В учебнике демонстрируются 4 быстрых способа добавления выпадающего списка в Excel. В нем также показано, как создавать выпадающий список из другой рабочей книги, редактировать, копировать и удалять списки проверки данных.

Выпадающий список Excel, он же выпадающее поле или комбинированное поле, используется для ввода данных в электронную таблицу из заранее определенного списка элементов. Основная цель использования выпадающих списков в Excel - ограничить количество вариантов, доступных пользователю. Кроме того, выпадающий список предотвращает орфографические ошибки и ускоряет ввод данных.

Как сделать выпадающий список в Excel

В целом, существует 4 способа создания выпадающего меню в Excel с помощью функции проверки данных. Ниже вы найдете краткое описание основных преимуществ и недостатков, а также подробные пошаговые инструкции для каждого метода:

Создание выпадающего списка со значениями, разделенными запятыми

Это самый быстрый способ добавить выпадающее поле во всех версиях Excel 2010 и Excel 365.

1. Выберите ячейку или диапазон для раскрывающегося списка.

Для начала нужно выбрать ячейку или ячейки, в которых должно появиться выпадающее окно. Это может быть одна ячейка, диапазон ячеек или весь столбец. Если выбрать весь столбец, то выпадающее меню будет создано в каждой ячейке этого столбца, что значительно экономит время, например, при создании анкеты.

Можно даже выделить несмежные ячейки, нажав и удерживая клавишу Ctrl при выделении ячеек мышью.

2. Используйте Excel Data Validation для создания выпадающего списка.

На ленте Excel перейдите к пункту Вкладка "Данные"> группа "Инструменты данных и нажмите Валидация данных .

3. Введите элементы списка и выберите параметры.

В валидация данных окно, на Настройки вкладке, выполните следующие действия:

• В Разрешить выберите Список .
• В Источник введите пункты, которые вы хотите видеть в выпадающем меню, через запятую (с пробелами или без).
• Убедитесь, что Выпадающий элемент в ячейке установлен флажок; в противном случае выпадающая стрелка не появится рядом с ячейкой.
• Выберите или очистите Игнорировать пустоту в зависимости от того, как вы хотите обрабатывать пустые ячейки.
• Нажмите OK и все готово!

Теперь пользователи Excel просто нажимают стрелку рядом с ячейкой, содержащей выпадающее поле, а затем выбирают нужную запись из выпадающего меню.

Ваш выпадающий список готов менее чем за минуту. Этот метод хорошо подходит для небольших списков проверки данных Excel, которые вряд ли когда-нибудь изменятся. Если это не тот случай, рассмотрите возможность использования одного из следующих вариантов.

Добавление выпадающего списка из именованного диапазона

Этот метод создания списка проверки данных в Excel занимает немного больше времени, но в конечном итоге он может сэкономить еще больше времени.

1. Введите элементы для раскрывающегося списка.

Выберите записи, которые должны появиться в выпадающем меню в существующем рабочем листе или введите их на новом листе. Эти значения должны быть введены в один столбец или строку без пустых ячеек.

Например, давайте создадим выпадающий список ингредиентов для ваших любимых рецептов:

Совет. Рекомендуется отсортировать записи в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они отображались в выпадающем меню.

2. Создайте именованный диапазон.

Самый быстрый способ создания именованного диапазона в Excel - выделить ячейки и ввести имя диапазона непосредственно в поле Именная коробка После завершения нажмите Enter, чтобы сохранить созданный именованный диапазон. Для получения дополнительной информации см. раздел "Как задать имя в Excel".

3. Применить валидацию данных.

Щелкните в ячейке, где должен появиться выпадающий список - это может быть диапазон ячеек или весь столбец, на том же листе, где находится список записей, или на другом листе. Затем перейдите к ячейке Вкладка данных , нажмите Валидация данных и настройте правило:

• В Разрешить выберите Список .
• В Источник В поле введите имя, которое вы дали своему диапазону, перед которым стоит знак равенства, например = Ингредиенты .
• Убедитесь, что Выпадающий элемент в ячейке установлен флажок.
• Нажмите OK.

Если исходный список содержит более 8 элементов, в раскрывающемся окне появится полоса прокрутки, как показано ниже:

Примечание. Если в именованном диапазоне есть хотя бы одна пустая ячейка, выбор Игнорировать пустоту позволяет ввести любое значение в проверяемую ячейку.

