Samouczek demonstruje 4 szybkie sposoby dodawania dropdownu w Excelu, pokazuje również jak tworzyć dropdown z innego skoroszytu, edytować, kopiować i usuwać listy walidacji danych.

Excel lista rozwijana, aka drop down box lub combo box, służy do wprowadzania danych w arkuszu kalkulacyjnym z wcześniej zdefiniowanej listy elementów. Głównym celem stosowania list rozwijanych w Excelu jest ograniczenie liczby wyborów dostępnych dla użytkownika. Poza tym dropdown zapobiega błędom ortograficznym i przyspiesza wprowadzanie danych.

Jak zrobić listę rozwijaną w Excelu

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją 4 sposoby tworzenia menu rozwijanego w programie Excel przy użyciu funkcji Walidacja danych. Poniżej znajdziesz szybki zarys głównych zalet i wad, a także szczegółowe instrukcje krok po kroku dla każdej metody:

Utwórz listę rozwijaną z wartościami rozdzielonymi przecinkami

Jest to najszybszy sposób dodania pola rozwijanego we wszystkich wersjach programu Excel 2010 przez Excel 365.

1) Wybierz komórkę lub zakres dla swojej listy rozwijanej.

Rozpoczynasz od wybrania komórki lub komórek, w których ma się pojawić rozwijane pole. Może to być pojedyncza komórka, zakres komórek lub cała kolumna. Jeśli wybierzesz całą kolumnę, rozwijane menu zostanie utworzone w każdej komórce tej kolumny, co jest prawdziwą oszczędnością czasu, na przykład podczas tworzenia kwestionariusza.

Możesz nawet zaznaczyć nie sąsiadujące komórki, naciskając i przytrzymując klawisz Ctrl podczas zaznaczania komórek za pomocą myszy.

2) Użyj Walidacji danych w Excelu, aby utworzyć listę rozwijaną.

Na wstążce programu Excel przejdź do zakładki Zakładka Dane> Grupa Narzędzia danych i kliknąć Walidacja danych .

3. Wprowadź pozycje listy i wybierz opcje.

W walidacja danych w oknie, na Ustawienia zakładka, wykonaj następujące czynności:

• W Pozwól pole, wybierz Wykaz .
• W Źródło w polu, wpisz elementy, które mają się pojawić w menu rozwijanym, oddzielone przecinkiem (ze spacjami lub bez).
• Upewnij się, że Rozwijanie w komórce pole jest zaznaczone; w przeciwnym razie strzałka rozwijana nie pojawi się obok komórki.
• Wybierz lub wyczyść Zignoruj puste miejsce w zależności od tego, jak chcesz obsługiwać puste komórki.
• Kliknij OK i gotowe!

Teraz użytkownicy programu Excel po prostu klikają strzałkę obok komórki zawierającej pole rozwijane, a następnie wybierają żądany wpis z menu rozwijanego.

Cóż, twoje pole rozwijane jest gotowe w mniej niż minutę. Ta metoda działa dobrze w przypadku małych list sprawdzania poprawności danych w programie Excel, które prawdopodobnie nigdy się nie zmienią. Jeśli tak nie jest, rozważ użycie jednej z następujących opcji.

Dodaj listę rozwijaną z nazwanego zakresu

Ta metoda tworzenia listy sprawdzania poprawności danych w Excelu zajmuje nieco więcej czasu, ale w dłuższej perspektywie może zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Wpisać pozycje dla listy rozwijanej.

Wybierz wpisy, które mają się pojawić w menu rozwijanym w istniejącym arkuszu lub wpisz je w nowym arkuszu. Wartości te powinny być wprowadzone w jednej kolumnie lub wierszu bez pustych komórek.

Na przykład, utwórzmy rozwijaną listę składników dla swoich ulubionych przepisów:

Wskazówka. warto posortować wpisy w kolejności, w jakiej mają się pojawiać w menu rozwijanym.

2. utworzyć nazwany zakres.

Najszybszym sposobem utworzenia nazwanego zakresu w programie Excel jest zaznaczenie komórek i wpisanie nazwy zakresu bezpośrednio w polu Nazwa Pole Po zakończeniu kliknij Enter, aby zapisać nowo utworzony zakres nazwany. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz, jak zdefiniować nazwę w programie Excel.

3. zastosuj walidację danych.

