El tutorial muestra 4 formas rápidas de añadir un desplegable en Excel. También muestra cómo crear un desplegable desde otro libro, editar, copiar y borrar listas de validación de datos.

La lista desplegable de Excel, también conocida como cuadro desplegable o cuadro combinado, se utiliza para introducir datos en una hoja de cálculo a partir de una lista de elementos predefinidos. El objetivo principal de utilizar listas desplegables en Excel es limitar el número de opciones disponibles para el usuario. Aparte de eso, una lista desplegable evita errores ortográficos y agiliza la introducción de datos.

Cómo hacer una lista desplegable en Excel

En general, existen 4 formas de crear un menú desplegable en Excel utilizando la función Validación de datos. A continuación encontrará un breve resumen de las principales ventajas e inconvenientes, así como las instrucciones detalladas paso a paso de cada método:

Crear una lista desplegable con valores separados por comas

Esta es la forma más rápida de añadir un cuadro desplegable en todas las versiones de Excel 2010 hasta Excel 365.

1. Seleccione una celda o rango para su lista desplegable.

Para empezar, seleccione una o varias celdas en las que desee que aparezca un cuadro desplegable. Puede tratarse de una sola celda, de un rango de celdas o de toda la columna. Si selecciona toda la columna, se creará un menú desplegable en cada celda de esa columna, lo que supone un auténtico ahorro de tiempo, por ejemplo, a la hora de crear un cuestionario.

Incluso puede seleccionar celdas no contiguas manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona las celdas con el ratón.

2. Utilice la Validación de Datos de Excel para crear una lista desplegable.

En la cinta de Excel, vaya a la pestaña Ficha Datos> Grupo Herramientas de datos y haga clic en Validación de datos .

3. Introduzca los elementos de la lista y elija las opciones.

En la validación de datos en la ventana Ajustes haga lo siguiente:

• En el Permitir seleccione Lista .
• En el Fuente escriba los elementos que desea que aparezcan en el menú desplegable separados por una coma (con o sin espacios).
• Asegúrese de que el Desplegable en celda está marcada; de lo contrario, la flecha desplegable no aparecerá junto a la celda.
• Seleccione o borre el Ignorar el espacio en blanco dependiendo de cómo quiera manejar las celdas vacías.
• Haz clic en OK y ya está.

Ahora, los usuarios de Excel sólo tienen que hacer clic en una flecha situada junto a una celda que contenga un cuadro desplegable y, a continuación, seleccionar la entrada que deseen del menú desplegable.

Bien, su cuadro desplegable estará listo en menos de un minuto. Este método funciona bien para pequeñas listas de validación de datos de Excel que probablemente no cambien nunca. Si no es el caso, considere utilizar una de las siguientes opciones.

Añadir lista desplegable desde un rango con nombre

Este método de crear una lista de validación de datos de Excel lleva un poco más de tiempo, pero puede ahorrar incluso más tiempo a largo plazo.

1. Escriba las entradas para su lista desplegable.

Seleccione las entradas que desea que aparezcan en su menú desplegable en una hoja de cálculo existente o escriba las entradas en una hoja nueva. Estos valores deben introducirse en una sola columna o fila sin celdas en blanco.

Por ejemplo, vamos a crear una lista desplegable de ingredientes para tus recetas favoritas:

Consejo: es conveniente ordenar las entradas en el orden en que desea que aparezcan en el menú desplegable.

2. Cree un rango con nombre.

La forma más rápida de crear un rango con nombre en Excel es seleccionar las celdas y escribir el nombre del rango directamente en el campo Nombre Cuando haya terminado, haga clic en Intro para guardar el rango con nombre recién creado. Para obtener más información, consulte cómo definir un nombre en Excel.

