Водич показује 4 брза начина за додавање падајућег менија у Екцел. Такође показује како да направите падајући мени из друге радне свеске, измените, копирате и избришете листе за валидацију података.

Екцел падајућа листа, такође позната као падајући оквир или комбиновани оквир, користи се за унос података у табелу са унапред дефинисане листе ставки. Главна сврха коришћења падајућих листа у Екцел-у је да ограничи број избора доступних кориснику. Осим тога, падајући мени спречава правописне грешке и убрзава унос података.

Како направити падајућу листу у Екцел-у

У целини, постоје 4 начина да креирајте падајући мени у Екцел-у користећи функцију Валидације података. Испод ћете наћи кратак преглед главних предности и недостатака, као и детаљна упутства корак по корак за сваки метод:

Креирајте падајућу листу са вредностима раздвојеним зарезима

Ово је најбржи начин да додате падајући оквир у све верзије програма Екцел 2010 до Екцел 365.

1. Изаберите ћелију или опсег за своју падајућу листу.

Почињете тако што ћете изабрати ћелију или ћелије у којима желите да се појави падајући оквир. Ово може бити једна ћелија, низ ћелија или цела колона. Ако изаберете целу колону, у свакој ћелији те колоне биће креиран падајући мени, што је права уштеда времена, на пример, када правите упитник.

Можете чак и да изаберете ћелије које нису узастопне Информације или Упозорење ће омогућити корисницима да унесу сопствени текст у комбиновани оквир.

• Порука Информација се препоручује ако је вероватно да ће ваши корисници често уносити сопствене изборе.
• Порука Упозорење ће подстаћи кориснике да изаберу ставку из падајућег оквира уместо да уносе сопствене податке, иако не забрањује прилагођене уносе.
• Стоп (подразумевано) ће спречити људе да унос свих података који се не налазе на вашој падајућој листи у Екцел-у.

И овако може изгледати ваша прилагођена порука упозорења у Екцел-у:

Савет. Ако нисте сигурни који наслов или текст поруке да откуцате, поља можете оставити празна. У овом случају, Мицрософт Екцел ће приказати подразумевано упозорење „ Вредност коју сте унели није важећа. Корисник има ограничене вредности које се могу унети у ову ћелију .“

Како копирати падајућу листу у Екцел-у

У случају да желите да се листа за избор појављује у више ћелија, можете је једноставно копирати као и било који други садржај ћелије превлачењем ручицу за попуњавање кроз суседне ћелије или коришћењем пречица за копирање / лепљење. Ове методе копирају сав садржај ћелије укључујући проверу ваљаности података и тренутни избор . Дакле, најбоље их је користити када још ниједна ставка није изабрана у падајућем менију.

Да бисте копирали падајућу листу без тренутног избора , користитеСпецијална функција да бисте копирали само правило за валидацију података.

Како да измените Екцел падајућу листу

Након што направите падајућу листу у Екцел-у, можда ћете желети да му додате још уноса или избришете неке од постојећих ставки. Како ћете то урадити зависи од тога како је направљен ваш падајући оквир.

Измените падајућу листу раздвојену зарезима

Ако сте направили падајући мени раздвојен зарезима поље, наставите са следећим корацима:

1. Изаберите ћелију или ћелије које упућују на вашу Екцел листу валидације података, тј. ћелије које садрже падајући оквир који желите да измените.
2. Кликните на Провера података (Екцел трака &гт; картица Подаци).
3. Избришите или унесите нове ставке у поље Извор .
4. Кликните на ОК да бисте сачували промене и затворите Екцел Провера ваљаности података прозор.

Савет. Ако желите да примените промене на све ћелије које садрже ову падајућу листу, изаберите опцију „ Примени ове промене на све остале ћелије са истим подешавањима ”.

Промените падајући мени на основу опсега ћелија

Ако сте креирали падајући оквир тако што сте навели опсег ћелија, а не позивајући се на именовани опсег, наставите на следећи начин.

1. Пређите на табелу која садржи ставке које се појављују у вашем падајућем оквиру и уредите листу на начин који желите.
2. Изаберите ћелију или ћелије које садрже ваш падајући менилисту.
3. Кликните на Провера ваљаности података на картици Подаци .
4. У прозору Екцел Провера ваљаности података , у подешавањима картицу, промените референце ћелија у пољу Извор. Можете их или ручно уредити или кликнути на икону Цоллапсе Диалог .
5. Кликните на дугме ОК да бисте сачували промене и затворили прозор.