Kliknij w komórce, w której ma się pojawić lista rozwijana - może to być zakres komórek lub cała kolumna, w tym samym arkuszu, w którym znajduje się Twoja lista wpisów lub w innym arkuszu.Następnie przejdź do strony Zakładka Dane , kliknij Walidacja danych i skonfigurować regułę:

• W Pozwól pole, wybierz Wykaz .
• W Źródło wpisz nazwę, jaką nadałeś swojemu zakresowi, poprzedzoną znakiem równości, np. =Składniki .
• Upewnij się, że Rozwijanie w komórce pole jest zaznaczone.
• Kliknij przycisk OK.

Jeśli lista źródłowa zawiera więcej niż 8 pozycji, twoje pole rozwijane będzie miało pasek przewijania, taki jak ten:

Uwaga. Jeśli nazwany zakres ma co najmniej jedną pustą komórkę, wybranie opcji Zignoruj puste miejsce pole pozwala na wprowadzenie dowolnej wartości do walidowanej komórki.

Zrób listę rozwijaną z tabeli Excela

Zamiast używać zwykłego nazwanego zakresu, możesz przekonwertować swoje dane na w pełni funkcjonalną tabelę programu Excel ( Insert> Tabela lub Ctrl + T ), a następnie utworzyć z niej listę walidacji danych. Dlaczego warto użyć tabeli? Przede wszystkim dlatego, że pozwala ona na stworzenie rozwijalna dynamiczna lista rozwijana który aktualizuje się automatycznie, gdy dodajesz lub usuwasz elementy z tabeli.

Aby dodać dynamiczne rozwijanie z tabeli Excela, wykonaj następujące kroki:

1. Wybierz komórkę, w której chcesz wstawić rozwijanie.
2. Otwórz Walidacja danych okno dialogowe.
3. Wybierz Wykaz od Pozwól rozwijane pole.
4. W nowym Źródło w polu, wpisz formułę odnoszącą się do konkretnej kolumny w tabeli, nie wliczając w to komórki nagłówka. W tym celu użyj funkcji INDIRECT z takim strukturalnym odnośnikiem jak ten:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Po zakończeniu kliknij OK .

Na potrzeby tego przykładu tworzymy dropdown z kolumny o nazwie Składniki w tabeli1:

=INDIRECT("Tabela1[Składniki]")

Wstawianie rozwijania w Excelu z zakresu komórek

Aby wstawić listę rozwijaną z zakresu komórek, wykonaj następujące czynności:

1. Wpisz elementy w osobnych komórkach.
2. Zaznacz komórkę, w której ma się pojawić lista rozwijana.
3. Na Dane zakładka, kliknij Walidacja danych .
4. Ustaw kursor w pozycji Skrzynka źródłowa lub kliknąć Zwiń Dialog ikonę i wybierz zakres komórek, które chcesz włączyć do listy rozwijanej. Zakres może znajdować się w tym samym lub w innym arkuszu. Jeśli to drugie, wystarczy przejść do innego arkusza i wybrać zakres za pomocą myszy.

Utwórz dynamiczne (automatycznie aktualizowane) rozwijanie w Excelu

Jeśli często edytujesz elementy w menu rozwijanym, możesz chcieć utworzyć dynamiczną listę rozwijaną w programie Excel. W tym przypadku twoja lista zostanie zaktualizowana automatycznie we wszystkich komórkach, które ją zawierają, po usunięciu lub dodaniu nowych wpisów do listy źródłowej.

Najprostszym sposobem na stworzenie takiej dynamicznie aktualizowanej listy rozwijanej w Excelu jest utworzenie listy nazwanej na podstawie tabeli. Jeśli z jakiegoś powodu wolisz zwykły zakres nazwany, to odwołaj się do niego za pomocą formuły OFFSET, jak wyjaśniono poniżej.

1. Zaczynasz od stworzenia zwykłego dropdownu opartego na nazwanym zakresie, jak opisano powyżej.
2. W kroku 2, podczas tworzenia nazwy, umieszczasz następującą formułę w Dotyczy pudełko.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Gdzie:

   • Sheet1 - nazwa arkusza
   • A - kolumna, w której znajdują się elementy Twojej listy rozwijanej
   • $A$1 - komórka zawierająca pierwszy element listy

Jak widzisz, formuła składa się z 2 funkcji Excela - OFFSET i COUNTA. Funkcja COUNTA liczy wszystkie niepuste komórki w określonej kolumnie. OFFSET przyjmuje tę liczbę i zwraca odwołanie do zakresu, który zawiera tylko niepuste komórki, począwszy od pierwszej komórki, którą określisz w formule.