3. Aplicar validación de datos.

Haga clic en la celda en la que desea que aparezca la lista desplegable: puede ser un rango de celdas o toda la columna, en la misma hoja en la que se encuentra su lista de entradas o en una hoja de cálculo diferente. A continuación, navegue hasta el botón Ficha Datos pulse Validación de datos y configure la regla:

• En el Permitir seleccione Lista .
• En el Fuente escriba el nombre que ha dado a su rango precedido de un signo igual, por ejemplo =Ingredientes .
• Asegúrese de que el Desplegable en celda está marcada.
• Haga clic en Aceptar.

Si la lista de fuentes contiene más de 8 elementos, su cuadro desplegable tendrá una barra de desplazamiento como ésta:

Nota: Si su rango con nombre tiene al menos una celda en blanco, al seleccionar el botón Ignorar el espacio en blanco permite introducir cualquier valor en la celda validada.

Hacer una lista desplegable a partir de una tabla Excel

En lugar de utilizar un rango con nombre normal, puede convertir sus datos en una tabla de Excel totalmente funcional ( Insertar> Tabla o Ctrl + T ) y, a continuación, crear una lista de validación de datos a partir de esa tabla. ¿Por qué puede querer utilizar una tabla? En primer lugar, porque le permite crear una lista de validación de datos. lista desplegable dinámica ampliable que se actualiza automáticamente al añadir o eliminar elementos de la tabla.

Para añadir un desplegable dinámico desde una tabla Excel, siga estos pasos:

1. Seleccione la celda en la que desea insertar un desplegable.
2. Abra el Validación de datos ventana de diálogo.
3. Seleccione Lista del Permitir desplegable.
4. En el nuevo Fuente introduzca la fórmula referida a una columna concreta de la tabla, sin incluir la celda de cabecera. Para ello, utilice la función INDIRECTO con una referencia estructurada como ésta:

   =INDIRECT("Nombre_tabla[Nombre_columna]")

5. Cuando haya terminado, pulse OK .

Para este ejemplo, hacemos un desplegable de la columna llamada Ingredientes en la Tabla1:

=INDIRECT("Tabla1[Ingredientes]")

Insertar desplegable en Excel desde un rango de celdas

Para insertar una lista desplegable a partir de un rango de celdas, siga estos pasos:

1. Escriba los elementos en celdas separadas.
2. Seleccione la celda en la que desea que aparezca la lista desplegable.
3. En el Datos haga clic en Validación de datos .
4. Sitúe el cursor en la casilla Recuadro de origen o haga clic en el botón Contraer diálogo y seleccione el rango de celdas que desea incluir en la lista desplegable. El rango puede estar en la misma hoja de cálculo o en otra distinta. Si es esta última, basta con ir a la otra hoja y seleccionar un rango con el ratón.

Crear un desplegable Excel dinámico (que se actualiza automáticamente)

Si edita a menudo los elementos del menú desplegable, puede crear una lista desplegable dinámica en Excel. En este caso, su lista se actualizará automáticamente en todas las celdas que la contengan, una vez que elimine o añada nuevas entradas a la lista de origen.

La forma más sencilla de crear una lista desplegable actualizada dinámicamente en Excel es crear una lista con nombre basada en una tabla. Si por alguna razón prefiere un rango con nombre habitual, haga referencia a él mediante la fórmula OFFSET, como se explica a continuación.

1. Comience por crear un desplegable habitual basado en un rango con nombre, como se ha descrito anteriormente.
2. En el paso 2, al crear un nombre, se pone la siguiente fórmula en el campo Se refiere a caja.

   =OFFSET(Hoja1!$A$1,0,0,COUNTA(Hoja1!$A:$A),1)

   Dónde:

   • Hoja1 - nombre de la hoja
   • A - la columna donde se encuentran los elementos de su lista desplegable
   • $A$1 - la celda que contiene el primer elemento de la lista

Como ves, la fórmula se compone de 2 funciones de Excel - OFFSET y COUNTA. La función COUNTA cuenta todos los espacios no vacíos en la columna especificada. OFFSET toma ese número y devuelve una referencia a un rango que incluye sólo celdas no vacías, empezando por la primera celda que especifiques en la fórmula.

