Το σεμινάριο παρουσιάζει 4 γρήγορους τρόπους για να προσθέσετε ένα dropdown στο Excel. Δείχνει επίσης πώς να δημιουργήσετε ένα dropdown από άλλο βιβλίο εργασίας, να επεξεργαστείτε, να αντιγράψετε και να διαγράψετε λίστες επικύρωσης δεδομένων.

Η αναπτυσσόμενη λίστα του Excel, ή αλλιώς drop down box ή combo box, χρησιμοποιείται για την εισαγωγή δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο από μια προκαθορισμένη λίστα στοιχείων. Ο κύριος σκοπός της χρήσης αναπτυσσόμενων λιστών στο Excel είναι ο περιορισμός του αριθμού των επιλογών που είναι διαθέσιμες για τον χρήστη. Εκτός από αυτό, μια αναπτυσσόμενη λίστα αποτρέπει τα ορθογραφικά λάθη και κάνει την εισαγωγή δεδομένων ταχύτερη.

Πώς να κάνετε αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Συνολικά, υπάρχουν 4 τρόποι για να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στο Excel χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Επικύρωση δεδομένων. Παρακάτω θα βρείτε μια σύντομη περιγραφή των κύριων πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων καθώς και τις λεπτομερείς οδηγίες βήμα προς βήμα για κάθε μέθοδο:

Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας με τιμές διαχωρισμένες με κόμμα

Αυτός είναι ο ταχύτερος τρόπος για να προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο σε όλες τις εκδόσεις του Excel 2010 έως το Excel 365.

1. Επιλέξτε ένα κελί ή μια περιοχή για την αναπτυσσόμενη λίστα σας.

Ξεκινάτε επιλέγοντας ένα ή περισσότερα κελιά στα οποία θέλετε να εμφανιστεί ένα πτυσσόμενο πλαίσιο. Αυτό μπορεί να είναι ένα μόνο κελί, μια σειρά κελιών ή ολόκληρη η στήλη. Εάν επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη, θα δημιουργηθεί ένα πτυσσόμενο μενού σε κάθε κελί της στήλης, γεγονός που εξοικονομεί πραγματικά χρόνο, για παράδειγμα, όταν δημιουργείτε ένα ερωτηματολόγιο.

Μπορείτε ακόμη και να επιλέξετε μη συνεχόμενα κελιά πατώντας και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ επιλέγετε τα κελιά με το ποντίκι.

2. Χρησιμοποιήστε την Επικύρωση δεδομένων του Excel για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Στην κορδέλα του Excel, μεταβείτε στην επιλογή Καρτέλα Δεδομένα> Ομάδα Εργαλεία δεδομένων και κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων .

3. Εισάγετε τα στοιχεία της λίστας και επιλέξτε τις επιλογές.

Στο την επικύρωση δεδομένων στο παράθυρο Ρυθμίσεις κάντε τα εξής:

• Στο Επιτρέψτε το πλαίσιο, επιλέξτε Λίστα .
• Στο Πηγή πληκτρολογήστε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού σας χωρισμένα με κόμμα (με ή χωρίς κενά).
• Βεβαιωθείτε ότι το Αναδυόμενο μενού εντός του κελιού Διαφορετικά, το βέλος επιλογής δεν θα εμφανιστεί δίπλα στο κελί.
• Επιλέξτε ή διαγράψτε το Αγνοήστε το κενό ανάλογα με το πώς θέλετε να χειριστείτε τα κενά κελιά.
• Κάντε κλικ στο OK και τελειώσατε!

Τώρα, οι χρήστες του Excel απλώς κάνουν κλικ σε ένα βέλος δίπλα σε ένα κελί που περιέχει ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο και στη συνέχεια επιλέγουν την καταχώριση που θέλουν από το αναπτυσσόμενο μενού.

Λοιπόν, το αναπτυσσόμενο πλαίσιο είναι έτοιμο σε λιγότερο από ένα λεπτό. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλά για μικρές λίστες επικύρωσης δεδομένων του Excel που είναι απίθανο να αλλάξουν ποτέ. Αν δεν ισχύει κάτι τέτοιο, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις παρακάτω επιλογές.

