Tutorial menunjukkan 4 cara pantas untuk menambah lungsur turun dalam Excel. Ia juga menunjukkan cara membuat lungsur turun daripada buku kerja lain, mengedit, menyalin dan memadam senarai pengesahan data.

Senarai lungsur turun Excel, aka kotak lungsur turun atau kotak kombo, digunakan untuk memasukkan data dalam hamparan daripada senarai item yang telah ditetapkan. Tujuan utama menggunakan senarai juntai bawah dalam Excel adalah untuk mengehadkan bilangan pilihan yang tersedia untuk pengguna. Selain itu, dropdown menghalang kesilapan ejaan dan menjadikan input data lebih cepat.

Cara membuat senarai drop down dalam Excel

Secara keseluruhannya, terdapat 4 cara untuk buat menu lungsur turun dalam Excel menggunakan ciri Pengesahan Data. Di bawah anda akan temui garis besar ringkas kelebihan dan kelemahan utama serta arahan langkah demi langkah terperinci untuk setiap kaedah:

Buat senarai juntai bawah dengan nilai dipisahkan koma

Ini ialah cara terpantas untuk menambah kotak lungsur dalam semua versi Excel 2010 melalui Excel 365.

1. Pilih sel atau julat untuk senarai lungsur turun anda.

Anda mulakan dengan memilih sel atau sel yang anda mahu kotak lungsur muncul. Ini boleh menjadi satu sel, julat sel atau keseluruhan lajur. Jika anda memilih keseluruhan lajur, menu lungsur turun akan dibuat dalam setiap sel lajur itu, yang merupakan penjimat masa sebenar, contohnya, apabila anda membuat soal selidik.

Anda juga boleh memilih sel bukan bersebelahan Maklumat atau Amaran akan membenarkan pengguna memasukkan teks mereka sendiri dalam kotak kombo.

• Mesej Maklumat disyorkan jika pengguna anda berkemungkinan kerap memasukkan pilihan mereka sendiri.
• Mesej Amaran akan mendorong pengguna untuk memilih item daripada kotak lungsur daripada memasukkan data mereka sendiri, walaupun ia tidak melarang entri tersuai.
• Berhenti (lalai) akan menghalang orang daripada memasukkan sebarang data yang tiada dalam senarai lungsur turun Excel anda.

Dan beginilah rupa mesej amaran tersuai anda dalam Excel:

Petua. Jika anda tidak pasti tajuk atau teks mesej yang hendak ditaip, anda boleh membiarkan medan kosong. Dalam kes ini, Microsoft Excel akan memaparkan makluman lalai " Nilai yang anda masukkan tidak sah. Pengguna mempunyai nilai terhad yang boleh dimasukkan ke dalam sel ini ."

Cara menyalin senarai juntai bawah dalam Excel

Sekiranya anda mahu senarai pilih muncul dalam berbilang sel, anda boleh menyalinnya seperti mana-mana kandungan sel lain dengan menyeret pemegang isian melalui sel bersebelahan atau dengan menggunakan pintasan salin / tampal. Kaedah ini menyalin semua kandungan sel termasuk Pengesahan Data dan pilihan semasa . Jadi, ia adalah yang terbaik untuk digunakan apabila tiada item dipilih dalam menu lungsur lagi.

Untuk menyalin senarai lungsur turun tanpa pilihan semasa , gunakanTampal ciri Khas untuk hanya menyalin peraturan Pengesahan Data.

Cara mengedit senarai lungsur turun Excel

Selepas anda membuat senarai lungsur turun dalam Excel, anda mungkin mahu menambah lebih banyak entri padanya atau memadam beberapa item sedia ada. Cara anda melakukan ini bergantung pada cara kotak lungsur turun anda dicipta.

Ubah suai senarai lungsur dipisahkan koma

Jika anda telah mencipta lungsur dipisahkan koma kotak, teruskan dengan langkah berikut:

1. Pilih sel atau sel yang merujuk senarai Pengesahan Data Excel anda, iaitu sel yang mengandungi kotak lungsur yang anda mahu edit.
2. Klik Pengesahan Data (Reben Excel > tab Data).
3. Padam atau taip item baharu dalam kotak Sumber .
4. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan tutup tetingkap Pengesahan Data Excel.

Petua. Jika anda ingin menggunakan perubahan pada semua sel yang mengandungi senarai lungsur ini, pilih pilihan " Gunakan perubahan ini pada semua sel lain dengan tetapan yang sama ".