Główną zaletą dynamicznych list rozwijanych jest to, że nie będziesz musiał zmieniać odniesienia do nazwanego zakresu za każdym razem po edycji listy źródłowej. Wystarczy usunąć lub wpisać nowe wpisy na liście źródłowej, a wszystkie komórki zawierające tę listę walidacyjną programu Excel zostaną zaktualizowane automatycznie!

Jak działa ta formuła

W programie Microsoft Excel funkcja OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) służy do zwracania odwołania do zakresu składającego się z określonej liczby wierszy i kolumn. Aby zmusić ją do zwracania dynamicznego, czyli ciągle zmieniającego się zakresu, podajemy następujące argumenty:

• odnośnik - komórka $A$1 w Arkuszu1, która jest pierwszym elementem Twojej listy rozwijanej;
• wiersze & kol. są 0, ponieważ nie chcesz przesunąć zwróconego zakresu ani w pionie, ani w poziomie;
• wysokość - liczba niepustych komórek w kolumnie A, zwrócona przez funkcję COUNTA;
• szerokość - 1, czyli jedna kolumna.

Jak utworzyć listę rozwijaną z innego skoroszytu

Możesz zrobić menu rozwijane w programie Excel, używając listy z innego skoroszytu jako źródła. Aby to zrobić, będziesz musiał utworzyć 2 nazwane zakresy - jeden w księdze źródłowej i drugi w księdze, w której chcesz użyć listy Walidacja danych w programie Excel.

Uwaga. Aby lista rozwijana z innego skoroszytu działała, skoroszyt z listą źródłową musi być otwarty.

Statyczna lista rozwijana z innego skoroszytu

Utworzona w ten sposób lista rozwijana nie będzie się automatycznie aktualizować po dodaniu lub usunięciu wpisów na liście źródeł i trzeba będzie ręcznie zmodyfikować odwołanie do listy źródeł.

1. utwórz nazwany zakres dla listy źródłowej.

Otwórz skoroszyt zawierający listę źródeł, SourceBook.xlsx w tym przykładzie i utwórz nazwany zakres dla wpisów, które chcesz uwzględnić w swojej liście rozwijanej, np. Źródło_listy .

2) Utwórz nazwane odwołanie w głównym skoroszycie.

Otwórz skoroszyt, w którym ma się pojawić lista rozwijana i utwórz nazwę, która odwołuje się do Twojej listy źródłowej. W tym przykładzie wypełnione odwołanie to =SourceBook.xlsx!Source_list

Uwaga. trzeba obudować nazwę skoroszytu apostrofami ('), jeśli zawiera ona jakieś spacje. na przykład: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. zastosuj walidację danych

W głównym skoroszycie wybierz komórkę (komórki) dla swojej listy rozwijanej, kliknij Dane> Walidacja danych i wprowadź nazwę utworzoną w kroku 2 w polu Źródło pudełko.

Dynamiczna lista rozwijana z innego skoroszytu

Utworzona w ten sposób lista rozwijana będzie aktualizowana w locie, gdy tylko dokonasz jakichkolwiek zmian na liście źródłowej.

1. Utwórz nazwę zakresu w skoroszycie Źródło za pomocą formuły OFFSET, jak wyjaśniono w rozdziale Tworzenie dynamicznego zrzutu.
2. W głównym skoroszycie zastosuj Walidację danych w zwykły sposób.

Walidacja danych w Excelu nie działa

Opcja Walidacja danych jest wyszarzona lub wyłączona? Jest kilka powodów, dla których tak się może stać:

• Listy rozwijane nie mogą być dodawane do arkuszy chronionych lub udostępnianych. Usuń ochronę lub przestań udostępniać arkusz, a następnie spróbuj kliknąć Walidacja danych ponownie.
• Tworzysz listę rozwijaną z tabeli Excela, która jest powiązana z witryną SharePoint. Odłącz tabelę lub usuń formatowanie tabeli i spróbuj ponownie.

Dodatkowe opcje dla okna rozwijanego Excel

W większości przypadków Ustawienia Opcje zakładki, które omówiliśmy powyżej, w zupełności wystarczą. Jeśli nie, dwie kolejne opcje są dostępne na innych zakładkach Walidacja danych okno dialogowe.