Создание выпадающего списка из таблицы Excel

Вместо того чтобы использовать обычный именованный диапазон, вы можете преобразовать свои данные в полнофункциональную таблицу Excel ( Вставка> Таблица или Ctrl + T ), а затем создайте список проверки данных из этой таблицы. Почему вы можете захотеть использовать таблицу? Прежде всего, потому что она позволяет вам создавать расширяемый динамический раскрывающийся список которая автоматически обновляется по мере добавления или удаления элементов из таблицы.

Чтобы добавить динамический выпадающий список из таблицы Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список.
2. Откройте Валидация данных диалоговое окно.
3. Выберите Список из Разрешить выпадающее окно.
4. В новом Источник Введите формулу, относящуюся к определенному столбцу таблицы, не включая ячейку заголовка. Для этого используйте функцию INDIRECT со структурированной ссылкой, например, такой:

   =INDIRECT("Имя_таблицы[Имя_колонки]")

5. После этого нажмите OK .

В данном примере мы сделаем выпадающий список из столбца с именем Ингредиенты в таблице1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Вставка выпадающего списка в Excel из диапазона ячеек

Чтобы вставить выпадающий список из диапазона ячеек, выполните следующие действия:

1. Введите элементы в отдельные ячейки.
2. Выберите ячейку, в которой должен появиться выпадающий список.
3. На Данные вкладка, нажмите Валидация данных .
4. Установите курсор в Исходная коробка или нажмите кнопку Свернуть диалог Значок и выберите диапазон ячеек для включения в раскрывающийся список. Диапазон может находиться в том же или в другом рабочем листе. Если в последнем, то просто перейдите на другой лист и выберите диапазон с помощью мыши.

Создание динамического (автоматически обновляемого) выпадающего списка Excel

Если вы часто редактируете элементы выпадающего меню, возможно, вы захотите создать динамический выпадающий список в Excel. В этом случае ваш список будет автоматически обновляться во всех содержащих его ячейках, как только вы удалите или добавите новые записи в исходный список.

Самый простой способ создать такой динамически обновляемый выпадающий список в Excel - это создать именованный список на основе таблицы. Если по какой-то причине вы предпочитаете обычный именованный диапазон, то ссылайтесь на него с помощью формулы OFFSET, как описано ниже.

1. Начните с создания обычного выпадающего списка на основе именованного диапазона, как описано выше.
2. В шаге 2, при создании имени, вы вводите следующую формулу в поле Относится к коробка.

   =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)

   Где:

   • Sheet1 - имя листа
   • A - столбец, в котором расположены элементы вашего выпадающего списка
   • $A$1 - ячейка, содержащая первый элемент списка

Как вы видите, формула состоит из двух функций Excel - OFFSET и COUNTA. Функция COUNTA подсчитывает все незаполненные ячейки в указанном столбце. OFFSET берет это число и возвращает ссылку на диапазон, который включает только непустые ячейки, начиная с первой ячейки, указанной в формуле.

Основное преимущество динамических раскрывающихся списков заключается в том, что вам не придется каждый раз после редактирования исходного списка менять ссылку на именованный диапазон. Вы просто удалите или введете новые записи в исходном списке, и все ячейки, содержащие этот список проверки Excel, обновятся автоматически!

Как работает эта формула

В Microsoft Excel функция OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) используется для возврата ссылки на диапазон, состоящий из заданного количества строк и столбцов. Чтобы заставить ее возвращать динамический, т.е. постоянно изменяющийся диапазон, мы указываем следующие аргументы:

• ссылка - ячейку $A$1 в Sheet1, которая является первым элементом вашего выпадающего списка;
• строки & колонки равны 0, потому что вы не хотите смещать возвращаемый диапазон ни по вертикали, ни по горизонтали;
• высота - количество непустых ячеек в столбце A, возвращаемое функцией COUNTA;
• ширина - 1, т.е. один столбец.

Как создать выпадающий список из другой рабочей книги

Вы можете сделать выпадающее меню в Excel, используя в качестве источника список из другой рабочей книги. Для этого необходимо создать 2 именованных диапазона - один в исходной книге, а другой в книге, в которой вы хотите использовать список Excel Data Validation.

Примечание. Чтобы выпадающий список из другой рабочей книги работал, рабочая книга с исходным списком должна быть открыта.

Статический выпадающий список из другой рабочей книги

Созданный таким образом выпадающий список не будет обновляться автоматически при добавлении или удалении записей в списке источников, и вам придется изменять ссылку на список источников вручную.

1. Создайте именованный диапазон для списка источников.

Откройте рабочую книгу, содержащую список источников, SourceBook.xlsx в данном примере, и создайте именованный диапазон для записей, которые вы хотите включить в выпадающий список, например Список_источников .