Tukar lungsur turun berdasarkan julat sel

Jika anda telah membuat kotak lungsur turun dengan menentukan julat sel dan bukannya merujuk julat bernama, kemudian teruskan dengan cara berikut.

1. Kepala ke hamparan yang mengandungi item yang muncul dalam kotak lungsur turun anda dan edit senarai mengikut cara yang anda mahukan.
2. Pilih sel atau sel yang mengandungi lungsur turun andasenarai.
3. Klik Pengesahan Data pada tab Data .
4. Dalam tetingkap Excel Pengesahan Data , pada Tetapan tab, tukar rujukan sel dalam kotak Sumber. Anda boleh sama ada mengeditnya secara manual atau klik ikon Runtuhkan Dialog .
5. Klik butang OK untuk menyimpan perubahan dan menutup tetingkap.

Kemas kini titisan- senarai bawah daripada julat bernama

Jika anda telah mencipta kotak lungsur turun berasaskan julat bernama, maka anda hanya boleh mengedit item julat anda dan kemudian menukar rujukan kepada Julat Dinamakan. Semua kotak lungsur berdasarkan julat dinamakan ini akan dikemas kini secara automatik.

1. Tambah atau padamkan item dalam julat bernama.

Buka lembaran kerja yang mengandungi julat bernama anda, padam atau taip entri baharu. Ingat untuk menyusun item dalam susunan yang anda mahu ia muncul dalam senarai juntai bawah Excel anda.

Cara untuk memadam senarai lungsur

Jika anda tidak mahu lagi mempunyai kotak lungsur dalam lembaran kerja Excel anda, anda boleh mengalih keluarnya daripada beberapa atau semua sel.

Mengalih keluar menu lungsur turun daripada sel yang dipilih

1. Pilih sel atau beberapa sel yang anda mahu alih keluar kotak lungsur turun.
2. Pergi ke tab Data dan klik Pengesahan Data .
3. Pada tab Tetapan, pilih butang Kosongkan Semua .

Kaedah ini mengalih keluar menu lungsur daripada sel yang dipilih, tetapi mengekalkan nilai yang dipilih pada masa ini.

Jika anda mahu memadamkan kedua-dua lungsur turun dan nilai sel, anda boleh memilih sel dan klik butang Kosongkan semua pada tab Laman Utama > Mengedit kumpulan > Kosongkan .

Memadam senarai lungsur turun Excel daripada semua sel dalam helaian semasa

Dengan cara ini, anda boleh mengalih keluar senarai juntai bawah daripada semua sel yang berkaitan dalam semasa lembaran kerja. Ini tidak akan memadamkan kotak lungsur yang sama daripada sel dalam lembaran kerja lain, jika ada.

1. Pilih mana-mana selmengandungi senarai lungsur turun anda.
2. Klik Pengesahan Data pada tab Data .
3. Dalam tetingkap Pengesahan Data, pada tab Tetapan, pilih kotak semak " Gunakan perubahan ini pada semua sel lain dengan tetapan yang sama ".

   Sebaik sahaja anda menyemaknya, semua sel yang merujuk senarai Pengesahan Data Excel ini akan dipilih, seperti yang anda boleh lihat dalam tangkapan skrin di bawah.

4. Klik Kosongkan Semua butang untuk memadam senarai lungsur turun.
5. Klik OK untuk menyimpan perubahan dan menutup tetingkap Pengesahan Data.

Kaedah ini memadamkan senarai juntai bawah daripada semua sel yang mengandunginya, mengekalkan nilai yang dipilih pada masa ini. Jika anda membuat lungsur turun daripada julat sel atau julat bernama, senarai sumber juga akan kekal utuh. Untuk mengalih keluarnya, buka lembaran kerja yang mengandungi item senarai lungsur turun dan padamkannya.

Kini anda tahu asas senarai lungsur turun Excel. Dalam artikel seterusnya, kami akan meneroka topik ini dengan lebih lanjut dan saya akan menunjukkan kepada anda cara membuat senarai jatuh turun berlatarkan (bergantung) dengan Pengesahan Data bersyarat. Sila nantikan dan terima kasih kerana membaca!

2. Gunakan Pengesahan Data Excel untuk membuat senarai lungsur turun.

Pada reben Excel, pergi ke tab Data > Kumpulan Alat Data dan klik Pengesahan Data .