Προσθήκη αναπτυσσόμενης λίστας από μια ονομαστική περιοχή

Αυτή η μέθοδος δημιουργίας μιας λίστας επικύρωσης δεδομένων του Excel απαιτεί λίγο περισσότερο χρόνο, αλλά μακροπρόθεσμα μπορεί να εξοικονομήσει ακόμη περισσότερο χρόνο.

1. Πληκτρολογήστε τις καταχωρήσεις για την αναπτυσσόμενη λίστα σας.

Επιλέξτε τις καταχωρήσεις που θέλετε να εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού σας σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας ή πληκτρολογήστε τις καταχωρήσεις σε ένα νέο φύλλο. Οι τιμές αυτές θα πρέπει να εισαχθούν σε μία μόνο στήλη ή γραμμή χωρίς κενά κελιά.

Για παράδειγμα, ας δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα συστατικών για τις αγαπημένες σας συνταγές:

Συμβουλή: Καλό είναι να ταξινομείτε τις καταχωρήσεις σας με τη σειρά που θέλετε να εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού.

2. Δημιουργήστε μια ονομαστική περιοχή.

Ο γρηγορότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια περιοχή με όνομα στο Excel είναι να επιλέξετε τα κελιά και να πληκτρολογήσετε το όνομα της περιοχής απευθείας στο πεδίο Πλαίσιο ονόματος Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Enter για να αποθηκεύσετε τη νεοσύστατη περιοχή με όνομα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στον τρόπο ορισμού ενός ονόματος στο Excel.

3. Εφαρμόστε την επικύρωση δεδομένων.

Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα - μπορεί να είναι μια σειρά κελιών ή ολόκληρη η στήλη, στο ίδιο φύλλο όπου βρίσκεται η λίστα των καταχωρίσεών σας ή σε διαφορετικό φύλλο εργασίας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα Καρτέλα δεδομένων , κάντε κλικ Επικύρωση δεδομένων και ρυθμίστε τον κανόνα:

• Στο Επιτρέψτε το πλαίσιο, επιλέξτε Λίστα .
• Στο Πηγή πληκτρολογήστε το όνομα που δώσατε στην περιοχή σας, πριν από ένα σύμβολο ισότητας, για παράδειγμα =Συστατικά .
• Βεβαιωθείτε ότι το Αναδυόμενο μενού εντός του κελιού είναι επιλεγμένο.
• Κάντε κλικ στο OK.

Εάν η λίστα πηγής περιέχει περισσότερα από 8 στοιχεία, το αναπτυσσόμενο πλαίσιο θα έχει μια γραμμή κύλισης όπως αυτή:

Σημείωση. Εάν η ονομασμένη περιοχή σας έχει τουλάχιστον ένα κενό κελί, επιλέγοντας την επιλογή Αγνοήστε το κενό επιτρέπει την εισαγωγή οποιασδήποτε τιμής στο επικυρωμένο κελί.

Κάντε αναπτυσσόμενη λίστα από τον πίνακα του Excel

Αντί να χρησιμοποιήσετε μια κανονική περιοχή με όνομα, μπορείτε να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε έναν πλήρως λειτουργικό πίνακα του Excel ( Εισαγωγή> Πίνακας ή Ctrl + T ), και στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια λίστα επικύρωσης δεδομένων από αυτόν τον πίνακα. Γιατί μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα; Πρώτα απ' όλα, επειδή σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια επεκτάσιμη δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα που ενημερώνεται αυτόματα καθώς προσθέτετε ή αφαιρείτε στοιχεία από τον πίνακα.

Για να προσθέσετε ένα δυναμικό αναπτυσσόμενο μενού από έναν πίνακα του Excel, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε ένα dropdown.
2. Ανοίξτε το Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου.
3. Επιλέξτε Λίστα από το Επιτρέψτε το πτυσσόμενο πλαίσιο.
4. Στο νέο Πηγή πληκτρολογήστε τον τύπο που αναφέρεται σε μια συγκεκριμένη στήλη του πίνακα σας, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται το κελί κεφαλίδας. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση INDIRECT με μια δομημένη παραπομπήόπως αυτή:

   =INDIRECT("Όνομα πίνακα[Όνομα στήλης]")

5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK .

