このチュートリアルでは、Excelでドロップダウンを追加する4つの簡単な方法を紹介します。 また、別のワークブックからドロップダウンを作成する方法、データ検証リストを編集、コピー、削除する方法も紹介します。

Excelのドロップダウンリストは、別名ドロップダウンボックスまたはコンボボックスと呼ばれ、あらかじめ定義された項目のリストからスプレッドシートにデータを入力するために使用されます。 Excelでドロップダウンリストを使用する主な目的は、ユーザーが使用できる選択肢の数を制限することです。 それ以外にも、ドロップダウンはスペルミスを防ぎ、データ入力を迅速に行うことができます。

Excelでドロップダウンリストを作成する方法

Excelでデータ検証機能を使ってドロップダウンメニューを作成する方法は、全部で4つあります。 以下に、主な利点と欠点の概要、および各方法の詳細な手順について説明します。

カンマで区切られた値を持つドロップダウンリストの作成

Excel 2010からExcel 365までのすべてのバージョンでドロップダウンボックスを追加する最速の方法です。

1.ドロップダウンリストを作成するセルまたは範囲を選択します。

まず、ドロップダウンボックスを表示するセルを選択します。 これは、1つのセル、セルの範囲、または列全体です。 列全体を選択すると、その列の各セルにドロップダウンメニューが作成されるので、例えば、アンケートを作成する際に非常に時間の節約になります。

Ctrlキーを押しながらマウスでセルを選択すると、連続しないセルも選択できます。

2.エクセルデータバリデーションを使って、ドロップダウンリストを作成する。

Excelリボン上の データタブ>データツールグループ をクリックします。 データバリデーション .

3.リスト項目を入力し、オプションを選択します。

で データバリデーション ウィンドウで 設定 タブで、次の操作を行います。

• での 許可する ボックスを選択します。 リスト .
• での ソース ボックスに、ドロップダウンメニューに表示させたい項目をカンマ（空白あり・なし）で区切って入力します。
• を確認してください。 インセルドロップダウン ボックスがチェックされている場合、セルの横にドロップダウン矢印が表示されません。
• を選択またはクリアします。 ブランクを無視する は、空のセルをどのように処理したいかによります。
• OKをクリックすると、完了です。

このため、Excelのユーザーは、ドロップダウンボックスのあるセルの横にある矢印をクリックし、ドロップダウンメニューから必要な項目を選択するだけでよいのです。

これで、1分以内にドロップダウンボックスの準備が整いました。 この方法は、変更の可能性が低い小規模のExcelデータ検証リストには有効です。 そうでない場合は、次のオプションのいずれかを使用することを検討してください。

名前付き範囲からドロップダウン・リストを追加する

この方法でExcelのデータ検証リストを作成すると、少し時間がかかりますが、長い目で見ればさらに時間を短縮できるかもしれません。

1.ドロップダウンリストの項目を入力します。

ドロップダウンメニューに表示させたい項目を、既存のワークシートで選択するか、新しいシートに入力します。 これらの値は、1つの列または行に空白のセルなしで入力する必要があります。

例えば、お気に入りのレシピの材料を集めたドロップダウンリストを作成してみましょう。

ヒント: ドロップダウンメニューに表示させたい順番にエントリーを並べ替えるとよいでしょう。

2.名前付き範囲を作成します。

Excel で名前付き範囲を作成する最も簡単な方法は、セルを選択して範囲名を直接入力することです。 ネームボックス 詳細は、「Excelで名前を定義する方法」を参照してください。

3.データバリデーションの適用

ドロップダウンリストを表示させたいセルをクリックします。 セルの範囲でも列全体でもよく、入力リストがあるのと同じシートでも別のワークシートでも構いません。 次に データタブ をクリックします。 データバリデーション を選択し、ルールを設定します。

• での 許可する ボックスを選択します。 リスト .
• での ソース ボックスに、範囲に付けた名前の前に等号を入力します。 =原材料名 .
• を確認してください。 インセルドロップダウン にチェックが入っています。
• OKをクリックします。

ソースリストに8つ以上の項目がある場合、ドロップダウンボックスには次のようなスクロールバーが表示されます。

注意：指定した範囲に空白のセルが1つでもある場合は ブランクを無視する ボックスでは、有効なセルに任意の値を入力することができます。

Excelの表からドロップダウンリストを作成する

通常の名前付き範囲を使用する代わりに、データを完全に機能する Excel テーブルに変換することができます ( テーブルの挿入 またはCtrl + T ) を使用して、そのテーブルからデータ検証リストを作成します。 なぜテーブルを使用したいのでしょうか？ まず第一に、テーブルを使用することで 拡張可能な動的ドロップダウン・リスト テーブルの項目を追加または削除すると、自動的に更新されます。

Excel のテーブルから動的ドロップダウンを追加するには、次の手順に従います。

1. ドロップダウンを挿入するセルを選択します。
2. を開く データバリデーション ダイアログウィンドウを表示します。
3. 選択 リスト から 許可する のドロップダウン・ボックスを使用します。
4. 新しい 出典 この場合、INDIRECT 関数を使用して、次のような構造化された参照を指定します。

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. をクリックします。 よっしゃー .