2. Создайте именованную ссылку в основной рабочей книге.

Откройте рабочую книгу, в которой должен появиться выпадающий список, и создайте имя, которое будет ссылаться на ваш исходный список. В этом примере заполненная ссылка будет выглядеть так =SourceBook.xlsx!Source_list

Примечание. Вы должны заключить имя рабочей книги в апострофы ('), если оно содержит пробелы. Например: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. применение валидации данных

В основной рабочей книге выберите ячейку(и) для выпадающего списка, нажмите кнопку Данные> Валидация данных и введите имя, которое вы создали в шаге 2, в поле Источник коробка.

Динамический выпадающий список из другой рабочей книги

Выпадающий список, созданный таким образом, будет обновляться на лету, как только вы внесете какие-либо изменения в исходный список.

1. Создайте имя диапазона в исходной рабочей книге с помощью формулы OFFSET, как описано в разделе Создание динамического выпадающего списка.
2. В основной рабочей книге примените проверку данных обычным способом.

Валидация данных в Excel не работает

Опция проверки данных выделена серым цветом или отключена? Есть несколько причин, по которым это может произойти:

• Выпадающие списки не могут быть добавлены в защищенные или общие рабочие листы. Снимите защиту или прекратите общий доступ к рабочему листу, а затем попробуйте нажать кнопку Валидация данных снова.
• Вы создаете выпадающий список из таблицы Excel, которая связана с сайтом SharePoint. Отвяжите таблицу или удалите форматирование таблицы и повторите попытку.

Дополнительные опции для раскрывающегося окна Excel

В большинстве случаев Настройки Если нет, то на других вкладках доступны еще две опции, о которых мы говорили выше. Валидация данных диалоговое окно.

Отображение сообщения при нажатии на ячейку с выпадающим меню

Если вы хотите показать пользователям всплывающее сообщение, когда они нажимают на любую ячейку, содержащую выпадающий список, действуйте следующим образом:

• В диалоговом окне Проверка данных ( Вкладка> Валидация данных ), переключитесь на Входное сообщение вкладка.
• Убедитесь, что опция Показать сообщение о вводе при выборе ячейки проверяется.
• Введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов).
• Нажмите кнопку OK чтобы сохранить сообщение и закрыть диалоговое окно.

Результат в Excel будет выглядеть примерно так:

Разрешить пользователям вводить собственные данные в комбинированное поле

По умолчанию выпадающий список, который вы создаете в Excel, не редактируется, т.е. ограничен значениями в списке. Однако вы можете разрешить своим пользователям вводить собственные значения.

Технически это превращает выпадающий список в комбинированное поле Excel. Термин "комбинированное поле" означает редактируемое выпадающее поле, которое позволяет пользователям либо выбирать значение из списка, либо вводить значение непосредственно в поле.

1. В Валидация данных диалог ( Вкладка> Валидация данных ), перейдите к Предупреждение об ошибке вкладка.
2. Выберите "Показать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных ", если вы хотите показать предупреждение, когда пользователь пытается ввести данные, которых нет в выпадающем меню. Если вы не хотите показывать никакого сообщения, снимите этот флажок.
3. Чтобы отобразить предупреждающее сообщение, выберите один из вариантов из списка Стиль и введите заголовок и сообщение. Либо Информация или Предупреждение позволит пользователям вводить свой собственный текст в комбинированное поле.
   • An Информация сообщение рекомендуется, если ваши пользователи будут часто вводить свои собственные варианты.
   • A Предупреждение сообщение будет побуждать пользователей выбирать элемент из выпадающего списка, а не вводить свои собственные данные, хотя это не запрещает пользовательский ввод.
   • Остановить (по умолчанию) не позволит людям вводить любые данные, которых нет в вашем раскрывающемся списке Excel.

   

   А вот так может выглядеть ваше настроенное предупреждающее сообщение в Excel:

   

   Совет. Если вы не знаете, какой заголовок или текст сообщения ввести, вы можете оставить поля пустыми. В этом случае Microsoft Excel отобразит стандартное предупреждение " Введенное вами значение недействительно. Пользователь ограничил значения, которые можно вводить в эту ячейку ."

Как скопировать выпадающий список в Excel

Если вы хотите, чтобы список отображался в нескольких ячейках, вы можете просто скопировать его, как и любое другое содержимое ячейки, перетащив ручку заполнения через соседние ячейки или используя сочетания клавиш копировать / вставить. Эти методы копируют все содержимое ячейки, включая проверку данных и текущий выбор Поэтому их лучше всего использовать, когда в выпадающем списке еще не выбран ни один элемент.

