Упатството покажува 4 брзи начини за додавање паѓачко мени во Excel. Исто така, покажува како да креирате паѓачко мени од друга работна книга, уредувате, копирате и бришете списоци за валидација на податоци.

Опаѓачката листа на Excel, паѓачкото поле или комбо поле, се користи за внесување податоци во табела од претходно дефинирана листа на ставки. Главната цел на користењето паѓачки списоци во Excel е да се ограничи бројот на избори достапни за корисникот. Освен тоа, паѓачкото мени ги спречува правописните грешки и го прави внесот на податоци побрзо.

Како да направите паѓачка листа во Excel

Во целина, постојат 4 начини да креирајте паѓачко мени во Excel користејќи ја функцијата за валидација на податоци. Подолу ќе најдете брз преглед на главните предности и недостатоци, како и детални инструкции чекор-по-чекор за секој метод:

Креирајте паѓачка листа со вредности одделени со запирка

Ова е најбрзиот начин за додавање паѓачко поле во сите верзии на Excel 2010 преку Excel 365.

1. Изберете клетка или опсег за вашата паѓачка листа.

Почнувате со избирање на ќелија или ќелии каде што сакате да се појави паѓачкото поле. Ова може да биде една ќелија, опсег на ќелии или целата колона. Ако ја изберете целата колона, ќе се креира паѓачко мени во секоја ќелија од таа колона, што е вистинско заштеда на време, на пример, кога креирате прашалник.

Можете дури и да изберете неповрзани ќелии Информации или Предупредување ќе им овозможат на корисниците да внесат свој текст во комбо полето.

• Порака Информации се препорачува ако вашите корисници веројатно често ги внесуваат сопствените избори.
• Порака Предупредување ќе ги поттикне корисниците да изберат ставка од паѓачкото поле наместо да внесуваат свои податоци, иако тоа не забранува приспособени записи.
• Стоп (стандардно) ќе ги спречи луѓето да внесување податоци што не се во паѓачката листа на Excel.

И вака може да изгледа вашата приспособена предупредувачка порака во Excel:

Совет. Ако не сте сигурни каков наслов или текст на порака да напишете, можете да ги оставите полињата празни. Во овој случај, Microsoft Excel ќе го прикаже стандардното предупредување " Вредноста што ја внесовте не е валидна. Корисникот има ограничени вредности што може да се внесат во оваа ќелија ."

Како да се копира паѓачката листа во Excel

Во случај да сакате изборната листа да се појавува во повеќе ќелии, можете едноставно да ја копирате како и секоја друга содржина на ќелија со влечење рачката за полнење низ соседните ќелии или со користење на кратенките за копирање/залепување. Овие методи ја копираат целата содржина на ќелијата, вклучувајќи ја валидацијата на податоци и тековниот избор . Затоа, најдобро е да се користат кога сè уште не е избрана ставка во паѓачкото мени.

За да копирате паѓачка листа без тековниот избор , користете гоЗалепете специјална функција само за да го копирате правилото за валидација на податоци.

Како да уредите паѓачка листа на Excel

Откако ќе креирате паѓачка листа во Excel, можеби ќе сакате да додадете повеќе записи во него или да избришете некои од постоечките ставки. Како ќе го направите ова зависи од тоа како е креирано вашето паѓачко поле.

Променете паѓачка листа разделена со запирка

Ако сте создале паѓачка листа одвоена со запирка полето, продолжете со следните чекори:

1. Изберете клетка или ќелии што упатуваат на вашата листа за валидација на податоци во Excel, т.е. ќелии што содржат паѓачко поле што сакате да го уредите.
2. Кликнете Потврда на податоци (лента на Excel > таб податоци).
3. Избришете или внесете нови ставки во полето Извор .
4. Кликнете на ОК за да зачувате промените и затворете го прозорецот Excel Потврда на податоци .

Совет. Ако сакате да ги примените промените на сите ќелии што ја содржат оваа паѓачка листа, изберете ја опцијата „ Примени ги овие промени на сите други ќелии со истите поставки “.