Για αυτό το παράδειγμα, δημιουργούμε ένα dropdown από τη στήλη με το όνομα Συστατικά στον Πίνακα1:

=INDIRECT("Πίνακας1[Συστατικά]")

Εισαγωγή drop down στο Excel από μια σειρά κελιών

Για να εισαγάγετε μια αναπτυσσόμενη λίστα από μια σειρά κελιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πληκτρολογήστε τα στοιχεία σε ξεχωριστά κελιά.
2. Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Στο Δεδομένα κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων .
4. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο Πλαίσιο πηγής ή κάντε κλικ στο Διάλογος κατάρρευσης και επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναπτυσσόμενη λίστα σας. Η περιοχή μπορεί να βρίσκεται στο ίδιο ή σε διαφορετικό φύλλο εργασίας. Αν πρόκειται για το τελευταίο, απλώς μεταβαίνετε στο άλλο φύλλο και επιλέγετε μια περιοχή χρησιμοποιώντας το ποντίκι.

Δημιουργήστε ένα δυναμικό (αυτόματα ενημερωμένο) αναπτυσσόμενο μενού του Excel

Εάν επεξεργάζεστε συχνά τα στοιχεία του αναπτυσσόμενου μενού, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel. Σε αυτή την περίπτωση, η λίστα σας θα ενημερώνεται αυτόματα σε όλα τα κελιά που την περιέχουν, μόλις αφαιρέσετε ή προσθέσετε νέες καταχωρήσεις στην αρχική λίστα.

Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια τέτοια δυναμικά ενημερωμένη αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel είναι η δημιουργία μιας ονομαστικής λίστας με βάση έναν πίνακα. Αν για κάποιο λόγο προτιμάτε μια συνηθισμένη ονομαστική περιοχή, τότε αναφερθείτε σε αυτήν χρησιμοποιώντας τον τύπο OFFSET, όπως εξηγείται παρακάτω.

1. Ξεκινάτε δημιουργώντας ένα συνηθισμένο αναπτυσσόμενο μενού με βάση ένα εύρος με όνομα, όπως περιγράφεται παραπάνω.
2. Στο βήμα 2, όταν δημιουργείτε ένα όνομα, βάζετε τον ακόλουθο τύπο στο πεδίο Αναφέρεται σε κουτί.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Πού:

   • Sheet1 - το όνομα του φύλλου
   • A - η στήλη στην οποία βρίσκονται τα στοιχεία της αναπτυσσόμενης λίστας σας
   • $A$1 - το κελί που περιέχει το πρώτο στοιχείο της λίστας

Όπως βλέπετε, ο τύπος αποτελείται από 2 συναρτήσεις του Excel - OFFSET και COUNTA. Η συνάρτηση COUNTA μετράει όλα τα μη κενά στη συγκεκριμένη στήλη. Η OFFSET παίρνει αυτόν τον αριθμό και επιστρέφει μια αναφορά σε μια περιοχή που περιλαμβάνει μόνο μη κενά κελιά, ξεκινώντας από το πρώτο κελί που καθορίζετε στον τύπο.

Το κύριο πλεονέκτημα των δυναμικών αναπτυσσόμενων λιστών είναι ότι δεν θα χρειάζεται να αλλάζετε την αναφορά στην ονομαστική περιοχή κάθε φορά μετά την επεξεργασία της λίστας πηγής. Απλώς διαγράφετε ή πληκτρολογείτε νέες καταχωρήσεις στη λίστα πηγής και όλα τα κελιά που περιέχουν αυτή τη λίστα επικύρωσης του Excel θα ενημερωθούν αυτόματα!