La principal ventaja de las listas desplegables dinámicas es que no tendrás que cambiar la referencia al rango nombrado cada vez que edites la lista de origen. Basta con que borres o escribas nuevas entradas en la lista de origen y todas las celdas que contengan esta lista de validación de Excel se actualizarán automáticamente.

Cómo funciona esta fórmula

En Microsoft Excel, la función OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) se utiliza para devolver una referencia a un rango formado por un número determinado de filas y columnas. Para forzarla a devolver un rango dinámico, es decir, que cambia continuamente, especificamos los siguientes argumentos:

• referencia - celda $A$1 de la Hoja1, que es el primer elemento de su lista desplegable;
• filas & cols son 0 porque no desea desplazar el rango devuelto ni vertical ni horizontalmente;
• altura - el número de celdas no vacías de la columna A, devuelto por la función COUNTA;
• anchura - 1, es decir, una columna.

Cómo crear una lista desplegable desde otro libro de trabajo

Puede hacer un menú desplegable en Excel utilizando una lista de otro libro como fuente. Para ello, tendrá que crear 2 rangos con nombre - uno en el libro fuente y otro en el libro donde desea utilizar su lista de Validación de Datos de Excel.

Nota: para que funcione la lista desplegable de otro libro de trabajo, el libro de trabajo con la lista de origen debe estar abierto.

Una lista desplegable estática de otro libro de trabajo

La lista desplegable creada de este modo no se actualizará automáticamente cuando añada o elimine entradas en el libro de pedidos y tendrá que modificar manualmente la referencia del libro de pedidos.

1. Cree un ámbito con nombre para el libro de pedidos.

Abra el libro de trabajo que contiene el libro de pedidos, Libro de consulta.xlsx en este ejemplo, y cree un rango con nombre para las entradas que desee incluir en su lista desplegable, por ejemplo Lista_de_fuentes .

2. Cree una referencia con nombre en el libro de trabajo principal.

Abra el libro de trabajo en el que desea que aparezca la lista desplegable y cree un nombre que haga referencia a su lista de fuentes. En este ejemplo, la referencia completa es =Libro_de_fuentes.xlsx!Lista_de_fuentes

Nota: debe encerrar el nombre del libro de trabajo entre apóstrofes (') si contiene espacios. Por ejemplo: ='Libro_de_fuentes.xlsx'!Lista_de_fuentes

3. Aplicar la validación de datos

En el libro de trabajo principal, seleccione la(s) celda(s) para su lista desplegable, haga clic en Datos> Validación de datos e introduzca el nombre que creó en el paso 2 en el campo Fuente caja.

Una lista desplegable dinámica de otro libro de trabajo

Una lista desplegable creada de este modo se actualizará sobre la marcha una vez que haya realizado cualquier cambio en la lista de origen.

1. Cree un nombre de rango en el libro de trabajo Origen con la fórmula OFFSET, como se explica en Creación de un desplegable dinámico.
2. En el libro de trabajo principal, aplique la Validación de Datos de la forma habitual.

La validación de datos en Excel no funciona

La opción Validación de datos está desactivada o en gris... Hay varias razones por las que esto puede ocurrir:

• Las listas desplegables no pueden añadirse a hojas de cálculo protegidas o compartidas. Elimine la protección o deje de compartir la hoja de cálculo y, a continuación, intente hacer clic en Validación de datos otra vez.
• Está creando una lista desplegable a partir de una tabla de Excel vinculada a un sitio de SharePoint. Desvincule la tabla o elimine el formato de la tabla e inténtelo de nuevo.

Opciones adicionales para el cuadro desplegable Excel

En la mayoría de los casos, el Ajustes Si no es así, hay otras dos opciones disponibles en las otras pestañas del menú Validación de datos ventana de diálogo.