3. Masukkan item senarai dan pilih pilihan.

Dalam tetingkap Pengesahan Data , pada tab Tetapan , lakukan perkara berikut:

• Dalam kotak Benarkan , pilih Senarai .
• Dalam kotak Sumber , taip item yang anda mahu muncul dalam lungsur turun anda menu dipisahkan dengan koma (dengan atau tanpa ruang).
• Pastikan kotak jatuh bawah dalam sel ditandai; jika tidak, anak panah lungsur tidak akan muncul di sebelah sel.
• Pilih atau kosongkan Abaikan kosong bergantung pada cara anda mahu mengendalikan sel kosong.
• Klik OK dan anda sudah selesai!

Kini, pengguna Excel hanya klik anak panah di sebelah sel yang mengandungi kotak lungsur, dan kemudian pilih entri yang mereka inginkan daripada menu lungsur turun.

Nah, kotak lungsur anda sudah sedia dalam masa kurang seminit. Kaedah ini berfungsi dengan baik untuk senarai pengesahan data Excel kecil yang tidak mungkin akan berubah. Jika tidak demikian, pertimbangkan untuk menggunakan salah satu daripada pilihan berikut.

Tambah senarai lungsur daripada julat bernama

Kaedah mencipta senarai pengesahan data Excel ini mengambil sedikit masa lagi, tetapi ia mungkin lebih menjimatkanmasa dalam jangka masa panjang.

1. Taipkan entri untuk senarai lungsur turun anda.

Pilih entri yang anda mahu muncul dalam menu lungsur turun anda dalam lembaran kerja sedia ada atau taip entri dalam helaian baharu. Nilai ini hendaklah dimasukkan dalam satu lajur atau baris tanpa sebarang sel kosong.

Sebagai contoh, mari buat senarai lungsur bahan untuk resipi kegemaran anda:

Petua. Adalah idea yang baik untuk mengisih entri anda mengikut susunan yang anda mahu ia muncul dalam menu lungsur.

2. Cipta julat bernama.

Cara terpantas untuk mencipta julat bernama dalam Excel ialah memilih sel dan taip nama julat terus dalam Kotak Nama . Apabila selesai, klik Enter untuk menyimpan julat bernama yang baru dibuat. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat cara mentakrifkan nama dalam Excel.

3. Gunakan Pengesahan Data.

Klik dalam sel yang anda mahu senarai juntai bawah dipaparkan - ia boleh menjadi julat sel atau keseluruhan lajur, dalam helaian yang sama di mana senarai entri anda berada atau dalam lembaran kerja yang berbeza. Kemudian, navigasi ke tab Data , klik Pengesahan Data dan konfigurasikan peraturan:

• Dalam kotak Benarkan , pilih Senarai .
• Dalam kotak Sumber , taip nama yang anda berikan pada julat anda didahului dengan tanda sama, contohnya =Bahan .
• Pastikan kotak jatuh bawah dalam sel ditandakan.
• KlikOK.

Jika senarai sumber mengandungi lebih daripada 8 item, kotak lungsur turun anda akan mempunyai bar skrol seperti ini:

Nota. Jika julat bernama anda mempunyai sekurang-kurangnya satu sel kosong, memilih kotak Abaikan kosong membenarkan sebarang nilai untuk dimasukkan dalam sel yang disahkan.

Buat senarai lungsur turun daripada jadual Excel

Daripada menggunakan julat bernama biasa, anda boleh menukar data anda kepada jadual Excel berfungsi sepenuhnya ( Sisipkan > Jadual atau Ctrl + T ) , dan kemudian buat senarai pengesahan data daripada jadual itu. Mengapa anda mungkin mahu menggunakan meja? Pertama sekali, kerana ia membolehkan anda membuat senarai lungsur turun dinamik boleh dikembangkan yang dikemas kini secara automatik semasa anda menambah atau mengalih keluar item daripada jadual.

Untuk menambah lungsur dinamik daripada jadual Excel, ikut langkah berikut:

1. Pilih sel yang anda ingin masukkan lungsur turun.
2. Buka Tetingkap dialog>Pengesahan Data .
3. Pilih Senarai daripada kotak lungsur turun Benarkan .
4. Dalam Sumber baharu kotak, masukkan formula merujuk kepada lajur tertentu dalam jadual anda, tidak termasuk sel pengepala. Untuk ini, gunakan fungsi INDIRECT dengan rujukan berstruktur seperti ini:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Apabila selesai, klik OK .