Πώς λειτουργεί αυτή η φόρμουλα

Στο Microsoft Excel, η συνάρτηση OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) χρησιμοποιείται για να επιστρέψει μια αναφορά σε μια περιοχή που αποτελείται από έναν καθορισμένο αριθμό γραμμών και στηλών. Για να την αναγκάσουμε να επιστρέψει μια δυναμική, δηλαδή συνεχώς μεταβαλλόμενη περιοχή, καθορίζουμε τα ακόλουθα ορίσματα:

• αναφορά - το κελί $A$1 στο Φύλλο1, το οποίο είναι το πρώτο στοιχείο της αναπτυσσόμενης λίστας σας,
• σειρές &, cols είναι 0 επειδή δεν θέλετε να μετατοπίσετε το επιστρεφόμενο εύρος είτε κάθετα είτε οριζόντια,
• ύψος - ο αριθμός των μη κενών κελιών στη στήλη Α, που επιστρέφεται από τη συνάρτηση COUNTA,
• πλάτος - 1, δηλαδή μία στήλη.

Πώς να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο βιβλίο εργασίας

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στο Excel χρησιμοποιώντας ως πηγή μια λίστα από ένα άλλο βιβλίο εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να δημιουργήσετε 2 ονομαστικές περιοχές - μία στο βιβλίο προέλευσης και μία άλλη στο βιβλίο όπου θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel.

Σημείωση. Για να λειτουργήσει η αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο βιβλίο εργασίας, το βιβλίο εργασίας με τη λίστα προέλευσης πρέπει να είναι ανοιχτό.

Μια στατική αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο βιβλίο εργασίας

Η αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργείται με αυτόν τον τρόπο δεν θα ενημερώνεται αυτόματα όταν προσθέτετε ή αφαιρείτε καταχωρήσεις στη λίστα πηγής και θα πρέπει να τροποποιήσετε την αναφορά της λίστας πηγής χειροκίνητα.

1. Δημιουργήστε μια ονομασμένη περιοχή για τη λίστα πηγής.

Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τον κατάλογο πηγών, SourceBook.xlsx σε αυτό το παράδειγμα, και δημιουργήστε ένα εύρος με όνομα για τις καταχωρήσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στην αναπτυσσόμενη λίστα, π.χ. Source_list .

2. Δημιουργήστε μια ονομαστική αναφορά στο κύριο βιβλίο εργασίας.

Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να εμφανίζεται η αναπτυσσόμενη λίστα και δημιουργήστε ένα όνομα που να παραπέμπει στη λίστα πηγής σας. Σε αυτό το παράδειγμα, η ολοκληρωμένη αναφορά είναι =SourceBook.xlsx!Source_list

Σημείωση. Πρέπει να περικλείσετε το όνομα του βιβλίου εργασίας σε αποσιωπητικά (') εάν περιέχει κενά. Για παράδειγμα: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Εφαρμόστε την επικύρωση δεδομένων

Στο κύριο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε το(τα) κελί(α) για την αναπτυσσόμενη λίστα σας, click Data> Επικύρωση δεδομένων και πληκτρολογήστε το όνομα που δημιουργήσατε στο βήμα 2 στο πεδίο Πηγή κουτί.

Μια δυναμική αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο βιβλίο εργασίας

Μια αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργείται με αυτόν τον τρόπο θα ενημερώνεται εν κινήσει μόλις κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στη λίστα προέλευσης.

1. Δημιουργήστε ένα όνομα περιοχής στο βιβλίο εργασίας Source με τον τύπο OFFSET, όπως εξηγείται στην ενότητα Δημιουργία δυναμικής αναπτυσσόμενης λίστας.
2. Στο κύριο βιβλίο εργασίας, εφαρμόστε την Επικύρωση δεδομένων με τον συνήθη τρόπο.

Η επικύρωση δεδομένων του Excel δεν λειτουργεί

Η επιλογή Επικύρωση δεδομένων είναι γκριζαρισμένη ή απενεργοποιημένη; Υπάρχουν μερικοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να συμβαίνει αυτό:

• Οι αναπτυσσόμενες λίστες δεν μπορούν να προστεθούν σε προστατευμένα ή κοινόχρηστα φύλλα εργασίας. Αφαιρέστε την προστασία ή σταματήστε την κοινή χρήση του φύλλου εργασίας και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επικύρωση δεδομένων ξανά.
• Δημιουργείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα από έναν πίνακα του Excel που είναι συνδεδεμένος με μια τοποθεσία του SharePoint. Αποσυνδέστε τον πίνακα ή αφαιρέστε τη μορφοποίηση του πίνακα και δοκιμάστε ξανά.

