Ang tutorial ay nagpapakita ng 4 na mabilis na paraan upang magdagdag ng dropdown sa Excel. Ipinapakita rin nito kung paano gumawa ng dropdown mula sa isa pang workbook, mag-edit, kumopya at magtanggal ng mga listahan ng validation ng data.

Ang drop-down list ng Excel, aka drop down box o combo box, ay ginagamit para maglagay ng data sa isang spreadsheet mula sa isang paunang natukoy na listahan ng mga item. Ang pangunahing layunin ng paggamit ng mga drop down na listahan sa Excel ay upang limitahan ang bilang ng mga pagpipilian na magagamit para sa user. Bukod doon, pinipigilan ng dropdown ang mga pagkakamali sa spelling at ginagawang mas mabilis ang pag-input ng data.

Paano gumawa ng drop down list sa Excel

Sa kabuuan, mayroong 4 na paraan upang lumikha ng drop down na menu sa Excel gamit ang tampok na Data Validation. Sa ibaba ay makikita mo ang isang mabilis na balangkas ng mga pangunahing bentahe at disbentaha pati na rin ang detalyadong sunud-sunod na mga tagubilin para sa bawat pamamaraan:

Gumawa ng drop down na listahan na may mga halagang pinaghihiwalay ng kuwit

Ito ang pinakamabilis na paraan upang magdagdag ng drop-down box sa lahat ng bersyon ng Excel 2010 hanggang Excel 365.

1. Pumili ng cell o range para sa iyong drop-down list.

Magsisimula ka sa pamamagitan ng pagpili ng cell o mga cell kung saan mo gustong lumabas ang isang drop-down box. Maaari itong maging isang cell, isang hanay ng mga cell o ang buong column. Kung pipiliin mo ang buong column, isang drop down na menu ang gagawin sa bawat cell ng column na iyon, na isang tunay na time-saver, halimbawa, kapag gumagawa ka ng questionnaire.

Maaari ka ring pumili ng hindi magkadikit na mga cellHahayaan ng Impormasyon o Babala ang mga user na magpasok ng sarili nilang text sa combo box.

• Isang Impormasyon na mensahe ang inirerekomenda kung ang iyong mga user ay malamang na maglagay ng sarili nilang mga pagpipilian nang madalas.
• Isang Babala na mensahe ay hihikayat sa mga user na pumili ng isang item mula sa drop-down box sa halip na ilagay ang kanilang sariling data, bagama't hindi nito ipinagbabawal ang mga custom na entry.
• Stop (default) ay pipigilan ang mga tao mula sa paglalagay ng anumang data na wala sa iyong drop-down na listahan ng Excel.

At ganito ang hitsura ng iyong naka-customize na mensahe ng babala sa Excel:

Tip. Kung hindi ka sigurado kung anong pamagat o text ng mensahe ang ita-type, maaari mong iwanang walang laman ang mga field. Sa kasong ito, ipapakita ng Microsoft Excel ang default na alerto na " Ang halaga na iyong inilagay ay hindi wasto. Ang isang user ay may mga pinaghihigpitang halaga na maaaring ipasok sa cell na ito ."

Paano kopyahin ang drop down na listahan sa Excel

Kung sakaling gusto mong lumabas ang isang picklist sa maraming cell, maaari mo lang itong kopyahin tulad ng anumang nilalaman ng cell sa pamamagitan ng pag-drag ang fill handle sa pamamagitan ng mga katabing cell o sa pamamagitan ng paggamit ng mga copy / paste na mga shortcut. Ang mga pamamaraang ito ay kinokopya ang lahat ng nilalaman ng isang cell kasama ang Data Validation at ang kasalukuyang pagpili . Kaya, pinakamahusay na gamitin ang mga ito kapag wala pang napiling item sa dropdown.

Upang kopyahin ang isang drop down na listahan nang wala ang kasalukuyang pinili , gamitin angI-paste ang Special feature para makopya lang ang panuntunan ng Data Validation.

Paano mag-edit ng Excel drop down list

Pagkatapos mong gumawa ng drop-down list sa Excel, maaaring gusto mong magdagdag ng higit pang mga entry dito o tanggalin ang ilan sa mga umiiral na item. Kung paano mo ito gagawin ay depende sa kung paano ginawa ang iyong drop down box.