Променете го паѓачкото мени врз основа на опсег на ќелии

Ако сте создале паѓачко поле со одредување опсег на ќелии наместо упатување на именуван опсег, тогаш продолжете на следниот начин.

1. Одете на табела што ги содржи ставките што се појавуваат во вашето паѓачко поле и уредете ја листата на начинот на кој сакате.
2. Изберете ја ќелијата или ќелиите што го содржат вашиот паѓачки списоклиста.
3. Кликнете Потврда на податоци на табулаторот Податоци .
4. Во прозорецот Excel Потврда на податоци , на Поставки табот, сменете ги референците на ќелиите во полето Извор. Можете да ги уредувате рачно или да кликнете на иконата Склопи дијалог .
5. Кликнете на копчето OK за да ги зачувате промените и затворете го прозорецот.

Ажурирајте капка- долу листа од именуван опсег

Ако сте создале паѓачко поле засновано на име опсег, тогаш можете само да ги уредувате ставките на вашиот опсег и потоа да ја смените референцата во Именуван опсег. Сите паѓачки полиња засновани на овој именуван опсег ќе се ажурираат автоматски.

1. Додавајте или бришете ставки во именуваниот опсег.

Отворете го работниот лист што го содржи вашиот именуван опсег, избришете или внесете нови записи. Запомнете да ги распоредите ставките по редоследот по кој сакате да се појавуваат во вашата паѓачка листа на Excel.

Совет. За да ја избегнете потребата да ги ажурирате референците на именуваниот опсег по секоја промена на изворната листа, можете да креирате динамично паѓачко мени на Excel. Во овој случај, вашата паѓачка листа ќе се ажурира автоматски во сите поврзани ќелии штом ќе ги отстраните или додадете нови записи на листата.

Како да избришете паѓачка листа

Ако повеќе не сакате да имате паѓачки полиња во работниот лист на Excel, можете да ги отстраните од некои или од сите ќелии.

Отстранување на паѓачкото мени од избраните ќелии

1. Изберете клетка или неколку ќелии од кои сакате да ги отстраните паѓачките полиња.
2. Одете во картичката Податоци и кликнете Потврда на податоци .
3. На картичката Поставки, изберете го копчето Исчисти ги сите .

Овој метод ги отстранува паѓачките менија од избраните ќелии, но ги задржува моментално избраните вредности.

Ако сакате да ги избришете и двете паѓачкото мени и вредностите на ќелиите, можете да ги изберете ќелиите и да кликнете на копчето Исчисти ги сите на картичката Почетна страница > Уредување група > Избриши .

Бришење на паѓачката листа на Excel од сите ќелии во тековниот лист

На овој начин, можете да отстраните паѓачка листа од сите поврзани ќелии во тековната работен лист. Ова нема да го избрише истото паѓачко поле од ќелиите во другите работни листови, доколку ги има.

1. Изберете која било ќелијашто ја содржи вашата паѓачка листа.
2. Кликнете Потврда на податоци на табулаторот Податоци .
3. Во прозорецот за валидација на податоци, на картичката Поставки, изберете го полето за избор „ Примени ги овие промени на сите други ќелии со исти поставки “.

   Откако ќе го проверите, ќе бидат избрани сите ќелии што упатуваат на оваа листа за валидација на податоци на Excel, како што можете да видите на сликата од екранот подолу.

4. Кликнете на Исчисти ги сите копче за да ја избришете паѓачката листа.
5. Кликнете OK за да ги зачувате промените и затворете го прозорецот за валидација на податоци.

Овој метод ја брише паѓачката листа од сите ќелии што ја содржат, задржувајќи ги моментално избраните вредности. Ако сте создале паѓачко мени од опсег на ќелии или именуван опсег, изворната листа исто така ќе остане недопрена. За да го отстраните, отворете го работниот лист што ги содржи ставките од паѓачката листа и избришете ги.