Ажурирајте испуст- доња листа из именованог опсега

Ако сте креирали падајући оквир заснован на именованом опсегу, онда можете само да измените ставке свог опсега и затим промените референцу на Именовани опсег. Сви падајући оквири засновани на овом именованом опсегу ће се аутоматски ажурирати.

1. Додајте или избришите ставке у именованом опсегу.

Отворите радни лист који садржи ваш именовани опсег, избришите или унесите нове уносе. Не заборавите да уредите ставке оним редоследом којим желите да се појављују на падајућој листи у Екцел-у.

Како да избришете падајућу листу

Ако више не желите да имате падајуће оквире у свом Екцел радном листу, можете их уклонити из неких или свих ћелија.

Уклањање падајућег менија из изабраних ћелија

1. Изаберите ћелију или неколико ћелија из којих желите да уклоните падајуће оквире.
2. Идите на картицу Подаци и кликните на Провера ваљаности података .
3. На картици Подешавања изаберите дугме Обриши све .

Овај метод уклања падајуће меније из изабраних ћелија, али задржава тренутно изабране вредности.

Ако желите да избришете обе падајућег менија и вредности ћелија, можете изабрати ћелије и кликнути на дугме Обриши све на картици Почетна &гт; Група за уређивање &гт; Обриши .

Брисање падајуће листе програма Екцел из свих ћелија у тренутном листу

На овај начин можете уклонити падајуће листе из свих повезаних ћелија у тренутном радни лист. Ово неће избрисати исти падајући оквир из ћелија у другим радним листовима, ако их има.

1. Изаберите било коју ћелијукоји садржи вашу падајућу листу.
2. Кликните на Провера ваљаности података на картици Подаци .
3. У прозору Валидација података, на картици Подешавања, означите поље за потврду „ Примени ове промене на све остале ћелије са истим подешавањима “.

   Када то проверите, све ћелије које упућују на ову листу за валидацију Екцел података биће изабране, као што можете да видите на снимку екрана испод.

4. Кликните на Обриши све дугме за брисање падајуће листе.
5. Кликните на ОК да бисте сачували промене и затворили прозор Валидација података.

Овај метод брише падајућу листу из свих ћелија које је садрже, задржавајући тренутно изабране вредности. Ако сте креирали падајући мени из опсега ћелија или именованог опсега, листа извора ће такође остати нетакнута. Да бисте га уклонили, отворите радни лист који садржи ставке падајуће листе и избришите их.

Сада знате основе падајућих листа у програму Екцел. У следећем чланку ћемо даље истражити ову тему и показаћу вам како да направите каскадну (зависну) падајућу листу са условном провером ваљаности података. Молимо останите са нама и хвала вам на читању!

2. Користите Екцел Валидацију података да направите падајућу листу.

На Екцел траци идите на картицу Подаци &гт; Групирајте алатке за податке и кликните на Провера ваљаности података .

3. Унесите ставке листе и изаберите опције.

У прозору Валидација података , на картици Подешавања , урадите следеће:

• У пољу Дозволи изаберите Листа .
• У пољу Извор откуцајте ставке које желите да се појаве у падајућем менију мени одвојен зарезом (са или без размака).
• Уверите се да је означено поље Падајући мени у ћелији ; иначе се стрелица падајућег менија неће појавити поред ћелије.
• Изаберите или обришите Занемари празно у зависности од тога како желите да рукујете празним ћелијама.
• Кликните ОК и готови сте!

Сада, корисници програма Екцел једноставно кликну на стрелицу поред ћелије која садржи падајући оквир, а затим изаберу унос који желе из падајући мени.

Па, ваш падајући оквир је спреман за мање од једног минута. Овај метод добро функционише за мале листе за валидацију Екцел података за које је мало вероватно да ће се икада променити. Ако то није случај, размислите о коришћењу једне од следећих опција.

Додајте падајућу листу из именованог опсега

Овај метод креирања листе за валидацију Екцел података траје мало више времена, али може уштедети још вишедугорочно гледано.

1. Откуцајте уносе за своју падајућу листу.

Изаберите уносе које желите да се појављују у падајућем менију на постојећем радном листу или откуцајте уносе на новом листу. Ове вредности треба унети у једну колону или ред без празних ћелија.

На пример, хајде да направимо падајућу листу састојака за ваше омиљене рецепте:

Савет. Добра је идеја да своје уносе сортирате оним редоследом којим желите да се појављују у падајућем менију.

2. Креирајте именовани опсег.

Најбржи начин да направите именовани опсег у Екцел-у је да изаберете ћелије и унесете име опсега директно у Бокс за име . Када завршите, кликните на Ентер да бисте сачували новокреирани именовани опсег. За више информација погледајте како да дефинишете име у Екцел-у.

