Výukový program demonstruje 4 rychlé způsoby přidání rozevíracího seznamu v aplikaci Excel. Ukazuje také, jak vytvořit rozevírací seznam z jiného sešitu, upravit, kopírovat a odstranit seznamy pro ověřování dat.

Rozbalovací seznam aplikace Excel, neboli rozbalovací pole nebo combo box, se používá k zadávání dat do tabulky z předem definovaného seznamu položek. Hlavním účelem používání rozbalovacích seznamů v aplikaci Excel je omezit počet možností, které má uživatel k dispozici. Kromě toho rozbalovací seznam zabraňuje pravopisným chybám a zrychluje zadávání dat.

Jak vytvořit rozevírací seznam v aplikaci Excel

Celkově existují 4 způsoby, jak vytvořit rozbalovací nabídku v aplikaci Excel pomocí funkce Ověřování dat. Níže najdete stručný přehled hlavních výhod a nevýhod a podrobné pokyny krok za krokem pro každou metodu:

Vytvoření rozevíracího seznamu s hodnotami oddělenými čárkou

Jedná se o nejrychlejší způsob přidání rozevíracího seznamu ve všech verzích aplikace Excel 2010 až Excel 365.

1. Vyberte buňku nebo rozsah pro rozevírací seznam.

Začínáte výběrem buňky nebo buněk, ve kterých chcete zobrazit rozevírací nabídku. Může to být jedna buňka, rozsah buněk nebo celý sloupec. Pokud vyberete celý sloupec, vytvoří se rozevírací nabídka v každé buňce tohoto sloupce, což je skutečná úspora času, například při vytváření dotazníku.

Stisknutím a podržením klávesy Ctrl při výběru buněk myší můžete vybrat i nesousedící buňky.

2. Pomocí nástroje Ověření dat aplikace Excel vytvořte rozevírací seznam.

Na pásu karet aplikace Excel přejděte na Karta Data> Skupina Datové nástroje a klikněte na Ověřování dat .

3. Zadejte položky seznamu a vyberte možnosti.

Na adrese ověřování dat v okně Nastavení na kartě proveďte následující kroky:

• V Povolit vyberte možnost Seznam .
• V Zdroj: zadejte položky, které se mají zobrazit v rozevírací nabídce, oddělené čárkou (s mezerami nebo bez nich).
• Ujistěte se, že Rozbalovací nabídka v buňce je zaškrtnuto; jinak se vedle buňky nezobrazí rozevírací šipka.
• Vyberte nebo vymažte Ignorovat prázdné místo podle toho, jak chcete zacházet s prázdnými buňkami.
• Klikněte na tlačítko OK a je hotovo!

Nyní uživatelé aplikace Excel jednoduše kliknou na šipku vedle buňky obsahující rozevírací pole a poté vyberou požadovanou položku z rozevírací nabídky.

No a vaše rozevírací pole je připraveno za méně než minutu. Tato metoda dobře funguje pro malé seznamy pro ověřování dat v aplikaci Excel, které se pravděpodobně nikdy nezmění. Pokud to není váš případ, zvažte použití jedné z následujících možností.

Přidání rozevíracího seznamu z pojmenovaného rozsahu

Tento způsob vytvoření seznamu pro ověření dat v aplikaci Excel zabere trochu více času, ale z dlouhodobého hlediska může ušetřit ještě více času.

1. Zadejte položky pro rozevírací seznam.

Položky, které se mají zobrazit v rozevírací nabídce, vyberte ve stávajícím pracovním listu nebo je zadejte do nového listu. Tyto hodnoty by měly být zadány v jednom sloupci nebo řádku bez prázdných buněk.

Vytvořme například rozevírací seznam ingrediencí pro vaše oblíbené recepty:

Tip: Je dobré seřadit položky v pořadí, v jakém se mají zobrazovat v rozevírací nabídce.

2. Vytvořte pojmenovaný rozsah.

Nejrychlejší způsob, jak vytvořit pojmenovaný rozsah v aplikaci Excel, je vybrat buňky a zadat název rozsahu přímo do pole Box se jménem . Po dokončení kliknutím na tlačítko Enter uložte nově vytvořený pojmenovaný rozsah. Další informace naleznete v části Jak definovat název v aplikaci Excel.