Wyświetlanie komunikatu, gdy kliknięta zostanie komórka z dropdownem

Jeśli chcesz pokazać swoim użytkownikom wyskakujący komunikat, gdy klikną dowolną komórkę zawierającą Twoją listę rozwijaną, postępuj w ten sposób:

• W oknie dialogowym Walidacja danych ( Zakładka Dane> Walidacja danych ), przełącz się na Komunikat wejściowy tab.
• Upewnij się, że opcja Pokaż komunikat wejściowy, gdy komórka jest wybrana jest zaznaczone.
• Wpisz tytuł i wiadomość w odpowiednich polach (do 225 znaków).
• Kliknij przycisk OK aby zapisać wiadomość i zamknąć okno dialogowe.

Wynik w Excelu będzie wyglądał podobnie do tego:

Umożliwienie użytkownikom wprowadzania własnych danych w polu kombi

Domyślnie lista rozwijana tworzona w Excelu jest nieedytowalna, czyli ograniczona do wartości znajdujących się na liście. Możesz jednak pozwolić swoim użytkownikom na wprowadzanie własnych wartości.

Technicznie rzecz biorąc, zamienia to listę rozwijaną w pole kombi programu Excel. Termin "pole kombi" oznacza edytowalne rozwijanie, które pozwala użytkownikom wybrać wartość z listy lub wpisać wartość bezpośrednio w polu.

1. W Walidacja danych dialog ( Zakładka Dane> Walidacja danych ), przejdź do Alert o błędach tab.
2. Wybierz "Pokaż alert o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych " pole, jeśli chcesz pokazać alert, gdy użytkownik próbuje wprowadzić jakieś dane, których nie ma w menu rozwijanym. Jeśli nie chcesz pokazywać żadnego komunikatu, wyczyść to pole wyboru.
3. Aby wyświetlić komunikat ostrzegawczy, wybierz jedną z opcji z listy Styl i wpisz tytuł i wiadomość. Albo Informacje lub Ostrzeżenie pozwoli użytkownikom wprowadzić własny tekst w polu kombi.
   • An Informacje wiadomość jest zalecane, jeśli twoi użytkownicy prawdopodobnie będą wprowadzać swoje własne wybory dość często.
   • A Ostrzeżenie wiadomość skłoni użytkowników do wybrania pozycji z listy rozwijanej zamiast wpisywania własnych danych, choć nie zabrania wpisów niestandardowych.
   • Przestań (domyślnie) uniemożliwi ludziom wprowadzanie jakichkolwiek danych, które nie znajdują się na liście rozwijanej w Excelu.

   

   A oto jak może wyglądać Twój niestandardowy komunikat ostrzegawczy w Excelu:

   

   Wskazówka. Jeśli nie jesteś pewien, jaki tytuł lub tekst wiadomości wpisać, możesz pozostawić pola puste. W takim przypadku Microsoft Excel wyświetli domyślny alert " Wprowadzona wartość jest nieprawidłowa. Użytkownik ma ograniczone wartości, które można wprowadzić do tej komórki ."

Jak skopiować listę rozwijaną w Excelu

Jeśli chcesz, aby lista wyboru pojawiła się w wielu komórkach, możesz po prostu skopiować ją jak każdą inną zawartość komórki, przeciągając uchwyt wypełnienia przez sąsiednie komórki lub używając skrótów kopiuj/wklej. Te metody kopiują całą zawartość komórki, w tym Walidację danych i aktualny wybór Tak więc, najlepiej jest ich używać, gdy żaden element nie jest jeszcze wybrany w rozwijanej liście.

Aby skopiować listę rozwijaną bez aktualnego wyboru , użyj funkcji Wklej Specjalnie, aby skopiować tylko regułę Walidacji Danych.

Jak edytować listę rozwijaną w Excelu

Po utworzeniu listy rozwijanej w Excelu możesz chcieć dodać do niej więcej wpisów lub usunąć niektóre z istniejących pozycji. To, jak to zrobisz, zależy od tego, jak została utworzona Twoja lista rozwijana.

Modyfikacja listy rozwijanej rozdzielanej przecinkami

Jeśli utworzyłeś pole rozwijane rozdzielone przecinkami, przejdź do następujących kroków:

1. Wybierz komórkę lub komórki, które odwołują się do Twojej listy walidacji danych w Excelu, tj. komórki zawierające pole rozwijane, które chcesz edytować.
2. Kliknij Walidacja danych (wstążka Excela> zakładka Dane).
3. Usuń lub wpisz nowe elementy w Źródło pudełko.
4. Kliknij OK, aby zapisać zmiany i zamknąć program Excel Walidacja danych okno.