3. Примените проверу података.

Кликните на ћелију у којој желите да се појави падајућа листа – то може бити опсег ћелија или цела колона, на истом листу где се налази ваша листа уноса или у другачији радни лист. Затим идите на картицу Подаци , кликните на Провера ваљаности података и конфигуришите правило:

• У пољу Дозволи изаберите Листа .
• У поље Извор унесите име које сте дали свом опсегу испред којег стоји знак једнакости, на пример =Састојци .
• Уверите се да је означено поље Падајући мени у ћелији .
• КликнитеОК.

Ако изворна листа садржи више од 8 ставки, ваш падајући оквир ће имати траку за померање попут ове:

Напомена. Ако ваш именовани опсег има најмање једну празну ћелију, избор поља Занемари празно омогућава да се било која вредност унесе у потврђену ћелију.

Направите падајућу листу из Екцел табеле

Уместо да користите уобичајени именовани опсег, можете да конвертујете своје податке у потпуно функционалну Екцел табелу ( Инсерт &гт; Табле или Цтрл + Т) , а затим креирајте листу за валидацију података из те табеле. Зашто бисте можда желели да користите табелу? Прво и најважније, зато што вам омогућава да креирате прошириву динамичку падајућу листу која се аутоматски ажурира како додајете или уклањате ставке из табеле.

Да бисте додали динамички падајући мени из Екцел табеле, пратите ове кораке:

1. Изаберите ћелију у коју желите да уметнете падајући мени.
2. Отворите <1 Дијалог>Провера ваљаности података .
3. Изаберите Листа из падајућег оквира Дозволи .
4. У новом Извору , унесите формулу која се односи на одређену колону у вашој табели, не укључујући ћелију заглавља. За ово користите функцију ИНДИРЕЦТ са структурираном референцом попут ове:

   =INDIRECT("Table_name[Column_name]")

5. Када завршите, кликните на ОК .

За овај пример , правимо падајући мени из колоне под називом Састојци у табели 1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Инсерт падајући мени у Екцел-у из низа ћелије

Доуметните падајућу листу из низа ћелија, извршите ове кораке:

1. Укуцајте ставке у одвојене ћелије.
2. Изаберите ћелију у којој желите падајућу листу да се појави.
3. На картици Подаци кликните на Провера ваљаности података .
4. Поставите курсор у поље Извор или кликните на Цоллапсе Диалог икона и изаберите опсег ћелија које ћете укључити у падајућу листу. Опсег може бити у истом или на другом радном листу. Ако је ово друго, једноставно идите на други лист и изаберите опсег помоћу миша.

Креирајте динамички (аутоматски ажуриран) падајући мени Екцел

Ако често уређујете ставке у падајућем менију, можда ћете желети да направите динамичку падајућу листу у Екцел-у. У овом случају, ваша листа ће се аутоматски ажурирати у свим ћелијама које је садрже, када уклоните или додате нове уносе на изворну листу.

Најлакши начин да направите тако динамички ажурирану падајућу листу у Екцел је креирањем именоване листе на основу табеле. Ако из неког разлога више волите уобичајени именовани опсег, онда га референцирајте користећи формулу ОФФСЕТ, као што је објашњено у наставку.

1. Почињете креирањем уобичајеног падајућег менија на основу именованог опсега као што је горе описано.
2. У кораку 2, када креирате име, ставите следећу формулу у поље Односи се на .

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Где:

   • Схеет1 - назив листа
   • А - колона у којој се налазе ставкеваша падајућа листа се налази
   • $А$1 - ћелија која садржи прву ставку листе

Као што видите, формула се састоји од 2 Екцел функције - ОФФСЕТ и ЦОУНТА. Функција ЦОУНТА броји сва непразна поља у наведеној колони. ОФФСЕТ узима тај број и враћа референцу на опсег који укључује само непразне ћелије, почевши од прве ћелије коју наведете у формули.

Главна предност динамичке падајуће листе је да нећете морати да мењате референцу на именовани опсег сваки пут након уређивања изворне листе. Једноставно избришете или откуцате нове уносе у изворну листу и све ћелије које садрже ову Екцел листу валидације ће се аутоматски ажурирати!

Како ова формула функционише

У Мицрософт Екцел-у, ОФФСЕТ(референца , ровс, цолс, [хеигхт], [видтх]) функција се користи за враћање референце на опсег који се састоји од одређеног броја редова и колона. Да бисмо га натерали да врати динамички, тј. непрекидно мењајући опсег, наводимо следеће аргументе:

• reference - ћелија $А$1 у Схеет1, која је прва ставка ваше падајуће листе;
• rows &амп; cols су 0 јер не желите да померате враћени опсег ни вертикално ни хоризонтално;
• height - број непразних ћелија у колони А, које враћа функција ЦОУНТА;
• width - 1, тј. једна колона.