Untuk contoh ini , kami membuat lungsur turun daripada lajur bernama Ramuan dalam Jadual1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Sisipkan lungsur turun dalam Excel daripada julat sel

Kepadamasukkan senarai lungsur turun daripada julat sel, jalankan langkah berikut:

1. Taip item dalam sel berasingan.
2. Pilih sel yang anda mahu senarai lungsur turun untuk hadir.
3. Pada tab Data , klik Pengesahan Data .
4. Letakkan kursor dalam kotak Sumber atau klik Ikon Runtuhkan Dialog dan pilih julat sel untuk disertakan dalam senarai lungsur turun anda. Julat mungkin dalam yang sama atau dalam lembaran kerja yang berbeza. Jika yang terakhir, anda hanya pergi ke helaian lain dan pilih julat menggunakan tetikus.

Buat lungsur turun Excel dinamik (kemas kini secara automatik)

Jika anda sering mengedit item dalam menu lungsur, anda mungkin mahu membuat senarai lungsur turun dinamik dalam Excel. Dalam kes ini, senarai anda akan dikemas kini secara automatik dalam semua sel yang mengandunginya, sebaik sahaja anda mengalih keluar atau menambah entri baharu pada senarai sumber.

Cara paling mudah untuk mencipta senarai lungsur yang dikemas kini secara dinamik dalam Excel adalah dengan mencipta senarai bernama berdasarkan jadual. Jika atas sebab tertentu anda lebih suka julat bernama biasa, maka rujuknya menggunakan formula OFFSET, seperti yang dijelaskan di bawah.

1. Anda mulakan dengan membuat lungsur turun biasa berdasarkan julat bernama seperti yang diterangkan di atas.
2. Dalam langkah 2, apabila mencipta nama, anda meletakkan formula berikut dalam kotak Merujuk kepada .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Di mana:

   Lihat juga: Excel: cari dan gantikan berbilang nilai sekaligus
   • Helaian1 - nama helaian
   • A - lajur di mana itemsenarai lungsur turun anda terletak
   • $A$1 - sel yang mengandungi item pertama senarai

Seperti yang anda lihat, formula itu terdiri daripada 2 fungsi Excel - OFFSET dan COUNTA. Fungsi COUNTA mengira semua bukan kosong dalam lajur yang ditentukan. OFFSET mengambil nombor itu dan mengembalikan rujukan kepada julat yang merangkumi hanya sel bukan kosong, bermula dari sel pertama yang anda tentukan dalam formula.

Kelebihan utama dinamik senarai juntai bawah ialah anda tidak perlu menukar rujukan kepada julat yang dinamakan setiap kali selepas mengedit senarai sumber. Anda hanya memadam atau menaip entri baharu dalam senarai sumber dan semua sel yang mengandungi senarai pengesahan Excel ini akan dikemas kini secara automatik!

Cara formula ini berfungsi

Dalam Microsoft Excel, OFFSET(rujukan Fungsi , rows, cols, [height], [width]) digunakan untuk mengembalikan rujukan kepada julat yang terdiri daripada bilangan baris dan lajur yang ditentukan. Untuk memaksanya mengembalikan julat dinamik, iaitu julat yang terus berubah, kami menentukan argumen berikut:

• reference - sel $A$1 dalam Helaian1, yang merupakan item pertama senarai lungsur turun anda;
• rows & cols ialah 0 kerana anda tidak mahu mengalihkan julat yang dikembalikan sama ada secara menegak atau mendatar;
• height - bilangan sel tidak kosong dalam lajur A, dikembalikan oleh fungsi COUNTA;
• width - 1, iaitu satu lajur.

Cara membuat lungsur turunsenarai daripada buku kerja lain

Anda boleh membuat menu lungsur turun dalam Excel menggunakan senarai daripada buku kerja lain sebagai sumber. Untuk melakukan ini, anda perlu mencipta 2 julat bernama - satu dalam buku sumber dan satu lagi dalam buku yang anda ingin gunakan senarai Pengesahan Data Excel anda.

Nota. Untuk senarai lungsur turun dari buku kerja lain berfungsi, buku kerja dengan senarai sumber mesti dibuka.

Senarai lungsur statik dari buku kerja lain

Senarai lungsur turun yang dibuat dengan cara ini tidak akan dikemas kini secara automatik apabila anda menambah atau mengalih keluar masukan dalam senarai sumber dan anda perlu mengubah suai rujukan senarai sumber secara manual.