Πρόσθετες επιλογές για το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Excel

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η Ρυθμίσεις Οι επιλογές της καρτέλας που συζητήσαμε παραπάνω είναι απολύτως επαρκείς. Αν δεν είναι επαρκείς, δύο ακόμη επιλογές είναι διαθέσιμες στις άλλες καρτέλες της καρτέλας Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου.

Εμφάνιση ενός μηνύματος όταν γίνεται κλικ σε ένα κελί με το dropdown

Αν θέλετε να εμφανίσετε στους χρήστες σας ένα αναδυόμενο μήνυμα όταν κάνουν κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα σας, προχωρήστε με αυτόν τον τρόπο:

• Στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων ( Καρτέλα δεδομένων> Επικύρωση δεδομένων ), μεταβείτε στο Μήνυμα εισόδου καρτέλα.
• Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Εμφάνιση μηνύματος εισόδου όταν επιλέγεται κελί ελέγχεται.
• Πληκτρολογήστε έναν τίτλο και ένα μήνυμα στα αντίστοιχα πεδία (έως 225 χαρακτήρες).
• Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε το μήνυμα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Το αποτέλεσμα στο Excel θα μοιάζει με αυτό:

Επιτρέψτε στους χρήστες να εισάγουν τα δικά τους δεδομένα σε ένα πλαίσιο συνδυασμού

Από προεπιλογή, η αναπτυσσόμενη λίστα που δημιουργείτε στο Excel είναι μη επεξεργάσιμη, δηλαδή περιορίζεται στις τιμές της λίστας. Ωστόσο, μπορείτε να επιτρέψετε στους χρήστες σας να εισάγουν τις δικές τους τιμές.

Τεχνικά, αυτό μετατρέπει μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα πλαίσιο συνδυασμών του Excel. Ο όρος "πλαίσιο συνδυασμών" σημαίνει ένα επεξεργάσιμο αναπτυσσόμενο πλαίσιο που επιτρέπει στους χρήστες είτε να επιλέξουν μια τιμή από τη λίστα είτε να πληκτρολογήσουν μια τιμή απευθείας στο πλαίσιο.

1. Στο Επικύρωση δεδομένων διάλογος ( Καρτέλα δεδομένων> Επικύρωση δεδομένων ), πηγαίνετε στο Ειδοποίηση σφάλματος καρτέλα.
2. Επιλέξτε το "Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος μετά την εισαγωγή άκυρων δεδομένων". " εάν θέλετε να εμφανίσετε ένα μήνυμα ειδοποίησης όταν ένας χρήστης προσπαθεί να εισαγάγει κάποια δεδομένα που δεν υπάρχουν στο αναπτυσσόμενο μενού. Εάν δεν θέλετε να εμφανίσετε κανένα μήνυμα, καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου.
3. Για να εμφανίσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα, επιλέξτε μία από τις επιλογές από το πεδίο Στυλ και πληκτρολογήστε τον τίτλο και το μήνυμα. Πληροφορίες ή Προειδοποίηση θα επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν το δικό τους κείμενο στο πλαίσιο συνδυασμών.
   • Ένα Πληροφορίες μήνυμα συνιστάται εάν οι χρήστες σας είναι πιθανό να εισάγουν τις δικές τους επιλογές αρκετά συχνά.
   • A Προειδοποίηση μήνυμα θα ωθήσει τους χρήστες να επιλέξουν ένα στοιχείο από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο αντί να εισάγουν τα δικά τους δεδομένα, αν και δεν απαγορεύει τις προσαρμοσμένες καταχωρήσεις.
   • Σταματήστε το (προεπιλογή) θα εμποδίσει τους χρήστες να εισάγουν δεδομένα που δεν περιλαμβάνονται στην αναπτυσσόμενη λίστα του Excel.