この例では、次のようなカラムからドロップダウンを作成します。 原材料名 を表1に示す。

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Excelでセルの範囲からドロップダウンを挿入する

セルの範囲からドロップダウンリストを挿入するには、次の手順を実行します。

1. 項目を別々のセルに入力する。
2. ドロップダウンリストを表示させたいセルを選択します。
3. について データ タブをクリックします。 データバリデーション .
4. にカーソルを合わせます。 ソースボックス をクリックするか 折りたたみダイアログ アイコンをクリックし、ドロップダウンリストに含めるセル範囲を選択します。 範囲は同じワークシート内でも別のワークシートでも構いません。 後者の場合は、別のシートに移動してマウスで範囲を選択するだけです。

動的（自動更新）なExcelドロップダウンを作成する

ドロップダウンメニューの項目を頻繁に編集する場合、Excelで動的なドロップダウンリストを作成するとよいでしょう。 この場合、ソースリストに新しい項目を削除または追加すると、そのリストを含むすべてのセルでリストが自動的に更新されます。

Excelでこのような動的に更新されるドロップダウンリストを作成する最も簡単な方法は、テーブルに基づいて名前付きリストを作成することです。 何らかの理由で通常の名前付き範囲を好む場合は、以下で説明するようにOFFSET式を使って参照してください。

1. まず、上記のように名前付き範囲に基づく通常のドロップダウンを作成します。
2. ステップ2の名前作成時に、以下の数式を について言及しています。 ボックスを使用します。

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)です。

   どこで

   • Sheet1 - シートの名前
   • A - ドロップダウンリストの項目が配置される列です。
   • A$1 - リストの最初の項目が含まれるセル

ご覧のように、この数式はOFFSETとCOUNTAという2つのExcel関数で構成されています。 COUNTA関数は、指定した列の空白以外のセルをすべて数えます。 OFFSETはその数を受け取り、数式で指定した最初のセルから、空白以外のセルだけを含む範囲へのリファレンスを返します。

ダイナミックドロップダウンリストの主な利点は、ソースリストを編集した後、毎回名前の付いた範囲への参照を変更する必要がないことです。 ソースリストに新しいエントリを削除または入力するだけで、このExcel検証リストを含むすべてのセルが自動的に更新されるのです!

この式の仕組み

Microsoft Excel では、OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) 関数を使用して、指定した数の行と列からなる範囲への参照を返します。 この関数で動的な、つまり継続的に変化する範囲を返すようにするには、次の引数を指定します。

• 参照 - は、Sheet1 のセル $A$1 であり、ドロップダウンリストの最初の項目です。
• 漕ぎ手 & コーンズ が0であるのは、返される範囲を垂直方向にも水平方向にもずらしたくないからです。
• 高さ - COUNTA 関数によって返される、A 列の空でないセルの数。
• 幅 - 1、つまり1列です。

別のワークブックからドロップダウンリストを作成する方法

Excelでは、他のワークブックのリストをソースとしてドロップダウンメニューを作成することができます。 これを行うには、ソースブックとExcelデータ検証リストを使用するブックで、2つの名前付き範囲を作成する必要があります。

注：他のワークブックのドロップダウンリストを使用するには、ソースリストのあるワークブックが開かれている必要があります。

別のワークブックの静的なドロップダウンリスト

この方法で作成したドロップダウンリストは、ソースリストのエントリーを追加または削除しても自動的に更新されないので、ソースリストの参照を手動で修正する必要があります。

1.ソースリストの名前付き範囲を作成します。

ソースリストが含まれているワークブックを開きます。 SourceBook.xlsx この例では、ドロップダウン・リストに含めたい項目に対して、名前を付けた範囲を作成します。 ソースリスト .