Baguhin ang isang comma separated drop-down list

Kung nakagawa ka ng comma separated drop down box, magpatuloy sa mga sumusunod na hakbang:

1. Pumili ng cell o mga cell na nagre-refer sa iyong listahan ng Excel Data Validation, ibig sabihin, mga cell na naglalaman ng drop-down box na gusto mong i-edit.
2. I-click ang Pagpapatunay ng Data (Excel ribbon > Tab ng data).
3. Tanggalin o i-type ang mga bagong item sa kahon ng Source .
4. I-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago at isara ang Excel Data Validation window.

Tip. Kung gusto mong ilapat ang mga pagbabago sa lahat ng mga cell na naglalaman ng drop-down na listahang ito, piliin ang opsyong " Ilapat ang mga pagbabagong ito sa lahat ng iba pang mga cell na may parehong mga setting ".

Baguhin ang isang drop down batay sa isang hanay ng mga cell

Kung nakagawa ka ng isang drop-down na kahon sa pamamagitan ng pagtukoy ng isang hanay ng mga cell sa halip na pagtukoy sa isang pinangalanang hanay, pagkatapos ay magpatuloy sa sumusunod na paraan.

1. Pumunta sa spreadsheet na naglalaman ng mga item na lumalabas sa iyong drop-down box, at i-edit ang listahan sa paraang gusto mo.
2. Piliin ang cell o mga cell na naglalaman ng iyong drop-downlistahan.
3. I-click ang Pagpapatunay ng Data sa tab na Data .
4. Sa window ng Excel Pagpapatunay ng Data , sa Mga Setting tab, baguhin ang mga cell reference sa kahon ng Source. Maaari mong manu-manong i-edit ang mga ito o i-click ang icon na I-collapse Dialog .
5. I-click ang button na OK upang i-save ang mga pagbabago at isara ang window.

Mag-update ng drop- down na listahan mula sa isang pinangalanang hanay

Kung nakagawa ka ng pinangalanang hanay na nakabatay sa drop-down na box, maaari mo lamang i-edit ang mga item ng iyong hanay at pagkatapos ay baguhin ang sanggunian sa Pinangalanang Saklaw. Awtomatikong maa-update ang lahat ng drop-down box batay sa pinangalanang hanay na ito.

1. Magdagdag o magtanggal ng mga item sa pinangalanang hanay.

Buksan ang worksheet na naglalaman ng iyong pinangalanang hanay, tanggalin o mag-type ng mga bagong entry. Tandaan na ayusin ang mga item sa pagkakasunud-sunod na gusto mong lumitaw ang mga ito sa iyong drop-down na listahan ng Excel.

Paano magtanggal ng drop-down na listahan

Kung hindi mo na gustong magkaroon ng mga drop-down box sa iyong Excel worksheet, maaari mong alisin ang mga ito sa ilan o lahat ng mga cell.

Pag-alis ng drop-down na menu mula sa (mga) napiling cell

1. Pumili ng cell o ilang cell kung saan mo gustong alisin ang mga drop down box.
2. Pumunta sa tab na Data at i-click ang Pagpapatunay ng Data .
3. Sa tab na Mga Setting, piliin ang button na I-clear ang Lahat .

Ang paraang ito ay nag-aalis ng mga drop-down na menu mula sa mga napiling cell, ngunit pinapanatili ang kasalukuyang napiling mga halaga.

Kung gusto mong tanggalin ang parehong isang dropdown at mga value ng mga cell, maaari mong piliin ang mga cell at i-click ang button na I-clear lahat sa tab na Home > Pag-edit ng pangkat > I-clear .

Pagtanggal ng isang drop-down na listahan ng Excel mula sa lahat ng mga cell sa kasalukuyang sheet

Sa ganitong paraan, maaari mong alisin ang isang drop-down na listahan mula sa lahat ng nauugnay na mga cell sa kasalukuyang worksheet. Hindi nito tatanggalin ang parehong drop-down box mula sa mga cell sa iba pang worksheet, kung mayroon man.

