці зміни до всіх інших комірок з такими ж налаштуваннями " прапорець.

   Після того, як ви встановите прапорець, всі клітинки, що посилаються на цей список перевірки даних Excel, будуть виділені, як ви можете бачити на скріншоті нижче.

4. Натисніть на кнопку Очистити все для видалення випадаючого списку.
5. Натисніть ГАРАЗД. зберегти зміни та закрити вікно Перевірка даних.

Цей метод видаляє випадаючий список з усіх клітинок, що містять його, зберігаючи поточні вибрані значення. Якщо ви створили випадаючий список з діапазону клітинок або іменованого діапазону, вихідний список також залишиться недоторканим. Щоб видалити його, відкрийте робочий аркуш, що містить елементи випадаючого списку, і видаліть їх.

Тепер ви знаєте основи роботи зі списками, що випадають в Excel. У наступній статті ми продовжимо розгляд цієї теми і я покажу вам, як створити каскадний (залежний) список, що випадає з умовною перевіркою даних. Залишайтеся з нами і дякую за увагу!