2.メインワークブックに名前付きリファレンスを作成する。

ドロップダウンリストを表示させたいワークブックを開き、ソースリストを参照する名前を作成します。 この例では、完成した参照は次のとおりです。 =SourceBook.xlsx!Source_list

注意：ワークブック名にスペースが含まれる場合は、アポストロフィ（'）で囲む必要があります。 例えば、以下のような場合です。 ='Source Book.xlsx'!Source_list

3.データバリデーションの適用

メインワークブックで、ドロップダウン・リストのセルを選択します。 クリック データ> データ検証 に、手順2で作成した名前を入力してください。 ソース ボックスを使用します。

別のワークブックからの動的なドロップダウンリスト

このようにして作成されたドロップダウンリストは、ソースリストに何らかの変更が加えられると、その場で更新されます。

1. ダイナミックドロップダウンの作成で説明したように、ソースワークブックにOFFSET式で範囲名を作成します。
2. メインワークブックで、通常の方法でデータバリデーションを適用します。

Excelのデータバリデーションが機能しない

データ検証のオプションがグレーアウトしているか、無効になっていませんか？ そのようなことが起こる理由はいくつかあります。

• 保護または共有されたワークシートにドロップダウンリストを追加できない。 保護を解除するか、ワークシートの共有を停止してから、以下の操作を試してください。 データバリデーション をもう一度。
• SharePointサイトにリンクされているExcelテーブルからドロップダウンリストを作成しています。 テーブルのリンクを解除するか、テーブルの書式設定を削除してから、もう一度やり直してください。

Excelドロップダウン・ボックスの追加オプション

ほとんどの場合 設定 の他のタブで、さらに2つのオプションが利用可能です。 データバリデーション ダイアログウィンドウを表示します。

ドロップダウンのあるセルがクリックされたときにメッセージを表示する

ユーザーがドロップダウンリストを含むセルをクリックしたときに、ポップアップメッセージを表示させたい場合は、次のように操作してください。

• データの検証]ダイアログ( データタブ>データバリデーション に切り替えてください。 入力メッセージ タブで表示します。
• オプションを確認してください。 セルが選択されたときに入力メッセージを表示する がチェックされます。
• タイトルとメッセージを入力してください（225文字以内）。
• をクリックします。 よっしゃー ボタンをクリックすると、メッセージが保存され、ダイアログが閉じます。

Excelでの結果はこのような感じになります。

コンボボックスにユーザー独自のデータを入力できるようにする

Excelで作成したドロップダウンリストは、デフォルトでは編集不可、つまりリスト内の値に制限されています。 しかし、ユーザーが独自の値を入力することを許可することができます。

コンボボックスとは、編集可能なドロップダウンリストのことで、ユーザーはリストから値を選択するか、ボックスに直接値を入力することができます。

1. での データバリデーション ダイアログ( データタブ>データバリデーション ) にアクセスしてください。 エラーアラート タブで表示します。
2. を選択します。 「無効なデータが入力された場合、エラーメッセージを表示する。 ユーザーがドロップダウンメニューにないデータを入力しようとしたときに、アラートを表示する場合は、""ボックスにチェックを入れます。 メッセージを表示しない場合は、このチェックボックスをオフにします。
3. 警告メッセージを表示させるには、以下のオプションのいずれかを選択します。 スタイル ボックスに、タイトルとメッセージを入力します。 Either インフォメーション または 警告 は、コンボボックスにユーザーが好きなテキストを入力できるようにします。
   • An インフォメーション メッセージ は、ユーザーが自分で選択したものを頻繁に入力する可能性がある場合に推奨されます。
   • A 警告 メッセージ は、ユーザーが独自のデータを入力するのではなく、ドロップダウンボックスから項目を選択するように誘導しますが、カスタム入力を禁止するものではありません。
   • 停止 (デフォルト)は、Excelのドロップダウンリストにないデータを入力できないようにします。

   

   そして、カスタマイズした警告メッセージは、Excelではこのように表示されます。

   

   ヒント：どのようなタイトルやメッセージテキストを入力したらよいかわからない場合は、フィールドを空にすることができます。 この場合、Microsoft Excelはデフォルトのアラート""を表示します。 入力された値は無効です。 このセルに入力できる値は、ユーザーによって制限されています。 ."