1. Pumili ng anumang cellnaglalaman ng iyong drop-down na listahan.
2. I-click ang Pagpapatunay ng Data sa tab na Data .
3. Sa window ng Pagpapatunay ng Data, sa tab na Mga Setting, piliin ang check box na " Ilapat ang mga pagbabagong ito sa lahat ng iba pang mga cell na may parehong mga setting ".

   Kapag nasuri mo ito, pipiliin ang lahat ng mga cell na tumutukoy sa listahan ng Pagpapatunay ng Data ng Excel na ito, tulad ng makikita mo sa screenshot sa ibaba.

4. I-click ang I-clear ang Lahat button upang tanggalin ang drop-down na listahan.
5. I-click ang OK upang i-save ang mga pagbabago at isara ang window ng Pagpapatunay ng Data.

Ang pamamaraang ito ay nagtatanggal ng isang drop-down na listahan mula sa lahat ng mga cell na naglalaman nito, na pinapanatili ang kasalukuyang napiling mga halaga. Kung gumawa ka ng dropdown mula sa isang hanay ng mga cell o isang pinangalanang hanay, ang listahan ng pinagmulan ay mananatiling buo. Upang alisin ito, buksan ang worksheet na naglalaman ng mga item ng drop-down na listahan, at tanggalin ang mga ito.

Ngayon alam mo na ang mga pangunahing kaalaman sa mga drop-down list ng Excel. Sa susunod na artikulo, i-explore pa namin ang paksang ito at ipapakita ko sa iyo kung paano gumawa ng cascading (dependent) drop down list na may conditional Data Validation. Mangyaring manatiling nakatutok at salamat sa pagbabasa!

2. Gamitin ang Excel Data Validation para gumawa ng drop-down list.

Sa Excel ribbon, pumunta sa Data tab > Pangkat ng Mga Tool ng Data at i-click ang Pagpapatunay ng Data .

3. Ilagay ang mga item sa listahan at piliin ang mga opsyon.

Sa Data Validation window, sa tab na Mga Setting , gawin ang sumusunod:

• Sa kahon na Payagan , piliin ang Listahan .
• Sa kahon ng Pinagmulan , i-type ang mga item na gusto mong lumabas sa iyong drop-down menu na pinaghihiwalay ng kuwit (mayroon o walang mga puwang).
• Tiyaking may check ang kahon na In-cell na dropdown ; kung hindi, hindi lalabas ang drop-down na arrow sa tabi ng cell.
• Piliin o i-clear ang Balewalain ang blangko depende sa kung paano mo gustong pangasiwaan ang mga walang laman na cell.
• I-click OK at tapos ka na!

Ngayon, i-click lang ng mga user ng Excel ang isang arrow sa tabi ng cell na naglalaman ng dropdown box, at pagkatapos ay piliin ang entry na gusto nila mula sa drop down na menu.

Buweno, handa na ang iyong drop-down box sa loob ng isang minuto. Gumagana nang maayos ang pamamaraang ito para sa maliliit na listahan ng pagpapatunay ng data ng Excel na malamang na hindi magbabago. Kung hindi ito ang kaso, isaalang-alang ang paggamit ng isa sa mga sumusunod na opsyon.

Magdagdag ng drop-down na listahan mula sa isang pinangalanang hanay

Ang pamamaraang ito ng paggawa ng listahan ng pagpapatunay ng data ng Excel ay tumatagal ng kaunting oras, ngunit maaari itong makatipid ng higit paoras sa katagalan.

1. I-type ang mga entry para sa iyong drop-down list.

Piliin ang mga entry na gusto mong lumabas sa iyong drop-down na menu sa isang umiiral nang worksheet o i-type ang mga entry sa isang bagong sheet. Ang mga value na ito ay dapat ilagay sa isang column o row nang walang anumang mga blangkong cell.

Halimbawa, gumawa tayo ng drop-down na listahan ng mga sangkap para sa iyong mga paboritong recipe:

Tip. Magandang ideya na pagbukud-bukurin ang iyong mga entry sa pagkakasunud-sunod na gusto mong lumitaw ang mga ito sa drop-down na menu.