Сега ги знаете основите на паѓачките списоци на Excel. Во следната статија, дополнително ќе ја истражиме оваа тема и ќе ви покажам како да креирате каскадна (зависна) паѓачка листа со условна валидација на податоци. Ве молиме, останете во тек и ви благодариме што прочитавте!

2. Користете валидација на податоци на Excel за да креирате паѓачка листа.

На лентата на Excel, одете на картичката Податоци > Алатки за податоци групирајте и кликнете Потврда на податоци .

3. Внесете ги ставките од списокот и изберете ги опциите.

Во прозорецот Потврда на податоци , на картичката Поставки , направете го следново:

• Во полето Дозволи , изберете Список .
• Во полето Извор , напишете ги ставките што сакате да се појавуваат во паѓачкото мени мени одделено со запирка (со или без празни места).
• Проверете дали е означено полето Опаѓачкото во ќелија ; инаку стрелката надолу нема да се појави веднаш до ќелијата.
• Изберете или исчистете го Игнорирај празно во зависност од тоа како сакате да ракувате со празни ќелии.
• Кликнете Во ред и готови сте!

Сега, корисниците на Excel едноставно кликнуваат на стрелката до ќелијата што содржи паѓачко поле, а потоа го избираат записот што го сакаат од паѓачкото мени.

Па, вашето паѓачко поле е готово за помалку од една минута. Овој метод работи добро за мали листи за валидација на податоци во Excel, кои веројатно нема да се променат. Ако не е така, размислете за користење на една од следниве опции.

Додајте паѓачка листа од именуван опсег

Овој метод за создавање листа за валидација на податоци во Excel трае малку повеќе време, но може да заштеди уште повеќевреме на долг рок.

1. Внесете ги записите за вашата паѓачка листа.

Изберете ги записите што сакате да се појавуваат во вашето паѓачко мени во постоечки работен лист или внесете ги записите во нов лист. Овие вредности треба да се внесат во една колона или ред без никакви празни ќелии.

На пример, ајде да создадеме паѓачка листа на состојки за вашите омилени рецепти:

Совет. Добра идеја е да ги сортирате вашите записи по редоследот по кој сакате да се појавуваат во паѓачкото мени.

2. Креирајте именуван опсег.

Најбрзиот начин да креирате именуван опсег во Excel е да ги изберете ќелиите и да го напишете името на опсегот директно во Поле за име . Кога ќе завршите, кликнете Enter за да го зачувате новосоздадениот именуван опсег. За повеќе информации, погледнете како да дефинирате име во Excel.

3. Примени валидација на податоци.

Кликнете во ќелијата каде што сакате да се појави паѓачката листа - тоа може да биде опсег од ќелии или целата колона, во истиот лист каде што се наоѓа вашата листа на записи или во различен работен лист. Потоа, одете до јазичето Податоци , кликнете на Валидација на податоци и конфигурирајте го правилото:

• Во полето Дозволи , изберете Список .
• Во полето Извор , напишете го името што го дадовте на вашиот опсег, а пред него има знак за еднаквост, на пример =Состојки .
• Проверете дали е означено полето Опаѓачкото мени во ќелија .
• КликнетеВо ред.

Ако изворниот список содржи повеќе од 8 ставки, вашето паѓачко поле ќе има лента за лизгање како оваа:

Забелешка. Ако вашиот именуван опсег има барем една празна ќелија, избирањето на полето Игнорирај празно овозможува внесување на која било вредност во потврдената ќелија.

Направете паѓачка листа од табелата на Excel

Наместо да користите обичен опсег со име, можете да ги конвертирате вашите податоци во целосно функционална табела на Excel ( Вметни > табела или Ctrl + T ) , а потоа креирајте листа за валидација на податоци од таа табела. Зошто можеби сакате да користите табела? Прво и основно, затоа што ви овозможува да креирате проширлива динамична паѓачка листа која автоматски се ажурира додека додавате или отстранувате ставки од табелата.