   

   Και κάπως έτσι μπορεί να μοιάζει το προσαρμοσμένο προειδοποιητικό σας μήνυμα στο Excel:

   

   Συμβουλή. Εάν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο ή το κείμενο του μηνύματος που πρέπει να πληκτρολογήσετε, μπορείτε να αφήσετε τα πεδία κενά. Σε αυτή την περίπτωση, το Microsoft Excel θα εμφανίσει την προεπιλεγμένη ειδοποίηση " Η τιμή που εισαγάγατε δεν είναι έγκυρη. Ένας χρήστης έχει περιορίσει τις τιμές που μπορούν να εισαχθούν σε αυτό το κελί ."

Πώς να αντιγράψετε την αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Σε περίπτωση που θέλετε μια λίστα επιλογών να εμφανίζεται σε πολλαπλά κελιά, μπορείτε απλά να την αντιγράψετε όπως οποιοδήποτε άλλο περιεχόμενο κελιού, σύροντας τη λαβή συμπλήρωσης μέσω των γειτονικών κελιών ή χρησιμοποιώντας τις συντομεύσεις αντιγραφής/επικόλλησης. Αυτές οι μέθοδοι αντιγράφουν όλα τα περιεχόμενα ενός κελιού, συμπεριλαμβανομένης της Επικύρωσης δεδομένων και της τρέχουσα επιλογή Έτσι, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται όταν δεν έχει επιλεγεί ακόμη κανένα στοιχείο στο αναπτυσσόμενο μενού.

Για να αντιγράψετε μια αναπτυσσόμενη λίστα χωρίς την τρέχουσα επιλογή , χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Ειδική επικόλληση για να αντιγράψετε μόνο τον κανόνα επικύρωσης δεδομένων.

Πώς να επεξεργαστείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα του Excel

Αφού δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel, ίσως θελήσετε να προσθέσετε περισσότερες καταχωρήσεις σε αυτήν ή να διαγράψετε ορισμένα από τα υπάρχοντα στοιχεία. Ο τρόπος με τον οποίο το κάνετε αυτό εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο δημιουργήθηκε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο.

Τροποποίηση μιας αναπτυσσόμενης λίστας που διαχωρίζεται με κόμμα

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα πτυσσόμενο πλαίσιο με διαχωρισμό με κόμμα, προχωρήστε με τα ακόλουθα βήματα:

1. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα κελιά που αναφέρονται στη λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel, δηλαδή κελιά που περιέχουν ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο που θέλετε να επεξεργαστείτε.
2. Κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων (Κορδέλα Excel> Καρτέλα Δεδομένα).
3. Διαγράψτε ή πληκτρολογήστε νέα στοιχεία στο Πηγή κουτί.
4. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το Excel. Επικύρωση δεδομένων παράθυρο.

Συμβουλή. Αν θέλετε να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε όλα τα κύτταρα που περιέχει αυτή την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το " Εφαρμόστε αυτές τις αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις " επιλογή.

Αλλαγή ενός αναπτυσσόμενου μενού με βάση ένα εύρος κελιών

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο καθορίζοντας μια περιοχή κελιών αντί να αναφέρεστε σε μια ονομαστική περιοχή, τότε προχωρήστε με τον ακόλουθο τρόπο.

1. Μεταβείτε στο φύλλο εργασίας που περιέχει τα στοιχεία που εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και επεξεργαστείτε τη λίστα με τον τρόπο που θέλετε.
2. Επιλέξτε το κελί ή τα κελιά που περιέχουν την αναπτυσσόμενη λίστα σας.
3. Κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων στο Δεδομένα καρτέλα.
4. Στο Excel Επικύρωση δεδομένων παράθυρο, στην καρτέλα Ρυθμίσεις, αλλάξτε τις αναφορές κελιών στο πλαίσιο Πηγή. Μπορείτε είτε να τις επεξεργαστείτε χειροκίνητα είτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Διάλογος κατάρρευσης εικονίδιο.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο.