2. Gumawa ng pinangalanang hanay.

Ang pinakamabilis na paraan upang lumikha ng pinangalanang hanay sa Excel ay ang piliin ang mga cell at direktang i-type ang pangalan ng hanay sa Kahon ng Pangalan . Kapag tapos na, i-click ang Enter upang i-save ang bagong likhang pinangalanang hanay. Para sa higit pang impormasyon, pakitingnan kung paano tumukoy ng pangalan sa Excel.

3. Ilapat ang Data Validation.

Mag-click sa cell kung saan mo gustong lumabas ang drop-down list - maaari itong isang hanay ng mga cell o buong column, sa parehong sheet kung saan matatagpuan ang iyong listahan ng mga entry o sa ibang worksheet. Pagkatapos, mag-navigate sa tab na Data , i-click ang Pagpapatunay ng Data at i-configure ang panuntunan:

• Sa kahon na Payagan , piliin ang Listahan .
• Sa kahon na Pinagmulan , i-type ang pangalang ibinigay mo sa iyong hanay na pinangungunahan ng katumbas na tanda, halimbawa =Mga Ingredients .
• Tiyaking may check ang kahon na In-cell dropdown .
• I-clickOK.

Kung naglalaman ang listahan ng pinagmulan ng higit sa 8 item, magkakaroon ng scroll bar ang iyong drop-down box na tulad nito:

Tandaan. Kung ang iyong pinangalanang hanay ay may kahit isang blangkong cell, ang pagpili sa Balewalain ang blangko na kahon ay nagbibigay-daan sa anumang halaga na maipasok sa napatunayang cell.

Gumawa ng dropdown na listahan mula sa Excel table

Sa halip na gumamit ng regular na pinangalanang hanay, maaari mong i-convert ang iyong data sa isang fully functional na Excel table ( Ipasok ang > Talahanayan o Ctrl + T ) , at pagkatapos ay lumikha ng listahan ng pagpapatunay ng data mula sa talahanayang iyon. Bakit mo gustong gumamit ng mesa? Una at pangunahin, dahil binibigyang-daan ka nitong lumikha ng napapalawak na dynamic na drop-down list na awtomatikong nag-a-update habang nagdaragdag o nag-aalis ka ng mga item mula sa talahanayan.

Upang magdagdag ng dynamic na dropdown mula sa isang Excel table, sundin ang mga hakbang na ito:

1. Piliin ang cell kung saan mo gustong maglagay ng dropdown.
2. Buksan ang Data Validation dialog window.
3. Piliin ang Listahan mula sa Allow drop-down box.
4. Sa bagong Source box, ilagay ang formula na tumutukoy sa isang partikular na column sa iyong talahanayan, hindi kasama ang header cell. Para dito, gamitin ang INDIRECT function na may nakabalangkas na sanggunian tulad nito:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Kapag tapos na, i-click ang OK .

Para sa halimbawang ito , gumawa kami ng dropdown mula sa column na pinangalanang Mga Sangkap sa Talahanayan1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Ipasok ang drop down sa Excel mula sa hanay ng mga cell

Paramagpasok ng drop-down na listahan mula sa isang hanay ng mga cell, isagawa ang mga hakbang na ito:

1. I-type ang mga item sa magkahiwalay na mga cell.
2. Piliin ang cell kung saan mo gustong ang drop-down na listahan lumitaw.
3. Sa Data tab, i-click ang Data Validation .
4. Ilagay ang cursor sa Source box o i-click ang I-collapse Dialog icon, at piliin ang hanay ng mga cell na isasama sa iyong drop-down na listahan. Ang hanay ay maaaring pareho o sa ibang worksheet. Kung ang huli, pumunta ka lang sa kabilang sheet at pumili ng range gamit ang mouse.

Gumawa ng dynamic (awtomatikong na-update) na dropdown ng Excel

Kung madalas mong i-edit ang mga item sa drop-down na menu, maaaring gusto mong lumikha ng isang dynamic na drop down na listahan sa Excel. Sa kasong ito, awtomatikong maa-update ang iyong listahan sa lahat ng mga cell na naglalaman nito, sa sandaling alisin mo o magdagdag ng mga bagong entry sa listahan ng pinagmulan.