Excelでドロップダウンリストをコピーする方法

ピックリストを複数のセルに表示させたい場合は、他のセルの内容と同様に、フィルハンドルを隣接するセルまでドラッグするか、コピー/ペーストのショートカットを使ってコピーします。 これらの方法は、データバリデーション、および、ピックリストを含むセルのすべての内容をコピーします。 げんざいせんたく そのため、まだドロップダウンで項目が選択されていないときに使用するのが最適です。

ドロップダウンリストをコピーするには 現在の選択項目を除いて を選択し、[特殊貼り付け]機能を使用して、データ検証ルールのみをコピーします。

Excelのドロップダウンリストを編集する方法

Excelでドロップダウンリストを作成した後、項目を追加したり、既存の項目のいくつかを削除したい場合があります。 この方法は、ドロップダウンボックスの作成方法によって異なります。

カンマ区切りのドロップダウンリストを修正する

カンマ区切りのドロップダウンボックスを作成した場合は、以下の手順で進めてください。

1. Excelデータ検証リストを参照しているセル（編集したいドロップダウンボックスを含むセルなど）を選択します。
2. クリック データバリデーション (Excelリボン> データタブ)。
3. の項目を削除したり、新規に入力したりすることができます。 ソース ボックスを使用します。
4. OK]をクリックして変更を保存し、Excelを閉じます。 データバリデーション ウィンドウに表示されます。

ヒント 変更を適用する場合は 全細胞 このドロップダウンリストを含む、" この変更を他のすべてのセルに同じ設定で適用する " オプションを使用します。

セルの範囲に基づいてドロップダウンを変更する

名前付きの範囲を参照するのではなく、セルの範囲を指定してドロップダウンボックスを作成した場合は、次のように操作してください。

1. ドロップダウンボックスに表示される項目を含むスプレッドシートに移動し、必要な方法でリストを編集してください。
2. ドロップダウンリストを含むセル（複数可）を選択します。
3. クリック データバリデーション について データ タブで表示します。
4. エクセルで データバリデーション ウィンドウの「設定」タブで、「ソース」ボックスのセル参照を変更します。 セル参照は、手動で編集するか、または 折りたたみダイアログ アイコンを表示します。
5. をクリックします。 よっしゃー ボタンをクリックすると、変更が保存され、ウィンドウが閉じます。

名前付き範囲からドロップダウンリストを更新する

名前付き範囲に基づくドロップダウンボックスを作成した場合、範囲の項目を編集し、名前付き範囲への参照を変更するだけです。 この名前付き範囲に基づくすべてのドロップダウンボックスは、自動的に更新されます。

1. 指定した範囲内の項目を追加または削除する。

指定した範囲を含むワークシートを開き、項目を削除または新規に入力します。 Excelのドロップダウンリストに表示させたい順番に項目を並べることを忘れないでください。

ドロップダウンリストの削除方法

Excelのワークシートでドロップダウンボックスが不要になった場合、一部またはすべてのセルから削除することができます。

選択したセルからドロップダウンメニューを削除する

1. ドロップダウン・ボックスを削除したいセルまたは複数のセルを選択します。
2. に行ってみてください。 データ タブをクリックし データバリデーション .
3. 設定]タブで すべてクリア ボタンをクリックします。

このメソッドは、選択されたセルからドロップダウンメニューを削除しますが、現在選択されている値は保持します。

ドロップダウンとセルの値の両方を削除したい場合は、セルを選択してから すべてクリア ボタンをクリックします。 ホームタブ>編集グループ>クリア .

Excelのドロップダウンリストを現在のシートのすべてのセルから削除する

この方法で、現在のワークシートのすべての関連するセルからドロップダウンリストを削除することができます。 これは、他のワークシートのセルから同じドロップダウンボックスがある場合は、削除されません。

1. ドロップダウンリストを含む任意のセルを選択します。
2. クリック データバリデーション について データ タブで表示します。
3. データバリデーション］ウィンドウの［設定］タブで、" この変更を他のすべてのセルに同じ設定で適用する " チェックボックスをオンにします。

   チェックすると、下のスクリーンショットにあるように、このExcel Data Validationリストを参照しているすべてのセルが選択されるようになります。

4. をクリックします。 すべてクリア ボタンを押すと、ドロップダウン・リストが削除されます。
5. クリック よっしゃー をクリックして変更を保存し、[データ検証]ウィンドウを閉じます。

このメソッドは、ドロップダウンリストを含むすべてのセルから、現在選択されている値を保持して削除します。 セルの範囲または名前付き範囲からドロップダウンを作成した場合、ソースリストもそのまま残ります。 削除するには、ドロップダウンリストの項目を含むワークシートを開き、それらを削除します。

次回は、このトピックをさらに掘り下げ、条件付きデータ検証を使用してカスケード（依存）ドロップダウンリストを作成する方法を紹介します。 ご期待いただくとともに、お読みいただきありがとうございました。