За да додадете динамичен паѓачки список од табелата на Excel, следете ги овие чекори:

1. Изберете ја ќелијата каде што сакате да вметнете паѓачко мени.
2. Отворете го Потврда на податоци дијалог прозорец.
3. Изберете Список од паѓачкото поле Дозволи .
4. Во новиот Извор полето , внесете ја формулата што се однесува на одредена колона во вашата табела, не вклучувајќи ја ќелијата за заглавие. За ова, користете ја функцијата INDIRECT со структурирана референца како оваа:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Кога ќе завршите, кликнете OK .

За овој пример , правиме паѓачко мени од колоната со име Состојки во Табела 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Вметнете паѓачко долу во Excel од опсегот на ќелии

Довметнете паѓачка листа од опсег на ќелии, направете ги овие чекори:

1. Впишете ги ставките во посебни ќелии.
2. Изберете ја ќелијата каде што сакате паѓачката листа да се појави.
3. На картичката Податоци , кликнете Потврда на податоци .
4. Поставете го курсорот во полето Извор или кликнете на <Иконата 1>Склопи дијалог и изберете го опсегот на ќелии што ќе ги вклучите во вашата паѓачка листа. Опсегот може да биде во ист или во различен работен лист. Ако е второто, едноставно одите на другиот лист и избирате опсег со помош на глувчето.

Креирајте динамичен (автоматски ажуриран) паѓачки прозорец на Excel

Ако често ги уредувате ставките во паѓачкото мени, можеби ќе сакате да креирате динамична паѓачка листа во Excel. Во овој случај, вашата листа ќе се ажурира автоматски во сите ќелии што ја содржат, откако ќе ги отстраните или додадете нови записи во изворната листа.

Најлесен начин да креирате таква динамички ажурирана паѓачка листа во Excel е со создавање именувана листа врз основа на табела. Ако поради некоја причина претпочитате вообичаен опсег со име, тогаш упатете го користејќи ја формулата OFFSET, како што е објаснето подолу.

1. Почнувате со креирање вообичаен паѓачки список врз основа на именуван опсег како што е опишано погоре.
2. Во чекор 2, кога креирате име, ја ставате следнава формула во полето Се однесува на .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Каде:

   • Лист 1 - име на листот
   • А - колона каде што ставките насе наоѓа вашата паѓачка листа
   • $A$1 - ќелијата што ја содржи првата ставка од списокот

Како што гледате, формулата се состои од 2 Excel функции - OFFSET и COUNTA. Функцијата COUNTA ги брои сите непразни места во наведената колона. OFFSET го зема тој број и враќа референца до опсег кој вклучува само непразни ќелии, почнувајќи од првата ќелија што ќе ја наведете во формулата.

Главната предност на динамиката паѓачките списоци е дека нема да мора да ја менувате референцата за именуваниот опсег секој пат по уредувањето на изворната листа. Вие едноставно бришете или пишувате нови записи во изворната листа и сите ќелии што ја содржат оваа листа за валидација на Excel ќе се ажурираат автоматски!

Како функционира оваа формула

Во Microsoft Excel, OFFSET(референца , редови, колони, [висина], [ширина]) функцијата се користи за враќање на референца до опсег кој се состои од одреден број редови и колони. За да го принудиме да врати динамичен, т.е. постојано менување на опсегот, ги одредуваме следните аргументи:

• reference - ќелија $A$1 во Sheet1, што е првата ставка од вашата паѓачка листа;
• rows & засилувач; cols се 0 затоа што не сакате да го поместите вратениот опсег ниту вертикално ниту хоризонтално;
• height - бројот на непразни ќелии во колоната А, вратен со функцијата COUNTA;
• width - 1, т.е. една колона.

Како да креирате паѓачколиста од друга работна книга

Можете да направите паѓачко мени во Excel користејќи листа од друга работна книга како извор. За да го направите ова, ќе треба да креирате 2 именувани опсези - еден во изворната книга и друг во книгата каде што сакате да ја користите вашата листа за валидација на податоци во Excel.

Забелешка. За да работи паѓачката листа од друга работна книга, работната книга со изворната листа мора да биде отворена.