Ang pinakamadaling paraan upang lumikha ng ganoong dynamic na na-update na drop-down na listahan sa Ang Excel ay sa pamamagitan ng paglikha ng isang pinangalanang listahan batay sa isang talahanayan. Kung sa ilang kadahilanan ay mas gusto mo ang isang karaniwang pinangalanang hanay, pagkatapos ay i-reference ito gamit ang OFFSET na formula, tulad ng ipinaliwanag sa ibaba.

1. Magsisimula ka sa pamamagitan ng paggawa ng karaniwang dropdown batay sa isang pinangalanang hanay tulad ng inilarawan sa itaas.
2. Sa hakbang 2, kapag gumagawa ng pangalan, inilalagay mo ang sumusunod na formula sa kahon na Tumutukoy sa .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Saan:

   • Sheet1 - ang pangalan ng sheet
   • A - ang column kung saan ang mga item ngang iyong drop-down na listahan ay matatagpuan
   • $A$1 - ang cell na naglalaman ng unang item ng listahan

Sa nakikita mo, ang formula ay binubuo ng 2 Excel function - OFFSET at COUNTA. Binibilang ng function na COUNTA ang lahat ng hindi blangko sa tinukoy na column. Kinukuha ng OFFSET ang numerong iyon at nagbabalik ng reference sa isang hanay na kinabibilangan lamang ng mga hindi laman na mga cell, simula sa unang cell na iyong tinukoy sa formula.

Ang pangunahing bentahe ng dynamic Ang mga drop-down na listahan ay hindi mo na kailangang baguhin ang reference sa pinangalanang hanay sa bawat oras pagkatapos i-edit ang source list. Magde-delete o mag-type ka lang ng mga bagong entry sa source list at lahat ng mga cell na naglalaman ng Excel validation list na ito ay awtomatikong maa-update!

Paano gumagana ang formula na ito

Sa Microsoft Excel, ang OFFSET(reference , rows, cols, [height], [width]) function ay ginagamit upang ibalik ang isang reference sa isang hanay na binubuo ng isang tinukoy na bilang ng mga row at column. Upang pilitin itong magbalik ng dynamic, ibig sabihin, patuloy na nagbabagong hanay, tinutukoy namin ang mga sumusunod na argumento:

• reference - cell $A$1 sa Sheet1, na siyang unang item ng iyong drop-down list;
• rows & Ang cols ay 0 dahil hindi mo gustong ilipat ang ibinalik na hanay nang patayo o pahalang;
• height - ang bilang ng mga cell na hindi walang laman sa column A, na ibinalik ng COUNTA function;
• width - 1, ibig sabihin, isang column.

Paano gumawa ng drop-downlist mula sa isa pang workbook

Maaari kang gumawa ng drop-down na menu sa Excel gamit ang isang listahan mula sa isa pang workbook bilang pinagmulan. Upang gawin ito, kakailanganin mong lumikha ng 2 pinangalanang hanay - isa sa source book at isa pa sa aklat kung saan mo gustong gamitin ang iyong listahan ng Excel Data Validation.

Tandaan. Para gumana ang drop-down na listahan mula sa isa pang workbook, dapat na bukas ang workbook na may listahan ng pinagmulan.

Isang static na dropdown list mula sa isa pang workbook

Ang dropdown list na ginawa sa ganitong paraan ay hindi awtomatikong mag-a-update kapag nagdagdag o nag-alis ka ng mga entry sa source list at kakailanganin mong baguhin nang manu-mano ang source list reference.

1. Lumikha ng pinangalanang hanay para sa listahan ng pinagmulan.

Buksan ang workbook na naglalaman ng listahan ng pinagmulan, SourceBook.xlsx sa halimbawang ito, at lumikha ng pinangalanang hanay para sa mga entry na gusto mong isama sa ang iyong drop-down na listahan, hal. Source_list .