Чтобы скопировать выпадающий список без текущего выбора Используйте функцию Paste Special, чтобы скопировать только правило проверки данных.

Как редактировать выпадающий список Excel

После создания выпадающего списка в Excel вы можете захотеть добавить в него дополнительные элементы или удалить некоторые из существующих. Как это сделать, зависит от того, как было создано выпадающее поле.

Изменение раскрывающегося списка, разделенного запятой

Если вы создали выпадающее поле, разделенное запятыми, выполните следующие шаги:

1. Выберите ячейку или ячейки, ссылающиеся на ваш список проверки данных Excel, т.е. ячейки, содержащие раскрывающееся поле, которое вы хотите отредактировать.
2. Нажмите Валидация данных (лента Excel> вкладка Данные).
3. Удалите или введите новые элементы в Источник коробка.
4. Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и закрыть Excel Валидация данных окно.

Совет. Если вы хотите применить изменения к все клетки в этом раскрывающемся списке выберите " Примените эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками " вариант.

Изменение выпадающего списка на основе диапазона ячеек

Если вы создали выпадающее окно, указав диапазон ячеек, а не сославшись на именованный диапазон, то действуйте следующим образом.

1. Перейдите к электронной таблице, содержащей элементы, которые появляются в выпадающем окне, и отредактируйте список так, как вам нужно.
2. Выберите ячейку или ячейки, содержащие раскрывающийся список.
3. Нажмите Валидация данных на Данные вкладка.
4. В Excel Валидация данных окна, на вкладке Настройки измените ссылки на ячейки в поле Источник. Вы можете либо отредактировать их вручную, либо щелкнуть по кнопке Свернуть диалог икона.
5. Нажмите кнопку OK чтобы сохранить изменения и закрыть окно.

Обновление выпадающего списка из именованного диапазона

Если вы создали выпадающее окно на основе именованного диапазона, то вы можете просто отредактировать элементы диапазона, а затем изменить ссылку на именованный диапазон. Все выпадающие окна, основанные на этом именованном диапазоне, будут обновлены автоматически.

1. Добавление или удаление элементов в названном диапазоне.

Откройте рабочий лист, содержащий именованный диапазон, удалите или введите новые записи. Не забудьте расположить элементы в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они появились в раскрывающемся списке Excel.

Как удалить выпадающий список

Если вы больше не хотите иметь раскрывающиеся поля в рабочем листе Excel, вы можете удалить их из некоторых или всех ячеек.

Удаление выпадающего меню из выбранной ячейки (ячеек)

1. Выберите ячейку или несколько ячеек, из которых нужно удалить выпадающие поля.
2. Перейти к Данные вкладку и нажмите кнопку Валидация данных .
3. На вкладке Настройки выберите Очистить все кнопка.

Этот метод удаляет выпадающие меню из выбранных ячеек, но сохраняет текущие выбранные значения.

Если вы хотите удалить и выпадающий список, и значения ячеек, вы можете выделить ячейки и нажать кнопку Очистить все кнопка на Главная вкладка> Группа редактирования> Очистить .

Удаление выпадающего списка Excel из всех ячеек текущего листа

Таким образом, вы можете удалить выпадающий список из всех связанных с ним ячеек текущего рабочего листа. При этом тот же выпадающий список не будет удален из ячеек других рабочих листов, если таковые имеются.

1. Выберите любую ячейку, содержащую выпадающий список.
2. Нажмите Валидация данных на Данные вкладка.
3. В окне "Проверка данных" на вкладке "Настройки" выберите " Примените эти изменения ко всем другим ячейкам с теми же настройками " установите флажок.

   Как только вы отметите его, все ячейки, ссылающиеся на этот список Excel Data Validation, будут выбраны, как показано на скриншоте ниже.

4. Нажмите кнопку Очистить все чтобы удалить выпадающий список.
5. Нажмите OK чтобы сохранить изменения и закрыть окно Проверка данных.

Этот метод удаляет выпадающий список из всех содержащих его ячеек, сохраняя текущие выбранные значения. Если вы создали выпадающий список из диапазона ячеек или именованного диапазона, исходный список также останется нетронутым. Чтобы удалить его, откройте рабочий лист, содержащий элементы выпадающего списка, и удалите их.

Теперь вы знаете основы выпадающих списков Excel. В следующей статье мы продолжим изучение этой темы, и я покажу вам, как создать каскадный (зависимый) выпадающий список с условной проверкой данных. Пожалуйста, оставайтесь с нами и спасибо за чтение!