Mostrar un mensaje al hacer clic en una celda con el desplegable

Si desea mostrar a sus usuarios un mensaje emergente cuando hagan clic en cualquier celda que contenga su lista desplegable, proceda del siguiente modo:

• En el cuadro de diálogo Validación de datos ( Ficha> Validación de datos ), cambie al Mensaje de entrada ficha.
• Asegúrese de que la opción Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona una celda está marcada.
• Escriba un título y un mensaje en los campos correspondientes (hasta 225 caracteres).
• Haga clic en el botón OK para guardar el mensaje y cerrar el cuadro de diálogo.

El resultado en Excel será similar a éste:

Permitir a los usuarios introducir sus propios datos en un cuadro combinado

Por defecto, la lista desplegable que se crea en Excel no es editable, es decir, está restringida a los valores de la lista. Sin embargo, puede permitir que sus usuarios introduzcan sus propios valores.

Técnicamente, esto convierte una lista desplegable en un cuadro combinado de Excel. El término "cuadro combinado" significa un desplegable editable que permite a los usuarios seleccionar un valor de la lista o escribir un valor directamente en el cuadro.

1. En el Validación de datos diálogo ( Ficha> Validación de datos ), vaya a la página Alerta de error ficha.
2. Seleccione " Mostrar alerta de error tras introducir datos no válidos " si desea mostrar una alerta cuando un usuario intente introducir algún dato que no esté en el menú desplegable. Si no desea mostrar ningún mensaje, desactive esta casilla.
3. Para mostrar un mensaje de advertencia, elija una de las opciones del menú Estilo y escriba el título y el mensaje. O bien Información o Advertencia permitirá a los usuarios introducir su propio texto en el cuadro combinado.
   • En Información mensaje se recomienda si es probable que los usuarios introduzcan sus propias opciones con bastante frecuencia.
   • A Advertencia mensaje inducirá a los usuarios a seleccionar un elemento del cuadro desplegable en lugar de introducir sus propios datos, aunque no prohíbe las entradas personalizadas.
   • Stop (por defecto) impedirá que se introduzcan datos que no estén en la lista desplegable de Excel.

   

   Y este es el aspecto que puede tener su mensaje de advertencia personalizado en Excel:

   

   Ver también: Excel FORECAST y funciones relacionadas con ejemplos de fórmulas

   Sugerencia: si no está seguro de qué título o texto de mensaje escribir, puede dejar los campos vacíos. En este caso, Microsoft Excel mostrará la alerta por defecto " El valor introducido no es válido. Un usuario ha restringido los valores que puede introducir en esta celda ."

Cómo copiar una lista desplegable en Excel

En caso de que desee que una lista de selección aparezca en varias celdas, puede simplemente copiarla como cualquier otro contenido de celda arrastrando el controlador de relleno a través de las celdas adyacentes o utilizando los métodos abreviados de copiar / pegar. Estos métodos copian todo el contenido de una celda, incluida la Validación de datos y el botón selección actual Por lo tanto, es mejor utilizarlos cuando aún no se ha seleccionado ningún elemento en el desplegable.

Para copiar una lista desplegable sin la selección actual Utilice la función Pegado especial para copiar únicamente la regla de validación de datos.

Cómo editar una lista desplegable de Excel

Después de crear una lista desplegable en Excel, es posible que desee añadirle más entradas o eliminar algunos de los elementos existentes. La forma de hacerlo depende de cómo se haya creado el cuadro desplegable.

Modificar una lista desplegable separada por comas

Si ha creado un cuadro desplegable separado por comas, siga los pasos siguientes:

1. Seleccione una celda o celdas que hagan referencia a su lista de Validación de Datos de Excel, es decir, celdas que contengan un cuadro desplegable que desee editar.
2. Haga clic en Validación de datos (cinta de Excel> pestaña Datos).
3. Elimine o escriba nuevos elementos en Fuente caja.
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar la ventana de Excel. Validación de datos ventana.