2. Gumawa ng pinangalanang reference sa pangunahing workbook.

Buksan ang workbook kung saan mo gustong lumabas ang drop down na listahan at gumawa ng pangalan na tumutukoy sa iyong listahan ng pinagmulan. Sa halimbawang ito, ang nakumpletong sanggunian ay =SourceBook.xlsx!Source_list

Tandaan. Kailangan mong ilakip ang pangalan ng workbook sa mga kudlit (') kung naglalaman ito ng anumang mga puwang. Halimbawa: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Ilapat ang Pagpapatunay ng Data

Sa pangunahing workbook, piliin ang (mga) cell para sa iyong drop-down na listahan, i-click ang Data > DataPagpapatunay at ilagay ang pangalang ginawa mo sa hakbang 2 sa kahon na Source .

Isang dynamic na dropdown list mula sa isa pang workbook

Ang isang dropdown na listahan na ginawa sa ganitong paraan ay maa-update kaagad kapag nakagawa ka na ng anumang mga pagbabago sa listahan ng pinagmulan.

1. Gumawa ng pangalan ng hanay sa Source workbook gamit ang OFFSET na formula, bilang ipinaliwanag sa Paggawa ng dynamic na drop-down.
2. Sa pangunahing workbook, ilapat ang Data Validation sa karaniwang paraan.

Hindi gumagana ang Excel Data Validation

Ang Ang opsyon sa Pag-validate ng Data ay naka-gray out o hindi pinagana? Mayroong ilang mga dahilan kung bakit maaaring mangyari iyon:

• Ang mga drop-down na listahan ay hindi maaaring idagdag sa mga protektado o nakabahaging worksheet. Alisin ang proteksyon o ihinto ang pagbabahagi ng worksheet, at pagkatapos ay subukang i-click muli ang Data Validation .
• Gumagawa ka ng drop down list mula sa isang Excel table na naka-link sa isang SharePoint site. I-unlink ang talahanayan o alisin ang pag-format ng talahanayan, at subukang muli.

Mga karagdagang opsyon para sa drop-down box ng Excel

Sa karamihan ng mga kaso, ang tab na Mga Setting ang mga opsyon na tinalakay natin sa itaas ay ganap na sapat. Kung hindi, available ang dalawa pang opsyon sa iba pang mga tab ng Data Validation dialog window.

Magpakita ng mensahe kapag na-click ang isang cell na may dropdown

Kung gusto mong ipakita sa iyong mga user ang isang pop up na mensahe kapag nag-click sila sa anumang cell na naglalaman ng iyong drop-down na listahan, magpatuloy ditoparaan:

• Sa dialog ng Data Validation ( Data tab > Data Validation ), lumipat sa Input Message tab.
• Tiyaking may check ang opsyon Ipakita ang input message kapag napili ang cell .
• Mag-type ng pamagat at mensahe sa mga kaukulang field (hanggang sa 225 character).
• I-click ang OK na button upang i-save ang mensahe at isara ang dialog.

Magiging katulad nito ang resulta sa Excel:

Pahintulutan ang mga user na ipasok ang kanilang sariling data sa isang combo box

Bilang default, ang drop-down na listahang gagawin mo sa Excel ay hindi nae-edit, ibig sabihin, limitado sa mga value sa ang listahan. Gayunpaman, maaari mong payagan ang iyong mga user na ipasok ang kanilang sariling mga halaga.

Sa teknikal na paraan, ginagawa nitong isang Excel combo box ang isang drop-down na listahan. Ang terminong "combo box" ay nangangahulugang isang nae-edit na dropdown na nagbibigay-daan sa mga user na pumili ng value mula sa listahan o direktang mag-type ng value sa kahon.

1. Sa dialog na Pagpapatunay ng Data ( Tab ng data > Pagpapatunay ng Data ), pumunta sa tab na Alert ng Error .
2. Piliin ang "Ipakita ang alerto ng error pagkatapos maipasok ang di-wastong data " box kung gusto mong magpakita ng alerto kapag sinubukan ng user na magpasok ng ilang data na wala sa drop-down na menu. Kung ayaw mong magpakita ng anumang mensahe, i-clear ang check box na ito.
3. Upang magpakita ng mensahe ng babala, pumili ng isa sa mga opsyon mula sa kahon ng Estilo , at i-type ang pamagat at mensahe . alinman