Статичка паѓачка листа од друга работна книга

Опаѓачката листа создадена на овој начин нема автоматски да се ажурира кога додавате или отстранувате записи во изворната листа и ќе мора рачно да ја менувате референцата на изворната листа.

1. Направете именуван опсег за изворната листа.

Отворете ја работната книга што ја содржи изворната листа, SourceBook.xlsx во овој пример и креирајте именуван опсег за записите што сакате да ги вклучите во вашата паѓачка листа, на пр. Список на извори .

2. Создадете именувана референца во главната работна книга.

Отворете ја работната книга во која сакате да се појави паѓачката листа и креирајте име што упатува на вашата изворна листа. Во овој пример, пополнетата референца е =SourceBook.xlsx!Source_list

Забелешка. Мора да го приложите името на работната книга во апострофи (') доколку содржи празни места. На пример: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Примени валидација на податоци

Во главната работна книга, изберете ги ќелиите за вашата паѓачка листа, кликнете Податоци > ПодатоциВалидација и внесете го името што го создадовте во чекор 2 во полето Извор .

Динамична паѓачка листа од друга работна книга

Опаѓачката листа создадена на овој начин ќе се ажурира веднаш штом ќе направите какви било промени во изворната листа.

1. Креирајте име на опсег во работната книга Извор со формулата OFFSET, како објаснето во Креирање динамичен паѓачки список.
2. Во главната работна книга, применете ја валидацијата на податоци на вообичаен начин.

Потврдата на податоци на Excel не работи

На Опцијата за валидација на податоци е сива или оневозможена? Постојат неколку причини зошто тоа може да се случи:

• Опаѓачките списоци не може да се додадат на заштитени или споделени работни листови. Отстранете ја заштитата или престанете да го споделувате работниот лист, а потоа обидете се повторно да кликнете Валидација на податоци .
• Креирате паѓачка листа од табелата на Excel што е поврзана со локација на SharePoint. Откачете ја врската со табелата или отстранете го форматирањето на табелата и обидете се повторно.

Дополнителни опции за паѓачкото поле Excel

Во повеќето случаи, картичката Поставки Опциите што ги разгледавме погоре се апсолутно доволни. Ако не го направат тоа, достапни се уште две опции на другите јазичиња од прозорецот за дијалог Потврда на податоци .

Прикажи порака кога ќе се кликне на ќелија со паѓачкото мени

Доколку сакате да им покажете на вашите корисници скокачка порака кога ќе кликнат на која било ќелија што ја содржи вашата паѓачка листа, продолжете во ованачин:

• Во дијалогот за валидација на податоци ( табот Податоци > Валидација на податоци ), префрлете се на јазичето Внеси порака .
• Проверете дали е означена опцијата Прикажи влезна порака кога ќелијата е избрана .
• Внесете наслов и порака во соодветните полиња (до 225 знаци).
• Кликнете на Копче OK за да ја зачувате пораката и да го затворите дијалогот.

Резултатот во Excel ќе изгледа слично на ова:

Дозволете им на корисниците да внесуваат свои податоци во комбо поле

Стандардно, паѓачката листа што ја креирате во Excel не може да се уредува, т.е. е ограничена на вредностите во листата. Сепак, можете да им дозволите на вашите корисници да внесуваат свои вредности.

Технички, ова ја претвора паѓачката листа во комбо поле на Excel. Терминот „комбо поле“ значи паѓачко мени што може да се уредува што им овозможува на корисниците или да изберат вредност од списокот или да внесат вредност директно во полето.

1. Во дијалогот Потврда на податоци ( картичка за податоци > валидација на податоци ), одете во табулаторот Известување за грешка .
2. Изберете го „Прикажи предупредување за грешка откако ќе се внесат неважечки податоци " полето ако сакате да прикажете предупредување кога корисникот се обидува да внесе податоци што не се во паѓачкото мени. Ако не сакате да прикажувате никаква порака, избришете го ова поле.
3. За да прикажете предупредувачка порака, изберете една од опциите од полето Стил и напишете го насловот и пораката . Или