Consejo: si desea aplicar los cambios a todas las células que contiene esta lista desplegable, seleccione la opción " Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración ".

Modificar un desplegable en función de un rango de celdas

Si ha creado un cuadro desplegable especificando un rango de celdas en lugar de hacer referencia a un rango con nombre, proceda de la siguiente manera.

1. Dirígete a la hoja de cálculo que contiene los elementos que aparecen en el cuadro desplegable y edita la lista como desees.
2. Seleccione la celda o celdas que contienen su lista desplegable.
3. Haga clic en Validación de datos en el Datos ficha.
4. En el Excel Validación de datos en la pestaña Configuración, cambie las referencias de celda en el cuadro Fuente. Puede editarlas manualmente o hacer clic en el botón Contraer diálogo icono.
5. Haga clic en el botón OK para guardar los cambios y cerrar la ventana.

Actualizar una lista desplegable a partir de un rango con nombre

Si ha creado un cuadro desplegable basado en un intervalo con nombre, sólo tiene que editar los elementos del intervalo y cambiar la referencia al intervalo con nombre. Todos los cuadros desplegables basados en este intervalo con nombre se actualizarán automáticamente.

1. Añade o elimina elementos en el rango nombrado.

Abra la hoja de cálculo que contiene su rango con nombre, elimine o escriba nuevas entradas. Recuerde colocar los elementos en el orden en que desea que aparezcan en la lista desplegable de Excel.

Cómo eliminar una lista desplegable

Si ya no quieres tener cuadros desplegables en tu hoja de cálculo de Excel, puedes eliminarlos de algunas o de todas las celdas.

Eliminar un menú desplegable de la(s) celda(s) seleccionada(s)

1. Seleccione una o varias celdas de las que desee eliminar los cuadros desplegables.
2. Ir a la Datos y haga clic en Validación de datos .
3. En la pestaña Configuración, seleccione la opción Borrar todo botón.

Este método elimina los menús desplegables de las celdas seleccionadas, pero mantiene los valores actualmente seleccionados.

Si desea eliminar tanto un desplegable como los valores de las celdas, puede seleccionar las celdas y hacer clic en el botón Borrar todo en el botón Pestaña Inicio> Grupo de edición> Borrar .

Eliminar una lista desplegable de Excel de todas las celdas de la hoja actual

De este modo, puede eliminar una lista desplegable de todas las celdas asociadas en la hoja de cálculo actual. Esto no eliminará el mismo cuadro desplegable de las celdas de otras hojas de cálculo, si las hubiera.

1. Seleccione cualquier celda que contenga su lista desplegable.
2. Haga clic en Validación de datos en el Datos ficha.
3. En la ventana Validación de datos, en la pestaña Configuración, seleccione la opción " Aplique estos cambios a todas las demás celdas con la misma configuración ".

   Una vez que lo marque, todas las celdas que hagan referencia a esta lista de Validación de Datos de Excel se seleccionarán, como puede ver en la captura de pantalla de abajo.

4. Haga clic en el botón Borrar todo para borrar la lista desplegable.
5. Haga clic en OK para guardar los cambios y cerrar la ventana Validación de datos.

Este método elimina una lista desplegable de todas las celdas que la contienen, conservando los valores seleccionados actualmente. Si ha creado una lista desplegable a partir de un rango de celdas o un rango con nombre, la lista de origen también permanecerá intacta. Para eliminarla, abra la hoja de cálculo que contiene los elementos de la lista desplegable y elimínelos.

Ahora ya conoces los conceptos básicos de las listas desplegables de Excel. En el próximo artículo, exploraremos este tema más a fondo y te mostraré cómo crear listas desplegables en cascada (dependientes) con Validación de Datos condicional. Por favor, ¡permanece atento y gracias por leer!