Wskazówka. Jeśli chcesz zastosować zmiany do wszystkie komórki zawierając tę listę rozwijaną, wybierz " Zastosuj te zmiany do wszystkich pozostałych komórek z tymi samymi ustawieniami " opcja.

Zmień listę rozwijaną na podstawie zakresu komórek

Jeśli utworzyłeś pole rozwijane poprzez określenie zakresu komórek, a nie odwołanie się do nazwanego zakresu, to postępuj w następujący sposób.

1. Przejdź do arkusza kalkulacyjnego zawierającego elementy, które pojawiają się w twoim polu rozwijanym, i edytuj listę w sposób, w jaki chcesz.
2. Zaznacz komórkę lub komórki zawierające Twoją listę rozwijaną.
3. Kliknij Walidacja danych na Dane tab.
4. W programie Excel Walidacja danych W oknie, na karcie Ustawienia, zmień odwołania do komórek w polu Źródło. Możesz je edytować ręcznie lub kliknąć przycisk Zwiń Dialog ikona.
5. Kliknij przycisk OK aby zapisać zmiany i zamknąć okno.

Aktualizacja listy rozwijanej z nazwanego zakresu

Jeśli utworzyłeś pole rozwijane oparte na nazwanym zakresie, możesz po prostu edytować elementy swojego zakresu, a następnie zmienić odniesienie do nazwanego zakresu. Wszystkie pola rozwijane oparte na tym nazwanym zakresie zostaną zaktualizowane automatycznie.

1. Dodaj lub usuń elementy w nazwanym zakresie.

Otwórz arkusz zawierający Twój nazwany zakres, usuń lub wpisz nowe wpisy. Pamiętaj, aby ułożyć elementy w takiej kolejności, w jakiej chcesz, aby pojawiły się na liście rozwijanej w Excelu.

Jak usunąć listę rozwijaną

Jeśli nie chcesz już mieć rozwijanych pól w arkuszu Excela, możesz je usunąć z niektórych lub wszystkich komórek.

Usuwanie menu rozwijanego z wybranych komórek

1. Zaznacz komórkę lub kilka komórek, z których chcesz usunąć pola rozwijane.
2. Idź do Dane zakładka i kliknij Walidacja danych .
3. Na karcie Ustawienia wybierz opcję Wyczyść wszystko przycisk.

Ta metoda usuwa menu rozwijane z wybranych komórek, ale zachowuje aktualnie wybrane wartości.

Jeśli chcesz usunąć zarówno listę rozwijaną, jak i wartości komórek, możesz zaznaczyć komórki i kliknąć przycisk Wyczyść wszystko przycisk na Zakładka główna> Grupa edycji> Wyczyść .

Usuwanie listy rozwijanej w Excelu ze wszystkich komórek w bieżącym arkuszu

W ten sposób można usunąć listę rozwijaną ze wszystkich powiązanych komórek w bieżącym arkuszu. Nie spowoduje to usunięcia tego samego pola rozwijanego z komórek w innych arkuszach, jeśli takie istnieją.

1. Zaznacz dowolną komórkę zawierającą Twoją listę rozwijaną.
2. Kliknij Walidacja danych na Dane tab.
3. W oknie Sprawdzanie poprawności danych, na zakładce Ustawienia, należy wybrać opcję " Zastosuj te zmiany do wszystkich pozostałych komórek z tymi samymi ustawieniami " pole wyboru.

   Po zaznaczeniu go wszystkie komórki odwołujące się do tej listy Walidacja danych Excela zostaną wybrane, jak widać na poniższym zrzucie ekranu.

4. Kliknij przycisk Wyczyść wszystko aby usunąć listę rozwijaną.
5. Kliknij OK aby zapisać zmiany i zamknąć okno Walidacja danych.

Metoda ta usuwa listę rozwijaną ze wszystkich zawierających ją komórek, zachowując aktualnie wybrane wartości. Jeśli utworzyłeś listę rozwijaną z zakresu komórek lub zakresu nazwanego, lista źródłowa również pozostanie nienaruszona. Aby ją usunąć, otwórz arkusz zawierający elementy listy rozwijanej i usuń je.

Teraz znasz już podstawy list rozwijanych w Excelu. W następnym artykule zgłębimy ten temat dalej i pokażę Ci jak stworzyć kaskadową (zależną) listę rozwijaną z warunkowym sprawdzaniem poprawności danych. Bądź na bieżąco i dziękuję za przeczytanie!