1. Cipta julat bernama untuk senarai sumber.

Buka buku kerja yang mengandungi senarai sumber, SourceBook.xlsx dalam contoh ini dan buat julat bernama untuk entri yang ingin anda sertakan dalam senarai lungsur turun anda, mis. Senarai_Sumber .

2. Buat rujukan bernama dalam buku kerja utama.

Buka buku kerja yang anda mahu senarai juntai bawah dipaparkan dan buat nama yang merujuk senarai sumber anda. Dalam contoh ini, rujukan yang lengkap ialah =SourceBook.xlsx!Source_list

Nota. Anda perlu melampirkan nama buku kerja dalam apostrof (') jika ia mengandungi sebarang ruang. Contohnya: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Gunakan Pengesahan Data

Dalam buku kerja utama, pilih sel untuk senarai lungsur turun anda, klik Data > DataPengesahan dan masukkan nama yang anda buat dalam langkah 2 dalam kotak Sumber .

Senarai lungsur turun dinamik daripada buku kerja lain

Senarai lungsur turun yang dibuat dengan cara ini akan dikemas kini dengan segera setelah anda membuat sebarang perubahan pada senarai sumber.

1. Buat nama julat dalam buku kerja Sumber dengan formula OFFSET, seperti dijelaskan dalam Mencipta lungsur turun dinamik.
2. Dalam buku kerja utama, gunakan Pengesahan Data dengan cara biasa.

Pengesahan Data Excel tidak berfungsi

Pilihan Pengesahan Data dikelabukan atau dilumpuhkan? Terdapat beberapa sebab mengapa perkara itu mungkin berlaku:

• Senarai lungsur tidak boleh ditambahkan pada lembaran kerja yang dilindungi atau dikongsi. Alih keluar perlindungan atau hentikan perkongsian lembaran kerja, dan kemudian cuba klik Pengesahan Data sekali lagi.
• Anda sedang membuat senarai lungsur turun daripada jadual Excel yang dipautkan ke tapak SharePoint. Nyahpaut jadual atau alih keluar pemformatan jadual dan cuba lagi.

Pilihan tambahan untuk kotak lungsur turun Excel

Dalam kebanyakan kes, tab Tetapan pilihan yang telah kita bincangkan di atas sudah memadai. Jika tidak, dua lagi pilihan tersedia pada tab lain pada tetingkap dialog Pengesahan Data .

Paparkan mesej apabila sel dengan menu lungsur diklik

Jika anda ingin menunjukkan kepada pengguna anda mesej pop timbul apabila mereka mengklik mana-mana sel yang mengandungi senarai lungsur anda, teruskan dalam inicara:

• Dalam dialog Pengesahan Data ( tab Data > Pengesahan Data ), tukar kepada tab Mesej Input .
• Pastikan pilihan Tunjukkan mesej input apabila sel dipilih ditandakan.
• Taip tajuk dan mesej dalam medan yang sepadan (sehingga 225 aksara).
• Klik Butang OK untuk menyimpan mesej dan menutup dialog.

Hasil dalam Excel akan kelihatan seperti ini:

Membenarkan pengguna memasukkan data mereka sendiri dalam kotak kombo

Secara lalai, senarai juntai bawah yang anda buat dalam Excel tidak boleh diedit, iaitu terhad kepada nilai dalam senarai. Walau bagaimanapun, anda boleh membenarkan pengguna anda memasukkan nilai mereka sendiri.

Secara teknikal, ini menukar senarai lungsur turun menjadi kotak kombo Excel. Istilah "kotak kombo" bermaksud lungsur turun boleh diedit yang membolehkan pengguna sama ada memilih nilai daripada senarai atau menaip nilai terus dalam kotak.

1. Dalam dialog Pengesahan Data ( Tab data > Pengesahan Data ), pergi ke tab Makluman Ralat .
2. Pilih "Tunjukkan makluman ralat selepas data tidak sah dimasukkan " kotak jika anda ingin menunjukkan makluman apabila pengguna cuba memasukkan beberapa data yang tiada dalam menu lungsur. Jika anda tidak mahu menunjukkan sebarang mesej, kosongkan kotak semak ini.
3. Untuk memaparkan mesej amaran, pilih salah satu pilihan daripada kotak Gaya dan taip tajuk dan mesej . sama ada