Како направити падајући менилиста из друге радне свеске

Можете да направите падајући мени у Екцел-у користећи листу из друге радне свеске као извор. Да бисте то урадили, мораћете да креирате 2 именована опсега – један у изворној књизи, а други у књизи у којој желите да користите своју листу за валидацију Екцел података.

Напомена. Да би падајућа листа из друге радне свеске функционисала, радна свеска са изворном листом мора бити отворена.

Статичка падајућа листа из друге радне свеске

Падајућа листа креирана на овај начин неће се аутоматски ажурирати када додате или уклоните уносе у изворној листи и мораћете ручно да измените референцу изворне листе.

1. Креирајте именовани опсег за изворну листу.

Отворите радну свеску која садржи изворну листу, СоурцеБоок.клск у овом примеру, и креирајте именовани опсег за уносе које желите да укључите у вашу падајућу листу, нпр. Списак_извора .

2. Направите именовану референцу у главној радној свесци.

Отворите радну свеску у којој желите да се појави падајућа листа и креирајте име које упућује на вашу изворну листу. У овом примеру, завршена референца је =СоурцеБоок.клск!Соурце_лист

Напомена. Морате да приложите име радне свеске у апострофима (') ако садржи размаке. На пример: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Примени проверу ваљаности података

У главној радној свесци изаберите ћелију(е) за вашу падајућу листу, кликните на Подаци &гт; ПодациВалидатион и унесите име које сте креирали у кораку 2 у поље Извор .

Динамичка падајућа листа из друге радне свеске

Падајућа листа креирана на овај начин ће се ажурирати у ходу када унесете било какве измене у изворну листу.

1. Креирајте име опсега у радној свесци Извор са формулом ОФФСЕТ, као објашњено у Креирање динамичког падајућег менија.
2. У главној радној свесци примените проверу ваљаности података на уобичајен начин.

Екцел провера ваљаности података не ради

Опција Валидације података је засивљена или онемогућена? Постоји неколико разлога зашто би се то могло догодити:

• Падајуће листе се не могу додати заштићеним или дељеним радним листовима. Уклоните заштиту или престаните да делите радни лист, а затим покушајте поново да кликнете на Провера ваљаности података .
• Креирате падајућу листу из Екцел табеле која је повезана са СхареПоинт локацијом. Прекините везу са табелом или уклоните форматирање табеле и покушајте поново.

Додатне опције за Екцел падајући оквир

У већини случајева, картица Подешавања опције о којима смо горе говорили сасвим су довољне. Ако то не ураде, доступне су још две опције на другим картицама дијалога Провера ваљаности података .

Прикажи поруку када се кликне на ћелију са падајућим менијем

Ако желите да покажете својим корисницима искачућу поруку када кликну на било коју ћелију која садржи вашу падајућу листу, наставите са овимначин:

• У дијалогу Валидација података ( картица Подаци &гт; Валидација података ), пређите на картицу Унос поруке .
• Уверите се да је означена опција Прикажи улазну поруку када је ћелија изабрана .
• Унесите наслов и поруку у одговарајућа поља (до 225 знакова).
• Кликните на Дугме ОК да бисте сачували поруку и затворили дијалог.

Резултат у Екцел-у ће изгледати слично овоме:

Дозволи корисницима да унесу сопствене податке у комбиновани оквир

Подразумевано, падајућа листа коју креирате у Екцел-у се не може мењати, тј. ограничена је на вредности у листа. Међутим, можете да дозволите својим корисницима да уносе сопствене вредности.

Технички, ово претвара падајућу листу у Екцел комбиновани оквир. Термин „комбиновани оквир“ означава падајући мени који се може уређивати и који омогућава корисницима да или изаберу вредност са листе или да унесу вредност директно у оквир.

1. У дијалогу Провера ваљаности података ( картица Подаци &гт; Валидација података ), идите на картицу Упозорење о грешци .
2. Изаберите „Прикажи упозорење о грешци након што се унесу неважећи подаци " ако желите да прикажете упозорење када корисник покуша да унесе неке податке који се не налазе у падајућем менију. Ако не желите да прикажете ниједну поруку, опозовите избор у овом пољу за потврду.
3. Да бисте приказали поруку упозорења, изаберите једну од опција из оквира Стил и откуцајте наслов и поруку . Или