3. Použijte validaci dat.

Klikněte do buňky, ve které se má zobrazit rozevírací seznam - může to být rozsah buněk nebo celý sloupec, na stejném listu, kde se nachází seznam položek, nebo na jiném listu. Pak přejděte na stránku Karta Data , klikněte Ověřování dat a nakonfigurujte pravidlo:

• V Povolit vyberte možnost Seznam .
• V Zdroj: zadejte název, který jste dali svému rozsahu, a před něj rovnítko, např. =Složení .
• Ujistěte se, že Rozbalovací nabídka v buňce je zaškrtnuto políčko .
• Klikněte na tlačítko OK.

Pokud zdrojový seznam obsahuje více než 8 položek, bude mít rozevírací seznam tento posuvník:

Poznámka: Pokud váš pojmenovaný rozsah obsahuje alespoň jednu prázdnou buňku, výběrem možnosti Ignorovat prázdné místo umožňuje zadat do ověřené buňky libovolnou hodnotu.

Vytvoření rozevíracího seznamu z tabulky aplikace Excel

Namísto běžného pojmenovaného rozsahu můžete data převést na plně funkční tabulku aplikace Excel ( Vložit> Tabulka nebo Ctrl + T ) a poté z této tabulky vytvořte seznam pro ověření dat. Proč chcete použít tabulku? Především proto, že vám umožní vytvořit rozbalitelný dynamický rozevírací seznam která se automaticky aktualizuje při přidávání nebo odebírání položek z tabulky.

Chcete-li přidat dynamické rozbalovací okno z tabulky aplikace Excel, postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte buňku, do které chcete vložit rozevírací seznam.
2. Otevřete Ověřování dat dialogové okno.
3. Vyberte Seznam z Povolit v rozevíracím seznamu.
4. V novém Zdroj: zadejte vzorec odkazující na konkrétní sloupec v tabulce, a to bez buňky záhlaví. K tomu použijte funkci INDIRECT se strukturovaným odkazem, jako je tento:

   =INDIRECT("Název_tabulky[Název_sloupce]")

5. Po dokončení klikněte na tlačítko OK .

V tomto příkladu vytvoříme rozbalovací nabídku ze sloupce s názvem Složení v tabulce1:

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

Vložení rozbalovacího seznamu v aplikaci Excel z rozsahu buněk

Chcete-li vložit rozevírací seznam z rozsahu buněk, proveďte tyto kroky:

1. Položky zadejte do samostatných buněk.
2. Vyberte buňku, ve které se má zobrazit rozevírací seznam.
3. Na Data klikněte na kartu Ověřování dat .
4. Umístěte kurzor do Zdrojový box nebo klikněte na Sbalit dialogové okno ikonu a vyberte rozsah buněk, které chcete zahrnout do rozevíracího seznamu. Rozsah se může nacházet na stejném nebo na jiném listu. V druhém případě stačí přejít na jiný list a vybrat rozsah pomocí myši.

Vytvoření dynamického (automaticky aktualizovaného) rozbalovacího seznamu aplikace Excel

Pokud často upravujete položky v rozevírací nabídce, můžete si v aplikaci Excel vytvořit dynamický rozevírací seznam. V takovém případě se váš seznam automaticky aktualizuje ve všech buňkách, které ho obsahují, jakmile odstraníte nebo přidáte nové položky do zdrojového seznamu.

Nejjednodušší způsob, jak takový dynamicky aktualizovaný rozevírací seznam v aplikaci Excel vytvořit, je vytvořit pojmenovaný seznam na základě tabulky. Pokud z nějakého důvodu dáváte přednost běžnému pojmenovanému rozsahu, pak se na něj odkažte pomocí vzorce OFFSET, jak je vysvětleno níže.

1. Začněte vytvořením obvyklého rozbalovacího seznamu na základě pojmenovaného rozsahu, jak je popsáno výše.
2. V kroku 2, při vytváření názvu, vložíte do vzorce Vztahuje se na box.

   =OFFSET(List1!$A$1,0,0,COUNTA(List1!$A:$A),1)

   Kde:

   • List1 - název listu
   • A - sloupec, ve kterém jsou umístěny položky rozbalovacího seznamu.
   • $A$1 - buňka obsahující první položku seznamu

Jak vidíte, vzorec se skládá ze dvou funkcí Excelu - OFFSET a COUNTA. Funkce COUNTA spočítá všechny neprázdné buňky v zadaném sloupci. OFFSET vezme toto číslo a vrátí odkaz na rozsah, který obsahuje pouze neprázdné buňky, počínaje první buňkou, kterou ve vzorci zadáte.