Ενημέρωση μιας αναπτυσσόμενης λίστας από ένα εύρος με όνομα

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο που βασίζεται σε ονομαστικό εύρος, τότε μπορείτε απλώς να επεξεργαστείτε τα στοιχεία του εύρους σας και στη συνέχεια να αλλάξετε την αναφορά στο ονομαστικό εύρος. Όλα τα αναπτυσσόμενα πλαίσια που βασίζονται σε αυτό το ονομαστικό εύρος θα ενημερωθούν αυτόματα.

1. Προσθέστε ή διαγράψτε στοιχεία στην ονομασμένη περιοχή.

Ανοίξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει την ονομασμένη περιοχή σας, διαγράψτε ή πληκτρολογήστε νέες καταχωρήσεις. Θυμηθείτε να τακτοποιήσετε τα στοιχεία με τη σειρά που θέλετε να εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα του Excel.

Πώς να διαγράψετε μια αναπτυσσόμενη λίστα

Εάν δεν θέλετε πλέον να έχετε αναπτυσσόμενα πλαίσια στο φύλλο εργασίας του Excel, μπορείτε να τα αφαιρέσετε από ορισμένα ή όλα τα κελιά.

Αφαίρεση ενός αναπτυσσόμενου μενού από επιλεγμένο(α) κελί(α)

1. Επιλέξτε ένα κελί ή περισσότερα κελιά από τα οποία θέλετε να αφαιρέσετε τα αναπτυσσόμενα πλαίσια.
2. Πηγαίνετε στο Δεδομένα και κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων .
3. Στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε το Εκκαθάριση όλων κουμπί.

Αυτή η μέθοδος αφαιρεί τα αναπτυσσόμενα μενού από τα επιλεγμένα κελιά, αλλά διατηρεί τις τρέχουσες επιλεγμένες τιμές.

Αν θέλετε να διαγράψετε τόσο ένα αναπτυσσόμενο πλαίσιο όσο και τις τιμές των κελιών, μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά και να κάνετε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων στο κουμπί Αρχική καρτέλα> Ομάδα επεξεργασίας> Εκκαθάριση .

Διαγραφή μιας αναπτυσσόμενης λίστας του Excel από όλα τα κελιά του τρέχοντος φύλλου

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καταργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα από όλα τα συσχετιζόμενα κελιά στο τρέχον φύλλο εργασίας. Αυτό δεν θα διαγράψει το ίδιο αναπτυσσόμενο πλαίσιο από τα κελιά άλλων φύλλων εργασίας, εάν υπάρχουν.

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα σας.
2. Κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων στο Δεδομένα καρτέλα.
3. Στο παράθυρο Επικύρωση δεδομένων, στην καρτέλα Ρυθμίσεις, επιλέξτε το " Εφαρμόστε αυτές τις αλλαγές σε όλα τα άλλα κελιά με τις ίδιες ρυθμίσεις ".

   Μόλις το επιλέξετε, θα επιλεγούν όλα τα κελιά που αναφέρονται σε αυτή τη λίστα επικύρωσης δεδομένων του Excel, όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.

4. Κάντε κλικ στο Εκκαθάριση όλων για να διαγράψετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
5. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το παράθυρο Επικύρωση δεδομένων.

Αυτή η μέθοδος διαγράφει μια αναπτυσσόμενη λίστα από όλα τα κελιά που την περιέχουν, διατηρώντας τις τρέχουσες επιλεγμένες τιμές. Εάν δημιουργήσατε μια αναπτυσσόμενη λίστα από μια περιοχή κελιών ή μια ονομαστική περιοχή, η λίστα προέλευσης θα παραμείνει επίσης άθικτη. Για να την καταργήσετε, ανοίξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα στοιχεία της αναπτυσσόμενης λίστας και διαγράψτε τα.

Τώρα γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία για τις αναπτυσσόμενες λίστες του Excel. Στο επόμενο άρθρο, θα εξερευνήσουμε περαιτέρω αυτό το θέμα και θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε κλιμακούμενη (εξαρτημένη) αναπτυσσόμενη λίστα με επικύρωση δεδομένων υπό όρους. Παραμείνετε συντονισμένοι και σας ευχαριστώ για την ανάγνωση!