Hlavní výhodou dynamických rozevíracích seznamů je, že po úpravě zdrojového seznamu nebudete muset pokaždé měnit odkaz na pojmenovaný rozsah. Jednoduše odstraníte nebo zadáte nové položky ve zdrojovém seznamu a všechny buňky obsahující tento ověřovací seznam aplikace Excel se automaticky aktualizují!

Jak tento vzorec funguje

V aplikaci Microsoft Excel se funkce OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) používá k vrácení odkazu na rozsah sestávající ze zadaného počtu řádků a sloupců. Chceme-li ji přinutit, aby vracela dynamický, tj. průběžně se měnící rozsah, zadáme následující argumenty:

• odkaz - buňka $A$1 v listu1, což je první položka rozbalovacího seznamu;
• řádky & cols jsou 0, protože nechcete posunout vrácený rozsah ani vertikálně, ani horizontálně;
• výška - počet neprázdných buněk ve sloupci A vrácený funkcí COUNTA;
• šířka - 1, tj. jeden sloupec.

Jak vytvořit rozevírací seznam z jiného sešitu

Rozbalovací nabídku můžete v aplikaci Excel vytvořit pomocí seznamu z jiného sešitu jako zdroje. K tomu je třeba vytvořit 2 pojmenované rozsahy - jeden ve zdrojovém sešitu a druhý v sešitu, kde chcete použít seznam pro ověření dat aplikace Excel.

Poznámka: Aby rozbalovací seznam z jiného sešitu fungoval, musí být otevřen sešit se zdrojovým seznamem.

Statický rozevírací seznam z jiného sešitu

Takto vytvořený rozevírací seznam se nebude automaticky aktualizovat při přidávání nebo odebírání položek v seznamu zdrojů a budete muset odkaz na seznam zdrojů upravit ručně.

1. Vytvořte pojmenovaný rozsah pro zdrojový seznam.

Otevřete sešit, který obsahuje zdrojový seznam, SourceBook.xlsx v tomto příkladu a vytvořte pojmenovaný rozsah pro položky, které chcete zahrnout do rozevíracího seznamu, např. Source_list .

2. Vytvořte pojmenovaný odkaz v hlavním sešitě.

Otevřete sešit, ve kterém se má rozbalovací seznam zobrazit, a vytvořte název, který bude odkazovat na váš zdrojový seznam. V tomto příkladu je vyplněný odkaz následující =SourceBook.xlsx!Source_list

Poznámka: Pokud název sešitu obsahuje mezery, musíte jej uzavřít apostrofy ('). Například: ='Source Book.xlsx'!Source_list

3. Použijte ověřování dat

V hlavním sešitě vyberte buňky pro rozevírací seznam, klikněte na Data> Ověřování dat a zadejte název, který jste vytvořili v kroku 2, do pole Zdroj: box.

Dynamický rozevírací seznam z jiného sešitu

Takto vytvořený rozevírací seznam se aktualizuje za běhu, jakmile provedete jakékoli změny ve zdrojovém seznamu.

1. Vytvořte název rozsahu ve zdrojovém sešitě pomocí vzorce OFFSET, jak je vysvětleno v části Vytvoření dynamického rozbalovacího seznamu.
2. V hlavním sešitě použijte Ověřování dat obvyklým způsobem.

Ověřování dat aplikace Excel nefunguje

Možnost Ověření dat je šedá nebo zakázaná? To může mít několik důvodů:

• Rozbalovací seznamy nelze přidat do chráněných nebo sdílených pracovních listů. Odstraňte ochranu nebo zastavte sdílení pracovního listu a poté zkuste kliknout na tlačítko Ověřování dat znovu.
• Vytváříte rozevírací seznam z tabulky aplikace Excel, která je propojena s webem SharePoint. Zrušte propojení tabulky nebo odstraňte formátování tabulky a zkuste to znovu.

Další možnosti rozevíracího seznamu aplikace Excel

Ve většině případů Nastavení možnosti na kartě, o kterých jsme hovořili výše, jsou naprosto dostačující. Pokud ne, jsou k dispozici další dvě možnosti na jiných kartách aplikace Ověřování dat dialogové okno.

Zobrazení zprávy při kliknutí na buňku s rozevíracím seznamem

Pokud chcete uživatelům zobrazit vyskakovací zprávu, když kliknou na jakoukoli buňku obsahující rozevírací seznam, postupujte tímto způsobem:

• V dialogovém okně Ověřování dat ( Karta Data> Ověřování dat ), přepněte na Vstupní zpráva tab.
• Ujistěte se, že možnost Zobrazení vstupní zprávy při výběru buňky je zaškrtnuto.
• Do příslušných políček zadejte název a zprávu (až 225 znaků).
• Klikněte na OK uložit zprávu a zavřít dialogové okno.

Výsledek v aplikaci Excel bude vypadat podobně:

Umožnit uživatelům zadávat vlastní údaje do výběrového seznamu

Ve výchozím nastavení je rozevírací seznam vytvořený v aplikaci Excel neupravitelný, tj. omezený na hodnoty uvedené v seznamu. Uživatelům však můžete umožnit zadávat vlastní hodnoty.

Technicky vzato se tím z rozevíracího seznamu stane combo box aplikace Excel. Termín "combo box" znamená upravitelný rozevírací seznam, který umožňuje uživatelům buď vybrat hodnotu ze seznamu, nebo zadat hodnotu přímo do pole.

1. V Ověřování dat dialog ( Karta Data> Ověřování dat ), přejděte na Upozornění na chybu tab.
2. Vyberte "Zobrazení chybového upozornění po zadání neplatných údajů ", pokud chcete zobrazit upozornění, když se uživatel pokusí zadat nějaký údaj, který není v rozevírací nabídce. Pokud nechcete zobrazit žádné hlášení, zrušte zaškrtnutí tohoto políčka.
3. Chcete-li zobrazit varovnou zprávu, vyberte jednu z možností z nabídky Styl a zadejte název a zprávu. Informace nebo Varování umožní uživatelům zadat vlastní text do výběrového seznamu.
   • . Informace zpráva se doporučuje, pokud je pravděpodobné, že uživatelé budou často zadávat své vlastní volby.
   • A Varování zpráva přiměje uživatele k výběru položky z rozevíracího seznamu místo zadávání vlastních údajů, ačkoli nezakazuje zadávání vlastních údajů.
   • Zastavte (výchozí nastavení) zabrání lidem zadávat jakákoli data, která nejsou v rozevíracím seznamu aplikace Excel.

   

   A takto může vypadat vaše přizpůsobená varovná zpráva v aplikaci Excel:

   

   Tip: Pokud si nejste jisti, jaký název nebo text zprávy zadat, můžete pole nechat prázdná. V takovém případě Microsoft Excel zobrazí výchozí upozornění " Zadaná hodnota není platná. Uživatel má omezené hodnoty, které lze do této buňky zadat. ."

Jak zkopírovat rozevírací seznam v aplikaci Excel

V případě, že chcete, aby se picklist zobrazil ve více buňkách, můžete jej jednoduše zkopírovat jako jakýkoli jiný obsah buňky přetažením úchytu výplně přes sousední buňky nebo pomocí klávesových zkratek kopírovat/vložit. Tyto metody kopírují celý obsah buňky včetně Ověřování dat a tlačítka aktuální výběr . Nejlépe je tedy použít, když v rozbalovacím seznamu ještě není vybrána žádná položka.

Kopírování rozevíracího seznamu bez aktuálního výběru , použijte funkci Vložit speciální a zkopírujte pouze pravidlo Ověřování dat.

Jak upravit rozevírací seznam aplikace Excel

Po vytvoření rozevíracího seznamu v aplikaci Excel budete možná chtít přidat další položky nebo odstranit některé z existujících položek. Způsob, jakým to provedete, závisí na tom, jak byl váš rozevírací seznam vytvořen.

Úprava rozevíracího seznamu odděleného čárkou

Pokud jste vytvořili rozevírací seznam oddělený čárkou, pokračujte následujícími kroky:

1. Vyberte buňku nebo buňky, které odkazují na seznam Ověřování dat aplikace Excel, tj. buňky obsahující rozevírací pole, které chcete upravit.
2. Klikněte na Ověřování dat (panel aplikace Excel> karta Data).
3. Odstraňte nebo zadejte nové položky do Zdroj: box.
4. Kliknutím na tlačítko OK uložte změny a zavřete aplikaci Excel. Ověřování dat okno.

Tip. Pokud chcete změny aplikovat na všechny buňky obsahující tento rozevírací seznam, vyberte možnost " Použijte tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením. ".

Změna rozbalovacího seznamu na základě rozsahu buněk

Pokud jste vytvořili rozevírací seznam zadáním rozsahu buněk místo odkazu na pojmenovaný rozsah, postupujte následujícím způsobem.

1. Přejděte do tabulky obsahující položky, které se zobrazí v rozevíracím seznamu, a upravte seznam podle svých představ.
2. Vyberte buňku nebo buňky obsahující rozevírací seznam.
3. Klikněte na Ověřování dat na Data tab.
4. V aplikaci Excel Ověřování dat na kartě Nastavení změňte odkazy na buňky v poli Zdroj. Můžete je upravit buď ručně, nebo kliknout na tlačítko Sbalit dialogové okno ikona.
5. Klikněte na OK uložit změny a zavřít okno.

Aktualizace rozevíracího seznamu z pojmenovaného rozsahu

Pokud jste vytvořili rozevírací pole založené na pojmenovaném rozsahu, stačí upravit položky rozsahu a poté změnit odkaz na pojmenovaný rozsah. Všechna rozevírací pole založená na tomto pojmenovaném rozsahu se automaticky aktualizují.

1. Přidání nebo odstranění položek v pojmenovaném rozsahu.

Otevřete pracovní list obsahující pojmenovaný rozsah, odstraňte nebo zadejte nové položky. Nezapomeňte uspořádat položky v pořadí, v jakém se mají zobrazovat v rozevíracím seznamu aplikace Excel.

Jak odstranit rozevírací seznam

Pokud již nechcete mít v listu aplikace Excel rozevírací seznamy, můžete je z některých nebo všech buněk odstranit.

Odstranění rozevírací nabídky z vybraných buněk

1. Vyberte buňku nebo několik buněk, ze kterých chcete odstranit rozbalovací pole.
2. Přejděte na Data a klikněte na kartu Ověřování dat .
3. Na kartě Nastavení vyberte Vymazat vše tlačítko.

Tato metoda odstraní rozevírací nabídky z vybraných buněk, ale zachová aktuálně vybrané hodnoty.

Pokud chcete odstranit jak rozevírací seznam, tak hodnoty buněk, můžete buňky vybrat a kliknout na tlačítko . Vymazat vše tlačítko na Karta Domů> Skupina úprav> Vymazat .

Odstranění rozevíracího seznamu aplikace Excel ze všech buněk aktuálního listu

Tímto způsobem můžete odstranit rozevírací seznam ze všech přidružených buněk v aktuálním pracovním listu. Tímto způsobem nedojde k odstranění stejného rozevíracího seznamu z buněk v jiných pracovních listech, pokud existují.

1. Vyberte libovolnou buňku obsahující rozevírací seznam.
2. Klikněte na Ověřování dat na Data tab.
3. V okně Ověřování dat na kartě Nastavení vyberte možnost " Použijte tyto změny na všechny ostatní buňky se stejným nastavením. " zaškrtávací políčko.

   Po jeho zaškrtnutí se vyberou všechny buňky odkazující na tento seznam Ověřování dat aplikace Excel, jak vidíte na obrázku níže.

4. Klikněte na Vymazat vše odstranit rozevírací seznam.
5. Klikněte na OK uložíte změny a zavřete okno Ověřování dat.

Tato metoda odstraní rozevírací seznam ze všech buněk, které ho obsahují, přičemž zachová aktuálně vybrané hodnoty. Pokud jste vytvořili rozevírací seznam z rozsahu buněk nebo pojmenovaného rozsahu, zůstane zdrojový seznam také zachován. Chcete-li jej odstranit, otevřete pracovní list obsahující položky rozevíracího seznamu a odstraňte je.

Nyní znáte základy rozbalovacích seznamů aplikace Excel. V příštím článku toto téma prozkoumáme dále a ukážu vám, jak vytvořit kaskádový (závislý) rozbalovací seznam s podmíněným Ověřováním dat. Prosím, zůstaňte naladěni a děkuji za přečtení!